关于高校毕业生人事档案知识的调查报告

东北财经大学网络教育本科毕业论文关于高校毕业生人事档案知识的调查报告作者陈静学籍批次1205学习中心德州市奥鹏网络教育中心层次专升本专业行政管理指导教师郭晓丹内容摘要本论文介绍了人事档案的涵义及其重要性，针对当前高校毕业生忽视个人人事档案的现象，通过人事档案知识问卷调查的形式，对400名各学历的高校毕业生进行了采访调查，总结出毕业生对人事档案认识的现状，并分析原因，提出如何强化人事档案意识的途径。

本论文数据采取访谈调查法，填写“高校毕业生人事档案知识问卷调查表”，历时两周，共选择400人次进行采访调查，访谈内容主要包括人事档案认识上的重要性、关注度、人事档案的作用及了解的途径等问题，结果显示：高校毕业生视人事档案管理；学校缺乏必要的人事档案知识教育宣传，对毕业生档案后续服务不完善，易造成学生毕业后处理档案手足无措；加之一些企业单位忽视对职员的人事档案管理，甚至造成毕业生档案丢失的状况。

关键词：高校毕业生人事档案问卷调查目录一、人事档案的涵义、作用及其存储方式 (1)（一）人事档案的涵义 (1)（二）人事档案的作用 (1)（三）人事档案的存储方式 (2)二、调查报告数据处理与结果 (2)（一）问卷调查数据统计与结果 (2)（二）结果分析 (3)三、忽视人事档案的主要原因分析 (4)（一）地方高校重视不够 (4)（二）个人原因 (4)（三）用人单位的忽视 (4)（四）社会原因 (4)四、强化人事档案意识的重要性及途径 (4)（一）发挥学校的教育引导作用 (5)（二）培养大学生的人事档案观念 (5)（三）推进人事档案管理改革 (5)（四）增强社会化的宣传教育 (6)参考文献 (7)附录 (8)关于高校毕业生人事档案知识的调查报告近年来，随着我国社会经济的高速发展，教育水平的逐步提高，高校毕业生数量也处于高速增长阶段，以往就业首选公务员，伴随外资企业和民营企业对人才的需要也进一步扩大，就业范围广等诸多因素使其思想状况也发生了较大的变化，其中对于档案意识的观念也逐渐深入。

档案是社会实践活动的产物，它能够正确地反映个人及组织的主要工作情况，便于日后的查找和利用。

然而自我国实行档案开放政策之后，国民对于档案的查找利用度依旧不大，而作为高校毕业生更是不重视，淡化意识极为严重。

因此，开展当代大学生档案意识的调研是确有必要的。

本论文数据采取访谈调查的方式，在德州市地区，分为2组共4人，历时两周，共选择400人次进行采访调查，调查内容主要包括人事档案认识上的重要性、关注度、人事档案的作用及了解的途径等问题，比较真实全面的反映了当前高校毕业生对人事档案的态度。

下面就来介绍下人事档案的相关知识，总结出当前高校毕业生对人事档案意识，对其忽视的主要原因进行分析，并提出整改的途径。

一、人事档案的涵义、作用及其存储方式（一）人事档案的涵义人事档案是我国人事管理制度的一项重要角色，它是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人敬礼、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录①,起着凭证、依据和参考的作用，基本涵义有以下几个方面：1. 人事档案是各种机构、社会组织在人事管理活动中形成的。

它是机关、社会组织人事活动的产物，是由组织上形成，或是经组织上审查认可的材料，而不是任何私人杜撰的材料。

2. 人事档案是记录和反映个人经历、德才水平和工作表现的原始记录。

它是个人经历、思想品德、业务能力、工作业绩、个性特点、专长爱好以及奖励、处罚等情况的记录，包括自传、履历表、家庭和社会关系等，以及个人入党或入团、升职等材料。

3. 人事档案是保存备查的人事文件材料。

各机关、社会组织在人事管理活动形成的反映个人情况的文件材料。

（二）人事档案的作用在当今社会组织管理中，人事档案发挥了其固有的功能，体现了其积极的作用，在当前和今后相当长的一段时间内，人事档案绝不是可以随意丢弃的“身外之物”，它将继续在下列几个方面发挥着不可替代的作用：1. 凭证作用人事档案收存的是个人不同时期的原始材料，留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，是个人历史完整的记录，在调整工资、转正定级、工龄计算、出国政审和婚姻生育状况等提供重要凭证。

2. 依据作用。

人事档案是各机关、社会组织等在了解个人的文件材料，是考察或考核个人各方面发展的重要依据②。

3. 个人信息载体。

人事档案是个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具，对今后工作和个人信用产生重要影响，对当事人也起到了规范自身行为的作用。

（三）人事档案的存储方式按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。

主要分为以下四种：1. 打回原籍在大中专高校毕业生毕业时可以将自己的户口和人事档案等相关材料寄回生源地市（县）级组织、人事部门所属人事局、人才市场或人才交流中心。

2. 保留在学校由于各地区发展不平衡，政策有所不同，在经过毕业生同意的情况下，一些高校可以将毕业生的人事档案托管于学校的就业指导中心，但是有时间的限制，一般不超过三年。

