关于采购配套的管理规定

编号：XJ0109——2010 xx公司关于适应市场，理顺产品成本的暂行规定——及关于外购配套件的管理规定
为规范外购配套件管理，杜绝隐患，提高质量降低成本，确保公司效益，树立产品市场形象，特作如下规定。

一、原则
坚持以保证质量为前提，以公司利益为重，确保产品效益最大化的原则。

实事求是、分档次、分情况配置。

二、销售处
1、产品定位：要掌握按我公司现有产品具体系列、类别、配置、档次，明确产品市场、处在行业中的位置；
2、产品定价：要分系列、分类、分档次、分配置、分用户先核定成本，再定价；定价要有底线或内部底价，要依据配置定好标准价，然后分高中低价。

绝不能只追求买卖，而亏本经营。

定价还要事先明确产品表面处理、发货运输、是否需要包装等特殊情况，并合理计入成本报价，以免事后增加成本。

3、产品标准：对外销售要推销我们自己的产品，做自己的品牌，要有自己的标准，要向市场或用户推荐具有双星特色的产品及其配置，主导市场。

订货选型尽量选用我公司现有机型或通用配置产品，既可保证质量，又便于组织生产，降低成本。

整机或关键部套不可随意改变，不可照搬照套其他厂家机型或结构，不可盲目推荐或协议规定我难以达到的技术指标、参数或其他要求。

4、产品配套件：要按我公司产品档次及配置进行推荐，未经批准不可随意推荐或改动。

5、特殊要求：如用户提出具体配置，超出我公司既有标准，或属于高标高配的，应与用户协商争取采用我公司常规配置；如用户确需高标配的，应与公司技术部门进行论证，经分管领导审核，报总经理审批。

6、定户定配套件：对经市场使用验证质量优良稳定、成本较低的产品外购配套零、部件，应定户定牌采购，未经公司销售、技术部门及公司经理审批，不得随意更换供应厂家或更换品牌、规格、型号。

以确保产品质优价廉持久长效。

原则上，可由总工牵头组织，由技术、销售、质量、售后、安装车间等部门联合对供应选购的产品的常规外购配套件需要定产品或定户的，可协商论证，列明细经公司总经理批准后，转供应采购部门实施。

7、定户销售：对特殊用户，尤其是同一家用户，同一种产品要尽量统一，根据用户情况，销售价格与配置相当的产品，避免用户不满。

8、方案、协议拟制：销售制定技术方案、技术协议，一是必须按公司规定、公司实际、现有产品配置等，结合用户要求合理、慎重制定，二是制定使用前，必须先进行审核，检查方案、协议内容是否与产品实际相符，产品是否已经改进或升级换代，是否有新的版本等。

严禁不加审核随意使用以前的旧协议或内容，严禁照搬照抄、生搬硬套，严禁出现不符实际、错误内容或虚假不实现象。

三、技术部门
1、产品三化：技术部门要将我公司产品进行系列化、标准化、规范化，杜绝随意改动或变化。

2、产品配置：要按公司要求进行产品分类、分档、分配置，首先确定常规标准配置或基础配置，然后，在此基础上进行高、中、低档、非标等分类配置，做到不同档次、标准，不同配置，并确保各类配置与整机有机结合、零活配置、接口相符、性能可靠，不至于相互脱节、不匹配、不适应。

