高校票据管理系统的设计与实现

高校票据管理系统的设计与实现
[摘要]针对高校对票据采用的两级管理模式,需要对票据的各个环节进行规范化管理。

本文深入分析了高校的票据管理模式,归纳出了面向票据全生命周期管理的业务模型,设计了系统模型,对票据管理的关键环节建立了可配置的控制点,基于此开发了集成的票据管理信息系统,并对系统的应用情况和应用效果进行了总结。

[关键词]票据管理;生命周期;信息系统
票据是单位财务收支和会计核算最原始的凭证,也是财政、审计、物价、税务部门进行检查监督的重要依据。

高校票据是学校财务收支的一种法定凭证和会计核算的原始凭证,是国家有关部门管理、监督检查学校相关工作的有效方式和重要依据。

随着我国高等教育体制改革的不断深化,高校办学资金来源和收费渠道呈现多样化,高校规模的迅速扩大和经费来源的多渠道令票据使用范围和使用量日益扩大。

在票据项目立项、标准报批、项目变更、许可证办理等一系列票据申购前期工作,以及票据申购、领用、使用、清理、核销和存底等都有一系列财务管理制度予以规范,但在一些环节上不同程度地暴露出一些管理不科学、不规范和不到位的问题。

高校票据管理采用两级管理,学校财务部门主管核算,由各院系、部处、非法人核算单位使用的管理模式。

在票据的日常使用中经常出现使用单位到财务处申领手续不全、领用人员对票据的具体业务和规章知之甚少,有些单位随意更换票据管理人员,财务部门也未设专人管理。

此外,财务高校在用的票据类型很多,大致可以归纳为五种:一是收费票据,包括机打中央单位专用收费收据和手写中央单位行政事业性收费统一收据;二是银钱收据,主要是行政事业性统一银钱收据;三是税务发票包括机打服务业、娱乐业、文化体育业专用发票和手撕服务业定额专用发票;四是捐赠票据,手写公益性单位接受捐赠统一收据;五是校内结算单。

以上各种票据均有明确的使用范围界定,严禁在实际使用中混用。

高校票据使用由于涉及票据种类和二级使用单位众多,难于管理,致使可能存在以下使用隐患:一、票款是否足额入到高校财务账上;二、所有票据的开具内容是否全部符合国家和学校的有关规定;三、票据的存根是否能全部安全的再次回到财务处。

为实现票据的规范化管理,使票据的购领、使用、票款核对、相应的账务处理、票据的核销等与票据管理有关的主要环节均科学、有效,建立一个票据全生命周期的信息化管理系统十分必要,一方面保证所有已开票的款项应收尽收,另一方面实现学校票据管理手段由人工管理为主到计算机管理为主、人工管理为辅的变换。

采用全Web技术设计一个全生命周期管理的票据管理系统,实现从票据的购入到销毁的各环节、面向高校票据使用、跟踪票款去向、连接账务处理和实现票
据存查和缴销计算机管理的分层次多模块的综合管理系统。

具体目标是:一、实现高校全部票据的全程信息化管理;二、确保收费全过程的业务流、资金流、信息流的集成,实现“闭环”管理;三、保证数据准确汇总、达到收费的尽收尽缴,从根本上杜绝“小金库”现象。

1 业务模型
高校票据管理的业务过程如图1所示。

票据管理部门即高校的财务处负责票据业务的基础管理工作,包括确定高校所使用的票据类型,票据使用的二级部门以及所有票据相关人员,确定二级部门的收费项目,做到亮证收费,并规定所能开具的相关票据类型。

财务处的票据管理员根据票据的使用情况定期去国家财政管理部门购买票据或组织印制校内票据。

二级部门指定票据专管员,做到专人专责,由票据专管员到票据管理员处领取本单位所用票据。

二级部门只能使用本部门已领取的票据类型及相应票据号段进行开票,所开具的用途也是依据收费项目和部门严格控制的,如开具有错误,可以采用作废处理或换票处理。

开票员累计一定的已开票据及所收款交本单位缴款员,由缴款员到财务处核算处办理缴款。

已缴款的票据也可以办理退款。

已缴款的票据统一交到二级单位票据专管员,由他在一定时间后到财务处办理核销,积压不核销的票据将影响本单位进一步的票据领用申请,在办理核销的同时,如有票据丢失,可以同时办理。

