运输公司货运档案管理制度

第一章总则
第一条为了加强公司货运档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高货运业务管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有货运业务过程中形成的各类档案资料，包括合同、
单证、运输记录、货物跟踪信息、客户反馈等。

第三条公司货运档案管理工作应遵循以下原则：
1. 完整性：确保档案资料齐全，无遗漏。

2. 准确性：档案内容真实可靠，数据准确无误。

3. 安全性：采取有效措施，防止档案丢失、损坏和泄密。

4. 利用性：提高档案的利用率，为货运业务提供有力支持。

第二章档案管理职责
第四条公司档案管理部门负责货运档案的统一管理，具体职责如下：
1. 制定货运档案管理制度，并组织实施。

2. 负责货运档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

3. 对各部门的货运档案管理工作进行监督、检查和指导。

4. 提供档案查询服务，满足业务需求。

第五条各部门负责本部门货运档案的收集、整理和保管工作，具体职责如下：
1. 按照规定及时收集、整理本部门的货运档案资料。

2. 对收集的档案资料进行分类、编目，确保档案的完整性和准确性。

3. 采取有效措施，确保档案的安全，防止丢失、损坏和泄密。

4. 按照规定向档案管理部门移交档案。

第三章档案收集与整理
第六条货运档案的收集范围包括：
1. 货运合同、运输单证、货物清单等原始凭证。

2. 货物运输记录、货物跟踪信息、客户反馈等业务资料。

3. 货运业务相关的法律法规、政策文件、内部管理制度等。

第七条货运档案的整理要求：
1. 按照档案资料的性质、时间、类别等进行分类。

2. 对档案资料进行编号、编目，建立目录。

3. 确保档案资料完整、准确、规范。

第四章档案保管与利用
第八条货运档案的保管要求：
1. 选择安全、干燥、通风的库房，配备必要的消防设施。

2. 定期检查档案，确保档案的完好。

3. 采取必要措施，防止档案丢失、损坏和泄密。

第九条货运档案的利用要求：
1. 严格遵循档案利用审批程序，确保档案的保密性。

2. 提供档案查询服务，满足业务需求。

3. 对档案利用情况进行登记，便于管理和监督。

第五章档案鉴定与销毁
第十条货运档案的鉴定工作由档案管理部门负责，按照规定程序进行。

第十一条货运档案的销毁工作应按照规定程序进行，确保档案的销毁安全、环保。

第六章附则
第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。