8文件和档案管理制度
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度1. 概述文件和档案管理制度是指规定单位内文件和档案的管理工作流程、工作标准、技术规范等一系列规章制度，目的是为了提高文件和档案管理效率，增强安全性，保障单位的正常运作。
2. 文件管理制度2.1 文件的定义文件是指任何载有文字、数据、图表、图像、音频等信息的物品。
文件管理的范围包含了单位内所有与工作和管理有关的各类文件。
2.2 文件管理流程文件管理流程主要包括文件的创建、审核、发布、分发、存储、查询和销毁等环节。
1.创建文件：文件应在必要时、必要格式下编写、整理好格式、完整、准确、主题明确、段落清晰、便于查询、自然流畅的文字表达。
2.审核文件：由文件负责人或专责审核，对文件内容、格式、数量、有无矛盾等方面进行审核、检查。
3.发布文件：经过审核后，按照文件单的格式、编号和密级，经过签字、盖章和装订等形式进行发布。
4.分发文件：分发文件应能确保收件人能够及时、准确地获取到文件，并且文件被适当地转交给有关人员对必要内容进行知情和跟进。
5.存储文件：存储文件应根据档案管理规定，将文件存放到相应位置，严格按照创建时间、编史和密级排序，保证资料归档和安全。
6.查询文件：管理文秘的范畴内应按规定负责查询文件。
7.销毁文件：文件可按照文件销毁清单和档案管理规定对其进行销毁。
2.3 文件管理标准文件管理标准主要包括文件的格式、编号、密级以及文件档案的管理等方面。
1.文件格式：应规定不同类型的文件应采用不同的格式，文件的格式应遵循国家的标准，减少文件格式的差异性。
2.文件编号：文件必须按照规定的编号标准进行编列和管理，以便于文件识别和查询。
3.文件密级：文件应根据国家的标准，设置相应的密级。
4.文件档案的管理：文件档案按照规定的保管期限管理，并且档案的查询和检索要严格按照档案管理规定进行。
2.4 文件管理技术规范文件管理技术规范指规定单位内文件和档案管理的技术标准，包含了文件电子化、网络化、信息共享等方面的技术标准。
档案管理的八项制度
档案管理的八项制度一、前言档案管理是任何组织或机构都必须重视的重要方面。
为了保障档案的完整性和可追溯性，确保相关信息能够被准确保存和利用，制定一套有效的档案管理制度十分必要。
本文将介绍档案管理的八项制度，包括文件归档、分类编目、存储安全、检索流程、档案销毁、借阅管理、备份与恢复以及合规性要求等方面的规定。
二、文件归档1. 文件整理与归档：所有文件必须按照事先制定的文件命名规范进行整理和分类，并分装入档案盒或文件夹中。
每个文件必须附带明确的标识，包括文件编号、名称、归档日期等信息。
2. 归档流程：归档时必须按照先进先出的原则进行，确保最新的文件被放置在后面，旧文件位于前面。
三、分类编目1. 档案分类：根据文件的性质、用途、关联关系等标准，将文件进行科学合理的分类，并记录在分类编目表中。
2. 编目要求：编目内容包括文件名称、文件编号、所属分类、文件形式、关键词等信息，确保在后续的检索过程中能够高效准确地找到目标文件。
四、存储安全1. 存储环境：确保档案存储的环境符合要求，包括温度、湿度、光照等因素的控制。
禁止在存储区域内存放易燃、易爆物品，以防发生意外事故。
2. 存储设备：采用防火、防水、防震及防腐蚀的存储设备，以确保档案的安全和完整性。
定期进行档案库的巡检和维护，确保存储设备的正常运行。
五、检索流程1. 检索申请：对于需要查阅的档案文件，必须进行正式的检索申请，包括申请表格的填写、申请原因的说明等，并由相关责任人审核核准后方可进行检索。
2. 检索过程：根据文件编目表提供的信息，将档案文件精确地找出，并在检索后进行详细的登记记录，包括借阅日期、归还日期等。
六、档案销毁1. 销毁依据：根据法律法规和组织的规章制度，确定档案销毁的依据和条件。
对于已经过期或无用的档案文件，必须及时进行销毁处理，以避免资源浪费和信息泄露。
2. 销毁方式：采用安全可靠的销毁方式，如机械破坏、纸张碎裂等，确保档案文件无法被恢复和利用。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度是组织内部建立的一套规范化和制度化的流程，用于管理和保护组织的文件和档案。
它的目的是确保文件和档案的有效利用、保存和保密，以支持组织的运营和决策。
下面将详细介绍文件和档案管理制度的重要性、主要内容和实施步骤。
一、高效的文件和档案管理有助于组织内部信息的共享和传递。
通过建立统一的文档命名规则和存储结构，可以方便不同部门之间的交流和协作。
