办公室事务管理案例分析
《办公室事务管理》课件
沟通原则
总结词
建立有效沟通机制，促进信息共享
详细描述
办公室事务管理应建立有效的沟通机 制，促进内部信息的传递和共享。通 过定期召开会议、使用信息化工具等 方式，加强部门间的沟通与协作，提 高整体工作效率。
03
办公室事务管理的主要内容
文件管理
文件分类与归档
按照文件类型、重要性和 保密级别进行分类，确保 文件有序存放。
提升组织形象
整洁有序的办公环境、高 效的工作氛围和专业的行 政服务能够提升组织的形 象和声誉。
办公室事务管理的历史与发展
历史回顾
办公室事务管理随着社会和经济的发展而不断演变，从早期 的简单文档管理到现代的数字化和智能化管理，其历史可以 追溯到20世纪初。
发展趋势
随着信息技术和人工智能的快速发展，办公室事务管理正朝 着数字化、自动化和智能化的方向发展，未来将更加注重人 机协同和智能化管理。
作的高效推进。
办公自动化应用
办公软件使用
熟练掌握常用的办公软件，如Word 、Excel、PowerPoint等，提高文档 处理和数据处理的效率。
自动化工具应用
利用自动化工具和软件，如邮件合并 、模板定制等，简化重复性工作。
网络资源利用
利用网络资源，如云存储、在线协作 工具等，实现文件共享、多人协作等 功能。
办公用品维护与回收
定期检查办公用品的使用情况，进行维护和更新，同时对废旧用品 进行合理处理和回收。
办公环境维护
卫生清洁
保持办公室的整洁卫生，定期清 扫和整理办公区域。
环境绿化
合理布置绿植，营造舒适宜人的 办公环境。
安全保障
确保办公环境的安全，包括防火 、防盗、防灾等方面的措施。
沟通管理案例及分析
沟通是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感，在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。
那大家知道有哪些管理沟通案例吗？跟大家分析一个管理沟通案例分析，希望对你有帮助。
一、管理沟通案例分析1、小刘刚办完一个事务回到公司，就被主管马林叫到了他的办公室。
小刘哇，今日事务办得顺利吗?“十分顺利，马主管，小刘振奋的说，“我花了许多时间向客户解说咱们公司产品的功能，让他们了解到咱们的产品是最合适他们运用的，并且在别家再也拿不到这么合理的价钱了，因而很顺畅就把公司的机器，推销出去一百台。
不错，”马林赞赏的说，但是，你彻底了解了客户的状况了吗，会不会呈现反复的状况呢?你知道咱们部的成绩是和推销出的产品数量密切相关，假如他们再把货退回来，关于咱们的士气打击会很大，你关于那家公司的状况真的彻底查询清楚了吗?查询清楚了呀，小刘振奋的表情消失了，取而代之的是绝望的表情，“我是先在网上了解到他们需求供货的消息，又向朋友了解了他们公司的状况，然后才打电话到他们公司去联络的，而且我是经过你批准才出去的呀。
我只是出于对你的关心才多问几句的。
关心？小刘不满道，“你是对我不放心才对吧。
2、案例分析：谁的错误?很明显主管马林做错了，关心下属的业务，被认为怀疑自己的能力，而能力是下属吃饭的根本，不容怀疑的，因此产生了冲突，影响了双方的心情，不利于工作的开展。
如果把部属进行分类，按照才能和志愿来分，部属有高才能低志愿的、有高才能高志愿的，有低才能高志愿的，有低才能低志愿的四种类型。
对于高才能高志愿的职工就不要过多干涉，他完全可以自己搞定，只要授权给他就可以了，看结果不要看过程。
对于高才能但是志愿比较低的职工，主要是老职工，可以和他一起规划他的职业生涯，充分鼓励，时刻重视对方的工作积极性，也要看结果。
上司询问你的工作情况，是上司的工作职责，如果上司连这点权力都没有，做上司还有什么意思?所以要平和地看待这个问题，不要把上司询问工作情况作为对你工作的怀疑，或许上司只是好心地提醒。
《文秘》—办公室事务和管理
二、设备、物品放置适当，取用有序 （一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作
1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使 用 习惯安排； 2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取 用 有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。
一、经常清洁整理责任区
（一）清洁本人的办公区 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆 放私人物品； 3、电话按键和听筒应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。
办公室事务和管理
◆办公环境的维护和管理
◆日常办公室事务 ◆办公用品的发放和管理
◆办公效率和时间管理
第一节 办公环境的维护和管理
◆维护责任区的整洁、有序 ◆识别工作场所和常用设备的隐患
技能要求：通过本节的学习，能够
★维护责任区的工作环境 ★识别办公场所和常用设备的隐患
知识要求：通过本节的学习，掌握
5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
《行政事务管理》案例分析
《行政事务管理》案例分析日常工作1、小王是某县人民政府办公室负责值班工作的秘书。
2005年9月17日上午9时，他在值班时接到该县所属某乡人民政府办公室李主任的电话，李主任报告称，该乡某村二组刘某喂养的400只鸭子突然死亡，怀疑是禽流感所致，李主任说乡政府正在采取相应的措施，要求县人民政府紧急支援。
值班秘书小王接到李主任关于该乡某村发生的疑似禽流感事件的电话后，应采取哪些具体措施？2、有人认为，现在讲分层负责，各部门的责、权、利都捆在一起，叫责任承包。
如果协调中出现为顾全大局必须牺牲局部利益的情况，“局部服从全局”的原则不如改为“利益补偿”原则，这种提法更明确，针对性更强。
局部利益“堤外损失堤内补”，全局利益也因整体效益的提高而获得更大的利益，双方都有好处。
而提“局部服从全局”的原则，“补偿”只是一种可以考虑的方法，地位不醒目，得不到足够的重视，也不利于在新形式下开展协调工作。
你认为这种说法对不对？为什么？3、某公司总经理告诉秘书小王，今天上午要集中精力写一份重要的报告，不希望被任何事情所打扰。
但不久，来了一位陌生人，说要向总经理推荐他们的一种新产品。
小王告诉他，今天总经理不在公司。