票据管理员可以将核销后的票据按规定在一定时间后予以销毁。

此外,收费项目管理信息也同时制约着第三方收费、开票系统应该开具的票据信息。

如果有相关原因导致某些票据不能使用,则相关票据切换为禁止状态,领用办理和开票环节都无法使用以被禁止的票据,除非解禁方可再次使用。

2 系统模型
高校票据管理的系统模型如图2所示。

图中可以看到,从单纯票据管理的角度,票据管理系统包括票据的购买、库存管理、领用、部门票据管理功能、缴款、核销等功能。

部门票据管理功能包括在用票据管理、开票及开票相关的错误处理。

高校票据管理系统在管理的多个环节与周边系统发生业务关联,在初始环节,需要从人事管理系统共享票据人员基本信息,从收费管理系统中共享收费项目信息,做到票据和收费项目的关联控制,如果高校没有单独的收费管理系统(也可以将此部分功能包含在票据管理系统中),收费项目还需要在高校的信息门户予以公示,从账务系统中共享账务核算基本信息;在票据使用环节,需要根据第三方系统代扣银行提供的数据导入代扣数据后为缴款人批量打印票据,需要批量录入(或导
入)税控开票系统的数据以实现票据的合并管理;在票据缴款环节,需要在账务系统中自动生成缴款的临时凭证,核算员据此完成记账凭证,将票据所收款项足额入账。

3 系统主要特点
(1)业务系统的衔接
票据管理系统集成了收费项目管理功能,不仅实现了收费项目的许可证管理,还将票据类型和收费项目建立了紧密关联,确保各种票据类型的正确使用和收费标准的准确执行。

通过票据管理系统与信息门户的对接,实现了收费项目的公示,确保了收费标准的公正公开。

票据管理系统还与多个相关系统实现了互联互通,如通过与账务系统建立依据记账凭证凭单号的关联,实现了票据缴款与账务入账凭证的一致性,确保资金的足额上缴,这种关联可以让管理人员方便地在票据管理系统中查询一个票据对应的入账凭证;通过票据管理系统与第三方收费系统的对接,票据使用的信息可以从第三方系统中导出并导入到票据管理系统中,对于禁用的票据,系统在导入时给出及时提示,以防止该类票据的继续使用。

(2)部门、收费项目、票据类型和财务入账规则校验
票据管理对部门的使用必须严格遵循相关的财务管理规定,严禁违规使用。

系统提供了多因素代发规则校验功能,将上至高校部门主管、下到高校甚至具体的院系部处对票据的使用办法抽象为业务规则加以记录,在票据领用和使用环节由计算机自动校验,确保符合各级财务管理规定。

校验规则包含的因素有:使用部门、收费项目、票据类型、票据用途、财务入账项目、入账科目。

系统能够适应目前大多数高校的多种票据业务以及不断变化的核算要求。

(3)票据的网上打印
系统提供基于浏览器的票据套打功能,预览时直接使用相关票据的样式显示打印内容,开票员确认后,将所需打印的内容套打在实际的票据上,票据号不重复打印。

(4)权限控制
系统涉及的用户角色很多,包括票据系统管理员、票据管理员、票据发放员、二级发放员、核算员、部门财务主管、部门票据专管员、票据开票员、票据缴款员等。

系统提供了细致的权限控制功能,使得不同角色的用户只能在授权范围内使用系统提供的功能。

4 模块设计
如图3所示,系统采用B/S结构实现,由业务申请、业务办理、票据使用、票据查询和系统管理等功能组成。

(1)业务申请功能
 票据领用申请:校内各单位票据专管员根据系统设置的该单位可领用的票据类型和最大领用数量填写领用申请。

不在可领用范围内不能领用。

专管员持有纸质的相关领导签字及单位盖章的申请单到财务处领取。

在填写领用申请的时候,系统提示当前部门各票据类型的在用量,可领用量及各期限到期时间。

专管员必须在票据领用申请冻结期内完成领用,否则系统将自动作废领用申请,需再次重新填写领用申请单。

以从财政部门一次购买为一批次,当一个批次票据全部领发完毕后,即可打印票据领购清单。

 缴款申请:校内单位交款时需要在本地选择已开具的票据,按部门将不同的收费项目分票据类型进行汇总,并可批量录入相应的项目编码,生成缴款单,通过校园网进行缴款申请。

并能打印纸质缴款单,缴款单按部门、收费项目列示。

 票据退回申请:各单位按照要求的格式将应退回的票据进行网上申报,包括:票据领用部门、票据退回申报员、票据种类、退回票据的起止编号、本数等。

 核销申请:各单位按照要求的格式将应核销的票据进行网上申报,包括:票据领用部门、票据核销申报员、票据种类、票据按本录入编号、票据按本的金额、票据按本的作废票号、对应票据号、票据每本用完的日期及申报日期等信息。