同时，组织内部的人员可以通过统一的档案系统来查找和获取所需的信息，提高了工作效率。
二、规范的档案管理有助于保护组织的知识和信息财富。
合理的文件和档案管理制度可以确保文件和档案的完整性、可靠性和可用性，防止数据丢失或被篡改，避免组织因为信息泄露或丢失而遭受损失。
三、有效的文件和档案管理有助于遵守法律法规和行业标准。
不同的法规对于文件和档案的保存和保护有着明确的要求，建立健全的文件和档案管理制度可以帮助组织遵守相关法规，降低组织面临的法律风险。
一、文件管理规范。
文件管理规范主要包括文件创建、发布、传递、存储和销毁等方面的规定。
例如，规定文件的命名规则和编号规范，明确不同文件的等级和权限，制定文件的传递和审批流程，确保文件的有效管理和控制。
二、档案管理规范。
档案管理规范主要包括档案的归档、整理、检索和保管等方面的规定。
例如，规定不同档案的分类和编目规则，明确档案的存储、借阅和复制的权限和流程，确保档案的安全和有序管理。
三、电子文件和档案管理规范。
随着信息技术的发展，电子文件和档案的管理也成为了重要内容。
电子文件和档案管理规范主要包括电子文件的创建、传输、存储和备份等方面的规定。
例如，规定电子文件的格式和存储方式，制定电子档案的安全和备份策略，确保电子文件和档案的完整和可靠性。
一、制定和发布文件和档案管理制度。
组织应根据自身的需要和特点，制定适合的文件和档案管理制度，并将其公布于全体员工。
二、组织员工培训。
为了确保文件和档案管理制度的有效实施，组织应对全体员工进行相关培训，使他们熟悉文件和档案管理制度，并掌握相关的操作技能。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度一、总则为规范和加强文件和档案管理工作，提高文件和档案管理的质量和效率，根据国家有关法律、法规、规章和有关文件和档案管理的规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有工作人员，对于本单位的全部工作文件和档案管理。
三、文件管理（一）文件的定义文件是指任何载有文字、符号、数字或者记载了信息内容的载体，包括纸质文件、电子文件、磁介质文件、光盘文件、图纸、档案等。
（二）文件的制定1. 文件的制定应当符合法律、法规、规章和政策的规定，内容明确、具有法律效力，公正、真实、准确、完整。
2. 纸质文件的制定应当采用A4规格纸张，书写清晰、整洁，使用黑色或蓝色墨水书写。
3. 电子文件的制定应当采用规范的电子文档格式，实行电子签名、数字认证等技术手段，确保文件的完整性和真实性。
（三）文件的编号1. 所有文件应当按照一定的规则和程序进行编号，编号应当有规律，便于管理和查找。
2. 文件编号应当包括发文单位代码、年份、序号等信息。
（四）文件的签发、印发和分发1. 文件应当按照规定的程序和权限进行签发、印发和分发，签收人应当在文件上签字确认。
2. 发文应当充分考虑接收单位的接受能力和接收条件，适当安排发文时间和方式。
（五）文件的备份和归档1. 文件备份应当定期进行，采用多重备份手段，确保文件数据的完整性和安全性。
2. 文件归档应当按照规定的程序进行，分类清晰、编目规范，便于查找和利用。
四、档案管理（一）档案的定义档案是指本单位工作中形成的、具有一定价值的公文、电子文件、图纸、资料等载体以及建设工程和科研成果等有关文件的生产和管理活动中产生的载体。
（二）档案的分类1. 按照档案的载体分类，档案可分为纸质档案、电子档案等。
2. 按照档案的内容分类，档案可分为行政管理档案、科研项目档案等。
（三）档案的编目和管理1. 档案应当按照规定的程序进行编目管理，编目规范、分类清晰、检索方便。
2. 档案管理应当做到密封、盖章、签名，确保档案的安全性和完整性。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度在现代社会中起着重要的作用。
它不仅是组织内部信息传递、决策和核查的重要依据，还是保护个人隐私、知识保护和信息安全的重要手段。
在本文中，我们将从不同的角度对文件和档案管理制度进行详细分析。
一、文件和档案管理制度的定义和目标文件和档案管理制度是为了有效管理和利用组织内外涉及到的各类文件和档案所制定的一系列规章和制度。
其主要目标是确保组织的工作效率、信息安全和知识保护。
文件和档案管理制度所管理的文件和档案包括了各类文件、合同、报告、备忘录、收据等，以及电子档案和数字化文件。
