XX学院采购管理信息系统建设意见

XX学院采购管理信息化系统建设意见
一、项目概述
1.1 建设背景
为了进一步规范XX学院采购与招投标工作，严格执行政府采购管理制度，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》和《XX省政府采购工作规程(试行)》和学校《采购管理招标管理办法》等有关规定和文件，结合学校采购招标实际情况，加强对采购管理工作规范化管理，营造公开、公平和公正的清正廉洁校园环境。

在梳理学校现有的采购管理流程的基础上，开展采购管理信息化建设，实现采购全周期管理管理与控制，实现资源共享，解决学校教学、科研后勤人员采购申请来回跑的问题，让网络和信息传递代替人跑路，方便老师，节省时间，及时信息提醒，提高办事工作，进一步提高学校采购工作规范化管理。

1.2 建设目标
为了规范学校采购和资产管理办法，提高资金使用效益和资产使用率，建立规范有序的采购和资产管理机制，促进采购和资产管理工作的规范透明和有序，依据国家、省市和学校等有关法律法规和规章制度，结合高校的内部管理工作的实际情况，构建高校采购管理平台，并实现以下“三个一体化”目标：
(1)建立采购一体化平台，使得教工、学生、申请部门和归口管理部门等能共享平台信息资源，实现不同业务之间信息自动流转和高效传输，实现采购全周期跟踪和追溯。

(2)实现预算和招标采购一体化。

以预算项目为核心，贯彻整个采购预算、采购计划、采购任务、采购执行、采购合同等一体化的业务管理流程，实现“有预算采购、有计划执行”的规范采购管理流程。

(3)实现合同与采购验收一体化。

以采购合同为核心，贯彻整个学校采购合同签订、合同履行、合同验收、合同支付等一体化流程，实现“按合同登记、按登记支付”的规范业务流程。

1.3 建设内容
根据《XX学院采购与招标管理办法》，以现有校园网络硬件资源为基础，结合学校采购管理的实际情况，构架学校采购管理信息体系，集成多方主体，加强系统资源整合和资源共享，建成组织有序、程序规范、科学合理、监管到位的先进实用、反映及时、信息协同、安全可靠的XX学院的采购管理系统，实现采购资源统一管理，降低采购管理成本，提高采购管理工作效率。

具体建设内容：
1.建立学校采购管理系统，实现一站式的招标采购管理；
2.建立与省金财系统确认书对接，实现建议书一键上报，确认书自动下达；
3.建立统一用户访问控制系统，实现统一身份认证和单点登录；
4.建立采购数据接口，实现与校园网络和数据中心数据对接；
5.建立手机采购应用系统，实现移动采购管理功能。

二、采购管理系统建设内容
主要功能模块包括：采购预算、采购计划、采购任务、采购执行、采购合同、采购验收、采购分析、委托机构管理、采购监督管理、系统管理、数据接口、采购移动应用终端等功能实现。

2.1 采购预算
采购预算是指通过学校立项的预算项目，这些预算项目是实施采购计划的基础。

主要包括预算项目登记、预算项目导入和预算查询和项目组等功能。

2.1.1算项目登记
系统支持预算项目的新增、编辑、删除和修改等功能。

支持临时预算项目的添加。

预算项目添加字段包括：资金来源编号、名称、项目负责人等。

支持大批量预算项目的EXCe1导入。

一旦预算项目执行，不支持删除预算项目功能。

通过建立EXCe1模板方式，一次性到导入年度立项预算项目和子项。

控制重复导入功能。

检验导入数据完整性，关键性数据缺失不能导入。

导入预算数据库前需要确认导入预算项目，确认通过后，一次性批量写入预算项目数据库，并具有对导入预算项目和子项进行编辑、删除和多维查询等功能。

一旦有采购计划发生，不能删除预算项目。

2.1.3查询预算项目
查看导入和新增的年度立项预算项目。

系统要求提供多维的查询条件，方便对预算项目查询。

包括所在部门、经费主管部门、经费类别、经费性质、经费年度和预算类型（年度预算和临时预算）
2.1.4项目组管理
项目组是指预算立项项目所对应的项目成员集合。

由项目负责人和成员组成。

可以是本部门或跨部门教工组员，支持学生干部或实习教师。

项目负责人具有新增、编辑和删除项目组员的权限，也可以委托项目负责人。

如果是非教职工，支持项目负责人为其创建登录账户。

在采购申请时，只有项目组成员可以发起申请。

项目负责人负责审核采购申请。

2.2 采购计划
采购计划是指采购人根据预算项目，提出采购申请，并经过项目负责人、所在部门领导、经费主管部门和学校分管领导（可选）等流程审核后，所形成的学校统一采购计划。