谁知恰巧这时总经理打开房门，要小王进总经理办公室给他找一份文件。
此情形令小王非常尴尬，只好解释今天总经理工作特别忙，不接待任何来访。
客人非常不高兴地离开了。
请问，这件事小王怎样处置会更妥当一些? 并简要说明理由。
4、广州金桥公司李总经理拟于2003年5月15日至5月18日自广州赴北京会见美商安德森先生，然后经青岛考察市场后返回广州。
请拟制一份要素完整、内容具体的李总经理的旅行日程表。
5、情景题：明天上午×市制药厂×副厂长来访，领导指示你把接待室整理一下，你将怎样做好这项工作？6、情景题：总经理外出参加一次交谊活动，按要求草拟一份活动安排方案。
信息工作1、我国南方地区一到每年的七月份，便要投入到抗洪抢险的工作中去。
办公室管理案例分析
办公室管理案例分析Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998办公室管理案例分析通过办公室工作的性质我们可以知道，不管是政府机关办公厅、室，还是企事业单位的办公室等都有服务、辅助、执行、管理等特征，办公室工作具有范围广、任务重等特点。
办公室（主要指政府办公室）的日常性工作有公文处理、会议工作、信息处理、机关事物管理、印章管理、文书档案工作、信访工作、机要保密工作、公关工作等。
政府办公室在行政事物的处理、政策的落实等工作中处于重要的地位，而办公室工作的好坏，在很大程度上取决于办公室工作人员的素质、能力以及办公室工作的协调性等，因此，作为一名办公室工作人员必须牢固树立“办公室工作无小事”的理念，立足本职工作，不断提高自身素质，进一步强化服务意识，创新工作方法，努力在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。
下面我们来看两个案例：案例一（一）下面是某政府办公室工作人员小王的电话记录“喂！”“喂！”“你找谁”“我找老黄”“哪个老黄”“黄长生科长”“我们这里没有黄长生”“你们是哪里呀”“告诉你也没用，跟你没关系”“对不起，打错了”“啪-----！！”请问小王接听电话是否得体，正确存在哪些问题（二）小魏是某政府办公室科长的秘书，某天电话铃声刚起，他就积极地抓起电话，“喂，你找谁”第二次接电话时，是对方打错了，小魏一听就告诉对方：“你打错了。
”然后就挂上了电话。
第三次接电话时，电话响了，小魏在第二遍铃声后拿起听筒，对方没有说明来意就直接要找科长，对方说：“请科长接电话。
”小魏很兴奋的说：“科长外出和朋友打保龄球去了。
”对方说：“你知道科长的手机号码吗”小魏热情的帮对方查了号，并在对方的道谢声中说了再见。
他觉得自己处理得很好。
请指出小魏做错的地方。
案例中小王和小魏的做法：①接听电话方式非常不得体，更不正确。
电话通常是政府办公室与外部联系的首要方式，电话的接听技巧和态度也是很重要的，迅速并且友好的事物性态度使打电话者感到他被在认真的倾听并且受欢迎，这样才能更好的加强办公室与外界的联系和信息的交流。
办公室管理真实案例
办公室管理真实案例一、案例背景简介在现代企业中，办公室管理是一个至关重要的环节。
合理有效的办公室管理可以提高员工的工作效率和生产力，促进团队合作，提升企业整体的竞争力。
下面我们将通过一个真实案例来探讨办公室管理的重要性和实践经验。
二、案例描述在某家中型IT公司，办公室管理曾经存在一系列问题。
员工之间沟通不畅、团队协作效率低下、办公环境杂乱无序等情况比较严重，导致公司的业务发展受到一定影响。
为了改善这种局面，公司决定进行办公室管理的全方位改革。
三、改革措施1.优化办公布局–对办公室进行重新规划，科学合理地布置各个办公区域，确保每个员工都有舒适的工作环境。
2.加强沟通协作–引入协作工具，建立团队沟通平台，促进员工之间的信息共享和协作，提高工作效率。
3.规范管理制度–制定明确的管理规定和流程，明确员工的职责和权利，提高管理的透明度和规范化程度。
4.提升员工福利–加强员工关怀，提供健康保险、培训机会、工作福利等，提升员工的归属感和满意度。
四、改革效果经过一段时间的努力和实践，公司的办公室管理状况得到了明显改善： - 员工之间的沟通更加顺畅，团队协作效果明显提升，工作效率得到了显著提高。
- 办公环境整洁有序，员工工作状态更加积极，减少了工作中的疲惫感和压力。
- 公司内部管理制度更加规范，员工的工作职责和权利得到了明确界定，大大减少了管理上的摩擦和纠纷。
五、总结这个真实案例充分展示了办公室管理对于企业发展的重要性。
通过合理有效的办公室管理，可以提升员工工作效率、加强团队协作，改善工作氛围，进而提升企业整体的竞争力。
在实践中，企业要不断总结经验教训，持续改进和优化办公室管理，以适应市场的变化和发展的需求，实现企业长久稳定发展的目标。
第一次案例分析作业
李叶和王斌是大学同学，学的都是管理科学与工程专业。
毕业后，李叶去了深圳一家有名的外资企业从事管理工作，而王斌却被学校免试推荐为该校的硕士研究生。
一晃三年过去了，王斌又以优异的成绩考入北京某名牌大学攻读管理科学与工程的博士学位。
李叶在当上部门经理后也来到该校参加 MBA 培训。
王斌在办理报到手续时与李叶不期而遇。
老同学相见自然免不了要“促膝长谈”，因此两人约定：晚上来个“一醉方休”。
王斌如约而至，两人在酒足饭饱之余闲聊起来，由于两人志趣相同，一会儿，他们就关于“什么是管理”的话题聊开了。
王斌非常谦虚地问：“李兄，我虽然读了许多有关管理方面的著作，但对于什么是管理我还是心存疑虑，管理学家西蒙说‘管理就是决策’，有的管理学家却说‘管理是协调他人的活动’，如此等等，真是公说公有理，婆说婆有理。
你是从事管理工作的，那你认为到底什么是管理？”李叶略为思索了一会儿，说道：“你读的书比我多，思量问题也比我深。
对于什么是管理，过去我从来没有认真去想过，无非从我工作的经验看来，管理其实就是管人，人管好了，什么都好。
”“那末依你看，善于交际的、会拍‘马屁’的人就是最好的管理者了？”王斌追问道。
那也不能这么说，”李叶忙回答说，“ 虽然管人非常重要，但管理也不仅仅是管人，正如你所说的，管理者还必须做决策、组织和协调各部门的工作等等。
”“你说得对，管理不仅要管人，还要做计划、定目标、选人材、做决策、组织实施和控制等等，那末，也就是说，做计划、定目标、选人材、做决策、组织实施和控制等活动就是管理啦？”王斌继续发表自己的见解。
"可以这么说，我们搞管理的差不多啥都得做，今天开会，明天制订规则，后天拟订方案等等，所以说，搞好管理可真不容易。
”李叶深有感触地说。
