机关文书档案的整理归档方法和要求

机关文书档案的整理回档方法和要求
〔2008年4月2日〕
一、什么是文件材料的回档整理？
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保持的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、上述定义包括以下几层含义：
1、办理完毕的；
2、文书材料；
3、根基整理单位是“件〞；
4、整理的根基环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。

三、回档文件整理缘故此：遵循文件的形成规律，维持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

四、工作要求：
强化收集、简化整理、细化检索、深化利用
五、文件材料整理回档的具体操作方法和要求
〔一〕收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保持价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实正确
如何才能做到齐全完整？
1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、要紧工作内容。

2、制订本单位的回档制度。

回档制度包括回档范围、回档时刻和回档要求三局限内容。

〔1〕明确回档范围
所有反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属回档范围。

各单位应依据?新?，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料回档范围。

各单位制定的回档范围，报送档案治理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。

〔2〕回档时刻
回档工作要求在次年的五月底之前完成。

确保按时完成一般运用三种形式结合收集：
A、随办随回；
B、定期收集；
C、年终集中收集。

〔3〕回档要求
A、回档的文件材料应齐全完整、内容正确。

制成材料要耐久典型。

字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。

B、收集工作应立足本单位，注重业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。

C、文电合一。

D、底稿随印件一起收集。

要是底稿是直截了当在计算机上起草的打印件，因此一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。

要是计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并回档。

E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集回档。

F、附件随正件收集回档。

G、关于同一咨询题的请示和批复应一起回档。

〔二〕确定“件〞
回档文件整理方法是以“件〞为单位，进行文件级整理。

确定“件〞是回档文件整理工作的要害之一。

“件〞应该定一定要掌握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不回档，但发文稿纸必须回档,且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如D委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分不为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；
10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕分不为件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时刻等〕组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，要是单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成要是干件；
〔三〕件的装订
件的装订要紧是为了固定“件〞，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在维持原貌的前提下进行。

1、件的修整：
〔1〕对破损文件进行修裱；
〔2〕对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
〔3〕往除文件上易腐蚀的金属物；关于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。

〔4〕关于过大的文件进行折叠时应注重尽量减少折叠次数。

〔5〕小于16开的纸张应用A4纸贴衬。

〔6〕空白纸张抽除。

2、装订：
我区一般采纳不锈钢钉在文件的左侧装订。

较厚的仍用三孔一线进行装订。

文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多。

〔不锈钢钉应采纳档案行政治理部门监制的。

〕
3、件内的排序：
〔1〕正本在前，定稿在后；
〔2〕正文在前，附件在后；
〔3〕原件在前，复制件在后；
〔4〕转发文前，被转发文在后；
〔5〕计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
〔6〕文件处理单〔办文单〕回档的应放在最前面。

〔四〕件的分类
分类是回档文件整理工作的根基步骤。

是将回档文件按来源、时刻、内容等方面的异同，分成要是干层次和类不，构成有机体系的过程。

我区统一采纳“年度—保管期限〞的分类方法。

1、按年度回档：
〔1〕一般文件回进文件签发年度。

如谋划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均回进文件的签发年度。

〔2〕跨年度办结的文件回进办结年度。

如处理案件、同一咨询题的来文和复文等；
〔3〕跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度回档
〔4〕几份文件作为一件时，回进排在最前面文件的签发年度。

如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。

2、按保管期限回档：
文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。

凡区委、区政府及区级机关各部门普发的，且不属于收文单位要紧职能范围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。

〔五〕“件〞的排列
排列是将每份回档文件先后排列有序化的过程。

即在同一保管期限内按事由结合时刻对回档文件进行排列。

事由是指一件具体的事，或一个具体的咨询题，或一段较为紧密的工作过程。

一般一份文件确实是根基一个事由。

“年度—保管期限〞分类方法对回档文件进行排列确实是根基在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时刻顺序进行排列。