采购计划申请依据“有预算申请，有计划执行”。

采购计划流程可根据工作流模型，可视化设计和配置节点和使用。

采购计划明细可通过表格形式导出。

采购计划包括具体采购项目名称、预算金额、具体项目负责人、拟采购方式、具体项目联系人等内容。

支持多经费来源的采购计划申请。

采购申请由采购人发起采购申请，内容包括采购基本信息、采购类型（货物、工程和服务）、选取采购预算项目、采购选项、采购明细和自适应采购附件。

采购明细包括物品名称、采购目录、规格型号、参数、数量、单价、金额、经费来源等，要求预算项目余额能支持本次采购。

采购选项（进口、大型仪器、高能耗设备、重大投资项目、科研、单一来源采购和超限额标准等），支持参数可配置。

采购附件支持采购技术参数和相应前置审批文件的模板和上载。

要求支持采购选项与附件关联。

（1）采购申请原则上支持一种采购类型，可以支持项目负责人的多预算经费来源。

如果是政府采购的项目。

（2）不同采购类型、经费主管部门、经费性质、采购限额标准和采购选项，支持不同采购申请流程，支持采购申请流程定义和配置。

（3）采购申请人需要根据采购选择自适应不同的前置审批条件，包括项目论证、大型仪器设备采购论证、高能耗设备论证、单一来源采购论证和进口设备论证的。

支持论证结果的扫描附件上传和查询。

（4）支持采购申请的退回、修改、撤回等功能。

（5）支持采购申请的货物、工程和服务的相应采购明细、采购选项和采购附件目录的自动适应，并支持相应数据元填报和限额标准控制。

（6）支持采购申请审批过程的系统页面提醒和手机短信提醒功能。

2.2.2采购计划导入
采购计划事先已经由学校或经费主管部门审核通过后，直接通过Exce1导入到采购计划模块中。

支持通用类物品的集中采购，采购人是经费主管部门。

（1）采购计划模板下载、导入和上载。

（2）采购导入数据进行有效性检验，异常情况提醒。

（3）导入数据查询确认，无误后写入采购计划数据库中。

（4）外部采购计划。

查询外部采购计划导入数据。

2.2.3采购申请审核
采购申请提交后，按照自定义业务流程，支持不同角色的采购申请单审核。

根据采购类型、经费来源、限额标准和采购选项等情况,实施不同业务流程审核，支持采购审核节点的退回、确认提交和撤回等功能。

支持可视化流程图展示查询、当前状态显示等功能，可导出采购审核完毕的图表，作为申报建议书的依据之一。

2.2.4采购受理
采购管理部门（简称：采购办）统一受理学校采购计划申请，审核通过后，形成了学校统一采购计划。

采购受理的主要功能如下：
（1）受理采购申请。

支持采购申请受理、退回等功能。

如果受理通过后可直接创建采购任务书（采购建议书）。

否则，退回给采购申请人，修改后再次提交受理审核。

支持点对点回退或指定回退方式。

支持项目与确认书一对一、一对多。

（2）采购申请分单和合单。

支持一个或多个采购申请分单和合单操作。

按照政府集中采购要求，对受理采购申请明细进行分单和合单操作，以便满足政府集中采购的要求，包括对采购组织形式、采购方式和采购执行需求。

支持根据分单合单后的采购执行项目的金额给出建议采购方式。

（3）受理采购计划（导入）。

受理外部导入的采购计划。

受理方式与内部的采购申请方式一样，只是对导入的采购计划进行受理。

2.2.5采购申请查询
系统支持多维条件查询，显示采购计划申请列表和采购申请单，审批流程图、流程日志、附件信息等。

（1）采购申请查询。

支持多维度的采购申请查询，采购申请列表、采购申请和附件清单，以及采购申请审核过程、流程图和流程日志等。

（2）打印采购申请审批单。

采购申请流程结束后，要求支持打印采购申请审批单，原件扫描上载功能。

支持系统的短信通知。

采购任务是指采购计划受理后，通过对采购明细的合单和分单操作，生成待执行的采购任务单，并对该任务的采购组织形式、采购方式和委托机构等情况进行审核，并经过政府采购确认后，最后下达给采购执行人。

