浅议如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用

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2020年 第01期
兰台内外
科学管理实践创新
现代医院管理模式，档案管理是重要组成。

在传统的医院档案管理模式中，以分散式为主，各个部门进行各自资料的整理与归档，各自为政现象严重，制约信息资源整合作用的发挥，影响档案价值的实现。

综合档案室的建设与发展势在必行。

依托综合档案室，能够囊括医院各个部门与组织的档案资源，融文书、基建、科研、会计、人事等于一体，强化集中管理的实现，维护医院档案资源的完整性，为档案资源的查询与利用提供便利，增强其效率性。

一、正确认识医院管理、档案管理以及综合档案室的关系
对于档案而言，其以医院管理行为为基本内容，是原始记录的表现，代表了医院发展的全过程，发挥凭证的作用，极具价值。

只有拥有完整与系统的档案资料，才能达到对医院发展历程的完整呈现。

由此可见，档案资料既能准确反映医院与管理的关系，也是医院不同时期管理水平与管理风貌的体现。

也就是说，医院的管理离不开档案管理工作的大力支撑。

档案工作的职能服务于整体管理，档案工作在医院管理中占据举足轻重的作用，也是提升医院管理质量与管理效率的关键。

而综合档案室是管理医院档案的载体，要突破传统分散式管理模式的束缚，将其转变为集中式管理方式，将以往各部门各自收集的档案进行统一管理，提供档案对内与对外服务，促使档案价值得到充分体现，以便更好服务于医院管理并提供决策支持。

二、如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用1.全员范围内提高对综合档案室管理工作的认识在现代医院管理中，科学管理是目标，基础管理是根本，离不开系统、完整与准确的档案资源的支持性作用。

同时，在信息社会，信息管理更是管理方式的重要体现，这也是综合档案室存在的根本意义。

为了有效增
强综合档案室的管理职能，作为医院的管理者，要正视综合档案室在医院管理中的地位与作用，给予正确的认识。

在医院管理决策中，综合档案室能够提供全面的信息，体现决策前的参考价值，是影响决策正确与否的关键因素。

为此，管理者要正确认识综合档案室影响，积极加强综合档案室建设，将综合档案管理工作落到实处，为档案作用的发挥创设有利条件。

2.依托办公室为综合档案室管理营造优质环境综合档案室隶属于医院办公室，综合档案室的管理工作与办公室有着密切的关系。

通常，医院档案管理工作极具复杂性，涵盖多个部门，跨越多个领域，同时，综合档案室的建立也是逐步完成，除了依靠领导在政策等方面的支持之外，还需要各个部门的配合，以便保证各个环节的工作得到妥善落实，促使各项标准与规范得到贯彻执行。

在医院综合档案中，其涉及的内部收集整理、日常管理都需要办公室的支撑，以便为档案工作者提供良好的工作条件。

除此之外，在综合档案室的建设过程中，很多内容都已依靠办公室，如档案管理环境的改善、人员管理的实施以及相关档案管理方案形成等。

办公室支持综合档案室的表现集中体现在对综合档案工作的检查与指导。

也就是说，医院综合档案室的工作成绩与办公室职责具有不可分割的关系。

具体讲，针对综合档案室的工作，一旦遇到上级检查，办公室与综合档案室需要共同陪同与参与；要积极参加档案工作方面的会议与活动，重视交流，掌握档案领域的新动态。

遵循标准化以及规范化发展要求，切实增强人员素质与能力，切实提升综合档案管理质量；要积极贯彻档案管理相关法律法规，做到依法办事，明确综合档案室相关工作流程与环节，切实提升其管理质量。

依托办公室，综合档案室的工作得以有序开展，在诸多有形、无形的支持下，最大限度调动人员工作积极性，全面提升医院档
浅议如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用
文／张思盈
摘　要：随着社会的不断进步，医疗行业发展迅速，尤其是处于新时代，大规模信息产生，档案管理工作面临新挑战。

对于医院综合档案室，是落实医院档案管理工作的基础，其既要关注医院医疗与发展，又要注重档案管理部门以及档案管理人员的行为，同时，还要承担不同部门档案管理方面的协调工作。

基于此，要结合医院发展实际，以档案管理为切入点，对综合档案室的管理进行深入探讨，以期切实增强档案管理质量，更好服务于医院整体管理需求，为医院的健康与稳定发展创造有利条件。

