股份有限公司文件资料归档管理制度范例

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(完整版)公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度第一章总则第一条目的为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司各部门第二章归档归类第三条公司文件、资料归档的范围和归档分类公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。

一、一级类目二、二级类目公司各部门缩写作为二级类目的代码三、三级类目第三章档案保管第四条档案的保管、调阅与归还一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。

并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》。

一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。

重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。

机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。

四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。

第五条归档保存期限一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。

公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。

劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

二、五年保存: 根据需要须保存的文档。

财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

股份有限公司档案管理办法范例(WORD9页)

档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强公司档案的管理和利用，理顺归档程序，疏通归档渠道，明确归档责任，确保归档文件的准确、完整和系统，使公司档案更好地为公司改革和发展服务，同时兼顾充分利用与严格保密相结合的原则，根据国家和上级部门的有关规定，结合公司的实际，制定本办法。

第二条公司档案是指公司及直属单位、子（分）公司在各项活动中形成的，能够反映公司重要活动，具有查考利用价值的各种载体的文件资料、财务资料、技术资料等各类资料。

第三条本办法适用于公司及各下属单位。

第二章归档范围与责任单位第四条凡公司在各项活动中形成的能够反映公司重要活动，具有查考利用价值的各种载体的文件材料、财务资料，技术资料等各类资料均属归档范围。

第五条结合公司实际情况，将公司档案收集范围与相关责任单位作如下具体规定：（一）党群工作类包括党务工作、组织工作、宣传工作等内容，涉及党群工作部、党办行政办公室、分（子）公司等相关单位。

（二）行政管理类包括行政事务、人事管理、职工教育、政策法规等内容，涉及党办行政办公室、组织人力资源部、分（子）公司等相关单位。

（三）经营管理类包括经营决策、计划统计、财务管理、物资管理、产品销售等内容，涉及财务部、市场部、企管部、安全生产管理部、分（子）公司等相关单位。

（四）生产技术管理类包括生产调度、质量管理、设备管理、安全管理等内容，涉及安全生产管理部、分（子）公司等相关单位。

（五）基本建设类包括工程项目的勘探测绘、设计、施工、竣工验收等内容，归档责任单位主要是工程部、分（子）公司等相关单位。

（六）技术改造类技术改造中形成的文件材料，归档范围可参照“基本建设类”执行。

技术改造项目承办部门和科技部负责技术改造档案资料的收集和归档。

（七）财会类包括各类会计凭证、财务帐簿和财务报表。

公司财务部是主要归档责任单位。

（八）人事档案类包括干部档案、工人档案、离退休职工档案和死亡职工档案，公司组织人力资源部是人事档案归档的责任单位。

股份有限公司文件资料归档管理制度页范例.doc

股份有限公司文件资料归档管理制度(WORD3页)【范例】11、目的：为了强化全员档案工作意识，保证归档文件资料的统一性、完整性和正确性，明确各部门和档案室工作流程，使档案更好的服务于生产和公司管理，保证公司文件和资料的安全，公司内部和外来文件和资料的管理，防止公司经济利益遭受损害，特制定本制度。

2、适用范围：适用于公司各部门原始文件、资料在档案室的归档、管理和借阅。

3、职责：3.1档案室负责文件、资料的归档和管理；3.2各部门负责将文件和资料的原始文档送档案室归档和管理、同时自行负责备份电子文档。

4、条款：4.1技术文件的归档4.1.1对外来的技术文件、技术标准及其他技术资料，由技术部负责整理，并将整理完的技术资料转交档案室，档案室建立清单管理并存档。

4.1.2 技术工艺文件、检验标准、原材料定额、工程变更、工艺改进报告、技术研发总结报告等文件资料，由技术部负责整理，并将整理完的文件资料转交档案室，档案室建立清单管理并存档。