具体实现功能如下：
2.3.1采购任务创建
查询和选择已受理的采购计划申请，支持多选，并将采购申请对应的采购明细汇集成一个可选明细子集，为创建采购任务提供数据源，同样支持多选。

用户可以点击子集创建任务，并生成采购任务单。

支持分单和合单操作。

一次创建没有完成子集，下一次还可以与别的采购申请明细单一或合单操作。

支持灵活的采购任务创建。

采购任务单形成后，通知项目负责人编制具体任务的采购技术需求方案。

在创建采购任务单时，如果选择采购组织形式为委托代理，要求自行产生下拉列表框，显示委托代理机构列表（从委托代理机构数据表中获取有效数据），选择其中之一。

其他组织形式采用默认数，不用显示。

支持采购计划导入模块中直接创建任务，支持多选。

采购任务创建完成后。

采购任务创建完成后，采购申请的附件一并继承,作为采购任务和执行附件。

2.3.2采购任务审核
采购任务创建后，分管招标采购负责人对采购任务后续执行情况进行审核，包括采购项目、采购类型、采购预算、采购组织形式、采购方式、委托机构选择等进行审核。

支持提交和退回功能。

如果是单一来源的采购任务，可以增加分管领导审批环节。

采购任务审核通过后，如果是政府采购项目，再报上级部门审批。

如果非财政项目，审批通过后直接下达采购执行任务。

如果是政府采购项目，需要到省政府采购网上申报政府采购建议书，并获取“采购
确认号”,最终明确采购组织形式和采购方式,并登记到采购任务模块中。

附件上载政府采购确认书。

采购建议书一旦被确认后，就可以下达采购执行任务。

要求支持后期与省政府金财系统的对接方案。

2.3.4采购任务跟踪
在异常情况下可以对采购任务进行撤销、终止或退回操作，或重新分配采购任务。

采购任务单一旦被财政确认以后，不再支持退回和终止操作。

异常情况下，如果采购任务被上级财政部门确认了，只能先撤销后，才能做退回或终止操作。

235采购任务查询
支持多维度的采购任务和状态的查询，包括采购项目、采购负责人、采购类型、采购组织形式、采购方式、委托机构等。

并打印采购任务审批单。

各项目负责人只能查询本项目的任务情况。

学院各级领导，根据授权，可查询所管辖范围内的采购任务，包括具体采购项目、项目负责人、采购任务等。

2.4采购执行
支持采购执行方式分为：项目采购、网超采购和自行采购。

(1)项目采购：委托代理执行，包括“政府招标采购执行”、“第三方代理采购执行”和“学校招标采购中心执行”。

(2)网上采购。

政采云的网上超市执行
(3)自行采购。

由采购人或项目负责人自行采购。

纳入政府集中采购目录的项目，单项或批量在限额金额标准以上，按照政府采购相关规定委托市本级政府采购中心依法组织采购招标。

主要实现功能：创建委托单、技术参数审核、委托查询、采购文件创建、审核和查询、成交结果登记。

2.4.1.1采购方案
包括采购方案的创建、审核和查询，按照采购方案审核流程，进行采购方案的确认。

支持采购方案跟踪、查询。

2.4.1.2委托创建
选择下达采购任务，支持多选（原则：单一部门的同一采购申请人）。

点击委托创建，生成采购委托单，系统支持其保存、修改、删除（恢复到采购任务状态）、提交功能。

继承采购方案附件，支持下达采购任务的退回操作。

2.4.1.3委托跟踪
委托跟踪，查询委托单，选择其中之一可以在委托单提交之前，可以进行退回和终止操作，退回指回到委托任务编辑状态。

终止不再执行委托。

支持委托查询。

2.4.1.4文件
包括采购文件的起草（如委托第三方则由代理机构起草，其余由资产处审核人起草）、审核和查询，按照采购文件审核流程，进行采购文件的确认。

支持采购文件跟踪、查询。

2.4.1.5采购执行过程
采购执行过程文件的登记和补充，包括：采购文件需求公示、采购公告、补充文件、开评定标、中标结果、中标通知书等；30万以上项目需求公示登记备案，根据登记的公示开始时间和公示结束时间自动返回状态到采购文件列表，分别为“正在公示期”和“公示已结束”
2.4.1.6采购项目事前报备
1、报备项目登记：上传报备表、使用部门盖章确认的采购方案及采购文件等其他需要上传的文件。

