做好新时期办公室行政管理工作的思考

做好新时期办公室⾏政管理⼯作的思考
做好新时期办公室⾏政管理⼯作的思考
摘要:办公室⾏政管理⼯作是确保单位⼯作正常运转的重要保证?阐述了办公室⼯作的重要地位?⼯作职能,并就做好办公室⾏政管理⼯作提出了建议?
关键词:办公室;⾏政管理;服务
办公室作为⼀个综合的?全⾯的办事机构,既担负着执⾏?调研?智囊等宏观管理职能,⼜担负着⽂件起草?督办协调?业务接待?通讯收发等微观服务任务,是⼀个单位承上启下?协调左右?联系内外的“枢纽?新的形势对办公室强化政务?搞好事务?规范服务等⽅⾯提出了更⾼的要求?结合⼯作实际,笔者就做好新时期的办公室⾏政管理⼯作进⾏了⼀些思考?
1 充分认识办公室⼯作的重要地位
办公室是⼀个单位的“窗⼝”,地位和作⽤⾮常重要?作为办公室⼈员,必须充分认识办公室的地位和作⽤,适应新的形势和任务的需要,努⼒提⾼服务政府⼯作的综合素质?⼀⽅⾯,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持⼀个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,⼤量地?经常性地联系上下的⼯作是通过办公室及其⼯作⼈员来进⾏的?⾏政管理岗位往往被设在办公室的“窗⼝”位置上,它担负着⽇常的办公室事务⼯作,尽管⼤多是琐碎的事务?重复的服务,然⽽⼈们往往从这个“窗⼝”来看待和评价单位的⼯作?⽐如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外?左右的单位第⼀形象,它有上级指⽰?有各种问讯?有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,⼜注意讲话的态度?艺术,才能使来电者满意?信服?因此它不仅代表和影响办公室的⼯作,⽽且直接影响到单位的形象和威信?
另⼀⽅⾯,从提⾼办公室整体效率看,机关各业务部门只负责本业务系统的⼯作,⽽每⼀项⼯作的各个环节的合理?准确?及时的衔接,都要靠办公室综合协调?处理?解决?只有找准?认识到⾏政管理⼯作特定的位置和职能,才能牢固树⽴全⽅位服务观念,积极努⼒?耐⼼细致地为领导服务?为机关服务?为基层服务.以良好的“窗⼝”形象,提⾼办事效率,促进办公室的各项⼯作有序开展?
2 正确把握办公室的⾏政管理职能
从⾏政管理的⾓度来看,办公室⾯对的⼯作主要是上级部门以及本单位下达的各项⾏政⼯作,⾯对的⼈员主要是领导和各部门⼯作⼈员?办公室的⾏政管理职能主要有四个⽅⾯?
(1)助⼿作⽤?办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执⾏并组织实施和检查落实执⾏结果,对加强机关管理?维护正常⼯作秩序?保证⼯作质量起到组织?执⾏的重要作⽤?
(2)参谋作⽤?办公室⼈员要经常深⼊⼯作⼀线,了解基层情况并听取意见?总结经验?提出改⾰建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,作好领导参谋?
(3)协调作⽤?办公室在管理⼯作中的确需要负责协调⼯作,以维持正常的⼯作秩序,及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指⽰精神,主动协调好各部门的关系?起着承上启下?联系内外的枢纽作⽤?
(4)保障作⽤?既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务⼯作及时有效地完成,保证领导集中精⼒思考和处理⼯作中的重⼤问题,⼜要同单位内各部门建⽴良好
