文秘如何做好会场布置

文秘如何做好会场布置
会场布置也是大学问，作为文秘，你了解吗?本文是为大家整理的文秘如何做好会场布置，仅供参考。

要根据会议的规模、性质和需要来布置。

不同的布置形式体现的意义、气氛和效果均不同。

字形、拱桥形。

4)分散式
将会场分为若干个中心，每一个中心都有一个主桌，在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。

分为圆桌形、方桌形、v字形。

其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。

布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式;主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性;重要大会的主席台边还应有休息室。

2.会议座位安排
提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条地进行。

主席台座次的安排既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。

首先，请领导确定在主席台就座人员的准确名单;其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列。

会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画
或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列;竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列;左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。

3.会场气氛的营造
会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。

营造良好的会场气氛是秘书人员创造力和想像力的重要表现。

(等。

在做好文字工作前，首先应了解行文目的、收文对象、主要内容，在与领导相互沟通中，准确领会领导意图，并据此进行写作。

其次确定主题。

主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。

然后选择正确的文种。

如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因为“报告”不要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。

接着进行材料收集，就写作主题进行深入的调查研究，收集标志性材料。

再次合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。

文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。

最后提交领导审核批准、印发。

2、会务工作。

会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针、政策，决定重要事项，贯彻上级指示、检查部署工作的一种工作方法。

有关会议的组织、安排以及各种事务性服务工作称为会务工作。

会务工作是贯穿会议全过程的一项服务性工作，会议能否达到预期效果、成功与否都与会议服务工作有及其重要的关系。

要想做好会议服务应注意完善以下几项工作：一、会前准备工作。

组织会务班
子，明确工作职责;制订详细的会务工作方案。

根据要求发出会议通知，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

编排好会议程序，制定注意事项。

如果是大型会议则要印制会议凭证。

如出席证、列席证、请柬等。

提前做好会场的布置工作。

悬挂会标、徽记、旗帜等;设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果;确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确;保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

妥善安排好后勤服务，大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

二、会间组织与服务工作。

要提前到达会场，反复检查会场准备情况。

做好会议签到、材料分发工作。

按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

会议期间做好会议记录。

三、会议善后工作。

会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

组织送站。

根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

做好会议文件的清退、收集、归档工作。

同时根据会议记录整理好会议纪要。

3、日程安排。

“日程安排”是指以时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。

秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。

这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助领导工作的基础，安排好领导的日程，意味着秘书将和领导一起进行有序的工作。

作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事
风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。

在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。

此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。

在安排日程时要将计划内事情预先写入日程;及时整理日程表，以免安排冲突;另一方面明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理。

4、文件处理。

文件的处理一般包括收文、传阅、转发、督办、归档等。

因此首先要严把文件登记关。

文件登记是对文件的来源、去向、标题、编号等主要项目及运转、办理情况的记录。

搞好文件的登记，不仅有助于管理与保管文件，而且也便于文件的查找、统计、催办工作，同时也是核对与交接文件的重要凭据。

文件登记必须及时，做到随到随登记、随交办，登记手续要简洁、严密，字迹要工整，禁止滥用简称。

其次要严把文件传阅关。

文件传阅是使一份文件在最短时间内满足各方面阅读需要、发挥文件效用的工作。

要做好文件传阅工作，必须合理调度、严格管理，切实保证阅文的方便与工作的及时处理，严禁丢失与混乱现象发生。

在文件传阅过程中必须分清传阅对象的主次;坚持按阅文范围传阅文件，不乱传或扩大阅文范围;为了防止发生漏阅和责任不清的现象发生，阅文人阅读文件后必须在文书处
理笺上签注时间和本人全名。

做好要严把文件借阅关。

有些文件在归档之前需要经常查阅，一些领导或工作人员为了方便使用，往往希望将文件借出，为了保证文件在外借过程中不致丢失、短缺或失密、泄密，必须建立规范的借阅制度，严格把握文件借阅关，坚持密级文件不外借，普通文件必须在规定阅文范围内借阅，并采取登记借阅手续，阅后按规定的时间及时收回。

5、对外联系。

对外联系工作主要体现在电话的接听和拨打方面。

在接听电话时要准备好电话记录本和笔，把对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。

若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。

在拨打电话前要准备好通话时需要的文件资料。

把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上。

通话过程中要注意做到简单明了，尽量将语意表达清楚。

说话时含含糊糊、口齿不清楚，很容易让通话对象感到不耐烦。

尤其需要注意的是，不要在通话的同时，嘴里含着食物或其他东西。

三、做好文秘工作的注意事项
一要保守秘密。

严守秘密，不传播谣言和小道消息，不搬弄、议论是非;外出随时锁门，重要文件和资料要放入抽屉中锁好，平时闲聊不谈及具体人和事。

二要讲团结。

一是工作中以诚待人不虚伪，宽以待人不苛求;互相支持、互相帮助、互相谅解、互相交流。

二是工作出现差错和产生矛盾，应多从自己身上找原因，不埋怨他人;三是对待同志出现的差
错和失误，应当面善意指出，不要背后议论和指责;四是多看人优点，多学他人长处;五是顾全大局，互相补台，话往拢说，事往拢办。

三要有责任心。

工作要讲求效率和质量，凡是领导交办的任务，都要尽最大努力在规定时间和期限内完成;工作要力求细致，养成一种严谨细致的作风，要有上进心，力求在本职岗位上多出成绩，多出亮点。

无论什么工作，事前都要做充分的考虑，办事时力求精益求精。

特别是文字校对要仔细。

最大限度的减少文字差错。

四要有章法。

做到熟悉岗位职责和责任要求，知晓自己在一个阶段和年度工作任务，注意培养工作有目标、有计划的良好习惯。

注意养成每天花几分钟时间一小结、每周一总结的思维习惯，通过总结和交流工作中和为人处事方面的得失，不断提高个人能力和修养。

五要经常“充电”。

养成勤做笔记，勤写心得，勤思考的习惯。

在工作实践中学习，不断增强素质的全面性，做到尽可能多的掌握各种必备的工作技能，尽可能多学习与工作有关的知识，尽可能多熟悉交通行业各个方面、各个层面的情况，尽可能多储备同工作有关的信息。

特别是要熟悉掌握网络应用方面的知识，充分利用好电子邮件。