“那你怎么解释‘管理就是通过其他人来完成工作’，难道在现实中这种说法本身就是虚假的吗？”王斌显得有点激动地说。
李叶想了一会儿才回答道：“我个人认为，‘管理就是通过其他人来完成工作’这句话有失偏颇，管理的确要协调和控制其他人的活动，使之符合企业制定的目标和发展方向，但管理者决不是我们有些人所理解的单纯的发号施令者，其实管理者的工作量非常大，在不少方面，他们还必须起到带头和表率的作用。
办公室日常事务管理典型案例
【案例分析】小李是某商社的秘书，在她的办公场所里，人们总是看到满目狼藉、一片繁忙景象。
她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去，她的抽屉里总是堆放着满满的文件，她总是穿梭在办公桌与文件柜一段不算短的路途之间。
她总感到时间不够用，一天到晚忙忙碌碌事情做不完。
她生性优柔寡断，一件事情总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。
对一些重要的又不太懂得的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。
一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告，她想到时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。
其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。
结果是：一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告却变成了一份毫无特色、草草而就的文件。
因此，尽管小李几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作起色却不大，职位也一直没有得到升迁。
分析参考办公室的工作比较适合女性做，但是要做一个合格的秘书却并不是一件简单的事。
看看这位李秘书的表现，也许会对你有所启发。
老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效率做法确实感到难以容忍。
他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书；是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书；是用脑多于用手、善于时间管理的，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付的、毫无成就的秘书。
【案例分析】小窍门：秘书如何节约时间提高工作效率？1.为成效而工作，而不是为工作而工作。
首先考虑“我期望得到的成果是什么？”而不是一开头就考虑做些什么工作，采用什么技术或手段。
2.把主要精力集中于少数主要的领域。
制定优先的工作次序，并且坚持已经决定的工作重点。
巴莱多定律（“-SL定律”）告诉我们，在任何一组事物中，最重要的只占其中一小部分，约为20%，其余80%虽为多数，却是次要的。
最重要的事情（重要的少数）先做，而不是先做那些次要的事情（微不足道的多数），那将一事无成。
秘书情景事务处理案例分析
这天早晨上班，平时和蔼可亲的老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书跟他打招呼“早上好！”他爱理不理。
作为秘书，现在应该怎样做？现在秘书有这么几种选择：a、既然老总烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。
b、心烦归心烦，工作是工作。
今天有一大堆事等他决定，所以拿上文件夹去找老总签字。
c、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。
d、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。
e、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。
对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，并请说明理由。
本题的标准答案：比较合适的选择是d。
如果你不是秘书，对方仅仅是你一般的朋友，选择a应该说是不错的，但毕竟还是有工作关系，所以，采取不闻不问的态度有些不合适。
作为秘书，不体谅自己上司的心情，选择b肯定是一种不妥的做法。
秘书毕竟只是秘书，无权代替老总作出任何决策，选择c是一种典型的越俎代庖行为，这在这几种行为中是最坏的一种选择。
选择e也是一种很不妥的选择。
老总不管是什么原因而心烦，他没有义务告诉秘书；虽然秘书的热情值得赞许，但她忘了自己仅仅是个秘书。
选择d表现出秘书恰到好处地把握了分寸。
作为秘书，对自己上司的烦恼不可能不闻不问，因此给他泡上一杯浓茶体现了自己的热情；但在送茶时又仅仅是只问上司需不需要休息，既没有去探究上司的隐私，更没有自作主张自行来安排上司的工作。
在这种情况下，一个优秀的秘书应该能凭直觉知道老总为什么闷闷不乐：也许工作压力太太？也许是为孩子的事操心？也许久等的客户没来？也许是昨晚与太太吵架了……知道老总为什么心烦，就可以作好相应的准备。
￥案例：一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。
他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。
信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、“好，我马上就办！”说完，于雪立即回到自己的办公室，将信寄走了。
办公室事务管理案例分析
第二题
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了 业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经 理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见 很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾 加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张， 认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引 介的，小曹应先同他通气。 请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面 对这种情况小曹应该怎么办？