这些文件和档案记录了组织内外的各类事务、交流和决策，对于组织的正常运转和未来发展起着重要作用。
二、文件和档案管理制度的重要性和优势1. 效率提升：文件和档案管理制度能够帮助组织实现信息的快速传递和共享，提高工作效率。
通过建立统一的文件管理流程和规范，可以减少查找和整理文件的时间，使得信息的获取更加便捷和高效。
2. 知识保护：文件和档案管理制度能够帮助组织保护重要的知识和商业机密。
通过建立不同层级的文件权限管理系统，可以确保敏感信息只能被授权人员访问，防止信息泄露。
3. 信息安全：文件和档案管理制度能够帮助组织保证信息的安全性。
通过建立备份和恢复机制、数据加密和访问控制等措施，可以防止文件的损坏、丢失和非法访问，确保信息的完整性和机密性。
三、文件和档案管理制度的关键要素1. 文件分类和标识：文件和档案管理制度需要对各类文件进行分类和标识，以便于快速查找和辨识。
不同类型的文档应该有不同的标识符号，以便于统一管理。
2. 文件归档和整理：文件和档案管理制度需要建立一套完善的归档和整理规程，确保文件的有序存储和归档。
通过建立合理的文件目录和索引系统，可以方便文件的检索和利用。
3. 文件审批和授权：文件和档案管理制度需要明确规定文件的审批和授权程序。
不同级别的文件需要经过不同层次的审批和授权，以确保信息的可控性和权威性。
文件和档案管理制度
文件编号起草部门审核人审批人执行日期CD-00 XX XXX文件和档案管理制度1 目的为加强公司文件和档案的管理，制定本制度。
2 适用范围本制度适用于安全生产管理和安全标准化有关的各类文件。
3 职责3.1 行政部3.1.1 负责本程序的编制、更改和组织实施，程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。
3.1.2 负责各类文件的发放，确保各部门所得到和使用相应文件的有效性。
3.1.3 负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。
4 工作程序4.1 文件的编写、审核、批准及发放公司规章制度和操作规程等文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行：序号文件类别编写、更改审核批准发放1 管理手册行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部2 程序文件行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部3 作业文件行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部4 外来文件按原编号管理行政部负责人管理者代表行政部4.2 文件发放4.2.1 行政部进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本，并填写文件发放记录，由文件领用人签字确认。
4.2.2 若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。
行政部负责将破损文件销毁。
4.2.3 若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政部办理申请领用手续。
补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在文件发放记录上注明。
4.2.4 外来文件由行政部根据需要发放至各相关部门，并填写文件发放记录。
4.3 文件的评审与修订4.3.1 文件的评审4.3.1.1 评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。
A 法律、法规发生变化；B 生产装置和工艺技术发生重大变化；C 安全生产相关的组织机构发生重大变化；D 管理机构的管理职责发生重大变化时；4.3.1.2 评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度为了保证组织机构内部的各项工作有序、高效的进行，为了实现信息的及时、准确的响应和服务，制订文档管理制度对于提高工作效率、保护组织机构的各类资料具有重要的作用。
一、总则1、本制度所称文件和档案是指作为组织机构日常工作内容和管理活动记录的各类文件和资料，包括：（1）办公自动化系统生成的电子文件及邮件；（2）纸质文件、卷宗、册页、图表、图片、录音资料、电影电视资料等；（3）各类会议、协商、商谈、签约、交流、答记、备忘、纪念、誓约等活动的纪录材料；（4）文件产生的原文、复文、电传、传真、报告、述报、期报、通报等。