4.2设备档案的归档4.2.1引进设备，在签订引进合同（协议）时，应将完整、准确的设备技术档案包括在内。

同时设备采购合同、设备技术档案等资料由工程部整理，并将整理后的资料转交档案室，档案室建立清单并存档。

4.3采购物资文件与资料的归档4.3.1物资部采购物资的合同，管理供应商的原始文件、资料，由物资部负责整理，并将整理完的资料转交档案室，档案室建立清单并存档。

4.4专利、认证资料的归档4.4.1档案室负责专利的归档管理。

4.4.2档案室负责质量体系认证原件的归档管理。

4.4.3 档案室负责产品认证的原件的归档管理。

4.5管理文件的归档4.5.1 质量部负责按照管理类文件归档范围，将收集到的企业管理文件材料整理，并将整理完的管理文件资料转交档案室，档案室建立清单并存档。

4.6市场部销售合同4.6.1市场部销售合同及其附件，由市场部负责整理，并将整理完的资料转交档案室，档案室建立清单并存档。

公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度一、背景公司拥有大量的文件和资料，对这些文件进行规范和管理对于公司的正常运转和日常工作的顺利进行都有着重要的作用。

本制度的制定目的在于规范公司文件资料的归档管理流程，确保文件可以被有效保存和查找，保证文件的安全性和可追溯性。

二、适用范围适用范围包括公司内所有涉及文件和资料的部门和员工。

三、文件归档流程1.文件准备阶段(1)文件编制：文件的编制应遵循相关规范和标准，包括命名规则、格式要求等，确保文件的一致性和可读性。

(2)文件归档申请：准备归档的文件需要向归档管理员提交归档申请，包括文件名称、制作时间、重要程度等信息。

2.文件归档阶段(1)文件分类：管理员根据文件的性质和重要程度进行分类，建立文件分类索引，便于后续归档和查找。

(2)文件存储：根据文件的分类，将文件存储在对应的文件柜、文件夹或电子档案系统中，并且按照编制单位、编制时间等标准进行编号。

(3)文件标识：每个归档的文件都需要进行标识，包括文件编号、归档日期和归档人员的签名，以确保文件的可追溯性。

3.文件查找和借阅阶段(1)文件查找：员工需要查找文件时，可以向归档管理员提出申请，归档管理员会根据申请的文件名称、编制时间等信息进行查询，并及时告知申请人文件的存放位置。

(2)文件借阅：员工需要借阅文件时，需要填写借阅申请表，申请借阅文件的目的和借阅期限，借阅的文件需要保证安全，并按照规定时间归还。

四、文件归档管理要求1.文件保密性和安全性(1)要求对涉密文件进行封存管理，仅限授权人员接触，严禁外借、复制或泄露。

(2)电子文件需要进行密码加密，并设定合理的访问权限，确保文件的安全性。

2.文件解密和销毁(1)解密：对于封存的涉密文件和电子文件，需要在授权人员的监督下进行解密。

(2)销毁：文件按照规定的保管期限进行归档，到期后根据文件的性质和重要程度进行销毁，销毁操作需要由归档管理员记录并进行确认。

3.文件备份(1)重要文件需要进行定期备份，确保文件的可恢复性和持续性。

公司归档文件管理制度

公司归档文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的管理，提高公司工作效率，便于文件检索和保管，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有文件的管理和归档工作。

