新时期加强事业单位文书档案管理的策略探讨

新时期加强事业单位文书档案管理的策略探讨
发布时间：2023-03-02T07:53:30.654Z 来源：《中国建设信息化》2022年20期10月作者：邱娜[导读] 事业单位是我国社会发展进步的一个重要组成部分，
邱娜
内蒙古自治区特种设备检验研究院兴安分院，内蒙古自治区 137400摘要：事业单位是我国社会发展进步的一个重要组成部分，文书档案又是事业单位的“重头戏”，它是事业单位对各方面工作的记录，对一个事业单位的发展来说，是十分重要的。

但是，反观当下事业单位的文书档案管理工作，我们不难发现，存在的问题还是不少。

本文首先阐述文书档案的定义以及实施管理的重要性，然后分析当下各事业单位在文书档案管理工作中存在的问题，最后针对这些问题，寻其
根源并提出针对性强的策略。

关键词：事业单位文书；档案管理；工作；创新 1新时代背景下的事业单位文件档案管理意义文件档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，主要涉及事业单位的各项工作内容。

加强文件档案管理的意义体现在两个方面：（1）提供具有法律效力的相关证明文件。

事业单位文件档案以文字形式，详细记录事业单位发展过程中的大小事件及相关内容。

通过文件和档案，我们可以复制机构的各个方面。

从法律角度看，事业单位的各种文件、档案具有一定的法律效力。

在新形势下，加强事业单位文件档案管理，可以为各部门检查事业单位工作提供具有法律效力的相关证件；（2）为社会事业提供信息检索服务。

事业单位文件档案详细记录事业单位发展和活动中涉及的各类信息，如办公场所、经营范围、各项活动费用等，并详细记录在文件档案中。

同时，还详细记录了事业单位各项工作和资产的实际情况。

基于这样的认识，我们可以认为事业单位的各种文件档案是信息的宝库。

在信息时代，信息作为最宝贵的资源之一，面对事业单位海量的信息，文件档案的潜在价值一旦被深入挖掘，必将推动事业单位的发展。

同时，事业单位的文件档案有利于科学合理的决策。

究其原因，是通过文献档案，在获取各种信息的基础上，进行系统分析，可以为决策提供有价值的信息，从中汲取经验教训，促进事业单位各项工作的创新。

2当前我国事业单位文书档案管理中出现的问题 2.1思想观念较为薄弱
基层事业单位领导人员对文书档案管理的重视程度不足,这是当前我国基层事业单位文书档案管理中出现的重要问题。

不少基层事业单位认为文书档案只是简单的文书工作,对推动本事业单位的发展、提高事业单位的经济效益等没有任何意义。

因此,部分基层事业单位没有指定完善的文书档案管理制度,也没有指定科学的管理和操作流程,导致基层事业单位文书档案管理工作的效率和质量均受到严重的影响。

2.2信息化管理程度低
由于我国事业单位领导人对文书档案管理工作的重视程度不足,导致不少事业单位的文书档案管理模式仍然以传统的形式为主,对科学技术的应用程度严重不足。

随着时代的不断发展,信息技术在文书档案管理中的应用对于提高文书档案的管理水平和质量有着重要的推动作用。

但是目前我国不少基层事业单位由于思想意识和经济发展方面的限制,文书档案信息化管理程度较低,管理水平难以得到有效的提高。

2.3管理人员的专业素质有待提高
新时期下,基层事业单位文书档案管理人员不仅需要具备专业的文书档案管理能力,还要提高自己的计算机使用能力。

但是,从当前我国文书档案管理人员的素质现状来看,我国基层事业单位文书档案管理人员多数不是文书档案管理的专业人才,学历较低,不少人员甚至是兼职人员,对信息技术的掌握能力也较差,结果导致基层事业单位文书档案管理的效率和质量较低，要引起相关人员的特别重视。

3事业单位文书档案管理措施 3.1提升文书档案管理工作人员的工作素养
由于文书档案管理工作具有极强的专业性，因此文书档案管理人员的业务能力水平高低将会对文书档案管理工作质量的好坏造成最为直接的影响。

