合同存档编号

合同存档编号
合同档案编号管理办法(改)
合同档案编号管理办法
为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协
议、合同文本。

二、合同档案管理原则
1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。

2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合
同的有效利用。

三、合同文档的编号规则：
1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。

2、第二级为合同档案签订的年份。

3、第三级为相关合同档案的分类缩写。

包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。

如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。

4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。

四、合同文档电子版的管理：
1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。

2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。

3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。

4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。

篇二：合同存档记录表格(样表)
xxx建筑工程有限公司
合同存档记录簿
（办公室留存）
2012年
合同存档记录表
篇三：合同分类编号规则
合同分类编号规则
1、目的
为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，适应管理的需要，根据公司实际情况，特制定本规则。

2、范围
2.1本规则除特别指明外，适用于：
2.1.1福建省嘉晟建设发展有限公司及其分公司和各项目；
2.1.2公司作为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。

3、职责
3.1人事部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督；
3.2 公司各职能部门各项目合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。

4、原则和方法标准描述
4.1合同分类编号应遵循下列原则：
4.1.1适应公司主营业务的合同管理需要；
4.1.2与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；
4.1.3公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

4.2 合同分类编号
4.2.1各类合同均按级编码进行分类编号，各级编码之间以“-”号分隔。

4.2.2 合同编号方法：（按五级编码）
4.2.2.1一级编码：根据公司项目所在城市或地区名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是城市名称前两个汉字拼音的第一个声母。

分公司和各项目的编号按下表中代码执行。

新设立地区分公司和项目按照上述方法进行编码，如新编码与先成立公司项目的编码相同（如苏州将与深圳的代码相同），则由人事部为新设项目指定代码。

如下举例：
地区总部漳州泉州厦门龙岩惠州惠安晋江南安简称
代码ZB ZZ QZ XM LY HZ HA JJ NA 南京NJ
4.2.2.2二级编码：合同共分为七类（施工合同、劳务分包合同、买受合同、销售合同、租赁合同、劳动合同、其他合同），相应编号按下列括号中大写声母表示。

施工合同（SG）：包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同；
劳务分包合同(LW）：包括木工、砌工、抹灰、油漆、钢筋、混凝土、脚手架、模板、焊接和水暖电等合同；
买受合同（MS）：包括分期付款、样品买卖、试用买卖、拍卖和房屋买卖等合同；销售合同（XS）：包括所有销售合同；
租赁合同（ZL）：包括所有租赁合同；
劳动合同（LD）：包括所有劳动合同；
其他合同（QT）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。

4.2.2.3三级编码：为工程项目简称中汉字拼音的第一个声母（大写），如四季康城，代码为SJKC,统一按下表中代码执行。

对各新建项目的代码，应由各项目管理合同的职能部门对项目简称代码进行明确规定，并在确定后报人事部备案。

项目名称
代码中骏雍景台YJT 中骏四季康城SJKC 万道商业广场WD 4.2.2.4四级编码:按签约年月日分类，编号代码为年月日的六位
阿拉伯数字。

4.2.2.5五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999。

4.2.2.6编号举例：
惠安万道商业广场建筑安装总承包工程施工合同
编号：HA-SG-WD-141106-001
4.2.3 补充协议的处理
4.2.3.1 补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以大写英文字母(A、B、C...)标识。

如：流水号为088合同的第一份补充协议的编号为“…088A”。

4.2.3.2 编号举例：
惠安万道商业广场建筑安装总承包工程补充合同（一）
编号：HA-SG-WD-141106-001A
4.4附则
4.4.1本规则自发布之日起施行。

4.4.2本规则解释权属人事部。

4.4.3本规则未尽事宜,由人事部另行制定实施细则。

二〇一五年一月十六日。