对于丢失的票据需要在申请中单独维护,并在办理存根交回前准备好丢失票据的检查并盖章。

(2)业务办理功能
 票据入库:查看各单位的票据使用情况,组织票据购买。

录入票据的购买和印制数量情况,根据设置的票据最低库存量发出购买票据的提示。

票据管理员将购入的票据起止号填入系统,生成各类库存票据信息,包括:票据名称、库存起止编号、本数、购买人、单价及购买日期等信息。

打印入库单:一式2份(保管员签字、入库人签字)
 票据发放:票据发放员接收校内单位网上提交的领用票据申请,核对签名及盖章,填写完成后系统自动将发放的票据号码添加到该领用单位可用票
据序列中,按票据号码由小到大排序,并优先发放购买日期较早的票据。

同时按照票据类型及起始编号生成可打印的票据领用清单,包括:领用部门、票据领用人、票据种类、票据的起止编号、票据本数、金额等信息。

支持票据在预设可领用范围内不经申请直接领用的处理。

 票据审批:当票据领用人员申领的数量超过允许范围时,由票据管理员在此处审批通过,通过后方能到票据发放员处办理票据领用。

 票据缴款办理:按照事前约定的信息格式通过调用web服务实现了校园网的开票信息在内网账务系统中生成临时凭证,财务核算人员在账务系统中调出临时凭证,修改为相应的记账凭证,完成缴款入账。

 票据交回办理:对于退回票据的接收,票据管理员应逐一核对退回申请申报的票据种类与票据号和交回票据是否相符,同时在进行退回操作时,系统自动校验该票据的领用部门与退回部门是否相符。

 票据核销办理:票据管理员接收校内各部门提交的核销申请,首先将账务系统的数据与网上申报的数据进行核对,检查错误,同时要对作废票据进行逐一的核对,核对无误后再进行核销操作。

以从财政部门一次购买为一批次,当一个批次票据全部核销入库后,即可打印票据核销清单。

 票据入柜:票据核销处理完成后,票据管理员将票据入柜的信息加入系统以便于今后查阅。

 票据销毁:对于已经到达保存年限的票据进行销毁,按时间范围选择销毁票据后生成相应的清单,并且提示需要销毁的票据所处票据柜的位置。

销毁票据的电子记录可以归档并从当前工作库中删除。

系统自动按开票后最短保管期限,提示可销毁票据的清单等。

 票据号分配:每个单位的票据由票据专管员统一领回后,分配给本单位各票据开票员。

开票员只能开被分配的票据类型及号段。

(3)票据使用功能
 开票:开票员录入开票信息,并打印所开票据。

在开票时可以录入金额,摘要(摘要可维护),收费项目选择。

能够实现按导入的汇款信息开具票据的功能。

票据上打印的信息包括:付款人、用途、金额、收款人、开票人、日期。

 财务开票:是财务核算人员所用的开票功能,开票后直接生成临时凭证。

填开时需要填入辅助核算项目及科目等。

 票据使用导入:系统实现手工开票数据的录入以及税控机开具的税务发票、学生收费等数据的导入功能。

对于手工开的发票,开完后,根据票据类型和票据号段,在界面上一次将该段号的所有数据逐个录入。

 换票重开:将一种票据类型所开的票换成另外一种票据类型。

需要查找到原票据号,根据原金额开具新的票据。

同时将记录新票据号到原票据号处。

包括1张换多张,多张换1张。

 修改票据号:如果实际所开票据的票据号和数据库中不一致,在此处将库中对应开盘记录的票据号修改一致。

 票据作废:开票员将作废票据设置为作废,可以按号段做批量设置,修改打印起始号后重新打印。

 票据退款:对于已经缴款且记账的退款处理。

部分退款视同换票处理。

 丢失处理:开票员将票据标记为丢失状态。

 票据号划转:因票据开票员只能使用分配给自己的票据,使用此功能,票据开票员在临时状况下将分配给自己的票据划转给本单位的其他票据开票员。

(4)票据查询功能
实现各种人员对于票据情况查询的功能,包括:各部门管理人员查询本部门的领用申请、缴款申请、交回申请、核销申请、领用情况、使用情况和核销情况。

部门财务主管根据票据入账凭证查询本部门各收费项目的收费情况。

票据管理员可以查询各部门的票据使用情况,包括:选择部门的票据在用清单、票据已核销清单;选择票据领用员的票据使用清单、已核销清单、某个号段某种票据的清单(包括:领用单位、领用时间、核销情况等信息);同时根据票据号反查该票据全生命周期的相关信息。