的⼯作关系,倾听他们的意见,充分调动员⼯的积极性,齐⼼协⼒完成各项任务?
3 办公室⼯作要处理3个⽭盾
⼀是⼤局和⼩局的⽭盾?办公室作为⼀个综合部门,其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上?这就要求办公室把“⼀切服从⼤局,⼀切服务⼤局”作为⼯作的出发点和落脚点,当部门⼯作与机关的整体⼯作?⼩局⼯作与⼤局⼯作发⽣⽭盾的时候,⾃觉地做到⼩局服从⼤局?局部服从整体?同时尽⼒做好⼩局⼯作,因为⼩局⼯作是做好⼤局⼯作的基础和前提?
⼆是主动和被动的⽭盾?办公室⼯作的服务性职能决定了其⼯作的被动性,但要做好办公室⼯作,⼜必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动?对⼀些常规性?规律性?阶段性等确定性⼯作,不要消极等待,要主动着⼿,提前准备?对领导临时交办的任务?应急事件和突发事件等⾮确定性⼯作,要有灵活的应变能⼒,做到忙⽽不乱?同时要积极适应领导的⼯作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问题想在前⾯,把⼯作做在前头,主动做好超前服务?
三是“过”与“不及”的⽭盾?为领导出主意?当参谋,⼀定要把握“度”,掌握分⼨?办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位?要想领导之所想,急领导之所急,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖?要积极谏⾔,但不能瞎掺和?
4 做好办公室⾏政管理⼯作的关键
发挥好办公室的整体功能,关键要提⾼办公室⼈员的整体素质,培养良好的⼯作作风?在⾏政管理岗位上必须做到忠于职守?善于思考?勇于创新?乐于奉献?
第⼀,要增强服务意识,敢于⾯对⽭盾和问题?在繁杂的事务中保持头脑清醒,对⼯作认真负责,⽢于吃苦,乐于奉献,讲究原则性?规范性?要保持严谨细致?⼀丝不苟的作风,严格⽤各种纪律和规章制度要求⾃⼰?⽆论是⼤事?⼩事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办?不误办?不错办?
第⼆,要努⼒提⾼能⼒,主动适应办公室⼯作的新要求?办公室⼯作⾯⼴,综合性强,⾏政管理⼈员不仅要正确⾼效地处理好⽇常事务,还要当好领导的参谋?助⼿?要始终保持良好的⼯作⼼态,在被动服务中寻找主动,探索做好⾏政事务⼯作的新路⼦,要注重对新知识?新问题的学习研究,在规范服务?搞好事务上要主动去想?主动去做?
第三,要强化团队观念,注重与同事建⽴良好的合作关系?办公室⼯作虽然各有分⼯,各有职责,⼯作中有些是能依靠个⼈⼒量完成的,但更多的要依靠群体的⼒量合作完成?因此,要保证办公室的整体合⼒,必须建⽴起同事间良好的⼯作关系,最⼤限度地发挥潜在能⼒?办公室⼯作“事⽆巨细皆⼤事”,⼯作分⼯不分家,要取别⼈之长补⾃⼰之短,多与其他同事沟通,在完成⾃⼰本职⼯作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思⼴益,共同进步,提⾼⼯作质量和效率?
公司⾏政办公室⼯作职责
⼀、负责公司本部的⾏政管理和⽇常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项⼯作的督促和检查，建⽴并完善各项规章制度，促进公司各项⼯作的规范化管理。