名称、类型、格式、介质、鉴定以及管理规定详见本制度之后各章节。
2、文件和档案管理工作应严格遵守国家、省、市有关法规、规章和制度，依照本制度的规定进行，保证文件和档案的完整性、真实性、保密性、安全性。
二、文件管理1、文件的生产、流转和利用应符合以下原则：（1）依照现代办公自动化系统的工作流程管理原理，对文件分级、领导批示，实行分级处理、分级保密、分级管理、分级查阅，不得随意泄露、变更和篡改。
（2）应按照文件的保密程度、备份日期、传输途径等多方面设计备份措施，能够有效避免突发问题对文件的损坏和丢失。
（3）对于存在较长时间的文件并且不再使用的文件要及时作废、销毁或归档，避免在没有必要情况下占据工作空间并带来可能的错误消息。
（4）对特定性质的文件（如国家秘密文件、公共财产文件等）应该具有相应的密级、保密级别和保护措施，有公文处理系统进行处理。
2、文档管理应重视质量和概览性，对文件进行制作和合理利用，应符合以下原则：（1）文件设计规范合理，信息传递完整、准确、清晰，与组织机构的工作密切契合。
（2）在撰写之前要考虑好目的、对象、形式等问题，并进行审查。
（3）对于电子文件，应该尽量减少文件大小并保证文件的可读性。
三、档案管理1、档案分为公开档案、限制档案和机密档案。
（1）公开档案：指机构中产生的文件及资料，无需保密措施。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度一、引言在现代社会，大量的文件和档案需要被组织、管理和保护。
有效的文件和档案管理制度是任何组织成功运营和发展的基础。
本文将讨论文件和档案管理制度的重要性，并提出一套有效的管理制度。
二、文件管理文件管理是指组织和维护文件的全过程，包括文件的生成、记录、检索、利用和保护。
1. 文件的增加与生成为了确保文件的准确性和完整性，对于任何组织而言，在文件的增加和生成过程中，应遵循以下几点原则：（1）确定文件的标准命名规则，以保证文件的易于识别和分类。
（2）建立合理的文件存放结构，使文件存放更加有序和高效。
（3）确保文件的及时录入和归档，以免遗漏和混乱。
2. 文件的记录与归档文件的记录与归档是文件管理的核心环节，它直接关系到文件的检索和利用。
在记录与归档过程中，应注意以下几点：（1）建立统一的文件编号制度，以方便文件的管理和检索。
（2）制定明确的文件归档流程，明确归档责任和权限，并定期检查归档工作的质量。
（3）建立文件目录和索引，以便快速定位和检索需要的文件。
3. 文件的检索与利用文件的检索和利用是保障组织工作正常开展的重要环节。
为了提高文件的检索和利用效率，应注意以下几点：（1）建立完善的文件检索系统，明确文件的所属部门、时间范围、内容关键词等。
（2）借助现代化的信息技术手段，如电子文档管理系统，提高文件的检索和利用的效率和便捷性。
（3）建立文件利用的规范和权限制度，保护机密文件的安全性和保密性。
4. 文件的保护与销毁文件的保护与销毁是文件管理的最后一环节，它直接关系到组织的信息安全和保密。
在文件的保护与销毁过程中，应注意以下几点：（1）建立文件的分类保密制度，将文件划分为不同的保密级别，并制定相应的保护措施，如网络安全和存储安全措施。
（2）明确文件的保存期限和销毁标准，并定期对文件进行审查和整理，及时销毁不再需要的文件。
（3）建立文件备份和恢复制度，确保文件遭遇意外情况时的安全和可恢复性。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度是指一套完整的规章和规定，用于管理和保护组织机构、企业、政府部门等单位的文件和档案。
这个制度是非常重要的，因为它关乎到重要的信息的保密性，以及组织机构的管理效率。
一个好的文件和档案管理制度应该包括以下几个方面：一、文件分类管理文件分类管理是指对各类文件进行整理、归档和分类，并确定存档期限和呈报程序，以确保文件的及时、准确和安全的管理。
在文件分类管理过程中，需要区分机密、秘密、内部和普通文件，并对它们进行归档和分类。
同时，还要建立文件管理制度和文件编号制度，以便于文件的查询和管理。
二、档案著录管理档案著录管理是指对档案进行编目和著录，并建立档案目录。
编目要求准确、清晰、完整，目录要与著录相统一，以方便管理。
在档案著录管理过程中，需要注意建立档案登记表，对档案进行分类、归档和目录编制，以便于管理和利用。
三、档案流转管理档案流转管理是指对档案的借阅、归还和交流等流转过程进行严格的管理和控制。
