有限公司应收账款管理实施办法

应收账款管理实施办法
为了进一步规范和加强公司应收账款的管理，优化应收账款的结构，改善公司资金周转情况以及提高公司运营质量，有效防范和控制应收账款风险，特制定本办法。

一、基本原则
（一）建立应收账款的信用调查、风险评估机制；
（二）建立应收账款的对帐机制；
（三）建立应收账款帐龄分析汇报机制；
（四）建立应收账款事前预防、事中控制、事后追收机制。

二、应收账款的界定
应收账款是指公司销售产品后，应该向客户收取而实际还未收到的货款（或者指公司向客户提供服务后应向客户收取而实际还未收到的款项）。

因此，凡按照合同约定，已开始履行合同义务而未收回的货款均界定为应收账款。

三、应收账款的管理机构及日常管理
（一）公司应收账款管理机构
1、公司成立应收账款管理领导小组，向公司总经理负责并汇报工作，全面负责公司应收账款的组织与协调工作，即：负责相关合同和档案的清理、核实债权，组织内部、外部对帐，并配合、协助、督促相关部门的清收工作。

应收账款管理领导小组在工作过程中有权调用公司各部门人员及调阅相关资料。

公司广电事业部、财务部门和法务监察部门是该小组的日常工作机构，其主要职责如下：
（1）广电事业部负责组织实施应收账款的清收工作，并在事前有效控制有不良应收账款风险的合同，合同执行过程中严格按进度回款；
（2）财务部门负责应收账款的后台管理与支持服务，建立应收账款总台帐和指导广电事业部建立应收账款分台帐；
（3）法务监察部门负责疑难应收账款的清收工作（含销售合同经办人员已离开公司而未收回的到期应收款，需要通过法律手段催收的应收款，公司交办清收的专项应收款等），为销售工作提供法律方面的服务与支持，以及按照合同管理办法的相关规定参与合同评审。

2、应收账款管理领导小组成员构成
组长：公司总经理
常务副组长：公司分管经营工作的副总经理
副组长：广电事业部分管应收账款管理的副总经理、公司法务监察部门负责人、公司财务部门负责人
组员：广电事业部专职应收账款清收工作人员、财务部门应收账款会计、法务监察部门律师
公司总经理授权公司分管内部管理的副总经理对该小组工作实施监督和检查。

（二）应收账款的日常管理
1、广电事业部每单合同履行（发货）后，财务部门立即介入，加强与对方单位财务部门的联系沟通，完成应收账款的对帐工作；
2、每单合同若发生价格、产品型号、付款周期等变更事项，广电事业部要立即通知财务部门，财务部门应作好相关资料的收集、完善及对帐工作；
3、对应收账款中存在的问题，财务部门要加强与广电事业部的联系，做到及时发现，及时处理；
4、广电事业部应当及时将有关客户资料、合同签订、合同履行、合同变更等相关资料及时传递到财务部门，以便配合财务部门做好应收账款的对帐工作；
5、公司各相关部门应及时解决应收款清收中存在的产品质量、技术支持、维护维修、产品退货等一系列相关问题。

（三）应收账款回款统计
应收账款统一按“先进先出”的原则处理，同一客户先后与公司签订销售合同的，如有两个及两个以上销售合同，或与客户有长期业务往来的均未全额收回，其回款统计按时间先后顺序冲抵应收账款数额。

（四）应收账款管理相关工作流程
1、应收账款信息提供流程
（1）财务部门向广电事业部、法务监察部门提供真实有效并签字盖章确认的应收款相关资料（台账信息、预结算资料及相关合同的基价、销价等）及依据。

（2）财务部门应每天到银行查收货款的回笼情况，并及时通报广电事业部、法务监察部门。

2、应收账款清收转移流程
广电事业部整理因各种原因要转移的应收账款，报经公司总经理批准后转移给法务监察部门，同时移交相关资料（合同履行中的函件、价格、数量、产品种类的变更资料）。

四、应收账款的台账管理
（一）总台帐管理
财务部门应按照合同类别、签约部门、签订时间、签订人等分别建立
应收账款总台帐，根据合同总台帐的管理，对每一笔应收账款要进行清理、排队，通过分析编制应收账款帐龄分析表，密切监控用户已到期债务的增减动态，以便广电事业部和公司法务监察部门采取措施加大力度催收。

应收账款总台帐应当包括：
1、合同原件
2、合同经办人
3、合同价格
4、合同应收款数额
5、合同约定的付款期限
6、合同逾期的期限（分期或全额逾期）
7、欠款余额
8、债权凭证（企业询证函、债务确认函等）
（二）分台帐管理
1、广电事业部指定专人建立部门应收账款的二级台帐管理。

2、二级应收账款台帐的设立内容应当与应收账款总台帐一致。

3、二级应收账款台帐的管理人员应当及时将应收账款中存在的问题，以及合同约定的付款期限将至的情况及时向部门负责人汇报，用于指导部门开展回款工作。

五、应收账款的风险控制
（一）加强应收账款的事前预防工作
1、在签订销售合同之前，经办此事的销售人员须提供客户的资信状况信息。

对于信用差、不能按期付款、偿债能力有限的用户，要限制签订合同或不签订合同；
2、对于尚欠公司货款未支付的客户，除与其签订并执行先款后货的合同外，公司不再向其发货。

