巧用Excel自动生成资产负债表_吴强

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◎吴强

会计电算化虽已普及，但各种报表格式却没完全统一，如只通过手工编制则较为繁琐。Excel 可降低会计工作强度，提高工作效率。针对在新会计制度下，本文通过实例阐述如何利用Excel 函数, 设置最新资产负债表表格，实现会计数据的相互引用 ,迅速准确生成要求格式资产负债表。

财务软件的普及提高了会计工作效率，但在使用中发现财务软件并不能完全解决实际问题。例如许多数据接口不统一问题，如仍采取抄取等初级处理方式，则工作量非常繁重且容易出错，其中资产负债表的导入导出问题尤为明显。资产负债表数据接口问题可采取导出总账科目余额表数据后, 借助 Excel 数据处理功能，解决数据接口不统一问题，完成数据合并、增减和传递。自动生成资产负债表 ，在一定程度上能够延伸财务软件功能。

获取总账科目余额表

在工作中，常会遇到财务软件应用报表数据接口格式不一致。如：企业间数据接口格式不一致；财务软件预设参数及功能无法满足业务变化需求；企业与税务、工商等机构的数据接口格式不一致等。由于数据接口不一致，使部门之间的数据无法自由导入导出。其实可通过导出或自制总账科目余额表，按照各接口部门要求生成相应报表，就能解决报表数据导入导出问题。一般获取总账科目余额表主要有以下途径：

通过财务软件，引出总账科目余额表为E x c e l 文件。通过金蝶财务软件导出数据步骤如下：打开金蝶财务软件的科目余额表，点击“文件”→“引出数据”，数据类型选择“M S E x c e l 97-2002（*.x l s ）” →“确定”→输入文件名并保存到指定的位置。其他财务软件的操作大同小异。

如没有购买财务软件，只能手工录入总账科目余额表。由于资产负债表只需要总账期初和期末数据，所以在手工录入数据时，只需按需录入相关数据。但为确保数据唯一性，必须录入国家统一会计编码。具体“总账科目余额表“如图1所示，录入期末和期初的借贷方余额即可。并把此工作表命名为“总账科目余额表”。

设置资产负债表格式

资产负债表是根据资产、负债和所有者权益三者之间平衡关系，把日常经营活动信息按特定分类标准和顺序加工而成。我国采用账户式资产负债表，为保证数据导入，首先应设置表头项目：报表名称、填制日期、报表编号、金额单位等，需特别加入“科目编码”，便于获取相应账户余额。账户式资产负债表是根据“资产=负债+所有者权益”

巧用Excel 自动生成资产负债表

关的编制原理进行计算填列。

编制资产负债表

根据资产负债表编制原理，主要有三种获取公式编制。

根据总账账户期末余额直接获取：此类期末数据获取，用VLOOKUP 函数可直接获取。为方便计算，在“统一编码”列填入了此账户国家统一会计编码，如图2所示。例如“应收票据”的期末数据D8单元格录入“=VLOOKUP(A8,总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)”。“A8”表示应收票据会计编码，“总账科目余额表!$A$5:$F$81”表示数据获取范围，“$”表示绝对引用。其中各列数据如图1所示。“5”表示返回第5列数据，即“应收票据”期末借方余额。“0”表示精确查找。

根据明细账户期末余额分析计算获取。此类期末数据获取，通过VLOOKUP 函数获取，特殊点为需要减去备抵账户期末数据，如图2所示。例如“应收账款”的期末数据D9单元格里录入“=VLOOKUP(A9,总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)-VLOOKUP("1231",总账科目余额表!$A$5:$F$81,6,0)”， “A9”表示应收账款会计编码，“1231”表示“坏账准备”会计编码。其中各列数据如图1所示。“6”表示返回第6列数据，即“坏账准备”期末贷方余额。

根据总账账户期末余额计算获取。此类数据获取是通过多个会计账户数据获取。如 “货币资金”项目，应根据“库存现金”、“银行存款”和“其他货币资金”等账户期末余额合计获取。具体公式如下：“=VLOOKUP("1001",总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)+VLOOKUP("1002",总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)+VLOOKUP("1012",总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)”， “1001”、”1002”和“1012”分别表示“库存现金”、“银行存款”和“其他货币资金”。

通过设置特定接口资产负债表，达到财务数据的便捷导出导入，在一定程度上解决了手工录入的缺点，也解决了财务软件不能针对企业个性化输出财务报表的弊端。通过开放式按需编制数据接口，获取对口数据，解决不同企业之间数据接口数据不一致问题，可为分析财报数据打好坚实基础。

（作者单位：贵州商学院会计学院）

将报表分成左右两部分，左边反映资产，右边反映负债和所有者权益，按其构成项目依据流动性进行分类排序，并使左右两边总额相等，结构如图2所示。

资产负债表的编制原理

为提供比较信息，各项目均需填列“年初余额”和“期末余额”两栏数字。 “期末余额”栏各项目填列方法有如下三种：

根据总账账户期末余额直接填列。大部分项目“期末余额”可根据有关总账账户期末余额直接填列，如“交易性金融资产”、“应收票据”、“固定资产清理”、“应交税费”等项目。

根据明细账户期末余额分析计算填列。部分项目“期末余额”需根据有关明细账户期末余额分析计算填列。 “应收账款”项目，应根据“应收账款”账户和“预收账款”账户所属明细账户的期末借方余额合计数，减去“坏账准备”账户中有关应收账款计提坏账准备期末余额后的金额填列。“预付款项”项目，应根据“预付账款”账户和“应付账款”账户所属明细账户期末借方余额合计数，减去“坏账准备”账户中有关预付款项计提坏账准备期末余额后的金额填列。还有“应付账款”“预收款项”、“应收票据”、“应收股利”、“应收利息”、“其他应收款”等项目按要求计算填列。

根据总账账户期末余额计算填列。一部分项目“期末余额”需根据有关总账账户的期末余额计算填列。“货币资金”项目，应根据“库存现金”、“银行存款”和“其他

货币资金”等账户期末余额合计填列。 “存货”项目，应根据“材料采购”、“原材料”、“周转材料”、“库存商品”、“生产成本”等账户期末余额之和，减去“存货跌价准备”账户期末余额后金额填列。还有“固定资产”、“无形资产”、“在建工程”等项目按照相

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