在这一方面，需要建立档案借阅表和借出卡，对借阅人员的资格进行审查和确认，对每次移交进行记录和监督，以保证档案的安全和完整。
四、档案保护和安全管理档案保护和安全管理是指在档案的保密性、安全性和完整性方面，制定相关规定和措施，加强对档案的保护。
在这一方面，需要注意建立档案保管室，对档案进行密封、存放、防水、防潮、防火、防盗、防腐等处理，以保证档案的长期保存。
五、档案利用和服务档案利用和服务是指对档案的使用和查询方面进行管理和组织，以便于使用者进行查询和利用。
在这一方面，需要建立档案利用制度和服务机构，指定专门负责人员，对查询者的身份进行审核和确认，以保证档案的利用规范和安全。
文件和档案管理制度的建立不仅可以有效地保护和管理组织机构的重要信息，还可以提高管理效率，降低管理成本，提高管理的透明度和公正性。
因此，在组织机构中，建立一套完整的文件和档案管理制度，是非常必要和重要的。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度一、制度目的为规范和加强文件档案管理，确保文件档案安全牢靠，实现办公效率化和数字化，提高工作效能，订立本制度。
二、适用范围本制度适用于企事业单位全部的文件和档案的管理工作。
三、管理原则1.法律法规原则：遵从国家法律法规及有关规定，为保证文件档案管理合法、规范。
2.保密原则：严格保护企事业单位的保密机密文件档案的安全。
3.安全原则：保证电子文档、纸质文档的安全性，防止信息泄露、丢失等事故的发生。
4.便捷原则：建立便利、快捷的文件档案查阅、借阅、传递和归档。
同时保证查阅、借阅的速度和便利性。
5.完整性原则：文件档案应保证要素的完整性，不允许做任何篡改和涂抹。
四、文件管理1.新建文件：新建文件需填写《文件封面》。
文件封面应包括文件名称、文件编号、文件负责人、文件开始时间、文件结束时间及文件摘要。
2.文件保存：文件应布置适当的文件柜或在电子文件管理系统中。
应保证存放环境适合，无不安全因素、无湿润，无日光直射。
3.文件归档：当文件的办理已经完结，文件管理人员应适时对该文件进行归档处理。
纸质文件归档应按身份证号次序；电子文件归档按时间倒序处理。
4.文件的借阅：文件的借阅需先填写《文件借阅单》，经审核签字后，方可到档案室借取。
借阅的文件应妥当保管。
如发觉有遗失等异常情况，需适时上报单位领导。
5.文件保密：涉及机密的文件必需在指定保密机构进行保密管理。
借阅该类文件需到保密办公室进行申请。
严禁将任何机密文件外泄，否则依法追究相关单位及个人的法律责任。
6.文件销毁：文件归档满三年的文件，应由文件管理人员负责对其进行销毁。
销毁前应进行必要的备份工作，保留相关的审核记录，并按对应的安全等级进行销毁操作。
五、档案管理1.档案搜集：各单位应对自身的资料和文件进行搜集，建立档案资料库。
同时建立档案档号管理和档案材料的分类归档制度。
2.档案准备：准备工作包括文件归档、信息录入、制作归档名单等。
文件和档案资料管理制度
文件和档案资料管理制度文件和档案资料管理制度一、制度背景文件和档案管理是企业正常运营和发展重要的组成部分，是保证企业运行有序和规范管理的必要手段。
本制度是为了规范企业文件和档案的管理工作，对于保护企业资料安全、提高企业管理水平等方面有着非常重要的意义。
二、管理原则1. 法律原则：企业文化条例、文件和文件管理办法等国家行政、立法机关制定的法规是本制度指导依据。
2. 好用原则：文件和档案应当方便、实用、快捷，以节约时间和成本。
3. 秩序原则：文件和档案管理需要以秩序为基础沟通和工作，以使文件和档案能够在有序地适当时间内获得适当的使用。
三、管理流程1. 归档：相关资料应当按照类型、年度、工作重要性等等进行分类归档，方便随时查找和管理。
2. 档案整理：对于一些杂乱无章的档案应当进行整理、排序、命名、标签等等处理，以确保档案的管理工作顺利进行。
3. 存储位置：在存储文件和档案时，必须注意保障它的安全性、易取性，积极利用现有资源最大化地保障存储的有效性和可行性。
4. 档案借阅：凡经管理人员同意，具备借阅档案和资料的条件，可以申请借阅档案资料，但必须签订借阅单并规定借阅的用途及期限。
5. 档案阅览：凡具有查阅资料权利的人员，须前往文档室查阅。
6. 档案销毁：对于已无用、过时缺失、严重破损等档案，应及时进行销毁。
四、档案工作人员的职责1. 负责档案的秩序归档及整理工作，做好文件的总判、总合、总印行动。
2. 常年跟踪更新，确保档案资料的完整性。