第三条公司所有文件应当严格按照本制度的相关规定进行管理，不得私自删除、更改或外传文件。

第四条公司文件包括电子文档和纸质文件，所有文件均应当严格按照规定进行归档和记录。

第二章文件的保管第五条所有公司文件应当按照文件的性质、重要程度和保存期限进行分类，采取不同的保管方式和措施。

第六条公司文件的保管应当分为电子文档和纸质文件两种形式，由专门的管理人员负责。

第七条电子文档应当妥善保存在公司的网络服务器上，禁止私自存储在个人电脑或移动存储设备上。

第八条纸质文件应当按照文件的分类和归档规则整理并存放在指定的文件柜中，禁止私自拿走或随意摆放。

第九条对于特殊文件，如合同、协议等重要文件，应当备份至公司的备份服务器上，并定期进行备份和更新。

第十条对于已经失效或不需要保留的文件，应当按照规定的销毁程序和方式进行销毁，不得随意丢弃或泄露。

第三章文件的归档第十一条公司文件的归档应当按照公司规定的文件分类和归档标准进行，确保文件的整理和存档的规范性和一致性。

第十二条电子文档的归档应当按照文件的分类和归档规则进行，统一命名和编号，方便文件的检索和管理。

第十三条纸质文件的归档应当按照文件的分类和归档规则进行整理和存放，标明文件名称、编号和存放位置。

第十四条对于公司已经归档的文件，应当做好备份和记录，确保文件的完整性和安全性。

第四章文件的检索和利用第十五条公司文件的检索应当按照公司规定的文件查找和检索流程进行，遵循先查找、再利用的原则。

第十六条对于需要查找和利用的文件，应当提出申请并经过相关审批程序后方可查看和使用。

第十七条对于重要文件和机密文件，应当采取特殊的查阅和利用方式，确保文件的安全和保密。

第十八条对于文件的利用，应当注意保护文件的完整性和机密性，不得私自复制、修改或外传文件。

公司资料归档管理制度

公司资料归档管理制度第一章总则第一条为规范公司资料的归档管理工作，提高公司资料管理的效率和规范性，制定本制度。

第二条公司资料归档管理制度适用于公司内所有部门和岗位的资料归档管理工作。

第三条公司资料包括纸质文件、电子文档、光盘资料等各种形式的文件和资料。

第二章资料归档管理的责任部门第四条公司设立资料管理部门，负责公司资料的整理、归档和管理工作。

第五条资料管理部门应配备专职人员，负责资料的整理、分类、归档、借阅和销毁等工作。

第六条公司各部门和岗位的工作人员应主动配合资料管理部门的工作，积极参与资料的整理和归档工作。

第三章资料的整理和归档第七条资料管理部门应对公司的各类资料进行分类和整理工作，建立完善的资料分类标准和归档规范。

第八条资料管理部门应定期对公司的各类资料进行检查和清点，及时发现问题并进行整改。

第九条资料管理部门应根据资料的重要性和保密性，制定不同的存档期限和存档规定。

第十条资料管理部门应制定公司资料的目录和索引，方便用户查阅和借阅各类资料。

第四章资料的借阅和归还第十一条公司内部借阅资料的申请应经过资料管理部门的审核和批准，借阅后应及时归还。

第十二条部门借阅资料应按照规定的期限进行借阅，逾期应及时归还并填写延期申请。

第十三条借阅资料不得随意调换位置，如有特殊情况需调换位置应及时通知资料管理部门并经其批准。

第十四条借阅资料不得外借或转借他人，严禁私自将资料带出公司。

第五章资料的销毁与归档第十五条公司资料的销毁应按照公司规定的文件销毁程序进行，应报资料管理部门审批后方可销毁。

第十六条资料销毁应留有销毁记录，并按规定的时间进行销毁报废。

第十七条资料管理部门应根据资料的存档期限和保密等级，及时对已归档的资料进行归档更新。

第十八条资料管理部门对已归档的资料应定期进行检查和整理，确保资料的完整性和准确性。

第六章制度的执行与管理第十九条公司资料管理部门应加强对资料管理制度的宣传和培训，提高员工对资料管理的意识和重视程度。

公司归档文件管理制度范本

第一章总则第一条为加强公司文件归档管理，确保文件档案的完整、准确、安全，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门及员工在文件形成、整理、归档、保管、利用等各个环节。

第三条公司文件归档管理遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件档案的完整性，不得遗漏、损坏、丢失。

2. 准确性原则：文件档案内容真实、准确，符合国家法律法规和公司规章制度。

3. 安全性原则：确保文件档案的物理安全和信息安全，防止火灾、盗窃、病毒等风险。

4. 利用性原则：便于文件档案的检索、查询和利用。

第二章文件归档范围第四条公司文件归档范围包括：1. 公司章程、规章制度、管理办法等规范性文件；2. 公司会议记录、纪要、报告、请示、批复等文书类文件；3. 公司合同、协议、合同附件等商务类文件；4. 公司人事、工资、福利、培训等人事类文件；5. 公司财务、审计、税务等财务类文件；6. 公司技术、研发、生产、销售等业务类文件；7. 公司资产、设备、设施等资产管理类文件；8. 公司外事、接待、信访等外联类文件；9. 公司其他具有保存价值的文件。

