当前企业档案收集与整理存在的主要问题及对策赵丛丛

当前企业档案收集与整理存在的主要问题及对策赵丛丛
发布时间：2021-09-27T05:01:36.407Z 来源：《中国科技人才》2021年第19期作者：赵丛丛[导读] 在当代的企业管理工作中，档案的收集与整理是企业一项最基本的工作。

特变电工山东鲁能泰山电缆有限公司山东新泰 271200摘要：在当代的企业管理工作中，档案的收集与整理是企业一项最基本的工作。

企业档案整理与搜集不仅在一定程度上保证档案管理的顺利开展，与此同时也是企业档案和管理建设的关键。

因此在实际的档案管理工作中，企业要给予高度的重视。

并且在实际的发展过程
中，制定相关的规章管理制度，从而保障企业档案的搜集与整理工作的健康有序发展。

关键词：企业档案；收集；整理；问题；对策
引言
档案收集是指档案管理部门按照有关规定对档案收集范围内的相关部门和单位所形成各类有价值的档案材料进行查找、汇集的过程。

当前部分基层单位在档案收集整理工作中还存在重视程度不足、执行和操作出现偏差等问题，需要引起我们的重视，采取有针对性的应对策略，及时加以解决，推动档案工作健康发展。

1企业档案收集整理工作的重要意义
档案的收集整理，是档案管理的基础环节，也是关键环节，是所有收集工作的起点，为接下来的工作提供可利用的内容，也是整个档案管理工作中承上启下的一环。

在收集的过程中，了解和检查档案的质量，以此汇总并衔接给下一步的开发与利用工作。

要想实现档案的科学管理，就需要有环环相扣的内容，根据实际情况有序地组织工作，也能够更加方便档案的查找与利用，更有助于实现档案安全保管。

档案的整理工作应在使用工作之前，档案整理好之后，分类、组卷的功能才能建立，在这个过程中对档案的收集与整理可以分担检索的一部分内容。

2企业档案收集与整理存在的问题 2.1缺乏完善的规章制度
虽然一些部门针对档案收集整理工作建立了相应的规章制度，但在信息化时代档案收集整理工作出现了很多新情况、新变化，如果这些单位依然沿用传统的规章制度，势必会影响档案收集整理工作的有效开展。

加之，档案收集整理工作是一项长期性、计划性、有步骤的工作，需要经常抓、经常管、经常落实，但部分单位平时对档案收集整理工作重视不够，年底才会临时突击，导致很多重要的档案材料流失，甚至不该归档的内容被“滥竽充数”。

正是缺乏相应的制度，导致档案工作人员在具体档案收集整理过程中自主性过大、随意性过大，严重影响了档案质量。

2.2档案收集工作不到位
现阶段企业档案收集与整理工作不到位的现象比较普遍。

（1）档案收集整理流程规范性较差。

档案管理人员在进行档案归类时，没有按照规则严格合理地分类排列，对文件资料的摆放较随意，交叉归档，不成章法，严重降低了管理工作的效率与质量。

（2）档案收集与整理工作模式陈旧。

随着现代科技的快速发展，企业档案中不仅包括纸质档案，也出现了许多数字档案，由于受传统档案管理模式的影响，对数字档案的认识不足，电子档案管理难以落实，无法与传统纸质档案管理模式有机融合，最终使得企业档案工作效率与质量无法有效提升（3）档案信息的真实可靠性较低。

档案是企业历史信息的统计及记录，只有保证档案资料信息真实可靠，才能够充分发挥作用。

目前企业档案收集与整理工作中仍存在信息篡改现象，档案信息的真实可靠性降低。

（4）档案完整性不足。

一些档案在时间和页码上有连贯性。

而有些企业在收集整理档案归档时，没有将相关时间（要素）录入其中，存在档案缺页的现象，大大降低了企业档案资料的完整性。

2.3档案人员业务能力有限
档案收集整理工作对档案管理人员业务能力要求较高，既需要他们主动学习档案收集整理的相关业务知识，也需要对其他业务部门的工作有所涉猎和了解。