⼆、负责公司的公⽂、资料、信息和宣传报道⼯作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。

三、负责公司来往⽂电的处理和⽂书档案的管理⼯作，负责对会议、⽂件决定的事项进⾏催办、查办和落实。

1、参谋职能。

办公室主任的参谋职能⼤多的围绕领导决策进⾏的。

主要表现在：第⼀，在决策形成过程中，在帮助领导全⾯了解基层情况、确定⼯作⽅向和重点、范围及程度上发挥参谋作⽤。

第⼆，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解⼯作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作⽤。

第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进⾏新的决策活动上发挥参谋作⽤。

2、承办职能。

办公室主任的承办职能⼤致来⾃三个⽅⾯。

⼀是来⾃上级部门的。

主要是指上级领导部门交付的事项，如⼯作调研、信息反馈、⼯作总结等，需要认真对待，按期完成。

⼆是来⾃站领导的。

对于站班⼦的决策，办公室主任要带领⼯作⼈员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任是第⼀责任⼈。

三是来⾃站内各科室和班组的。

站内职⼯需办理有关事项或对站内的意见建议，按程序应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。

总之，办公室主任对所负责的事项要⾼度负责。

⼀丝不苟，⼀办到底，落到实处。

3、管理职能。

管理职能主要是针对办公室内部⽽⾔，集中体现在以下三个⽅⾯。

⼀是⽂书管理。

尽管站内⽂件并不太多，但围绕着公⽂的处理与保管⽽需要进⾏的撰稿、校对、印制、收发登记、⽴卷、归档等环节是必不可少的。

办公室主任负责对⽂书⼯作统⼀领导，统⼀组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防⽌滥抄乱送和形式主义。

⼆是事务管理。

办公室作为站内事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责⼈，应该说是事⽆巨细，都要认真操办。

如会议安排、领导⽤车、对处接待、办公⽤具以及为站内职⼯提供⽣活服务的有关事项。

使办公室真正成不站内⼯作的枢纽。

4、协调职能。

办公室主任履⾏协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。

所谓纵向协调，即指致辞⼒于上下级之间关系流融洽，上令下⾏，下情上晓，上下紧密配合、步调⼀致辞的协调⼯作。

所谓横向协调，即指致于票证、监控、财务等各科室融洽和谐的协调⼯作。

⼆、办公室主任应具备的素质与修养
收费⼯作的顺利开展，需要站内后勤⼯作的有⼒保障，也就是说需要⼀个得⼒的办公室主任。

“得⼒”，就是素质⾼、修养好。

办公室主任应具备哪些素质呢？危⾔耸听为⼤致辞包括政治素质、品德素质、⼼理素质、知识素质四个⽅⾯。

政治素质是办公室主任的⾸要素质。

就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念能经得起执政、改⾰开放和反“和平演变”三⼤考验，是坚定的马克思主义者，是“三个代表”重要思想的忠实实践者。

品德素质是除了政治素质以外最基本、最要紧的素质之⼀。

要求做到光明磊落，忠实⽼实；服从组织，顾全⼤局；关⼼他⼈，助⼈为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。

⼼理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、⼴泛的兴趣和坚强的意志。

要求做到：急⽽不躁怒⽽不形，喜⽽不亢；随和⽽不盲从，⾃信⽽不固执，忍让⽽不献媚，直率⽽不粗暴，多思⽽不多疑，谨慎⽽不圆滑。

同时，还要从本职⼯作出发，不以个⼈爱好为取舍，培养⼴泛的兴趣，培养兴趣的多样性，以适应⼯作需要。

此外，在⼯作中不仅要雷厉风⾏的作风，还要有善始善终的毅⼒；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也能为顾全⼤局⽽忍辱负重。

知识素质主要包括三⽅⾯。

⼀是深厚的理论功底。

要求熟知马列主义、⽑泽东思想和邓⼩平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是“三个代表”重要思想的基本内涵。

