电子邮件使用规范通知

电子邮件使用规范通知
尊敬的各位员工：
为了更好地规范和提高公司内部电子邮件的使用效率，特制定以
下电子邮件使用规范通知，希望各位员工认真遵守并执行。

一、电子邮件发送原则
明确主题：在发送邮件时，请确保主题明确简洁，能够准确反映
邮件内容，避免使用模糊不清的主题。

礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“您好”、“谢谢”，展
现出良好的职业素养。

简洁明了：邮件内容要言之有物，简洁明了，避免冗长废话，让
收件人能够快速理解重点。

保密性：涉及公司机密信息的邮件，应当加密发送，并严格控制
收件人范围。

二、电子邮件接收原则
及时回复：对于重要邮件，应尽快回复确认，避免耽误工作进度。

妥善处理：对于不需要回复的邮件，也请及时阅读并妥善处理，
保持邮箱整洁。

注意查收：定期查看收件箱和垃圾箱，确保不会错过重要信息或文件。

三、电子邮件附件处理
合理命名：附件命名要清晰有序，避免使用无意义的文件名或过长的命名方式。

适当压缩：对于较大的附件文件，建议先压缩后发送，以节省传输时间和网络流量。

谨慎下载：接收附件时，请注意安全性，避免下载未知来源或可疑文件，以防电脑感染病毒。

四、电子邮件文明用语
避免大写：在邮件中避免使用大写字母表达情绪或强调，以免给人带来不必要的紧张感。

注意标点：正确使用标点符号和段落分隔符号，使邮件内容结构清晰易读。

文明用语：不使用粗口、侮辱性词语或歧视性言论，在沟通中保持礼貌和尊重。

五、电子邮件管理技巧
建立文件夹：根据不同主题或项目建立分类文件夹，便于整理和查找历史邮件记录。

定期清理：定期清理已处理或过时的邮件，保持邮箱清爽整洁，
提高工作效率。

学会筛选：学会使用过滤器和标签功能，将重要邮件优先展示在
收件箱中。

以上即为公司电子邮件使用规范通知，请各位员工严格遵守相关
规定，并在日常工作中做到高效、规范地处理电子邮件。

祝工作顺利！
此致
敬礼！。