但当前多数档案管理人员对自身的业务知识了解得比较全面，对于其他业务部门的工作内容涉猎较少，导致收集上来的档案缺乏重点和核心，很多业务部门的核心工作业务档案并没有及时收集上来，而当组织进行决策时需要档案部门提供相应的决策数据，但由于缺少核心业务数据支撑，难以为组织决策提供档案数据保障，难以发挥档案的特殊价值和应有的作用。

3企业档案收集与整理对策 3.1建立完善相关制度
为进一步做好档案收集与整理工作，发挥作用，必须转变观念，提高对档案收集整理工作的认识，将档案收集整理作为企业档案管理工作的重要内容来抓，归档制度，明确档案分类方案、保管期限划分，归档时间、范围、要求等，全面提升效率。

应明确归档期限，合理分类，避免出现遗失。

应合理确定档案归档范围。

根据企业的主营业务、发展目标、组织架构和生产经营活动，确定企业档案的归档范围，确保档案归档范围的适应性及针对性，保证企业档案齐全完整。

应及时更新完善档案管理制度，结合实际需求及企业发展情况，及时对档案管理制度中存在的不适应性进行调整和更新，确保制度能够适应不同阶段档案收集与归档工作，避免出现与实际需求不一致的现象。

3.2优化档案收集整理工作
档案管理部门应以科学的管理手段、明确的管理目的来开展档案的收集整理工作，结合档案管理人员的实践经验与档案使用者的反馈信息，建立符合档案收集整理的一般性标准，以保证整个工作的顺利进行，促使其逐步走向规范化、现代化发展方向。

对于档案收集整理工作的优化，还应着眼于档案质量的把控。

一是对有价值的信息资料进行及时收集整理，有条不紊地做好归档工作。

二是保证档案资料的完整性和系统性，避免出现杂乱无章的残缺档案。

为此，需要聚焦于档案的收集整理过程，在严格执行相关规章制度的同时保持高度敏感，从而将这项长期、细致的工作圆满完成。

3.3落实对档案管理人员的培训
作为档案收集整理工作的主体，档案管理人员的业务能力和素质至关重要，因此务必要提高服务质量，促进档案收集整理工作更好地开展。

档案收集整理工作的繁琐性和重复性往往使档案管理人员产生厌烦情绪，为了避免这种情况，应着重培养档案管理人员任劳任怨、爱岗敬业的精神，同时帮助其及时疏导不良情绪，逐步增强工作积极性和主动性，争取实现“三勤”（口勤、手勤、腿勤），并更进一步要鼓励档案管理人员加强与其他部门的联系，保证档案收集整理工作的质量。

此外，考虑到档案收集整理工作的专业性较强，因此应全面提升档案管理人员的业务水平，组建一支具有素质高、能力强的优秀团队。

为此，各单位应根据实际情况，从薄弱环节入手，持续培养并提高档案管理人员的专业水平和实操能力。

3.4发挥信息化手段的优势
当前档案信息化建设已经取得了阶段性成就，各地档案部门也充分运用信息化手段完善了档案信息收集平台。

在此背景下，应该继续发挥信息化手段的特点和优势，建立档案信息化收集渠道，实行预归档机制，档案形成部门可以将每月生成的档案以电子文件目录的形式上传到档案管理系统，为年终统一归档做好准备。

同时档案管理部门也可以通过档案管理系统对各个部门的归档情况有全面了解，进而更加精准地掌握档案流向，提升档案收集的精准性。

此外，档案部门也应主动作为，做好业务指导工作，深入档案形成部门进行业务指导，对档案工作情况进行系统检查和督导。

结语
时代在不断发展，对于各行各业的工作要求也在不断提升。

完整、齐全的档案材料，通过系统的整理，能够科学、有效地服务于各个单位，所以它的作用是不容忽视的。

档案室要充分地发挥自身前段调控的功能，将资料有重点、有计划地收集与管理，打好档案资源服务的基础。

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