古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来 了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃 去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从 茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总 经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的 茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还 价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一 边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的 背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你 给毁掉了，无能！” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我， 我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？” 小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确 的做法应该是怎样的？
第九题
某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次 的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文 员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了 邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公 室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾 关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公 室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他 把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。 她拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于 3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到 准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。
办公室管理案例分析
办公室管理案例分析一、引言办公室作为一个组织中重要的管理单位，其管理水平和效果直接关系到组织的运行和发展。
本文将以某公司办公室管理为案例，分析其管理存在的问题，并提出相应的解决方案。
二、案例背景某公司成立于2022年，是一家中型企业，员工人数约200人。
办公室负责协调各部门的工作，处理日常事务，维护公司的形象和文化。
然而，随着公司规模的扩大，办公室管理面临一些挑战。
三、问题分析1. 组织架构不明确：办公室的职责和权限未明确划分，导致工作任务重叠和责任不清。
2. 沟通不畅：办公室与其他部门之间的沟通不够及时和有效，导致信息传递不畅和决策延误。
3. 工作流程不规范：办公室的工作流程缺乏标准化和规范化，导致工作效率低下和错误频发。
4. 人员管理不到位：办公室人员的培训和管理不够完善，导致工作质量参差不齐和员工流失率较高。
四、解决方案1. 优化组织架构：明确办公室的职责和权限，建立清晰的工作分工和协作机制，确保每一个岗位的职责明确。
2. 加强沟通与协作：建立定期的部门会议和沟通渠道，促进办公室与其他部门之间的信息共享和问题解决。
3. 设立工作流程：制定详细的工作流程和操作规范，确保每一个工作环节都有明确的操作指南和质量控制措施。
4. 加强人员培训和管理：建立完善的培训制度，提供员工专业技能和管理知识的培训，同时加强对员工的绩效评估和激励机制，提高员工的工作积极性和满意度。
五、预期效果1. 组织架构明确后，办公室工作任务分工清晰，责任明确，减少工作重叠和责任不清的问题。
2. 加强沟通与协作后，办公室与其他部门之间的信息传递更加及时和准确，决策效率提高。
3. 设立工作流程后，办公室工作规范化，工作效率提高，错误率降低。
4. 加强人员培训和管理后，员工的工作质量和绩效得到提升，员工流失率降低。
六、结论通过对某公司办公室管理案例的分析，我们可以看出，组织架构不明确、沟通不畅、工作流程不规范和人员管理不到位是影响办公室管理的关键问题。
办公日常事务案例分析
办公日常事务案例分析案例一某家大型广告公司为了庆祝公司成立十周年，计划届时举办一个庆祝大会及大型招待会，邀请上级部门领导和各方客户出席。
并为此临时成立了一个筹备小组，公司办公室章主任是筹备小组的负责人。
章主任首先作出了大会的议程安排，并对接待的各个环节进行分析，把接待人员分成如下几组：签到组、贵宾接待组、一般来宾接待组、确定接待人数。
然后聘请专业的礼仪教师来对公司所有计划参与接待的人员进行分组培训。
最终这次活动举办得很成功。
点评：举办大型活动，礼仪接待是很重要的工作。
一定要有计划，有明确的组织分工。
实现的培训也是必要的。
因为公司员工对于专门的接待礼仪不一定都熟悉。
案例二一次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地一家公司的考察团。
见面之后，李默安排对方代表团团长坐在小轿车的右后座，可是团长不干，他自己拉开前面的车门，做到了司机的身边。
李默觉得很为难。
