XX协同办公自动化系统招标文件

XXXXXXXXXX协同办公自动化系统
招
标
文
件
XXXXXXXXXX
2018年11月8日
目录
一、投标邀请函 (2)
二、项目概述 (3)
1、单位简介 (3)
2、建设目标 (3)
3、.建设范围 (3)
三、招标需知 (4)
一、谈判要求： (4)
二、投标文件 (4)
三、谈判原则 (6)
四、合同签订 (6)
五、安装地点 (6)
四、总体需求 (7)
架构要求 (7)
软件需求 (7)
软件安全需求 (7)
软件功能需求： (8)
1、信息门户规划 (8)
2、流程规划 (9)
2、知识体系规划 (13)
4、人力资源 (15)
5、综合事务办公 (15)
6、权限管理 (18)
五、评标原则及评标办法 (19)
六、文件格式 (3)
一、投标函 (3)
二、法定代表人授权委托书 (4)
三、竞标人资格证明文件 (5)
四、投标报价表 (6)
一、投标邀请函
：
XXXXXXXXXX现对《XXXXXXXXXX协同管理平台与办公自动化系统》项目进行邀请招标，特邀请贵方参加。

投标有关事项如下：
一、时间
1、发送招标文件时间：2011年 6月8日
2、递交投标文件截止时间：2011年6月15日上午12：30
3、开标时间：2011年6月15日下午1：30
4、开标地点：江苏省江都市
二、联系方式
联系人：
地址：江苏省江都市
邮政编码：225200
电话：86……
传真：
邮箱地址：
我单位已成立跨科室工作小组，任何不利于公平竞争的行为都将视为不尊重本单位的行为。

本邀请竞标文件最终解释权归XXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXX
2011年6月16日
二、项目概述
1、单位简介
XXXXXXXXXX，
2、建设目标
构建开放性好、兼容性强的协同管理应用支撑平台，并在此统一平台之上部署办公自动化系统，有效解决信息知识共享、规范管理流程、异地协同办公等问题，这是本项目建设总体目标。

3、.建设范围
XXXXXXXXXX
三、招标需知
一、谈判要求：
1、合格的竞标人应符合以下条件：有独立法人资格，为本次采购软件的开发单位或其唯一授权的经销商家，注册资金100万人民币以上。

2、参加谈判的人员应为法定代表人或其授权代理人。

若法定代表人不能到场的，其授权
代理人参加竞标时，必须提供《法定代表人授权委托书》原件和代理人身份证复印件
（必要时出示原件）。

如果是法定代表人出席，则只需提供法定代表人的身份证复印
件。

3、投标方必须是具有国家信息产业部或地方信息产业局颁发的《软件单位认定证书》，系统软件必须具有国家信息产业部或地方信息产业局颁发的《软件产品登记证书》。

4、拥有具备资质技术队伍，具有大型办公软件开发的成熟案例和经验；并通过ISO9000系列认证或通过CMMI3评估；具有足够能力保证按照招标方提出的要求按时、按质按期完成软件系统的安装调试、培训和提供过硬的售后服务支持体系；
5、投标方必须由法人代表或其委托代理人（须有法人代表签署的授权书）参加相关商务活动；
6、本项目不允许转包，投标方必须自己承建；
二、投标文件
1、投标价格
所有参加投标的单位必须结合自身的实际情况，对此次招标项目建设周期与实施难度的估量以及所制定的实施组织计划，以实际产生的费用，据实报价。

报价单位为人民币元。

2、投标文件的组成
投标单位的投标文件应包括下列内容（须严格按下列顺序编写投标文件，并且每一页（包括各种证书复印件），都应在每页相同位置标有唯一的页码）：
●目录（应准确标明页码）
●投标函
●法定代表人资格证明书
●法定代表人授权委托书
●投标报价表（注：投标人如有除投标书中所列报价以外的其它优惠条件请在此说明，请
单独封装）
●营业执照
●资质证书
●其他资料（按本须知规定提交的其它资料）：
3、技术文件的书写要求
3.1投标文件要求按照本招标文件的建设目标及建设要求、系统实施范围来编写。

投标文件目录可自行安排，包含但不限于以下的内容要求:
系统设计原则；
系统总体架构；
系统应用规划与设计；
系统采用技术架构；
系统安全性整体规划；
项目实施方法；
项目组织结构（含技术团队）；
项目进度安排；
项目质量保证措施；
用户培训计划；
项目服务与技术支持体系。