⼆是专业知识。

不仅要具有⼈事办公室⼯作的基本知识还要熟知交通管理的各项法律法规等专业知识，努⼒成为⼀个“多在⼿”。

三是宽⼴的基础知识，如历史知识、⾃然科学知识等辅助知识，⼒争使⾃⼰成为⼀个知识渊博的⼈。

办公室主任除了需要具备以上四种素质和不断加强⾃⾝修养外，在⼯作中还要树⽴三种意识。

⼀、要树⽴敬业意识
所谓敬业意识，也就是⼈们平常所说的⼲⼀⾏、爱⼀⾏、专⼀⾏，这是做好⼯作的前提。

⾸先是要爱这⼀⾏，喜欢这⼀⾏，要有浓厚的兴趣，带着感情去做这项⼯作。

办公室主任的⼯作，即⾟苦⼜枯燥，没有⼀定的爱⼼，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。

应该看到，办公室主任是个很重要的岗位。

能够为站领导和同志们服务，是⼀件很光荣的事。

对于这样⼀项重要⽽⼜有意义的⼯作，不能妄⾃菲薄，不能见异思迁，⽽要怀着强烈的事业⼼和⾼度的责任感，全⾝⼼投⼊进去，努⼒把⼯作⼲好。

其次要钻这⼀⾏，专这⼀⾏。

第⼀个“钻”是钻研的“钻”，就是要钻进去，潜⼼研究；第⼆个专是专业的“专”，就是通过钻研学习达到很⾼的专业⽔平。

有⼈说办公室主任⽆⾮是⼀些服务性⼯作，专业性不强，不需要很⾼的专业⽔平，这是不正确的。

没有⼀定的专业知识，尽管有良好的愿望，⼯作也是⼲不好的。

例如，交通管理的各项法规，公⽂写作的各项知识，后勤设施的使⽤保养知识，怎样使我们的⼯作保持与⽇俱进的状态等等，这些都不得是⼀个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。

只有这样，才能当好领导的参谋和助⼿，才能在⼯作中有所建树。

⽽要做到这⼀点，就必须认真学习，刻苦钻研不断提⾼思想政治⼯作⽔平和专业⽔平，增强使命感和⼯作能⼒。

⼆、要树⽴公朴意识
公仆意识，也可以说是服务意识，就是要当上级领导的公仆，当好⼴⼤职⼯的公仆，当好司乘⼈员的公仆，全⼼全意地为他们服务。

当好“公仆”要做到“三⼼”、“四勤”。

“三⼼”是热⼼、诚⼼、耐⼼，“四勤”是脑勤、嘴勤、⼿勤、腿勤。

热⼼，就是要有⼀付热⼼肠，满腔热情地服务，⾃学⾃愿地服务，尽⼼尽⼒地服务。

当办公室主任，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当⼀天和尚撞⼀天钟，⽽是要认真负责、积极努⼒、克已奉公埋头苦⼲，以浓厚的兴趣、⾼度的热情、负责的精神，去⼲好每⼀项⼯作。

诚⼼，就是要有⼀颗真诚的⼼，真⼼实意地、实实在在地⼲事情，不弄虚作假，不懈怠，不⾃满。

⼀⽅⾯，我们反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有⼀是⼀，有⼆是⼆，不能瞎估计，想当然，含糊其词，似是⽽⾮，以免贻误⼯作。

耐⼼，就是不怕⿇烦，不辞⾟苦，谦虚谨慎，不骄不躁。

办公室的⼯作单调⽽琐碎，⽽是要对全站职⼯服务，难免有众⼝难调的现象出现，所以当好办公室主任要有较⾼的涵养，要有毅⼒，有韧性，有忍辱负重的精神。

接受任务、听取意见、汇报情况、开展⼯作，都必须有耐⼼，不可急躁冒进，不可粗枝⼤叶，更不可三天打鱼两天晒⽹。

脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。

如何使我们的⼯作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样在⼯作⽤中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中⼼服务，为实现全⾯建设⼩康社会这个宏伟⽬标服务；怎样才能做到贴近实际、贴近⽣活、贴近职⼯，所有这此问题都不得是我们应该经常考虑的。

嘴勤，包括两个⽅⾯，⼀⽅⾯要多请⽰汇报，及时得到领导的指⽰、⽀持和帮助；⼀⽅⾯要多做宣传⼯作。

宣传先进的管理经验，宣传交通战线⼴⼤职⼯的感⼈事迹，争取⼴泛的社会不良分⼦同和舆论⽀持。

⼿勤，就是要勤于动⼿动笔写⽂章，这是办公室主任的⼀项基本功。

⼯作总结、情况汇报、调研⽂章、领导讲话、典型经验等等，都是勤于动⼿撰写，不能懒惰。

腿勤，要迈开双腿，不辞⾟苦在上跑下跑。

上跑就是往领导同志那跑，及是请⽰⼯作、汇报情况、征求意见；下跑就是深⼊职⼯中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第⼀⼿材料；左跑右跑就是踊跃兄弟单位勤联系、多沟通、学习优秀经验，取长补短，不断改进⾃⾝⼯作。