关键词：医院；综合档案室；管理；作用
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案管理水平，更好服务于医院的发展与建设。

3.全面优化与完善医院综合档案室管理制度
医院综合档案室工作的开展需要强有力的管理制度作为基础性保障。

具体讲，首先，遵循统一性与集中性原则，构建医院综合档案室管理制度。

鉴于工作环境以及条件的限制，这项工作要按部就班，避免盲目性，构建明确建设目标，将集中管理制度进行妥善落实，以便真正维护医院档案的完整性与安全性，促使档案之间的联系具有有机性。

另外，对相关档案材料的形成、归档、移交以及收集、利用制度进行完善。

其次，在医院综合档案室建设中，人员管理制度也不容忽视，要出具相关规定，对档案管理人员相关职能进行明确，以便有效提高档案资料管理能力，保证医院各门类档案归档质量。

再次，要对医院各个职能部门的档案管理工作进行指导，明确规定其资料归档范围以及时间，以满足全员综合档案管理系统化与条理化的目标。

最后，综合档案室要重视加快信息化建设，构建网络综合档案室档案管理体系，尤其重视利用现代化检索工具，结合分工与权限的差异，充分发挥综合档案室在医院管理中的作用。

4.提升档案管理人员素质与能力，增强管理规范性立足医院综合档案室，其保存的档案资料涵盖医院发展各个方面，作为综合档案室的管理人员，其主要工作是维护医院各个领域档案的完整性与安全性。

一方面，对于档案的使用，要遵循规章制度，结合实际情况，按照权限的界定，确定利用范围，采取差异性的审批流程与手续，保证档案利用有章可循。

同时，要将保密工作落实到位，避免档案信息的损坏与泄露。

其次，对于综合档案室，管理者对档案安全负责，对其素质提出更高要求。

一方面管理者要具备较高的责任心，拥有服务意识，热爱档案事业。

另一方面业务素质也是关键，既要具备专业的档案管理知识，又要善于创新，敢于接受新事物，转变思路，尤其能够积极投入信息化建设之中，以便利用现代化手段进行档案管理，更好服务于档案应用。

5.加强基础设施建设，为综合档案室工作创造有利条件医院综合档案室的档案管理工作需要强有力的物质支撑，也就是说，需要加强综合档案室的基础设施建设，为其功能与作用的发挥创造有利条件。

首先，要重视加强综合档案室建设，以便促使医院各个部门、各个门类的档案资料能够实现顺畅清理、移交、接收以及归档，将全院处于分散状态的档案进行统一管理。

其次，结合综合档案管理工作需求，对综合档案室管理环境进行改善，合理进行管理空间的扩展，扩充档案管理设备与相关工具，实现对档案管理条件的改善。

再次，为了提升综合档案室档案管理水平，人员建设是关键，重视
配备专业的档案管理人员，改变原有兼职人员为主的人员结构，营造有序的工作氛围。

综合档案管理实践，人员需要增强管理思维，积极投入档案管理信息化建设之中，积极参加业务培训，切实提升业务水平，明确新时期医院档案事业发展面临的新情况，对档案信息资源开发与利用工作进行思路的拓展，全面提升档案工作能力与水平。

6.重视档案资源开发利用，增强信息共享性
对于档案而言，之所以进行管理，最终目的是对档案进行开发与利用。

基于此，医院综合档案室也要明确档案管理的真正目的，在实现分类与集中管理的基础上，充分发挥档案资料信息量庞大的优势。

也就是说，要立足开发与利用，探索发挥档案价值的途径。

医院综合档案室需要将管理作为系统性工作，将工作重心放在档案资料的开发与利用方面，重视材料编研，尊重信息的原始性、系统性与针对性。

另外，可以发挥网络优势，依托网络化档案平台，增强信息共享性。

三、结束语
立足新的发展时期，医院管理更显系统性，而综合档案室管理成为档案管理的重要环节，事关医院综合管理水平的提升。

因此，要以医院发展为背景，尊重其发展实际，将综合档案室的管理工作落到实处，在理顺医院综合档案室管理与整体管理关系的前提下，积极构建针对性发展策略，从体系、制度、人员建设等多角度出发，有效发挥综合档案室在医院档案管理以及整体管理中的作用，促进医院整体管理水平的提升，为医院长远发展奠定坚实基础。

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（作者单位：惠州市第一人民医院）。