3.6投标文件的书写应清楚工整，修改处由投标全权代表盖章。

3.7字迹难以辨认、语言表达不清、未按要求填写或可能导致非唯一理解的投标文件可能被认定为废标。

4、投标文件的签署与递交
4.1投标单位应编制一份投标文件正本和两份副本，并明确标明“投标文件正本”和“投标文件副本”。

投标文件正本和副本如有不一致之处，以正本为准。

4.2投标文件正本与副本均应使用不能擦去的墨水打印或书写，由投标单位法定代表人亲自签署并加盖法人单位公章和法定代表人印鉴。

4.3全套投标文件应无涂改和行间插字，除非这些删改是根据招标单位指定进行的，或者是招标单位造成的必须删改的错误。

修改处由投标文件签字人签字证明并加盖印签。

4.4投标单位应将投标文件的正本和每份副本分别密封，并在内包封上正确标明“投标文件
正本”或“投标文件副本”（一正两副，共一式三份）
4.5封面都应写明投标单位名称和地址、项目名称。

4.6所有有关价格的文件必须单独用信封包封。

4.7投标文件应在规定时间内递交至招标单位指定的地址。

5、售后服务承诺及服务计划（必须以条款形式书面承诺），包含单位本地化服务实力、人力、
时间等。

三、谈判原则
根据满足实质性要求且报价合理的原则确定成交人。

四、合同签订
谈判结束后，成交供应商与采购人签订合同。

五、安装地点
采购人指定地点。

XXXXXXXXXX
2011年6月15日
四、总体需求
架构要求
在技术实现上，要求采用开放式的技术架构，客户端和服务端程序必须支持多种操作系统（全面支持Windows系列、Linux、Unix、Aix等），支持主流的数据库（ORACLE、SQL-SERVER、DB2等），支持多种中间件（weblogic、websphere等）。

系统采用B/S架构，要求基于J2EE开放式技术架构，在中心机房部署服务器和应用系统，客户端通过浏览器即可方便使用，尽可能降低系统的维护和使用成本，便于系统今后的推广应用。

在系统的配置方面，应能根据实际的需要组合出任意的业务处理流程，用这些可自定义的流程来解决所有的审批和办公业务。

软件平台不仅能支撑本期要求，而且能支撑日后建设的新应用，可以保证信息化建设的统一性、完整性、融合性，消除信息孤岛。

提供灵活的门户定制功能，根据使用者的角色（身份和权限）的不同系统呈现不同的菜单或功能。

系统操作应该采用简单、直观的图形化界面，最大程度地方便非计算机专业人员的使用，并提供统一的图形化的维护界面，维护人员通过简单的鼠标操作即可完成对整个系统的配置和管理。

软件需求
软件安全需求
（1）远程安全登录。

保证所有人员在公共场所可以通过身份验证方式安全登录软件。

（2）软件数据加密，用户名密码设置规则要求强制规定。

（3）软件登录后超过自定义设置的时间，可自动退出。

（4）用户在首次登录软件界面时，只能看到本单位人员信息，不能看到其他单位组织及人员登录信息。

（5）用户软件操作日志。

可随时查看指定用户的操作情况（如软件登录退出、文件下载、复制等行为），并可定时下载备份操作日志。

（6）对软件内的共享文件下载或复制有严格的权限控制。

（7）对流程的自定义，文档的查阅等环节有严谨的权限控制方案。

（8）能够支持电子签名安全管理，在调用个人电子签名时，支持动态密码短信管理。

软件功能需求：
1、信息门户规划
可自定义界面，能够通过拖拉方式，定义版面内容，普通员工可进行个性化设置，定义自己的工作台或栏目内容，实现创建门户站点、栏目管理、内容编辑，信息更新等功能；
单位门户：建立单位统一门户
可用来单位集中发布最新的通知公告、规范制度、新闻、人事任命、单位文化等动态信息，让所有职员能快速了解到单位动态，拉近单位组织与职员之间的距离，从而增强职员的部分归属感。

科室门户：建立内部各职能和科室门户
可根据不同职能科室和工作内容性质不同，从而为各个科室设计出有针对性的科室内信息门户，同时可加强科室之间的工作动态和发展有更快的了解，从而打破组织内的信息壁垒，增强科室与科室之间的信息沟通和了解。

知识地图门户：
单位在不断的管理过程中，肯定会有越来越多的知识已沉淀下来，结合知识管理的应用，信息门户可按照一定的逻辑和关注者对象，主动的推送相应的单位行政和业务知识出来，充分利用已有知识辅助到日常业务工作中。

工作门户：建立职员办公桌面中心
系统自动把职员日常工作内容推送到个人门户平台，进行汇总、跟踪、查询，包括有自动把上级或其他同事所提出的申请请求推送到办公桌面上、有最新的知识提醒阅读、外部的门户信息、每天安排的计划日程、所需查看的邮件等等。