三、要树⽴奉献意识
实实在在地说，当好⼀名办公室主任是不容易的。

上呈下达、联络协调、调查研究、撰写⽂稿、谋划⼯作、制订计划、总结经验、请⽰汇报，后勤服务，⼯作具价格政策⽽繁杂，平凡⽽枯燥。

我们所做的⼯作⼤者⽆形的，不像⼯⼈⽣产⼀件产品就是⼀件产品，也不像农民春天播下种⼦，秋天收获粮⾷。

为赶写⼀篇⽂稿往往要加班熬夜甚⾄通宵达旦，为了组织好⼀次会议或开展好⼀项活动不知要说多少话、跑多少腿。

所以我们必须树⽴⽆私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，⽢于奉献，在办公室主任这个平凡的岗位上做出不平凡的成绩来。

办公室主任职责说明
岗位名称：
办公室主任
岗位编号：直属上级：
总经理
所属部门：
办公室
岗位设置⽬的
全⾯负责公司⽇常⾏政⼯作
⼯作内容：
1．协助公司领导监督、检查各项管理制度及会议决定的执⾏情况；
2．负责制定、执⾏和修正公司的各项管理制度；
3．负责公司⽇常⾏政事务管理、配套服务和协调处理⼯作；
4．负责公司定期和年度考核的组织实施⼯作；
5．负责对外签订各类合同⽂稿的审核⼯作；
6．根据公司及各部室的⽤⼈计划组织招聘⼯作，审核员⼯岗位调整⽅案；
7．总体负责公司的质量认证⼯作；
8．负责公司内外的接待、来访和协调⼯作，对提出的问题和意见及时解决或上报有关领导；权限与责任：
1．权限：
1) 对公司管理制度的提案权；
2) 对公司管理制度的执⾏权；
3) 对公司管理制度的监控权。

2．责任：
1) 对年度⼯作计划的完成负责；
2) 对本部门各项⼯作的有效性负责；
3) 对公司的⼈事⼯作负责；
4) 对公司各项⾏政⼯作的完成负责。

所受上级的指导：总经理
同级沟通：通宝集团⼈⼒资源部、国际实业⼈⼒资源部、国际置地各部室、外部相关部门所予下级的指导：国瑞物业公司经理、供热中⼼经理
岗位资格要求：
* 教育背景：
管理类或经济类相关专业⼤学本科以上学历；
经验：
5年以上⾏政或经济类⼯作经验，3年以上同⾏业⾏政或经济类管理⼯作经验。

岗位技能要求：
* 专业知识：
掌握管理类和经济类相关知识，熟练掌握国家有关法律、法规及管理规定；
* 能⼒与技能：
* 较强的领导能⼒、管理能⼒、组织协调能⼒、团队管理经验和解决问题的能⼒。

公司⾏政管理之办公室管理制度
（⼀）规章概述
办公室是公司的重要的综合管理部门，有的称为办公厅，有的称为综合部，有的称为⾏政管理部，有的叫做秘书处，等等。

名称虽然不同，但职能基本差不多，都是公司的⾏政事务的综合协调部门。

归纳起来，办公室的职责主要是三个⽅⾯：⼀是协调公司内部各部门之间的⾏政关系，为各部门的⽣产经营活动提供相应的服务；⼆是对外代表公司处理相关⾏政事务，是宣传公
司、推⼴公司的重要的部门；三是领导的助⼿和参谋，对⾏政指令起到上传下达的作⽤。

