办公自动化 第12章

二、复印机的使用方法 将复印机连接好之后，就可以使用复印机复印文件， 其具体操作如下： （1）开机预热。按下复印机的电源开关，这时机器 面板上出现预热等待信号，表明定影器的预热升温。预热 结束后，复印机上的指示灯由红变绿，表示机器预热完成， 可以进行复印。
（2）准备工作。将要复印的稿件放在复印机附近伸 手可及的地方，如果稿件中有不清楚的地方，先将其修改 清楚，再进行复印。将原稿放在稿台玻璃相应的标线之内， 如B5，A4等。原稿放置方向应与所选复印纸的方向一致， 然后将复印机盖板压在原稿上，且应将盖板尽量盖严，以 免因为漏光而造成复印件出现黑边等情况，影响稿件的外 观。
（3）不宜在高温、强磁或强腐蚀气体环境中使用传 真机，因为这样会影响传真机记录的印字质量，或对电 子线路造成不良影响、干扰通话等。 （4）不要传真带有装订针、大头针之类的文件以及 墨迹或胶水未干的稿件，因为类似的硬物质会引起传真 机发生故障；稿件上的墨迹或胶水易弄脏扫描玻璃，导 致传真的质量下降。 （5）不宜在打雷下雨时使用传真机，因为雷容易通 过电话线损坏传真机。在打雷下雨时，应关掉传真机的 电源，将电话线插头拔掉。
四、打印机的日常维护 在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在 日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。 通常，要注意以下几点： （1）使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在 放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。 （2）在打印过程中不要打开打印机盖，以免造成卡纸。 如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修 部门检修。
4．手动接收 手动接收传真就是指有电话拨入，当用户按传真机上 的“开始”键给对方一个传真信号时，才能接收到对方传 送的传真的方式。 5．自动接收 自动接收传真就是当有电话拨入时，无须用户接收电 话，就直接将其转入传真模式的方式。在该方式下，只要 电话接通，就可以接收到对方发送的传真。
三、传真机的日常维护 传真机在使用过程中，应该经常进行擦拭，保持传真 机的整洁干净，还应该养成良好的操作习惯，以延长传真 机的使用寿命。在平常的使用过程中，应注意以下事项： （1）不要频繁地开关传真机，因为这样会加速传真 机内电子元件的老化，缩短传真机的使用寿命。 （2）使用标准的传真纸。如果传真机的光洁度不够， 可能会造成热敏头和输纸棍磨损。
第十二章 常用办公设备的使用
第一节 打印机的使用 第二节 传真机的使用 第三节 复印机的使用 第四节 扫描仪的使用 第五节 刻录机的使用 习题十二
第一节 工具选项板
工具选项板主要用于快速创建常用的对象，如图案填充 以及图块插入等操作。 一、使用工具选项板 启动工具选项板命令有两种方法： 菜单栏：选择“工具”→“工具选项板窗口”命令。 工具栏：单击“OLPALETTES，并按回 车键。
第二节 传真机的使用
传真机可以准确、快速、原样地传送和接收文字、图 像等信息，已经成为企事业单位必不可少的通信工具。 一、安装传真机 传真机作为一种方便的通信工具，其功能非常强大， 但它同时又是一种很精密的仪器，因此在安装时要特别小 心。具体的安装过程如下：
（1）将电话受话器软线插入受话器插座（HANDEST 插座）。 （2）用附带的电话软线将电话线路与电话线插座连 接好（LINE插座）。 （3）将传真机的电缆插入电源插座。 （4）将其他外接电话或应答机器的可用电话软线连 接在传真机的外接电源插座（EXT.TEL插座）上即可。
图12.1.4 暂停打印文档
如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档”→“继 续”命令即可。 3．清除打印 如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将 某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文 档，选择“文档”→“取消”命令即可。
4．更改打印顺序 当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式 按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后 顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该 任务后将其拖至打印队列的前方或后方即可改变其打印 顺序。
（3）如果打印的页面产生白线，可将硒鼓取出轻轻 晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多； 如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。 （4）当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题，应 先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在 打印机内，应小心将其慢慢拉出。
（5）如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时， 应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。 （6）如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱 上的Reset键3秒钟左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换 墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。 （7）使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该 图像尺寸不能太大，这样很容易在打印的过程中出现死 机或乱码现象。
（5）预置复印数量。根据复印份数的多少，设置合 适的数量。设置复印数量的方式有旋钮式和按触式两种， 一般可将其设置为1～99，有些复印机可达到999页。按触 式需要用户用手指触压按键上的数字进行设置；旋钮式需 要扭动旋钮进行设置。 （6）设置复印件浓度。当原稿中的文字或图片较淡 时，可将浓度设置得较深；当原稿中的文字或图片较清晰 时，可适当减淡浓度，以使复印件效果较好。