信息发布门户：各类信息的有效共享和快速推送
通过信息门户→首页内容维护→设置元素，通过元素的设置将系统内的文档、流程、计划、协助、客户、项目等信息都通过信息门户的方式发布到信息门户中
资料门户：常用的内部资料和外部资料的发布
通过知识文档模块结合信息门户模块实现，首先在知识文档模块中，建立对应的资料库，将资料存储在我们的知识文档库中，随后通过信息门户中的元素设定，自动发布在对应的信息门户中。

2、流程规划
帮助建立标准化、可快速复制的工作流程体系
针对单位管理的特殊性，需要可快速建立的内部管理机制，通过建立标准化和可快速复制的工作流程体系，可帮助机构的快速畅通的运转。

整个系统建立一套集中完整的工作流程引擎，任何数据的产生和分析均可通过工作流程处理和流转，如收发文可通过工作流程支配完成
提供流程数据报表决策
系统自动统计日常流程所产生的数据，帮助高层领导和科室领导及时统计分析。

用户自行变更调整流程
用户自行定义流程是在单位内部管理制定规范的执行过程之中，在授权的情况下，用户可根据实际情况灵活调整流程表单内容或流程流转的路径即审批环节。

具体流程功能
（一）设置流程
系统中的所有固定流程都需系统管理员（或者赋予该权限的人）在系统中设置和更改；
（二）发起流程
1. 固定流程需按类别不同分设模块，每个人只能发起（查看）权限范围内的流程，例如：人力资源类、公文流转类等……
2. 系统提供集中的固定流程发起入口，所有工作流程均可在这里发起；
3. 在发起流程时，可以查看流程图；通过流程图，可以清楚了解该流程的办理步骤；
4. 固定流程可以添加各类附件；
（三）审批流程的时间及颜色管理
1. 通过不同颜色表示流程状态
2. 时间限制种类：流程节点时限、节点提醒时限（如：流程节点时限为8小时，过了6小时，还剩2小时时提醒，并将流程定义为紧急）、流程总时限；
（四）表单管理要求
1. 表单支持显示模板、打印模板、HTML表单编辑。

2. 根据某字段的数据情况，表单显示不同的填写内容；
3. 表单中的字段可设定为有权限的人可见，其他人不可见；
4. 表单支持会签、非会签、依次逐个处理等。

同一表单中的内容可以由不同节点的人填写，且该节点外的他人不能填写或修改；
已审批流程的表单可形成自定义报表，可由系统管理员根据字段编成报表；
报表可以明细查询和汇总查询；
表单之间数据可以引用，表单中的某些单元格可以根据需要通过下拉列表选取填写内容并且可以支持模糊搜索（如职员申请采购物品时，物品从统一物品库中选取）；
（五）审批流程
如：针对不同环节的审批对象，可分别自动的控制对表单信息内具体数据的查看权限，做到合适的内容自动给到合适的人员；
1. 审批流程
（1）当有流程需要某节点审批办理时，系统会自动发送网络寻呼提示，可以在“未阅信息”中打开流程进行审批办理；同时，也可以在工作台的“待办工作”看到等待办理的流程；
（2）可以查看该流程已有哪些人办理过，办理的结果是什么；
（3）流程追踪：可以查看该流程都经过哪些步骤，该步骤的办理结果是什么；
（4）流程任务：可以查看与该流程相关的任务有哪些；
（5）审批的意见等可以设置公开或者只给特定的人查看，还可以设置必填；
（6）某节点执行人可以将流程退回之前任意节点，并消息通知已处理的节点执行人；
（7）某节点执行人可以终止流程，但需事先确定权限，并将终止原因发送已处理的节点执行人；
（8）节点判断触发流程，根据节点的执行结果可以触发某新流程。

2. 流程即时沟通
在审批办理流程时，可以点击页面中的“流程即时沟通”等打开沟通工具，随时与其他用户就该流程进行沟通，收到消息的用户在查看消息内容时，可以点击消息中的流程名称，打开流程办理页面查看该流程；
3. 流程图
用户在任何流程的发起、审批、会签等流程各步骤的办理和查看页面中，都可看到流程图的链接，流程设计要求支持图形化编辑模式。