2、事前报备查询：支持多维条件的事前报备查询。

2.4.1.7成交结果备案
1.成交（中标）结果备案登记。

选择采购文件对应采购项目，点击登记成交（中标）结果、采购公示内容和相关附件，保存后，采购招标履行过程结束。

成交结果登录后，可以到成交结果维护中修改和查询。

2.成交（中标）项目公告查询。

支持多维条件的采购成交（中标）文件查询。

3.成交（中标）项目维护。

支持多维条件的政府招标采购项目的成交（中标）结果编辑、删除（恢复登记）和查询。

4.成交（中标）项目查询。

支持多维条件的政府招标采购结果查询。

打印中标通知书。

2.4.1.8采购项目事后报备
1、报备项目登记：上传报备表、评审报告等其他需要上传的文件。

2、事后报备查询：支持多维条件的事后报备查询。

242政采云电子卖场执行
政采云电子卖场采购执行，由采购管理部门执行人采购。

包括协议定点采购、在线询价和反向竞价等网上超市采购执行方式，具体实现功能如下：
1、采购结果备案。

查询已经下达的自行采购任务（未成交登记），点击新增网上超市采购登记表，填写采购供应商、成交价格、交货时间等交易参数，保存后生成网超采购登记单。

2、网上超市管理。

支持多维条件的电子卖场采购结果编辑、删除（恢复网超采购采购登记）和查询。

支持内网和外网的采购结果备案登记。

3、网上超市查询。

支持多维条件的网超采购结果编辑和查询。

4、项目事前、事后报备（5万元及以上项目）：上传报备表等其他需要上传的文件。

支持多维条件的报备查询。

2.4.3自行采购执行
货物和服务单项或批量在限额金额标准范围以下（限额在IOOO元到5万的）由资产处负责自行采购、IOOO元以内由各部门自行采购。

具体实现功能如下：
1、采购结果备案。

查询已经下达的自行采购任务（未成交登记），点击新增自行采购结果备案登记表，填写自行采购的供应商、成交价格、交货时间等交易参数，保存后生成归口部门自行采购登记单。

2、自行采购维护。

支持多维条件的自行采购采购结果编辑、删除（恢复自行采购采购登记）和查询。

支持学院内部和外部的采购结果备案登记。

3、自行采购查询。

支持多维条件的自行采购结果编辑和查询。

2.5采购合同
根据采购限额标准和采购业务类型，采用不同合同管理办法和合同登记方式,采用二种方法，项目合同和供货合同，具体实现功能如下：
2.6』项目合同
项目合同主要对采购组织形式是政府集中采购、委托代理采购和中心招标采购的三种方式，签订的采购合同。

1、合同起草：采购申请人选择采购成交（中标）结果采购项目，点击起草合同，自动引入合同的基础信息，并补充填写关键合同信息、支付期次和保证金等。

合同模板导入，按照合同模板一键生成合同。

合同起草完成后，点击保存或提交审核。

不支持重复起草合同。

2、合同审核：对合同进行流程审核，不同采购类型（货物、服务和工程）具有不同的审批程序，支持可定义的流程控制。

具有流程退回和提交功能。

线下完成合同盖章后，最后节点完成盖章扫描件合同的上传。

3、合同上传：合同盖章扫描件上传。

支持合同会签单的预览、下载，支持
办公会议审核文件的预览、下载。

4、合同查询：支持多维条件的合同查询。

252供货（服务）合同
供货合同主要对采购组织形式是协议定点采购、自行采购的二种方式签订合同。

这类合同采用简政府采购的格式合同签订，采购合同线下签订，纸质合同网上扫描登记。

1、合同申请：选择成交结果记录，点击新增合同备案，自动引入合同基本格式信息，并填写其他关键信息，上载纸质合同扫描件，保存或提交合同。

2、合同编辑：对保存的合同进行编辑和修改，并保存和提交。

3、合同审核：采购中心或经费主管部门审核合同备案信息，无误后提交。

4、合同查询：支持多维条件的合同查询。

2.6采购验收
采购验收按照采购组织形式采取分类验收的办法，包括项目验收、供货验收和自行验收三种方式。

由于验收方式不同，验收程序也不同。

261项目验收
项目验收指采购项目验收。

具体实现功能如下：
1、验收申请：由采购申请人选择采购项目合同（未终验），点击发起验收申请，登记项目验收的基本信息、验收类型（初验、中验、终验）、上载验收资料、拟定验收地点、日期、参加人员和验收意见。