第三章文件归档程序第五条文件形成部门应按照以下程序归档：1. 文件形成后，由形成部门负责人审核文件的真实性、准确性和完整性；2. 归档部门对文件进行整理、立卷，填写档案目录；3. 归档部门将文件报送公司档案管理部门进行审核、验收；4. 档案管理部门对文件进行分类、编号、登记，建立档案；5. 归档部门将文件归档后，向文件形成部门出具归档凭证。

第六条文件归档注意事项：1. 归档文件应保持整洁、有序，便于查阅；2. 归档文件应按照档案分类标准进行分类、编号；3. 归档文件应使用耐久性材料制作档案盒、档案袋；4. 归档文件应定期进行消毒、防潮、防虫处理。

第四章文件保管与利用第七条公司档案管理部门负责文件保管工作，确保文件安全、完整。

公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度一、背景公司文件资料是公司日常办公中必不可少的组成部分，包括各类合同、项目计划、商业计划、会议记录等等。

这些文件资料对于公司的正常经营和管理发挥着重要作用。

随着公司业务的不断扩大和发展，文件资料量也不断增长，无组织、无计划的存放和管理就会对后续使用带来不便，甚至会产生一系列问题。

因此，为了保证公司日常工作的顺利进行，建立一套完整的文件资料归档管理制度必不可少。

二、目的本文件对公司文件资料归档管理制度进行规定，明确文件资料的归档流程及规范，旨在提高文件资料的存储效率、提高文件资料使用的方便性，保证文件资料的安全性以及快速传递。

三、管理范围本制度适用于公司内部所有部门的文件资料归档与管理。

四、管理原则1.文件资料应按照文件类型、发文时间、文件内容等进行分类，制定归档方案和范围；2.文件资料应根据保密程度、保存期限以及使用频率等因素确定归档位置和方式；3.文件资料应统一编号，制作检索索引，方便查找和使用；4.文件资料应按照制定的文件归档标准进行归档，避免交叉归档和混乱存储；5.文件资料应定期整理、清理、审查和保护，确保文件的完整性、准确性和安全性。

五、管理流程步骤一：文件整理1.对于已处理完成的原始文档，如会议记录、报告等文件，应立即整理到临时存放区；2.对于硬件设备上的文件，应首先进行清理和整理，删除无用文件并按照日期和文件格式整理存储。

步骤二：文件分类1.将整理好的文件根据类型进行分类，如合同类、会议记录类等；2.根据文件内容进行进一步的细分，如根据项目、客户等分类。

步骤三：文件编号1.根据制定的文件编号规则进行编号，包括文件名称、文件类型、编号、时间等；2.对于文件编号的修改，应以记录为准，避免编号的重复或错乱。

步骤四：文件归档1.将文件进行归档，包括电子文档和纸质档案，分别存储到相应的归档文件夹和档案柜中；2.对于一些重要的原始文件，如合同、协议等，应定期做备份和归档，避免遗失和损毁。

公司档案资料管理制度范文（四篇）

公司档案资料管理制度范文第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。

2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。

第三条归档制度1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。

6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。

7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。

第四条档案资料保管制度1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。

3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年终据此进行整理、剔除。

4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

有限公司档案管理制度「精选3篇」

有限公司档案管理制度「第一篇」此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

1.目的为使公司的文件资料能够科学准时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。

2.范围本制度适用于公司各级档案管理。

3.名词解释3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。

3.3“件”是指归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4职责4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

4.2各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的详细落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

4.3行政部档案管理工作：4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。

4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。

4.3.3负责编制、完善档案管理制度。

4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。

4.4各部门(厂)档案管理员：4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。

4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。

5.管理内容：5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。

5.2档案管理人员应依据归档范围准时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。

5.2.1质量要求：5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清楚、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。

对于已破损的文件应准时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。

5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清楚、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。

文件、材料收集归档制度模版（3篇）

文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。

1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。

第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。

2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。

第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。

第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。

第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。

第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。

股份公司档案管理制度范本

第一章总则第一条为加强股份公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于股份公司内部所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司档案管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中统一、规范有序；（三）保密安全、便于利用；（四）持续改进、不断完善。