凡公司再与此类客户签订合同（须是先款后货的合同），也须纳入非正常合同评审程序，法务监察部门要参与评审；
3、对于已有逾期货款的客户，公司不再向其发货。

（二）加强应收账款的事中控制工作
1、根据合同约定的每一笔货款的付款期限，销售人员必须提前进行
催收，同时财务部门应当督办检查；
2、对即将逾期的应收账款，广电事业部应安排专人，有计划、有方案地进行催收；
3、对应收款已全额逾期三个月，仍然无法收回的，要进行分析、研究，必要时应当移交公司法务监察部门负责清收，原经办的销售人员要积极配合。

凡移交到法务监察部门进行清收的应收账款，对于法务监察部通过诉讼方式清收的应收款，诉讼费用（含案件受理费、其它诉讼费、财产保全费以及诉讼过程中产生的各种差旅费和招待费等）原则上由合同签订人承担，公司视其配合情况可适当减免一些费用。

（三）加强应收账款的事后追收工作
1、对于未按进度回款的客户，要分别采取电话、传真、信函、常规清收、诉讼催收等方式，加大力度限期收回货款；
2、对于客户信用良好，届时出现偿债能力有限的应收账款，也可采取延长期限，减免违约金等方式达到及时收款的目的。

六、逾期应收账款的管理
（一）逾期应收账款的界定
凡超过销售合同约定的最后一笔回款期限（质量保证金除外）而尚未全额收回而形成的应收账款，称为逾期应收账款。

（二）逾期应收账款的控制与管理
1、财务部门建立逾期应收账款的台帐、做好基础记录；编制逾期应收账款帐龄分析表，掌握客户付款的时间进度；及时向广电事业部及其它部门发出警示、通知和督促；
2、对逾期应收账款实行第一责任人终身负责制，即合同签订人经手的业务出现逾期应收账款的，要负责清收或者配合公司法务监察部门清收；
3、从销售合同约定的最后付款期限（质保金除外）到期日的次日起开始发生的逾期应收账款，视同合同签订人占用公司资金，公司按逾期应收账款总额每日万分之二点一对合同签订人计算资金占用费，计算时间从
该笔应收款逾期形成之日起至该笔款项收回之日止，此费用在该合同签订人的个人资金账户（含费用、提成、个人岗位责任储备金与不良应收款风险金账户）中扣除。

资金占用费最高额不超过合同签订人在该笔合同的所有应得收益（含提成工资和高出提成奖励部分之和）。

4、对于所欠公司货款逾期的客户，销售人员须同客户交涉要求由其承担所欠货款的利息（按银行同期利率进行计算）；凡通过交涉客户承担了逾期货款利息的，可以对经办的销售人员免除该笔应收款的罚息；
5、如果合同签订人经办的业务发生坏帐损失，无论责任人是否离开公司，都要追究其相关经济赔偿责任和法律责任。

（三）逾期应收账款的催收管理
1、原则上应收账款形成逾期后，公司给予三个月的催收期，合同签订人与公司签订目标责任书（把责任落实到具体的项目、时间和金额），即在规定的时间内收回全部逾期款项，签约部门承担连带催收责任；
2、合同签订人员没有在催收目标责任书规定的期限全额收回逾期款项的，该笔逾期应收款转入公司法务监察部门进行专项清收。

合同签订人必须全力配合，防止出现呆、坏帐，给公司造成经济损失；
3、凡出现逾期应收账款，则不再对该合同进行结算（含预留提成部分）。

对存在逾期应收账款的合同签订人，除按规定在其个人账户扣减资金占用费外，如该合同逾期应收款已转入法务监察部门进行专项处理，则同时对该合同签订人该笔合同已经拨付给个人账户上的提成余额（已回款应提成工资预留部分和高出提成奖励部分）予以剥离扣回公司，不再以任何形式发放；对该笔逾期应收账款产生的损失（含公司清收费用），由合同签订人以个人岗位责任储备金与不良应收款风险金来承担，额度以逾期应收账款余额的5%计；公司对已拨付给该合同签订人的专项催收应收款的借款须予以追缴。

七、应收账款的监督处罚制度
凡有下列情形之一，造成应收账款不能按期收回的，或给公司造成经济损失的，视情况分别给予责任人和责任部门行政处罚、罚款500～1000元、赔偿经济损失的处分。

（一）违反合同评审程序，或未通过合同评审而签订销售合同的；
（二）提供虚假的客户资信状况信息、欺骗公司而签订销售合同的；
（三）在合同评审过程中管理把关不严、或未按规定严格履行审核职责，签订销售合同而无法全额收回货款，给公司造成经济损失的；
（四）未按公司合同管理办法的规定签订销售合同而无法全额收回货款，给公司造成经济损失的；
（五）因主观过错，未能按期收回应收款，造成呆、死帐的。

八、对于公司其它部门产生的应收账款的管理和清收，均按本办法执行。

九、公司已下发的其它相关文件规定与本办法发生冲突和矛盾的条款，以本办法为准。

十、本办法从二00五年八月二十六日起生效，解释权归公司财务部门。