具有保存和提交等功能，具有项目验收单格式上传、验收意见自动填入等功能。

项目支持多次验收。

2、验收审核：根据验收流程进行验收审核。

具体退回和提交功能。

3、验收备案：进行验收结果备案，上传验收单，进行验收明细的调整。

支持采购验收明细的Exce1导出。

4、验收查询：主持多维条件的采购项目验收查询，可以显示、打印《采购项目验收申请单》。

2.6.2供货(服务)验收
供货(服务)验收指供货(服务)合同的验收。

主要包括协议定点采购、自行采购和网上采购等合同，由采购申请人提交验收申请和验收材料，通过网上审理流程验收。

具体实现功能如下：
(1)验收申请。

由采购申请人选择供货(服务)合同(未验收)，点击发起验收申请，登记合同验收基本信息、上载收货和验收资料。

支持验收单保存、打印和提交功能。

(2)验收编辑：编辑保存的验收申请单，并支持编辑、删除、打印和提交功能。

(3)验收审核：审核采购合同。

支持流程退回和提交功能。

流程结束后验收通过
(4)验收查询：主持多维条件采购项目验收查询，可以显示、打印《货物验收单》。

2.7采购分析
采购分析包括综合查询和统计报表，支持图文数据显示。

2.7.1综合查询
(1)采购全程查询：按照采购业务类型组合查询；
(2)货物采购查询：按照货物分类组合查询；
(3)服务采购查询：按照服务分类组合查询；
(4)工程采购查询：按照工程份分等组合查询。

(5)采购确认书查询：按照采购确认书查询采购项目的履行情况及执行率。

(6)平综合数据查询：全校总项目数、总采购金额、采购完成金额、合同完成金额等内容。

2.7.2统计报表
(1)采购分类统计，输出统计图形和报表；
（2）采购组织形式分类统计，输出统计图形和报表；
（3）采购方式分类统计，输出图形和报表；
（4）采购经费分类统计，输出图形和报表；
（5）部门采购分类统计，输出图形和报表；
（6）采购汇总统计，输出图形和报表；
2.8 委托机构管理
建立委托代理数据库，对委托代理基本信息（经营范围、注册资金、营业执照、法人代表人等），委托代理信息进行管理。

并按照年度更新数据和准入管理。

系统查询统计委托代理委托项目和数量情况，并关联查询相关信息。

定期对委托代理进行信用评价，输出评价结果，如果有违法和违规情况记录“黑名单”，限制委托代理进入学校采购项目的代理资格。

2.9 采购监督管理
系统开放监督管理模块，该权限由学院主要领导和纪检部门拥有，可随时查询系统每一条采购申请情况，保证项目公正公开等。

要求单独设立本模块。

2.10 系统管理
2.10.1基础数据
采购基础数据包括采购各类目录数据库：采购目录、归口目录、限额标准、代理机构目录、供应商库、类码管理、配置管理；
【采购目录】：建立和维护采购目录，实现采购目录的新增、编辑、修改、删除、查询、排序、关联、版本和状态管理等，并记录采购目录日志。

【归口目录】：归口目录是针对采购目录中的货物、工程与服务情况，为高校职能部门配置归口审批和管理的采购物品。

在归口目录中，明确规定了三类采购的归属和管辖。

【限额标准】：对不同类型的采购业务流程进行限额标准管理和控制。

【代理目录】：建立和维护采购代理机构数据库，并进行动态维护。

新增、编辑、修改、删除、查询、排序和状态管理等。

【类码管理］建立采购平台的统一类码管理体系和结构，并按照编码规则，新增、编辑、修改、删除、查询、排序和状态管理等。

【配置管理】：参数配置管理，对采购过程中使用到的各类参数进行配置管理，系统提供配置的新增、编辑、修改、删除、查询、排序和状态管理等。

2.10.2消息管理
由于采购过程比较长、涉及人员比较和关键时间点比较多，系统根据采购流程的状态，智能提供采购相关人员的消息，能有效提高采购工作的效率。

统一消息管理主要实现功能包括：消息提醒、消息查询等功能。

提醒系统包括首页提醒和短信提醒。