第一节 打印机的使用
打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它，可以 打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中， 还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。 一、连接打印机 计算机上的打印机接口有SCSI接口、EPP接口和USB 接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口， 只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接 通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进 行连接：
（5）复印的过程中会遇到各种色调深浅不一的稿件， 此时，应以字迹为条件，适当减少曝光量。具体方法是加 大显影浓度，将浓度杆拨向加深的一侧；如果要复印图片、 照片等反差小、色调深的原稿，则应减少显影浓度，将浓 度调节杆拨向变淡的一侧，如果还不行，可以将曝光窄缝 板抽出，把光缝调宽一些，即可使图像变浅。
1．激活打印机窗口 要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用 一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命 令，选择该命令，即可激活“打印机管理器”窗口，如图 12.1.3所示。
图12.1.3 “打印机管理器”窗口
2．暂停打印 在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸 用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打 印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印 机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文 档”→“暂停打印”命令，即可将选中的打印文档暂停， 如图12.1.4所示。
（6）在连续复印文件的过程中，如果要复印某个加 急文件，可先按下控制面板上的“暂停”按钮暂停当前 正在处理的任务，同时将复印数量自动恢复为1。此时， 用户可重新设置复印数量，等该加急任务处理完毕后， 再次按下“暂停”按钮即可继续工作。
（1）找出打印机的电源线和数据线。 （2）把数据线的一端插入计算机的打印机端口并拧 紧螺丝，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧 紧螺丝。 （3）将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的 另一端插入交流电插座中。此时，即可将打印机连接到计 算机上。
二、安装打印机驱动程序 将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能 使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像 使用其他外设一样使用打印机。安装打印机驱动程序的具 体操作如下： （1）选择“开始”→“打印机和传真”命令，打开 “打印机”窗口。在“打印机任务”选项区中选择“添加 打印机”选项，弹出“添加打印机向导”对话框，如图 12.1.1所示。
二、收发传真 将传真机安装完成，并且在其中安装了传真纸之后， 就可以使用传真机收发传真。发送和接收传真可分为手动、 自动和定时等多种方式，下面简单介绍其中几种常用的方 式。
1．手动传送 手动传送就是先拨通对方的传真号，当对方传来传真 提示音后才开始发送传真，其具体操作如下： （1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。 （2）拨打对方的传真号码，当传来传真提示音后即 可自动进行传送。
图12.1.1 “添加打印机向导”对话框
（2）用户可根据向导的提示，通过单击“下一步”按钮 来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开 始”→“打印机和传真”命令，即可查看新安装的打印机，如 图12.1.2所示。
图12.1.2 新添加的打印机
三、管理打印任务 打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可 以使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应 用程序中打印文档时，应用程序将打印机、字体和文档信 息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印 工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的 错误提示给用户。
三、复印机的使用技巧 使用复印机的过程中掌握一些使用技巧，既可以使复 印工作变得简单有序，又可以提高复印件的质和工作效率。 复印机的使用技巧主要包括以下几方面：
（1）复印机预热时要花费较长的时间，如果用户要 复印多份相同的资料，可将其工作模式设置为连续复印 状态，并根据要复印的份数设置好要复印的页数。也可 以将要复印的文件集中在一起复 印，这样既可以提高工 作效率，又可以避免因频繁地开、关复印机而造成其内 部元器件的老化。
安装传真机时要注意以下事项： （1）使用前要仔细阅读使用说明书，按照说明书 的步骤正确安装机器。 （2）要注意电话线的连接，注意2芯线和4芯线的 区别。
（3）线路通信质量的简单判断。如果线路质量较差， 则在传真机工作时会引起文件内容丢失、通信线路中断等 情况。用户可摘机后听拨号音是否有异常杂音进行判断。 （4）常用的传真纸有热敏纸和普通纸两种。热敏纸是 在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑 色，所以热敏纸有正反面之分，因此，安装时要按照说明 书或传真机内的指示图将其安装正确。
（2）使用自动送稿器可以提高工作效率，避免每次 送稿都要掀起稿台盖板的麻烦。 （3）将纸盒内的复印纸摆放整齐、平整，这样可以 避免在复印的过程中出现卡纸情况。 （4）如果原稿上有污迹，在复印前应使用白纸条将 原稿中的污迹遮住，以使复印件较美观。如果要复印书 籍，可以用白纸将目标复印区域以外的地方遮住，以消 除复印的书籍中页与页之间的阴影。