按照礼节的规矩，领导应该坐在小轿车的右后座，那个座位既方便上下车，又比较安全。
可是让客人再站起来挪到后面也似乎不合适。
点评：确实有些人喜欢坐在前排副驾驶座，遇到这样的情况，秘书可以灵活处理，不必非让客人挪动，只需提醒客人系上安全带即可。
提醒司机要加倍小心，掌握好速度，不可太快。
案例三著名作家张洁在她的长篇小说《只有一个太阳》中，描写了我国一个代表团在出国访问时的种种让人哭笑不得的言行举止，其中一段写邀请国的一个科学院院长在他祖传的古堡里请客，不学无术的代表团团长、副团长以及秘书因为没有丝毫文化修养，丢尽人格而不自知。
点评：作家批评我们某些国民的无知以及修养上的粗俗，说明有些人在交往中缺少对人的尊重与自尊。
从根本上说，讲究各种礼节的目的是为了让每个人都得到尊敬，让每个参与者都感到愉快。
案例四某公司秘书赵倩陪同来访客人观看文艺节目的时候，没有关闭自己的手机，她只是把手机调到“振动”模式，她怕上司有急事找她。
结果演出中真的来了两次电话。
赵倩赶快接通电话，她尽量用小声说话。
秘书学经典案例分析
秘书学经典案例分析秘书学经典案例分析：琼瑶秘书担任洪秘书处长助理案例背景：这个案例是关于琼瑶秘书担任洪秘书处长助理的经典案例。
琼瑶是一名年轻有才华的秘书，她在洪秘书处长办公室工作期间，充分发挥了自己的才华，帮助洪处长提高了整体工作效率。
案例描述：洪秘书处长是一个非常忙碌的人，他经常需要与各个部门进行沟通，处理各种事务。
洪处长的日程安排总是非常紧张，他需要一个能够协助他处理日常事务的助手。
琼瑶被选为洪处长的助理，她的职责包括协助洪处长安排会议、处理文件、跟踪项目进展等。
出于对工作的热情和责任心，琼瑶努力工作，始终保持高效率和良好的工作态度。
经典案例分析：1. 高效的安排和组织能力：琼瑶在工作中展现出了卓越的安排和组织能力，她能够合理安排洪处长的日程，并确保每一项重要事务能够及时得到解决。
她通过制定详细的工作计划和使用时间管理工具，帮助洪处长实现了时间的最大利用。
2. 准确的信息处理能力：作为洪处长的助理，琼瑶需要处理大量的信息，包括文件、邮件和电话等。
她通过积极的学习和实践，掌握了高效的信息处理技巧，在面对大量的信息时能够准确把握重点，提取关键信息，及时传递给洪处长，帮助他迅速做出决策。
3. 卓越的沟通和协调能力：作为洪处长的助理，琼瑶需要与各个部门进行沟通和协调。
她以积极主动的态度，与各个部门的工作人员保持紧密的联系，及时了解项目的进展和问题，并协调各方资源，确保工作的顺利进行。
4. 出色的团队合作能力：琼瑶懂得团队合作的重要性，她与洪处长及其他同事之间保持良好的沟通和协作，能够与他们建立起互相信任的关系，形成高效的工作团队。
她能够积极倾听他人的意见和建议，并灵活调整自己的工作方式，以便更好地配合团队的目标和需求。
案例启示：1.培养良好的时间管理能力：在日常工作中，秘书需要面对大量的工作，因此良好的时间管理能力对于提高工作效率至关重要。
通过制定详细的工作计划和合理安排时间，能够更好地进行工作安排。
公司办公室管理规定案例
公司办公室管理规定案例一、目的公司为了提高办公室工作效率，保证员工的工作秩序和员工的生活品质，制定了下列管理规定。
二、工作时间1.公司实行弹性工作制，员工可根据自身实际情况，合理分配工作时间，保证完成工作任务。
2.公司规定工作时间为每天上午9点至下午6点，每周工作5天，每天工作8小时，中午休息1小时。
3.公司要求员工按时签到和签退，不得迟到、早退，不得擅自调整工作时间。
三、工作纪律1.员工须按照工作任务和时间要求，认真完成工作。
2.员工不得将个人事务带入工作时间，不得使用公司办公设备进行个人娱乐或上网。
3.员工应严格遵守机密协议，对公司的商业机密、客户数据等保密信息负有保密义务。
四、办公环境1.员工要维护办公场所的整洁和环境的卫生，禁止吃零食、吸烟等破坏办公环境的行为。
2.员工要注意使用公共设施，保持设施的完好和书写器具的正确使用方法。
3.员工离开办公区域时，应随手关门，关闭电脑及其他电器设备。
五、会议室使用1.员工使用会议室需提前预约，确保他人使用需提前通知。
2.会议室使用期间禁止吸烟、吃东西等妨碍他人的行为。
3.会议室使用后，员工要及时清理，确保会议室的整洁和设备的正常使用。
六、通信设备使用1.员工应妥善使用公司提供的通信设备，不得私自调整设备设置或安装其他应用程序。
2.禁止在工作时间使用个人通信设备进行娱乐活动。
七、员工待遇1.公司将为员工提供良好的工作环境，包括舒适的办公室、员工福利等。
2.公司将为员工提供免费的茶水、咖啡等饮品，并设有自助餐厅，提供员工工作餐。
八、违纪处理1.对于违反公司办公室管理规定的员工，公司将对其进行批评教育，并根据情节轻重给予相应的处罚。
2.对于严重违反公司办公室管理规定的员工，公司将依法进行严肃处理，包括解除劳动合同等。
以上是我公司制定的办公室管理规定，公司将根据情况适时进行修订和完善。
希望员工们能够自觉遵守规定，共同营造良好的工作氛围和办公环境。
办公室事务处理案例 接打电话等
小林刚受了领导的批评，心情不好。
这时办公室桌上两部电话同时响了起来，小林拿起一部，没好气地说：“你好，华润公司，请讲。
”“我是周洲，请转告刘助理，我明天9点下飞机，叫她派车来接，同时带上编号TG5193的那份合同，我有急用。
千万别忘了。
”这个电话的声音有些含糊不清，显然是用手机从远距离打来的。
另一部电话仍然在响。
小林拿起电话：“喂？”“化工公司吗，我找李主任。
”“什么化工公司？”“你们是生产肥料的嘉华化工公司吗？我找销售部李主任。
”“我们是华润公司，你打错了。
”说完把电话重重地一挂。
一会儿，刘助理走过来问。
“小林，周副总有没有来过电话？”“是叫刘洲吗？刚来过。
”小林想起了要通知刘助理的那个电话。
“他说了些什么？”刘助理问。
“他说要你接机，好像还要带份文件。
”“哪个航班，几点，哪份文件？”刘助理问道。
“这个，我记不清了，”小林红着脸低下了头……问题：请指出小林在接电话过程中存在哪些问题？如果你是小林，你会如何处理这几个电话？（讨论法）答案：1、应控制情绪，面带微笑，温和礼貌接电话。
2、小林没有做好电话记录。
3、在听不太清楚的情况下应让对方再重述一遍，或者再拨回去搞清楚，因是领导交代的重要事情。
4、第一个电话还未完成，也未向对方解释和抱歉就接了第二个电话，很不礼貌。
5、不能粗暴对待打错的电话。
不要说“打错了“就马上很重地挂掉，而应礼貌地说“我想你拨错号码了”，再轻轻地挂上。
6、要善于自制，正确对待领导的批评。
