安全文件和档案管理制度

安全文件和档案管理制度

一、目的

为加强北京市潮白河管理处安全生产文件和档案的管理，确保文件和档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥其在安全生产监督管理工作中的作用，特制定本制度。

本制度适用于北京市潮白河管理处各科室、各所安全生产档案的管理。

二、编制依据

1.《中华人民共和国档案法》（主席令第77 号）

2. 《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）

3. 《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）

4. 《安全生产监管档案管理规定》（安监总办[2007]126 号）

三、术语和定义

安全档案资料：是指在整个安全生产活动中形成的有归档保存价值的文件、记录资料。包括安全文件、记录、图纸、图表、文字材料、声像材料和其它载体的材料。

工作职责

（一）分管安全主任

分管安全主任对安全文件和档案管理工作负直接领导责任。

（二）安监科

1. 安监科组织编写安全文件和档案管理制度，并定期进行修订。

2. 按安全文件和档案管理制度要求，将所负责的文件资料进行归档。

3. 监督、检查其他科室、所按文件和档案管理制度要求将文件、记录等资料归档。

（三）行政办公室

1.负责安全文件登记编号、建立标识和编制发文目录；

2.文件发放、归档及安全档案管理。

（四）其他科室、所

1.执行安全生产档案管理制度，将各类安全生产档案按要求归档。

三、管理活动的内容和要求

（一）安全文件管理

1.发文管理

（1）文件编制

①文件编制人员根据管理和工作需要，视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。

②编制文件，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。

（2）文件审批

①拟稿人完成文件拟制，发所在部门领导审核后，由行政办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿，核稿的重点是：是否需要行文、有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。

②行政办公室核稿完毕后，拟稿人送管理处分管领导审批。

（3）文件标识、校对

①文件经管理处领导审批后，由行政办公室登记编号，并应建立统一标识，编制发文目录。

②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。

③文件缮印

④文件正式印制前，缮印人员应进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（4）文件分发

文件经盖章成文后，由拟稿人根据文件的内容、分发范围等分发。

（5）文件归档

文件盖章后，文件管理部门即可将文件整理归档。

2.文件使用

（1）文件标有密级的文件，除绝密和注明不准复印或翻印的以外，经文件管理部门领导批准后，可以复印或翻印。复印或翻印时，要注明复印或翻印部门、时间、人数和印发范围。

（2）因工作需要，文件可以查借阅，查借阅文件时，填写《文件资料查借阅登记表》，经文件管理部门领导批准后方可查借阅，重要文件须管理处分管领导批准。

（3）借阅人员应爱护文件，不得涂改，不得撕页和拆装，不得丢失和损坏，并按规定日期归还。

3．文件评审、修订/更改

（1）每年至少对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程等文件的执行情况和适用情况进行一次评审。

（2）由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。文件修订/更改前，应填写文件更改通知单，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修

订更改部门实施更改，并将文件更改通知单交文件归口管理部门存档。

（3）文件的修订/更改可能对管理工作或其他单位构成影响时，由修订/更改部门负责采取协调措施，商定实施修订/更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。

（二）安全档案管理

安全档案分类要本着科学、合理的原则进行，既要严格标准、统一规范，又要结合实际、灵活掌握。公司档案分类内容如实际中涉及不到的可不建档。安全生产档案应按分类装盒归档，做到齐全、完整、有效。

（1）基本情况档案：基本情况表，资质证照及其它法律法规规定的相关合法证照等。

（2）安全生产制度档案：按照上级要求和标准建立健全的各级安全生产责任制、各项岗位、设备安全操作规程等。

（3）安全组织机构档案：安全管理机构网络体系和职责，安全管理机构及其负责人任命文件，单位负责人、安全管理人员的安全培训证书（原件或复印件），安全管理人员任命及变动情况文件，签订的各级、各层次的安全生产责任书及各级管理人员及员工的承诺书等。

（4）安全教育培训档案：安全培训计划，安全教育培训考

核试卷和考核情况统计表，安全教育培训工作总结，员工三级安全教育记录，全员培训记录，特种作业人员登记表和特种作业人员资格证书（可以是复印件），换岗教育培训记录，复工教育培训记录，参加上级单位组织的安全教育培训记录等。

（5）安全生产费用使用档案：安全费用设立专项账户证明，年度安全投入计划，安全费用使用台账和单据，缴纳安全生产责任险或安全风险抵押金单据，为员工缴纳工伤保险费和获得工伤保险理赔的凭证或单据等。

（6）上级通知文书档案：执法文书登记表，各级政府主管部门和上级单位下发的有关安全生产方面的文件、书面或者电话通知记录，下达的现场检查记录、责令整改指令书、整改复查指令书、强制措施指令书、行政处罚告知书等各类执

法文书等。

（7）安全工作部署档案：安全生产发展规划，年度安全生产工作规划（计划），贯彻落实上级有关安全生产工作的通知，安全生产指示(批示)的文件，年度安全生产工作情况总结、汇报，上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等。

（8）安全生产会议档案：各类安全生产工作会议的记录、会议纪要、会议资料、领导讲话、参加上级单位安全生产会议记录等。