4. 流程结束分发
（1）在流程审批结束时，审批人员既可以发寻呼通知相关人，也可以直接将其分发给相关人等查看（需权限控制）；
（2）可以对流程的表单、文档附件归档；
5. 常用流程功能
（1）转下一步（或同意）：将自己的办理意见及流程一起提交给下一步骤办理；
（2）结束：流程最后一个节点可以结束整个流程，表示流程处理完成；
（3）退回：将本步骤流程退回到上一步骤或退回到该步骤前任何一步重新办理；写明退回理由，并消息通知之前的节点的执行人；
（4）终止：终止当前处理的整个流程，终止后，该流程无法继续办理，只能重新发起；
（5）暂存：将当前步骤暂时保存在自己的“待办工作”中，暂不进行办理；暂存时可同时保存当前的办理意见；
（6）补正：将审批流程退到某一步骤修改流程内容；
（7）撤回：下一节点没有处理前，该节点执行人可以撤回；流程会撤回到该节点的“待办工作”窗口，可以对此进行修改；
（8）转其他人：将本步骤转给其他人办理；
（9）会签：将流程同时发给多人审核，必须所有参与人员都办理完毕后，流程才能继续流转；
（10）会知：将流程内容告诉下一节点，该节点不用处理流程；
（六）流程查询
1. 流程查询
我们可以在“流程查询”中查看自己发起或参与办理的流程，不仅可以查看流程
的审批状态，还能查看流程的详细内容
2. 催办
可以对节点执行人进行催办，发送催办意见或者原因，并可选择短信等形式通知节点执行人，系统能统计出催办次数；
3. 补充审批意见
当文件已经到了下一个处理步骤，但是还想表达一些意见，可以进行补充意见；
4. 分发已结束流程
在“流程查询”中，用户可以将由自己结束的流程分发给其他人查看；该功能与流程结束时分发一致；
5. 上级可以查看其下属的发起或参与的流程；
6. 流程中可以关联相关制度和知识；
7. 流程可以关联其他结束的流程；
（七）流程管理
1. 流程查询：可以通过不同查询条件进行模糊查询，其中查询条件“流程状态”中包括正在办理的流程、已暂停的流程、已终止的流程、未结束的流程、已结束的流程、全部流程等选项；
2. 流程委托：可以事先将不同的流程委托不同的下级代为办理；
3. 流程干预：上级可以将其下属职员的待办的流程，在权限许可下可以对流程干预。

（八）流程统计报表的分析：
待办流程统计、节点效率分析、超时节点分析、流程催办统计、流程工作量统计等等
（九）表单的查询与统计
（十）流程表单与流程审批情况可以根据权限导出或打印，此外流程按科室、角色、人员对所有用户进行系统资源的授权，可以按照角色设置/分配权限，对流程的每个步骤进行表单绑定、角色设置、动作设定和权限控制，并对不同的流程设置相应的查看、修改、控制权限；
2、知识体系规划
能够进行知识订阅，形成个性化的知识管理信息门户；通过授权，可以随时监督有关职员的日程安排及当前状态，实时分配任务；建立学习平台。

帮助建立统一的知识库：
建立建议书、方案、案例等经验和培训文档、工作指南、模板等技能知识库。

如可按照组织结构、科室职能、岗位角色职能、人职员作属性把不同类型的知识文档、具体单篇的知识文档区分权限，还包括对知识文档的查看、复制、移动、下载、打印、锁定、编辑、删除、归档等各方面的操作权限
建立职员自助中心：
提供知识学习资料在线下载和积累创新
建立知识分享共享体系：
通过知识推送、订阅、收藏充分利用知识辅助到业务工作。

建立知识安全管控体系：
需在保证安全、机密的基础上开放知识共享
ISO质控文件管理：
通过知识后台配置，灵活实现ISO质控文件的核心管理
知识应用举例
一、知识积累
（一）分别定义不同的角色，分权限实现不同人员在不同知识库内的不同的操作控制；
（二）单位知识目录构建，以科室为单位，设置资料目录库，使其更直观，各科室可以根据科室实际情况将本科室的资料收集归档；
（三）将知识进行分类，可按类型、时间条件等进行自定义分类；
二、知识审核与上传
（一）获取到相应的知识后，在进行发布前，需通过知识发布流程进行审核；
（二）及时把单位知识库或个人知识库中的知识文档传递到有需要的职员门户中，以增强对知识文档的利用价值和更新效率；
（三）建立一个平台，能够互相传达知识和消息，及时更有效率的让每个成员知
道；
三、知识采集与调用
（一）能够根据自己的需求，根据记忆性的片段或模糊字段条件检索或自定义属性和全文搜索采集，方便快捷的找到；
（二）根据自己的权限，查询到相关的比较全面的知识，并且能够任意复制粘贴和剪切；
四、集中管理体系
（一）将每个体系的资料细分：如科室简介、科室联系方式、新闻通告、流程知识库、科室制度、科室业务知识、案例经验、工作安排、工作总结、内部征文和讨论版块等；针对每一个资料库分类管理；
（二）对于每一个体系的管理能够自动分开化。