具体情况处理：
1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后；
2、回档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限回档文件的后面，而不必插进其中；但这种情况应在备考表中加以讲明，在实际整理中应尽量制止。

3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起回档；
这种分类方法也可做到文件随办随回，但要是文件数量较多不易手工检索。

鉴于大局限单位回档文件为年终集中收集模式，因此文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时刻集中排列的方法。

如此能够做到兼顾手工检索与计算机检索。

〔六〕编制回档号
回档号是将回档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。

在
单位：mm
1、盖章要求：
〔1〕回档章一般采纳红色印泥，盖在回档文件首页上端的空白处。

一个单位回档章加盖的位置应统一；
〔2〕回档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
〔3〕要是回档文件前有文件处理单〔办文单〕，回档章可加盖在文件处理单〔办文单〕上。

2、回档章具体栏目的填写：〔1〕全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。

交通系统统一暂空不填。

〔2〕年度：填写文件回档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪
年，如“2007”，不必加“年〞。

〔3〕保管期限：填写回档文件保管期限的简称，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。

〔4〕件号：填写回档文件的排列顺序号。

包括室编件号和馆编件号。

在档案室只要求大伙儿编制室编件号，要是统一采纳“年度-保管期限〞分类方法，因此一个单位每年永久、30年和10年三个流水号，每年根基上从“1”开始编。

馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。

实行文档一体化治理模式时，件号系统会自动给定。

〔5〕机构或咨询题栏：此栏不必填写。

〔6〕〔总〕页数：填写每一件回档文件中有图文的页面的总数。

要是这份文件有页码的因此不必重新编页码；要是无页码因此在文件的右下角用铅笔编页码；要是此件回档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，因此不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；要是无页码，因此需通编页码。

〔七〕编制回档文件名目
编目是指对回档文件编制回档文件名目的工作。

编目应做到正确、全面、具体、深进，以适应档案治理现代化及计算机检索的需要。

此项工作在手工治理条件下，需要档案人员手工录进；要是实行文档一体化治理模式，此工作在文件收发时可一并完成。

填写回档文件名目的要求：
1、件号：填写室编件号。

作为一件瞧待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分不编件号。

2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。

可写通用简称或全称，注重不要用“本公司、本处〞等。

要是是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。

3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。

如武档发[2007]12号。

没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一〞或“某刊第几期〞等。

4、题名：即文件标题。

一般应如实填写。

〔1〕没有题名或题名不典型的可自拟标题，外加“[]〞号；如干部任免、表彰先进等文件；
〔2〕在计算机辅助治理条件下，要是标题较为笼统，需进一步细化著录，以便快速检索。

5、日期：文件形成时刻，以阿拉伯数字标注年月日，如“20070611”，要是文件无日期，可用“0000”代替。

要是此件是由几份文件组成且日期不一致，因此按排在最前面的文件形成时刻填写。

6、页数：填写回档文件有字〔有内容〕页面的总页数。

7、备注：注释文件需讲明的情况。

回档文件名目应以A4幅面打印后统一装订成册，前面放置统一格式的回档文件名目封面后放进档案盒内保管。

用永乐文档一体
化档案治理软件形成的回档文件名目数据须脱机备份。

〔八〕装盒
将回档文件按室编件号顺序装进档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表名目。

装盒时应注重以下咨询题：
1、不同回档年度的文件不应放进同一档案盒；
2、不同保管期限的回档文件不应放进同一档案盒；
3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲曲折折曲曲折折折折。

4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。

有2、3、4公分的档案盒。

一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。

〔九〕档案排架
1、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度流水号。

2、排架方法：在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。

六、今年回档工作结束后材料报送要求
今年各单位文件材料整理回档工作要求于6月底前结束。

并将回档文件名目〔纸质和电子版〕、机构人员变动情况表、整理回档工作小结、单位2007年度工作总结〔或工作年鉴〕和各单位2007年度始发电子文件〔用光盘保持〕等材料装盒后报送区档案局。