第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的日常管理工作。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司档案管理制度和规章制度；（二）组织全公司档案工作的计划、协调和指导；（三）监督各部门档案管理工作的实施情况；（四）制定档案管理计划和档案分类目录；（五）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作；（六）制定档案管理工作的考核办法；（七）开展档案业务培训、交流与合作。

第六条各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，其主要职责：（一）按照档案管理制度要求，负责本部门档案的收集、整理、归档工作；（二）协助档案管理部门开展档案管理业务；（三）对档案进行保密、安全防护。

第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下要求：（一）档案资料应真实、准确、完整；（二）档案资料应具有保存价值；（三）档案资料应按照档案分类目录进行收集。

第八条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类目录进行整理；（二）档案卷内文件应按照时间顺序排列；（三）档案卷内文件应装订整齐、牢固；（四）档案卷内文件应编写页码。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防霉；（二）档案资料应按照档案分类目录存放，便于查找；（三）档案资料应定期检查、清理，发现损坏、霉变、虫蛀等问题，应及时处理；（四）档案资料借阅应办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。

第十条档案利用应遵循以下要求：（一）档案资料利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案资料利用应保证档案的保密、安全；（三）档案资料利用应方便快捷，提高工作效率。

公司文档归档制度范本

公司文档归档制度范本第一条总则为了加强公司文档管理，规范文档归档工作，确保文档的安全、完整和可追溯性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司各部门和员工的文档归档工作。

第三条归档范围归档范围包括：1. 公司各项经营活动和管理工作的文件材料；2. 公司与外部单位签订的合同、协议等文件材料；3. 公司内部管理制度、政策、规定等文件材料；4. 公司各类报告、总结、工作计划等文件材料；5. 公司员工的人事档案、工资档案等个人档案；6. 其他具有查考利用价值的文件材料。

第四条归档要求1. 归档文件材料应齐全、完整，确保反映公司各项工作的真实情况；2. 归档文件材料应按照一定的分类和顺序进行整理，便于查阅和管理；3. 归档文件材料应使用耐久、安全的书写材料和装订材料；4. 归档文件材料应注明密级、保密期限和归档日期；5. 归档文件材料应由专人负责保管，确保文档的安全和保密。

第五条归档时间各部门应在每季度结束后一个月内，将本季度的文档归档工作完成。

特殊情况下，经公司领导批准，可以适当延迟归档时间。

第六条归档流程1. 各部门负责人对本部门的文件材料进行审查，确定归档范围；2. 各部门指定的文档管理员负责将归档文件材料进行分类、整理、装订；3. 各部门将归档文件材料提交给公司档案室；4. 公司档案室对归档文件材料进行接收、登记、编号，并纳入档案管理系统进行管理；5. 公司档案室定期对归档文件材料进行查阅、利用和保管。

第七条归档文件材料的保管1. 公司档案室应确保归档文件材料的的安全、完整和可追溯性；2. 公司档案室应定期对归档文件材料进行清理、修复、复制等工作；3. 公司档案室应建立健全档案借阅制度，确保归档文件材料的查阅和利用；4. 公司档案室应定期对归档文件材料进行统计和分析，为公司决策提供支持。

第八条归档文件的销毁1. 对于确实没有保存价值的归档文件材料，应经过公司领导批准，由公司档案室负责销毁；2. 销毁归档文件材料时，应由两人以上在场，确保销毁过程的安全和保密；3. 销毁归档文件材料后，应填写销毁记录，并由负责人签字确认。

公司内部文件归档制度范本

公司内部文件归档制度范本第一条总则为加强公司内部文件管理，确保文件的真实性、完整性、及时性和保密性，提高公司管理效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司内部所有文件的归档管理，包括：公司规划、决策、管理制度、工作报表、合同、人事档案、财务报表等。