不能将负面情绪带入工作中去，使工作状况更恶化，错上加错。
小陈是某机关办公室的秘书。
有一次他正在办公室办公，突然电话铃声响了。
此时陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问道：“请问你找谁？”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。
”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方吵起来了，最后刘秘书大声说道：“你今后要帐时先找对人再发火。
这是办公室，没有你要找的那个刘天亮！”说完就挂断了电话。
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安徽广播电视大学
2011年5月
第一题
新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了 不影响公司的工作。在征得上司的同意后，她请自己最 好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈 小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她， 并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自 己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话 铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是。” 来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在。” 来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是 。” 来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐： “1.8美元。” 来电者：“1.6美元一打行不行？”陈小姐：“对不起
第三题
• 她又看了几封信，其中有一封急件，觉得 应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起 放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国 地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信 封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地 址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打 印在右下角。 你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请 讲出理由并说明正确的做法。
第五题
•
会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结
果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，
大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，
呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马
上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾
已陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗，
有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有
通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售
员会议，会议重要，请务必出席。”
第十一题
•
星期四上午8：30左右，有2个销售员到了
会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不
开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售
员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们
已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩
对方回答：“如果方便，我希望很快见到李总”。
小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会
有具体准确的约见时间。“您看，很不凑巧，今天上午李总刚好
有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候。
或者另约时间，可以吗？”
钱经理马上表示同意。小胡接着说：“您看我怎么向李总汇
报您的情况？”
经交谈，小胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错
，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些
错？
第二题
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示 了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张 副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导 的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也 因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些， 支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为 此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，