3. 不断更新、优化档案管理制度，使该制度始终符合企业文化条例、国家法律法规等规章制度的要求，对档案管理工作产生积极的推动和改进作用。
五、制度管理1. 本制度的实施，由公司管理部门负责监督。
2. 针对本制度的违规行为进行处理，严肃处理违反制度的人员，以保证制度的执行与贯彻。
六、收尾1. 本制度自颁布之日起开始实施。
2. 有任何修改和完善需要，请经过于领导同意后，经签署核准后执行。
文件和档案的管理制度
文件和档案的管理制度一、制度概述为保证文件和档案的安全、完整、牢靠，充分发挥文件和档案的作用，订立本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内全部部门和人员，包括：党政机关、企事业单位、社会团体、个人等。
三、基本原则1.严格遵守国家法律、法规和有关规定，规范文件和档案管理行为。
2.落实责任，明确职责，加强监督，保证文件和档案的安全、完整、牢靠。
3.实行分类管理，依据实际需要建立不同级别文件和档案库。
4.保障文件和档案的安全，订立防火、防水、防盗、防潮等措施，确保不受损失和污损。
5.科学规范文件和档案的编写、整理、保管、利用和销毁，提高工作效率、削减工作量。
四、文件的管理1. 文件的编号每份文件必需编号，并在文件内表明编制时间、编制人、文件主题、文件编号。
文件号应依照肯定的编码方式进行编制，以确保编号的精准性和唯一性。
2. 文件的归档将文件归档之前，必需先进行文件的登记。
文件归入相应的文件目录和文件库中，归档之后，要适时更新目录和目录索引，便利管理和查询。
3. 文件的保管文件必需存放在专门的文件库中，文件库必需设有专人管理，同时保证安全防范措施，确保文件的完整性。
关键文件还要设立访问权限，限定人员使用权限。
对于涉密文件，应依照保密法规及保密制度进行管理。
4. 文件的利用文件的利用要严格依照规定程序进行，发文必需经过审核批准，收文必需进行认真阅读、签批并存档。
文件利用应依照保密管制程序执行。
5. 文件的销毁文件销毁应分级别进行，同时要认真检查，以免因销错文件而对工作造成影响。
销毁的文件必需经过审核、批准，并严格执行销毁程序，销毁后必需做好销毁记录和备份工作。
五、档案的管理1. 档案的编制编制档案前必需征得领导的批准，保证档案的秩序性。
档案的编制要严格依照档案分类表及档案类目表进行，并加盖订立的档案封装标志，确保档案的牢靠性。
2. 档案的归档完成档案编排后，依照档案分类表和类目表，将该项目档案归到相应类别的档案库中归档，做好档案列表和档案库目录。
文件和档案的管理制度
文件和档案的管理制度文件和档案的管理制度一、概述为了保障办公场所文件和档案的安全管理、有效利用，并依照国家相关规定及企业的实际需求进行制度的规范，订立了本文件和档案的管理制度。
二、管理原则1.文件和档案应有固定的存储地点，必需经过有关部门审批后才能搬移、调阅、借阅和销毁。
2.文件和档案应分类管理，依据紧要程度、机密等级和保存期限及其它特别需求的要求进行存储、借阅和销毁。
3.文件和档案应实行电子化管理，建立电子档案库，宣扬和推广电子档案管理。
尽量避开纸质档案的制作。
4.文件和档案的管理应重视历史连续性、精准性、权威性、实效性和保密性。
三、文件的管理1.文件的编号：文件的编号应依据部门、项目、文件内容和保存年份等要素进行编写。
2.文件的制作：文件的制作应确保格式、内容表述精准无误，内容统一符合规范。
3.文件的存档：文件的存档应依照机密性、紧要性以及保管期限分类管理，如机密、隐秘、一般等级。
4.文件借阅：保密文件禁止外借，非保密文件应经有关负责人签字并经过合法途径借阅和使用。
5.文件销毁：文件销毁应依照规定程序进行，凡是保存期限已到的文件应适时销毁。
四、档案的管理1.档案的建立：档案应坚持真实、完整、精准，同时维护文件的历史性。
2.档案的分类：档案应依照机密性、紧要性、保管年限等因素进行分类。
3.档案的编目：档案编目要求精准、全面、简明、规范，易于查阅和管理。
4.档案的存档：档案存档要求密封、防潮、防火、防盗、长期保存。
5.档案借阅：执行文件借阅相应的规定。
6.档案的销毁：档案销毁应定期进行，凡是到期的、未被保持长时间的档案必需适时销毁。
五、电子档案的管理1.建立完善的电子档案管理系统，确保电子档案的稳定性、安全性和完整性，同时确保电子档案的读取和借阅。
2.电子档案的备份、归档和恢复。
3.对于紧要的电子档案的读取、修改、删除，需经过严格的审批程序。
4.电子档案的借阅和归还应有相应的规定，并实行审批制度。
文件和档案管理制度