(5)系统管理功能
用于票据管理系统启动之初要做的初始化工作和使用中的控制工作,具体包括:
 票据类型定义:主要目的是实现票据类型的设定。

包括:票据名称、每本张数、金额,使用期限(领用时间开始算起),缴款期限(开票时间开始算起),核销期限(开票时间开始算起),最大领用数(各种票据类型缺省的最大领用数量),库存提示(当库存量小于该数量时对校票据管理员做出预警提示),是否禁止(对于学校停止使用的票据类型设置为禁止),使用方式(套打,其他系统导入,手工开票)。

 票据禁止解禁:票据购买后,无论在库还是在部门使用,票据管理员都可以设置票据的禁止和解禁。

禁止的票据不允许发放和使用,系统自动打印
的将无法打印,第三方收费系统使用后导入或录入时,系统给出警告提示。

票据禁用时间、票据使用时间和禁用警告能够准确记录并作为今后考核的依据。

 收费项目定义:主要实现收费项目的设定,包括:收费项目名称、收费依据、收费标准、是否停止。

建立部门、收费项目、票据类型、账务项目、账务科目和票据用途之间的对照关系,做到发放和使用环节的实时控制。

 收费许可证管理:管理部门所有收费项目的收费许可证及相关资料。

 票据部门定义:如果是高校内部的单位则与高校的编码和名称保持一致(从高校单位选择过来),如是票据管理特有的部门定义,从本功能增加单独管理。

建立部门、票据类型、收费项目之间的对照关系,做到发放和使用环节的实时控制。

建立部门间的领用关系,做到发放环节的实时控制。

 人员角色授权:票据人员从人员表里获得。

权限可直接授予或通过角色快捷授予。

角色包括票据系统管理员、票据管理员、票据发放员、核算员、部门财务主管、部门票据专管员、票据开票员、票据缴款员。

各角色的缺省权限如下:
 票据系统管理员:票据系统的最高权限使用者,一般做票据系统的系统管理工作。

 票据管理员:权限主要包括:购买票据,对各单位的交回票据存根进行核对,对作废票据进行检查。

督促各单位及时交回已用票据。

将核销的票据归档,并定期销毁。

查询各系票据在用、核销清单。

 票据发放员:权限主要是对未发放票据的保管,票据领用、在用情况的查询及各单位领用票据信息的确认。

 二级发放员:从上级部门领用票据后,负责二级部门的票据发放工作。

 核算员:对于缴款单进行确认,并进行账务处理,也可以直接使用财务开票功能进行开票处理。

 部门财务主管:可以设置本部门收费项目对应的账务项目、设置本部门的票据缴款员及缴款的对应收费项目、查询本单位的收费许可证。

 部门票据专管员:部门级的专管员可以增加下级领用部门,为下级领用部门增加票据开票员,可以进行分级领用管理。

权限主要是票据领用权限、网上申报权限及查询领用票据的在用及核销情况。

设置本部门开票员,将所领票据对开票员进行号段分配。

 票据开票员:使用票据进行开票。

开票的方式根据票据类型的使用方式可以采用直接套打,第三方系统打印后导入数据或者手工开票后在计算机上补录等形式将票据的所有使用情况完整地反映到计算机系统中。

 票据缴款员:对本部门负责的收费项目所开的所有票在网上提交缴款单,并到财务部门办理入账手续。

 系统参数设定,包括使用期限(领用时间开始算起)、缴款期限(开票时间开始算起)、核销期限(开票时间开始算起)、最大领用数(各种票据类型缺省的最大领用数量)、库存提示(当库存量小于该数量时对校票据管理员做出预警提示)、提醒设置:各过期前多少天系统发出警示、系统领用申请冻结时间、票据保存时间设置。

5 结束语
采用全Web技术实现的高校票据全生命周期管理系统,针对高校票据种类多样和二级使用且单位众多的情况提出了基于信息技术的票据管理的合理解决方案,有效地解决了票款足额到账、票据开具符合国家和学校的有关规定以及票据存根全部安全返回的问题。

实现了票据的规范化管理,使得票据的购买、领用、缴款、核销等主要环节均科学、有效,实现了学校票据管理手段由人工管理为主到计算机管理为主、人工管理为辅的变换。

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