3. 人事代理或档案挂靠毕业生可以以个人名义委托各级人才交流机构、人力资源管理机构、各级托管人事关系，每年上缴档案管理费。

4. 毕业就业存档毕业后如果找到可以接受户口的单位，档案和户口都转到工作的单位，这就是通常认为最正规的档案流向，但据统计，这种情况大约只占到毕业生档案的10%左右的比例。

二、调查报告数据处理与结果（一）问卷调查数据统计与结果本次调查共设置调查问卷400份，其中损坏25份，无用30份，有效数据345份，有效率86.3%。

回收的345份问卷，结果如下：（1）您的学历是？专科13%（45人），本科55.7%（192人），硕博以上31.3%（108人）（2）您的毕业院校是？专科或民办院校16.8%（58人），普通本科院校64.9%（224人），国家211或985院校18.3%（63人）（3）您了解个人人事档案吗？很了解11.6%（40人），有些了解20.9%（72人），不了解67.5%（233人）（4）您认为人事档案对毕业生来讲重要吗？非常重要23.8%（82人），比较重要70%（238人），无所谓7.2%（25人）（5）您觉得档案与日常生活学习有关系吗?关系很大7.5%（26人），有关系不重要12.2%（42人），没什么关系80.3%（277人）（6）在校期间，学校对学生进行过关于人事档案知识的教育吗？有5.5%（19人），没有87.2%（301人），有课程但不重视7.3%（25人）（7）您希望学校在毕业时开展档案知识教育活动吗？希望81.2%（280人），不希望2.3%（8人），无所谓16.5%（57人）（8）您的人事档案应该保存在什么地方？毕业学校13.6%（47人），人事代理机构43.2%（149人），单位13.9%（48人），人才市场或人事局29.3%（101人）（9）您认为人事档案和哪些有直接关系？工资6.4%（22人），职称19.4%（67人），个人身份70%（238人），其他5.2%（18人）（10）您会通过一些途径主动了解档案吗？会2.6%（9人），不会9.6%（33人），无所谓87.8%（303人）（11）您觉得档案应该向社会公众开放吗？应该13.9%（48人），没必要54.2%（187人），没想过31.9%（110）（12）您认为国家运用大量的人力、物力管理档案有必要吗？有80.3%（277人），没有15.9%（55人），没想过0.8%（3人）（13）您希望学校为您提供哪些服务项目（多选）？档案有关证明100%（345人），档案信息咨询82.3%（280人），网络信息检索服务22.6%（78人），提供数字档案0.9%（3人），个人重要材料保管90.7%（313人），档案展览或陈列3.2%（11人），家庭档案整理指导5.2%（18人），学术成果档案整理指导15.4%（53人）。

（二）结果分析通过对345名高校毕业生的访谈调查发现，高校毕业生缺乏对档案相关知识的基本了解，处于一种懵懂状态，在校期间也没有或很少接触档案方面的知识，主要总结如下：1. 高校毕业生对档案意识偏低，对人事档案表示很了解的仅有11.6%（40人），有些了解20.9%（72人），大部分人（80.3%（277人））也认为与日常的学习没有直接的关系，301人（87.2%）在校期间没有接触过相关方面的知识，主要体现在高校的差别，有些国家211或985重点院校在毕业前，开设过有关人事档案及其户口、报到证等方面的课程或会议。

2. 随意处理人事档案。

其一，高校毕业生毕业后一部分人（3.6%（47人））认为档案是应该于所毕业院校，仅仅是个别院校给予毕业生保留档案，一般都有时间上的限制；其二，就业后不主动（无所谓87.8%（303人））接触档案，表示档案是一种障碍，工作非常不方便，没有档案也能好好工作。

甚至将其看做是自己工作流动的束缚，为了将来找到一份好工作，不在档案上有记过，不得不好好表现，几欲丢弃，出现“遗弃档案”现象。

3. 不了解人事档案的作用。

对于档案的意义，多数人（70%（238人））表示档案比较重要，与一个人的学习、工作、生活紧密联系在一起，但是也仅知道档案很重要是与个人身份证明有关（70%（238人）），知道与工资、职称相关的人不多，仅占25.8%，具体作用在哪里并不清楚。

访谈中，大部分人居然对“转正定级”这个词很陌生，也有部分人认为档案只对工作在机关单位的公务员有作用，特别是希望升官的人，对另一些人来说并无作用，仅仅是记录自己人生经历的材料。

三、忽视人事档案的主要原因分析（一）地方高校重视不够一直以来，地方高校教师对人事档案管理工作重视程度不够，认为与教学、科研工作没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。

这种认识直接导致了地方高校上至管理部门，下至教师，对人事档案的管理漠不关心，正是学校本身对档案采取的不重视、对学生利用档案的不重视的态度，从而导致学生的不重视，使大学生在人事档案上的认识上处于空虚状态。

此外，专业的不同定位，也决定了学习的内容与范围，校方开设的课程也对于学生的知识涉猎范围有一定的影响。

（二）个人原因学生自身对于档案仅有些许正确的认识，但都过于抽象，缺乏对档案的实质性了解，对人事档案性质、作用模糊，不知档案与自身的关系，认为毕业后自主择业，档案无用处，甚至对档案转递方式一无所知，以为毕业后人事档案会自动转递，因而置之不理，最后成了“弃档族”。