由技术部门据此制定不同产品、不同配置方案。

3、拟定技术协议标本：由技术部门在上述产品三化、配置相符的基础上，按每类产品常规标准配置，拟定技术协议标准版本，经技术、销售各方审批后，交由销售部门接收使用。

相关外购外协配套件的标准文件，由技术把关，外购外协部门负责提供，以备销售、质检使用。

以上产品分类、分档、分配置及技术协议标本，由技术部门拟制完成方案，经总工签字后报总经理审批实施，须尽快完成。

4、技术协议变更：在实际销售谈判过程中，根据公司、市场、用户要求，可在标准版本的基础上，进行适当变更，具体按产品配置方案标准进行。

特殊情况，必须经公司领导审批。

5、未经审批同意，技术协议、合同不得在标准配置之外指定配套件品牌、厂家、地址、供货商。

6、设计人员应根据合同、协议要求及产品档次不同，对同种规格类型的配套件时分不同档次、等级进行选用配置。

对低价、低端、低档产品，不得随意选用高价、高当配套件。

7、技术部门，尤其是主设计要负责对所设计的产品外购配套件进行严格质量把关，对不合要求的现象，要配合质量部门进行拒收、退换、考核。

8、因设计变更，要先利用、消化库存，要对库存原件明确利用措施，限期限时利用；不可不顾库存或已投产的在制品，随意变更，造成资金占用。

四、采购部门：
1、采购依据：公司相关规定、技术部门提供的有效书面外购配套件明细及其标准或提供的技术资料，该书面标准须经主设计、部门负责人、总公司签批；
2、采购原则：质优价廉、信誉服务好。

在确保质量情况下，最大限度地降低成本。

3、定户：根据公司反馈产品使用情况，可按时效性暂定产品客户，要求质量好、服务优，价格最大让利于我公司。

对配套件厂家或供货单位的服务、质量、技术等方面要在订购合同或协议中明确要求。

4、定产品：可按公司阶段性审批实施的定户定产品明细，定产品采购，如需变更，须经公司技术、质量、销售部门论证，经公司经理审批。

凡属合同、协议指定产品的，应及时反馈沟通、确认，由公司分管经理审批同意。

尤其是当供应商品牌变更、产品升级、价格调整等因素影响技术文件准确性或价格的，要及时周知并审批，以便销售、技术部门调整方案。

凡未指定产品或定户的，采购部门可按公司规定、产品要求采购质优价廉的配套件。

5、未经审批同意，严禁随意采购成本过高的产品。

6、凡定尺提报采购原材料的，要严格按定尺尺寸、要求采购，未经审批不得随意更改。

7、采购国产配套件时，要尽最大可能直接从厂家进货；采购进口配套件时，要尽最大可能厂家直接进货或选择生产厂家授权指定的代理商，以确保配套件质量。

要严格按要求或标准采购，严禁以次充好、严禁假冒伪劣，尤其是严禁冒充进口或知名品牌的虚假现象发生。

8、电气、机械一体化：电气工程师设计的产品与机械主设计要相互充分沟通，报电气工程部部长、总工确认无误后，方可下达计划投产。

包括电气配置、程序软件等不得随意更改或更换型号、品牌，应统一模板，避免服务、维修不便。

9、产品配套件的生产日期在配套件入厂时应为最新，原则上不得超过一个月；且质保期应以尽量以我公司使用日期（最早以入微机库为准）为准开始计算，并确保保质期不低于一年或更长。

五、生产部门：
1、生产部门，包括生产计划处、各生产车间、仓库均应随时监督，对违反公司规定、质次价高、假冒伪劣、成本过剩的现象要随时及时反馈，进行拒收、索赔、考核。

2、生产处要及时与销售部门沟通，尤其是长线供货合同，要制定合理计划，协调供应制定采购预案，缩短采购周期。

六、质量管理部门：
1、要严格加强外购配套件质量管理，实施供货方质量档案管理，并实施供方评价管理法，进行分类分级管理。

2、对采购部门或人员实行质量挂钩考核，出现质量问题，追究采购部门或人员质量责任，进行挂钩考核。

3、要严格按合同、协议、要求、标准进行验收把关，杜绝不合格或不符合公司相关规定要求的外购配套件进厂或转序，对质次价高、假冒伪劣、质量较差的现象要给予责任采购人员及供货方进行考核，并纳入供方评价，给予差评处理。

尤其是对用户、生产一线等反馈质量较差或服务较差的配套件生产厂家，要组织技术、质检、生产车间、售后、供应等部门进行研究，采取措施进行及时处理，直至取消其供货配套资格并追究责任、索赔损失。

4、对在制作过程中、售后用户使用过程中发现的外购配套件质量问题，要进行责任追究，严格考核。

5、对供应、外协、配套户及主关件、进口件，由质检处处长牵头，组织相关部门人员成立验收小组，进行统一验收、认可，并填制验收报告单。

七、以上规定，望各部门、相关人员周知，并严格遵守，如有违反，每项次给予直接责任人及其部门负责人100元以上考核；造成损失的，由相关责任人全额买单。

八、本规定自下发之日起执行，未尽事宜按公司《采购质量管理规定》等各级相关规定执行。

xx公司
2010-10-8。