（三）可自定义门户显示的栏目和布局，将重要信息放在显著位置；
五、创建知识地图
可以架构单位岗位知识地图、新职员知识地图等
六、个人文档管理
（一）可以自己定义个人知识文档的目录，内容以及结构形式；
（二）可以实现随时随地增加个人知识文档；
（三）可以设置文档的查看权限，对文档内容可部分隐藏；
（四）可将自己个人共享文档给其他同事看，他们也可以有权限对你的文档进行修改，或者批注；
（五）可以对个人文档进行移动，复制等操作，使得文档编排的更加合理；
（六）各种文件夹，应能根据文档的重要程度、保密程度和相关业务内容，授权不同的人以不同的方式进行共享；（如文件的读、写、打印、下载等权限控制及文件夹的添加、更名、删除等）；
（七）系统应提供各种在线编辑工具，方便使用者在线编辑Office\WPS文档等功能，还应该可以针对自己关心的内容进行文档订阅，及时了解单位内部和外部的各种专业信息；
八、知识存储
自动保存功能，以防失误还未能来得及按下保存键，导致资料丢失；
4、人力资源
基础人事档案
（一）可以建立详细的职员个人履历和档案信息；
（二）记录和管理职员从进入单位到离职的所有过程，可以方便地查看职员在单
位工作期间的所有信息，包括岗位管理、档案管理、人员变动（转正、调动及离职）、
统计汇总等，职员从入职到离职过程中个人信息通过流程自动记录到相关模块里，不
需手工再次输入调整；
为管理者提供全面透视单位职员信息：
领导可以看到职员的个人计划、待办事项、该职员参与的项目、该职员的资
产等等；
5、综合事务办公
协作区交流管理
有力支持单位多事项跨科室的动态团队协作
即时通讯工具
满足日常点对点沟通内容、以及相互传播的附件同步到协同OA平台知识库中
例如内部短信、邮件、短信
资产管理
（一）资产查询功能
通过组合查询（按个人、科室，时间，类型、条件）等要求，使用查询模块
快速检索所有已登记过的固定资产信息，包括资产维修记录，流转状态等；
（二）资产入库管理
根据单位资产管理的制度，对资产性质、用途、金额、类型等条件进行判断
是否满足资产的条件（要求系统可根据设定好的条件自动判断或者人工审
核），对符合条件的设备，由发起人对资产的信息（包括数量品牌、价格等）信息录入，根据相应的流程，由财务或者资产管理员完成资产的登记；
（三）资产领用功能
由领用者根据单位相应的流程，按资产性质通过下拉菜单的方式选择并发起
对该资产的领用手续（该资产应包括相应配置或性能参数等），流程结束后，
系统自动对资产信息作相应的变更；
（四）资产维护功能
由使用者根据单位相应的流程发起对该资产的维修、升级等维护手续，维护
所产生的费用能够计入相应的预算管理之中，流程结束后，系统自动对资产
信息作相应的变更；
（五）资产借用功能
由发起人根据单位相应的流程对申请借用的资产进行借用操作，流程结束后，系统自动对资产信息作相应的变更；
（六）资产处置功能
能够根据单位资产管理的制度，由管理人员对固定资产进行处置，具体处置
方式包括调拨、报废等；
（七）字段管理功能
设置和添加资产信息，可使用系统“预留字段”来添加系统没有的字段名；
（八）资产编号管理功能
资产编号能自动编号或者自定义编号或导入已有编号；
（九）资产相关报表分析功能
能对所有资产信息进行统计分析工作，如分析资产的故障率，借用率等情况
分析；
（十）资产盘点功能
汇总成资产盘点总表，可导出Wps、Excel等文本格式；
车辆管理
（一）详细安排车辆的使用计划，合理安排出车；
（二）出车报告由关联流程自动生成出车报告，并生成相应的统计报表；
会议管理
模块综述：
可对会议相关的各种资源进行管理，如会议室，会议类别，会议名称，负责
人和参会人，会议议程会议决议，会议通知等进行管理；
（一）会议类型管理
可以对会议的类型进行定义并设定默认信息，如会议负责人，会议议程，会
议参与人，会议审批流程等，当新建会议时，对应的会议类型可将预定定义
的信息导入；
（二）会议室管理
对会议室进行合理的分配，当新建会议时，可以查看会议室的被占用情况，
并进行会议室的使用申请，申请被通过后将自动更新会议室的使用情况；
（三）会议管理。