物业内页档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司物资管理，确保物资档案的完整、准确、系统，提高物资档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及公司相关规章制度，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有物资档案的管理，包括采购、库存、销售、运输、报废等环节产生的档案。

第三条物资档案管理应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保档案记录的全面性，不遗漏任何重要信息。

2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，不得篡改、伪造。

3. 系统性原则：档案组织结构合理，便于查询和使用。

4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全，防止丢失、损坏。

第二章档案分类与编号
第四条物资档案分为以下类别：
1. 采购档案：包括采购计划、招标文件、合同、验收记录等。

2. 库存档案：包括入库单、出库单、库存报表等。

3. 销售档案：包括销售合同、发货单、退货单等。

4. 运输档案：包括运输合同、运输记录、保险单等。

5. 报废档案：包括报废申请、报废审批、报废处理记录等。

第五条档案编号采用“类别编号+年度+流水号”的形式，如“采购-2023-001”。

第三章档案收集与整理
第六条物资档案的收集应做到及时、准确、完整。

1. 采购部门在采购过程中，应及时收集相关档案资料。

2. 库存管理部门在库存管理过程中，应及时收集入库、出库等相关档案。

3. 销售部门在销售过程中，应及时收集销售合同、发货单等相关档案。

4. 运输部门在运输过程中，应及时收集运输合同、运输记录等相关档案。

5. 报废管理部门在报废过程中，应及时收集报废申请、报废审批等相关档案。

第七条档案整理应按照以下要求进行：
1. 按类别进行分类，确保档案的系统性。

2. 按时间顺序排列，便于查阅。

3. 对档案进行编号，方便检索。

4. 对档案进行编号，方便检索。

5. 对档案进行编号，方便检索。

第四章档案保管与利用
第八条档案保管应遵循以下要求：
1. 选择合适的档案柜、档案架，确保档案存放安全。

2. 定期检查档案，防止虫蛀、霉变、损坏。

3. 对重要档案进行备份，确保档案安全。

4. 对档案进行编号，方便检索。

5. 对档案进行编号，方便检索。

第九条档案利用应遵循以下要求：
1. 严格审批制度，未经批准，不得查阅、复制档案。

2. 查阅档案时，应填写查阅登记表，记录查阅内容、时间、人员等信息。

3. 查阅档案时，应保持档案整洁，不得随意涂改、损坏档案。

4. 复制档案时，应征得档案保管部门同意，并注明复制目的、时间、人员等信息。

5. 复制档案时，应征得档案保管部门同意，并注明复制目的、时间、人员等信息。

第五章档案销毁
第十条档案销毁应遵循以下要求：
1. 对超过保存期限的档案，经审批后予以销毁。

2. 销毁档案前，应进行鉴定，确保档案内容完整、准确。

3. 销毁档案时，应采取焚烧、碎纸机等方式，确保档案信息无法恢复。

4. 销毁档案时，应有两人以上在场，并做好销毁记录。

5. 销毁档案后，应将销毁记录存档备查。

第六章附则
第十一条本制度由公司物资管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。

附件：物资档案收集清单
1. 采购档案：
- 采购计划
- 招标文件
- 合同
- 验收记录
2. 库存档案：
- 入库单
- 出库单
- 库存报表
3. 销售档案：
- 销售合同
- 发货单
- 退货单
4. 运输档案：
- 运输合同
- 运输记录
- 保险单
5. 报废档案：
- 报废申请
- 报废审批
- 报废处理记录。