1目的为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作秩序，特制定本制度。
2 适用范围适用于本公司方针、目标、管理文件、适用的外来文件的控制。
3 职责（1）人力资源部负责文件的控制，并负责管理文件、与安全有关的外来文件及各种记录的接收、发放、更新和销毁等工作。
（2）总经理负责各管理制度文件的批准、发布和组织宣贯本公司的安全方针、目标。
（3）各有关职能部门负责本部门安全文件的编写、审核，以及对所到文件的管理工作。
4 内容与要求5.1 本公司文件控制范围：①安全方针、目标；②各种运行记录表单；③技术文件：如操作规程、作业指导书等；④安全相关的外来文件；如国家标准、法律、法规、通知等⑤管理文件；如各项管理制度。
4.2文件的编号（1）现行国家标准、行业标准和公司标准以原标准为准。
（2）管理制度编号为：XXXX—AQ—XXXX----XXXX, 其中第一个XXXX为公司英文简写，第二个“XXXX”为要素号+流水号，第三个“XXXX”为年份。
例如RKSW-AQ-0101-2018代表XXX安字安全标准化管理文件第一要素（目标）第一个管理制度。
（3）运行记录的编号为“XXXX-AQ-XXXX”,其中第一个XXXX为公司英文简写，第二个“XXXX”为要素号+流水号。
例如：RKSW-AQ-0101为第一要素（目标）第一个表单。
4.3文件的编写、审核、批准和发布。
（1）安全管理制度由安全管理领导小组负责组织起草，由安全管理领导小组副组长负责管理制度的审核，总经理负责文件的批准和发布。
（2）操作规范和有关技术文件和管理文件由相关部门负责编写，安全管理领导小组副组长审核，由总经理批准发布。
各种记录表单由部门有关人员编写，本部门领导批准，经管理部备案后实施。
（3）公司至少每年要对管理制度或其它文件进行评审，当不能适应公司安全标准化管理时，可增加评审频率，修改后还要按（1）（2）进行批准。
4.4 文件的发放和更换（1）由人力资源部负责在“文件发放登记表”上造册，确定发放范围，经分管副总批准后实施发放。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作秩序，特制定本制度。
一、档案管理方式与组织公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。
即公司档案由总经理办公室集中统一管理，相关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。
各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。
二、归档档案范围（一）政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。
（二）公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。
（三）内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
（四）与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。
（五）主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。
（六）公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。
（七）公司内部的各项管理制度。
（八）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。
（九）反映主要职能活动的报告与总结。
（十）其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。
三、相关档案管理责任目标（一）文书档案、人事管理档案：由管理部负责抓好机关文书、合同等档案的归档管理；业务档案资料由相关部门指定专人负责管理。
在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后，一般情况下交由总经理办公室登记，并实行统一保管和归档，相关部门只留存复印件。
（二）财务档案：由财务科负责具体抓好财务单据、账簿等资料的定期归档。
（三）合同档案：各科室要强化合同文书档案管理意识。
凡各科室及在分管领导指导下签订，或有关部门签订的有关的合同，各相关科室要在10日内将所负责签订的合同原件报送管理部，由专人进行保管。