是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话
让研发中心的人取走了。
小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，
正确的做法应该是怎样的？
• 请将下列文件分别组第合成十三题至四个案卷，并拟制案卷 标题： （1） 市教委关于2003年招生工作的通知； （2） 东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； （3） 东方学院2003年招生工作计划； （4） 东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教 委）； （5） 市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； （6） 东方学院院务会议关于调整系主任的决定； （7） 东方学院关于调整系主任的通知； （8） 东方学院关于做好开学工作的通知； （9） 东方学院各系关于开学准备工作的报告； （10） 东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； （11） 东方学院各系关于提高教学质量的报告； （12） 东方学院2003年度工作总结；
请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？ 面对这种情况小曹应该怎么办？
第三题
• 文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处 理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐 正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有 一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过 笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信 都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一 角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在 一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐 拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲 爱的红：……”，她意识到拆错了信，匆匆看 完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表 还是有些痕迹）。
工商名录做广告，拉客户的。这类事不是第一次遇到，小胡知道
接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕之王”，还须“恭敬送
神”好。
•
经与李总联系，从第他四那里题得到的答复是“不见”，
小胡当然不能“直言相告”。
“钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户讨
论谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，怕要耽误
您太多的时间了。您看是这样，我公司虽在本市，但大
。
第九题
•
于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对
方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第
二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片
，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小
王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。
小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产
品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，
，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？
”
小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确
的做化工公司的总经理出差了，这次
的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文
员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了
邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公
第五题
• 波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产 品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总 经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影， 进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会 议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘 小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决 定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8 月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五 分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在 9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎 明大厦的会议厅。
