档案文件归档制度

档案文件归档制度
1. 引言
随着信息化的不断深入，电子化档案的存储和管理方式受到越来越多的关注，
但是对于实物档案的管理依然是一个必要的环节。

制定科学的档案文件归档制度，对于维护档案资料的完整性、便捷性和安全性具有至关重要的意义。

2. 档案文件归档制度的定义
档案文件归档制度是指规定档案文件的归档原则、归档责任、档案文件名称、
文件夹规格、归档时间以及档案借阅等管理流程的制度文件。

3. 档案文件归档的原则
档案文件归档原则包括两个方面，一是档案的完整性原则，二是归档的规范性
原则。

其中，档案的完整性原则要求归档的文件资料必须齐全、准确、真实、完整、清晰、规范、有序，不能遗漏、错漏和变造。

归档的规范性原则则要求归档的资料应符合国家规定和部门规章制度的要求，并要体现行业内的规范和惯例。

4. 档案文件归档的责任
档案文件归档的责任主要通过以下角色来实施：
•档案部门：负责编辑、审核、管理和保管档案文件。

•归档人员：负责按照规定的档案归档原则和规范性原则，将文件分类、整理、编目，并在规定的时间内完成档案文件的归档。

•档案管理员：负责协助档案部门管理和保管档案，管理档案的利用、检索和借阅等各项活动。

5. 档案文件名称和文件夹规格
档案文件名称应当按照以下的格式进行命名：
•档案类别
•年份
•档案名称
•编号
例如：会议纪要文件夹应以’MEETING2019MINUTES001’的形式进行命名。

档案文件夹应按照文件规格进行统一的规范，文件夹的尺寸应适中，以方便存
储和查阅，推荐规格为A4（210mm*297mm）。

6. 归档时间
档案文件归档的时间以文件产生日为基准，按照不同的归档原则进行分类。

一般来说，文件的紧急程度越高，归档的时间就越短，例如：
•紧急型档案：立即归档，完成后及时通知相关人员。

•日常型档案：按时归档，完成后进行人员审核和积极使用。

•资料型档案：定期归档，选择档案保管单位或档案室归档。

7. 档案文件的借阅
档案文件的借阅是指档案管理员将部分档案文件和资料给批准的人借阅使用。

档案的借阅是为了更好地利用档案资源，提高其工作效率以及促进知识共享。

档案文件的借阅应当遵守以下规定：
•凭借档案证、身份证等资料证件，向档案管理员提出申请。

•借阅档案应签署借阅协议，以保证档案安全性。

•借阅期限应根据需要来确定，通常为30天。

•借阅档案的内容和数量应根据需要妥善安排。

8. 结语
档案文件归档制度是公司或组织管理的重要环节。

通过规范档案文件的归档原则、归档责任、档案文件名称、文件夹规格、归档时间以及档案借阅等管理流程，可以保障档案资料的完整性、便捷性和安全性。