所以，事业单位在选取管理人员时，必须要求这类员工具备较高的工作责任感以及职业道德，能够合理且熟练的运用相关知识技巧。

此外，事业单位要培养从事该项工作员工的现代技术运用能力。

为了保证档案管理工作人员全面满足工作需求，事业单位应不断激发这类员工的工作积极性以及创造性。

具体实施方式为：①利用现有渠道来向文书档案管理人员宣传《档案法》、《档案人员职业道德》以及《文书学》等国家相关规定，从而使其认识到自身需要承担的法律责任，培养其工作责任感；②事业单位应及时聘请具有档案专业知识以及专业技术技能的人才，从而打造专业的文书档案管理团队，对于目前的工作人员要及时为其开展教育工作，并积极开展专业管理技能培训工作。

3.2提升文书档案信息化建设力度
由于事业单位文书档案管理工作较为繁琐，且与之相关的工作内容较为广泛，采用传统文书档案管理方式不仅要提供大量的人力资源，同时还要保证文书档案管理工作质量，防止档案资料出现不完善的问题。

随着“互联网+”时代的来临，事业单位在开展文书档案管理工作时应全面应用信息化技术，高度实现文书档案信息化建设工作。

具体实施方式为：①强化文书档案数据库建设力度，对于分散性档案文本、照片以及录音等内容要实现科学的转化归档处理工作，推动自动化档案资料整理以及检索工作的实现。

②构建满足事业单位实际需求的信息档案管理库，全面结合事业单位自身发展状况来设置档案资料库的大小，进而为之构建一套行之有效的管理制度，科学确定文书档案管理人员的数量以及入职要求，全面落实岗位责任制，将具体责任落实到每位员工的头上。

3.3完善文书档案管理的制度
事业单位在开展文书档案管理建设工作时，不仅要建立健全文书档案管理的制度，同时还要结合事业单位具体情况来改善文书档案管理工作所存在的缺陷，从根本上改善文书档案管理人员的专业素养以及管理能力。

另外，事业单位要定期组织文书档案管理人员参与业务技能培训工作，督促其及时整理自身所学到的知识内容，树立文书档案管理人员的保密意识，进而为实现规范化的文书档案管理工作奠定良好的基础。

与此同时，事业单位应结合文书档案管理工作的具体情况来构建具有针对性的晋升体系，在全面激发相关工作人员积极性的同时，还能够达到有效吸引具有专业信息技术档案管理人员的目的，不断扩展档案管理队伍，进而促使整个文书档案管理队伍的综合素质水平得到全面改善。

4事业单位文书档案管理发展趋势
互联网时代的来临，使得文书档案管理工作变得更加现代化与科学化，数字档案室的有效建立并不是对纸质时代的简单替代，而是将多媒体技术以及互联网技术全面应用于其中，从而实现对档案部门的数字化处理，并构建完善的档案信息资源库，促使档案载体得到更深层次的变化，例如由小容量转变为海量存储，由不方便查阅转变为全球便携共享。

随着互联网技术的有效普及以及应用，不仅为构建数字档案管理系统提供技术支撑，同时还为跨省区以及在线实现电子档案收集、整理以及保存工作奠定了良好的基础。

现阶段，我国已经实现无纸化档案传输工作，发文单位只需实现电子文件数据的封存与传输，接受单位只需要顺利启动捕捉系统，实现解压解密的工作，进而对数据文件实现保存归档工作，便能够完成电子文件的传输。

现阶段，我国在对文书档案进行管理时，仍然选取双套归档的保管策略。

但是，该项策略的应用会导致大量资源浪费问题的发生以及违反相关规章制度。

因此，各大事业单位应为员工普及《档案法》等相关政策内容，利用法律政策来实现电子档案规范管理工作，不断培养文档管理人员的责任心，将其视为传统档案管理向数字档案管理转变中的重点工作内容。

5结束语
综上所述,当前我国基层事业单位文书档案管理中出现的问题主要有:第一,事业单位领导对文书档案管理的重视程度不足,思想观念较为薄弱;第二,文书档案信息化管理程度低;第三,管理人员的专业素质有待提高。

要提高基层事业单位文书档案的管理水平,促进事业单位的更好发展需要强化单位领导的文化档案管理意识,积极引进先进的信息化技术,并提高人员的综合素质。

参考文献
[1]王辉.电子办公环境下文书档案的管理分析[J].管理观察,2016(20).
[2]谢伟伟.试论文书档案从业人员的角色定位[J].河南建材,2016(04).。