第十一题
•
公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星
期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要
求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不
太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门
转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员
。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的
事忘了。
一直到星期三下午，经理问她会议通知了
没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的
多数的业务还是在与外省市和外商之间，全国工商名录
上，我公司已在册，本市工商名录上再登当然对本公司
也有益，具体事项，我一定请示李总，并尽快电话与您
联系，您看，我可以打名片上您的联络电话吧！”
“好，好。”嘴上这么说，钱先生已显不悦。
“另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马
小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做公共关系形象广
• 你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失
误，他应该怎么做才对。
第八题
•
东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的
法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国
某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和
作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小
沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，
还化了一番功夫进行了打扮。
，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，
说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座
位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的
情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人
似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着
头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……
你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应
告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作
……她的联系电话是67559831，这是我的名片，您可以
直接与马小姐联系。”
“好，好！”钱先生的口气变得和缓了。
第四题
“钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我 公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上，我可 以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便 些，您看是否可以？” 钱先生告退时的微笑是真诚的谢意，因为他受到的热情 的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到 电梯口。 问题： 1、 小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？ 2、 小胡的做法是否正确？有没有不当之处？ 3、 小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理 ？是否违背办公室人员的职业道德？ 4、秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应 该有求必应,引见给领导吗？
•
第四题 文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自
称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排，却并没有发
现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的
，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小
胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、端茶，然后问道
；“您是否和李总约在上午见面”
经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的
茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还
价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一
边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的
背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你
给毁掉了，无能！”
小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我
地离开了办公室。