办公室不仅是公司形象的体现，也是公司管理⽔平的体现。

因此，加强对办公室事务的管理，是公司管理的基础⼯作。

办公室⼯作千头万绪，涉及公司的⽅⽅⾯⾯，⽂书档案通常是办公室必管的内容；机关财务、后勤服务有的是办公室的⼯作内容，有的可能有独⽴的机构负责；为公司⾼级管理⼈员提供⼯作服务条件，⽐如车辆的安排、秘书、⽣活接待等也是办公室的职责。

因此，办公室管理制度是综合性的，机关的全部可能都是它的⼯作范围。

各公司要根据本公司的办公室的职责、权限，制定相应的系列管理办法，以便于做好办公室的管理⼯作。

（⼆）主要内容
办公室管理制度的主要内容，⼀般要通过若⼲独⽴的规章制度反映出来。

从通常的办公室的职能考虑，主要管理办法有以下⼏个⽅⾯：
1．办公室管理办法；
2．办公室主任岗位责任管理办法；
3．值班室管理办法；
4．值班管理办法；
5．公司图书管理办法；
6．公司电算中⼼管理办法；
7．计算机安全管理办法；
8．公司卫⽣、安全管理办法等。

（三）制作要求
制定办公室管理制度要求根据不同岗位做出相应的规范性要求，⼒求使每个员⼯都能按照规范的要求履⾏各⾃的职责，保证公司的办公活动正常、顺利地开展。

由于不同岗位的要求不同，所以通常不可能⽤⼀部统⼀的规章约束各个⽅⾯的⼯作，因此，实际操作中，可以由各个部门根据各⾃的职责范围提出相应的管理办法，然后汇编起来供员⼯遵守执⾏。

（四）范本
格式⼀________公司办公室管理办法
年⽉⽇（）办字第号
1．为加强公司⾏政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提⾼办事效率，制定本办法。

2．办公室主任对办公室管理负有直接的责任。

3．本办法所指⾏政事务包括档案管理、印鉴管理、公⽂打印管理、办公及劳保⽤品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

4．档案管理
（说明：写明档案管理的基本要求、职责、责任等）
5．印鉴管理
（说明：写明印鉴的刻制、使⽤、保管等内容）
6．公⽂打印管理
（说明：写明公⽂打印管理的程序、印刷质量等内容）
7．⽤品管理
（说明：写明⽤品管理的原则、⼈员、程序等）
8．库房管理
（说明：写明库房保管⼈的权限、职责、安全防⽕防盗等）
9．报刊及邮发管理
（说明：写明相关的要求）
10．办公室接待事务管理
（说明：写明接待的标准等内容）
11．办公室对外联络
（说明：写明对外联络的批准程序、费⽤的审批等）
12．办公室其他事务的管理
13．办公室卫⽣管理
13．1办公室负责保持全公司公共场所的整洁、卫⽣，定期打扫；
13．2公司领导的办公室的卫⽣由后勤办负责；
13．3办公室应定期组织开展全公司的卫⽣检查，保持良好的办公条件。

14．办公室各部门可根据本办法制定相应的⼯作细则和岗位责任。

15．本办法⾃发布之⽇起施⾏。

格式⼆________公司办公室主任⼯作责任管理办法
年⽉⽇（）办字第号
1．办公室主任应当负责督促、检查⾏政部门对国家的⽅针政策、上级指⽰和经理办公会议决定的贯彻执⾏。

2．定期组织收集、分析、综合公司⽣产、⾏政各⽅⾯的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向董事长、总经理汇报、请⽰⼯作，并定期向上级书⾯汇报。