第三条归档要求1. 文件内容应真实、准确、完整，不得篡改、删除、伪造。

2. 文件归档应遵循及时、分类、有序的原则。

3. 文件归档应实行权限管理，确保文件安全。

第四条归档流程1. 文件生成部门对产生的文件进行审核，确保文件内容的真实、准确、完整。

2. 文件生成部门按照文件类别和重要性进行分类，确定文件的归档等级。

3. 文件生成部门将归档文件整理有序，编写文件目录，标注文件等级和保密级别。

4. 文件生成部门将归档文件交予档案管理部门。

5. 档案管理部门对归档文件进行审查，确保文件符合归档要求。

6. 档案管理部门对归档文件进行编号、登记，并存放于指定位置。

7. 档案管理部门建立档案索引系统，便于查询和管理。

第五条归档时间1. 文件归档应在文件生成后一个月内完成。

2. 对于特殊文件，如合同、财务报表等，应按照相关法律法规和公司规定的时间要求归档。

第六条档案查阅与借阅1. 档案查阅应遵循保密、限时、限人的原则。

2. 查阅档案时，需向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

3. 借阅档案时，需填写借阅申请表，经批准后方可借阅。

4. 借阅档案应在规定时间内归还，如有特殊情况需延长借阅时间，应重新申请。

5. 查阅和借阅档案时，应遵守档案保管规定，确保档案的完好无损。

第七条档案保管与维护1. 档案管理部门应定期对归档文件进行检查、维护，确保文件安全。

2. 档案管理部门应建立档案保管环境，确保档案的防水、防火、防虫、防潮、防盗。

3. 档案管理部门应定期对档案进行数字化处理，备份电子档案，以防万一。

4. 档案管理部门应建立档案销毁制度，对失效、过期档案进行销毁。

公司文件档案管理制度范本

第一章总则第一条为加强公司文件档案管理，规范公司文件档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保公司档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及员工在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等档案材料。

第三条公司文件档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）完整准确原则；（三）系统规范原则；（四）安全保密原则；（五）高效利用原则。

第二章组织机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司文件档案的集中统一管理工作。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司文件档案管理制度，并组织实施；（二）负责公司文件档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）负责公司文件档案的鉴定、销毁和统计工作；（四）负责公司文件档案的安全保密工作；（五）负责公司文件档案的信息化建设；（六）负责公司文件档案的培训和指导工作。

第六条各部门及员工应积极配合档案管理部门做好文件档案管理工作。

第三章文件档案的收集与整理第七条文件档案的收集：（一）各部门应按照职责范围，及时收集、整理本部门在工作中形成的文件档案；（二）各部门在接收外来文件时，应按照规定程序归档；（三）公司内部文件应于形成后一个月内完成归档。

第八条文件档案的整理：（一）按照文件档案的内容、性质、时间等要素进行分类；（二）按照文件档案的保存价值，确定归档范围；（三）对文件档案进行编号、登记，建立档案目录。

第九条文件档案的归档：（一）各部门应将整理好的文件档案，按照规定的时间、程序向档案管理部门移交；（二）档案管理部门对移交的文件档案进行验收、登记、编号，并建立档案。

第四章文件档案的保管与利用第十条文件档案的保管：（一）档案管理部门应按照档案保管要求，对文件档案进行分类存放，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对文件档案进行检查、清理，防止档案损坏；（三）档案管理部门应加强档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施。

第十一条文件档案的利用：（一）各部门及员工需查阅文件档案时，应向档案管理部门提出申请；（二）档案管理部门应根据文件档案的保密级别，对查阅申请进行审批；（三）档案管理部门应提供档案查阅服务，确保档案信息的准确、完整。

XX股份有限公司档案管理制度4.doc

XX股份有限公司档案管理制度41.总则为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。

2.档案归档制度2.1.适用范围公司档案主要包括：1.党群工作；2.行政管理；3.经营管理类；4.生产技术管理类；5.产品档案；6.科学技术研究档案；7.基建档案；8.设备仪器；9.会计档案；10.干部职工档案等十类档案管理。

2.2.文件资料的形成和归档。

2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责日常积累、整理和归档；各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、整理和归档工作。

2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行整理，以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、整理、立卷归档。

2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表)；生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度整理、组卷，于第二年六月底前移交档案室归档。

2.2.1.3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责整理，于第二年六月底前移交档案室进行分类、整理、立卷归档。