特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件。
各科室要强化合同签订的法律意识和责任意识，请司法部门及律师帮助审核，使合同的签订置于法律框架之内，确保合同签订的严肃性。
文件和档案资料管理制度
文件和档案资料管理制度制定部门：某某单位制定时间：202X年X月X日1文件和档案资料管理制度为规范本单位生产生活及工作次序，确保本单位相关工作有序正常运转，根据单位发展需要，结合单位工作实际情况，特制定《文件和档案资料管理制度》，望本单位职工严格执行!一、文件管理1、有关文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发相关的记录；若是一些如需回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
2、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。
3、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
二、档案资料管理1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指按期限内准时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、所有档案资料均要按期清查，借出的档案资料要在指按期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监管与督查下进行核对，务必做到物单相符。
4、借阅的文档资料不经过领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，务必经总经理批示。
6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取2必要的安全措施。
7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
8、在部门主管安排、监管与督查下，按期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，保证现有文档资料与目录清单一致。
9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，务必在文档目录中及时添加。
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文件和档案管理制度
1目的
加强公司安全生产文件和档案管理工作，提高本公司安全生产文件档案管理的规范化。
2适用范围
适用于公司安全生产管理过程形成的各类文件档案资料管理。
3职责
3.1管理部负责公司安全生产管理过程形成的各类文件档案资料管理；
3.2各部门负责本部门安全生产管理过程形成的各类文件档案资料管理。
4文件和档案的分类
4.1责任书：
承包合同（安全协议）、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、各级安全生产责任制等；
4.2制度文件：
有关部门制订和下发的制度性文件、公司各项安全生产管理制度；
4.3通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。
4.4培训档案：
4.4.1安全管理人员、特种作业人员的培训教育台账、安全资格证书复印件；
4.4.2新工人（含民工和临时工）三级教育卡片；
4.4.3员工安全培训教育记录、试卷等；
4.5安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料；
4.6特种设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）；
4.7安全技术交底资料；
4.8安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料；
4.9安全设备设施和劳保用品购买、发放登记资料；
4.10其他有关安全生产的文件资料以及安全生产标准化所需的资料；
4.11 上级主管部门下达的有关安全生产的文件登记资料。
5文件档案的管理
5.1各类安全生产文件、档案分门别类，按时间顺序（以年度为界）装订成册，编写相应的目录。
5.2每年末由管理人员整理，建立台账、明细表后存档。