3．根据总经理提出的指⽰，负责组织总经理主持的⼯作会议，安排做好会务⼯作。

4．负责起草总经理授意的综合性⼯作计划、总结和⼯作报告，主动为总经理当好参谋。

5．组织起草总公司⽂件（对各职能科室以公司名义起草的⽂件负责审核），做好公司⽂件的编号、打印、发放以及⾏政⽂件的⽴卷、归档、保管⼯作。

6．组织做好公司印鉴和介绍信的使⽤保管、函电收发和报刊收订分发⼯作，及时编写公司⼤事记。

7．会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。

8．组织做好来客接待和车辆的管理⼯作。

9．指导做好电话话务与机线维修⼯作。

10．根据总经理提出的⽅针⽬标要求，及时编制本室⽅针⽬标，并组织检查、诊断、落实。

11．负责公司办公⽤房的分配调整及办公⽤品、⽤具标准的制定和管理，并对办公⽤品、⽤具标准化及各科室⽂明办公进⾏检查督促。

12．负责完成总经理临时交办的各项任务。

13．办公室主任职权
13．1有权向公司各部门索取必要的资料和情况；
13．2对公司经理会议决议和经理指⽰的贯彻执⾏情况，有权检查督促；
13．3有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的⼯作任务；
13．4有权督促各部门及时做好⽂件、资料的⽴卷、归档⼯作；
13．5有权按公司的指⽰协调各部门之间的⼯作关系；
13．6有权安排调度车辆的使⽤；
13．7对各科室以公司名义起草的⽂件有审核和校正权；
13．8对不符合上级规定或质量不⾼、效果不⼤的⽂件、资料有权拒绝打印发放；
13．9对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权⼒；
13．10有权根据公司总经理的指⽰，对办公⽤房进⾏分配和调整，对办公⽤品、⽤具标准化进⾏检查、督促。

14．办公室主任职责
14．1对得知⽣产⾏政⼯作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重⼤损失负责；
14．2对公司⾏⽂发⽣差错、收集与整理的资料失实造成严重后果负责；
14．3对机密⽂件和⽂书档案管理不严，发⽣失密、泄密或丢失、损坏负责；
14．4对公⽂、函件、报刊、电报传递不及时或发⽣丢失、误传现象，影响⼯作负责；
14．5对印鉴、介绍信管理不严，使⽤不当造成不良后果负责；
14．6对所属服务⼯作质量差，造成不良影响负责；
14．7对本室所属岗位发⽣设备、⼈⾝、交通、⽕灾事故负责；
14．8对未及时根据公司⽅针⽬标要求编制好本室⽅针⽬标以及未及时检查、诊断和落实负责。

15．本办法⾃发布之⽇起施⾏。

格式三________公司值班室管理办法
年⽉⽇（）办字第号
1．坚守⼯作岗位，不得擅离职守，不做与值班⽆关的事项。

2．熟悉业务，认真钻研，提⾼业务⽔平，⽂明值班，积极妥善地处理好职责范围内的⼀切业务。

3．重⼤、紧急和超出职责范围内的业务，应及时向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请⽰，以便把⼯作做好。

4．加强安全责任，保守机密，不得向⽆关⼈员泄露有关公司内部的情况。

5．维护好室内秩序，做到整洁卫⽣，禁⽌在⼯作时间⼤声喧哗，⽆关⼈员不得随便进⼊该室。

爱护公物，杜绝浪费。

6．坚持批评与⾃我批评，团结互助，互相尊重。

7．遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任⾃负。

8．按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。

9．本办法⾃公布之⽇起施⾏。

格式四________公司值班管理办法
年⽉⽇（）办字第号
1．为完善值班管理制度，做好值班⼯作，制定本办法。

2．公司于节假⽇及⼯作时间以外办理⼀切事务，除由主管⼈员在各⾃职守内负责外，应另派员⼯值班处理下列事项：2．1临时发⽣事件及各项必要措施；
2．2指挥监督保安⼈员及值勤⼯⼈；
2．3预防灾害、盗窃及其他危机事项；
2．4随时注意安全措施与公务保密；
2．5公司交办的各项事宜。

3．本公司员⼯值班，其时间规定如下：
3．1⾃星期⼀⾄星期六每⽇下午下班时起⾄次⽇上午上班时间⽌。