2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规则》11.5进行收集整理，以承接项目全部完工后进行整理，以产品入库时间为准两个月内整理、立卷移交档案室归档。

2.2.1.5.科学技术研究档案，由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《分类规则》11.6进行整理、组卷，并向档案室移交归档。

2.2.1.6基建档案，在基建项目竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按《档案分类规则》11.7进行整理、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。

2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按《分类规则》11.8进行整理、组卷，并在两个月内移交档案室保管。

公司归档制度范本

公司归档制度范本第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，规范公司档案归档行为，保障档案的完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称的档案，是指公司在各项经营活动和管理工作中形成的具有保存价值和历史记录意义的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的资料和记录。

第三条公司档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、分工负责、集中保管的原则，确保档案的完整、安全和有效利用。

第四条公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务，必须遵守本制度的规定，严格按照档案管理的有关规定进行归档工作。

第二章档案管理机构与职责第五条公司档案管理工作由公司档案管理部门负责，对公司档案实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。

第六条公司各部门为档案管理的具体实施部门，负责管理本部门的档案资料，各部门负责人应指定专人担任档案管理员，负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

第七条档案管理员应具备一定的档案管理知识和业务能力，负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、安全和准确。

第三章档案归档范围与要求第八条公司档案归档范围包括：（一）公司内部管理文件，如制度、规定、通知、报告等；（二）公司经营活动产生的文件，如合同、协议、财务报表等；（三）公司项目实施过程中产生的文件，如设计图纸、施工记录、验收报告等；（四）公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等；（五）其他具有保存价值和历史记录意义的文件。

第九条归档文件应符合以下要求：（一）文件材料齐全、完整，确保归档的文件是最终版本；（二）文件材料应按照内容和形成时间进行分类、整理、立卷，确保档案的有机联系和便于查找利用；（三）归档文件应标明档号、档案名称、形成时间、密级等，确保档案的准确性和可追溯性；（四）归档文件应使用耐久性材料，确保档案的长期保存。

第四章档案保管与利用第十条归档后的档案应按照规定的地点和方式进行集中保管，确保档案的安全和防止档案的损坏。

股份公司资料管理制度

股份公司资料管理制度一、制度目的本资料管理制度的目的在于明确资料分类、存储、归档、保密及使用等各项管理要求，确保公司信息资源的有效利用和风险控制，同时满足法律法规和公司内部对信息管理的需求。

二、适用范围本制度适用于股份公司全体员工，包括管理层、普通员工以及合作伙伴，涵盖所有纸质和电子格式的资料文件。

三、资料分类与存储1. 资料应根据内容性质分为财务资料、人事资料、技术资料、法律合同等类别，并依此进行编号和存储。

2. 电子资料应采用可靠的电子文档管理系统进行备份，并定期更新；纸质资料应存放于指定的防火、防潮的安全环境中。

3. 对于涉密或敏感资料，须实行加密处理，并限制访问权限。

四、资料归档与检索1. 所有资料必须按照既定的分类体系进行归档，确保易于检索。

2. 设立专门的资料管理部门负责档案的整理工作，并建立完善的资料索引系统。

3. 过期或无用的资料应按照公司规定程序销毁，确保信息安全。

五、资料保密与安全1. 根据资料的敏感性和重要性划分不同的保密等级，并制定相应的管理规定。

2. 对于涉及商业秘密等重要资料，需签署保密协议，非授权人员不得随意查阅或携带出办公区域。

3. 加强网络安全管理，防止资料泄露或被非法篡改。

六、资料使用与借阅1. 员工在使用公司资料时必须遵守公司的相关规定，不得私自复制、传播或以任何形式外泄。

2. 借阅非公开资料需经过审批流程，并在规定时间内归还。

3. 对于外部单位或个人需要查询公司资料的情况，须有正当理由，并经过严格的审批程序。

七、监督与违规处理1. 公司应定期对资料管理工作进行审计检查，确保制度的执行效力。

2. 违反资料管理制度的员工将根据情节轻重给予警告、罚款或其他纪律处分。

3. 对于严重违反资料管理制度导致重大损失的情形，公司将依法追究相关责任人的法律责任。