关于承包商索赔管理的几点心得

关于承包商索赔管理的几点心得
董玉霞
【摘要】结合索赔的概念和做好索赔管理的重要意义,阐述了关于承包商索赔管理的经验和注意事项,提出应制定有效的索赔管理措施并作了具体介绍,并对索赔流程中的要点进行了说明,以期指导承包商提高索赔管理水平.
【期刊名称】《山西建筑》
【年(卷),期】2010(036)034
【总页数】2页(P266-267)
【关键词】索赔;承包商;管理措施;注意事项
【作者】董玉霞
【作者单位】山西省水利建筑工程局,山西,太原,030006
【正文语种】中文
【中图分类】TU723.3
索赔是工程承包合同履行中,当事人一方因对方不履行或不完全履行既定的义务,或发生错误以及应由对方承担责任的其他情况,造成工期延误或经济损失,要求对方补偿的活动。

由于施工现场条件、气候条件的变化,施工进度、物价的变化,以及合同条款、规范、标准文件和施工图纸的变更、差异、延误等因素的影响,都会使工程承包中不可避免地出现索赔,尤其是在现行招标项目中,业主广泛采用的最低价中标原则,使承包商在工程项目的建设中盈利往往占很少的一部分,因此,索赔对于承包商
来说十分重要,它关系到承包人的根本利益,甚至整个工程项目的成败。

此时承包商做好索赔管理工作就更为重要,因而索赔管理从一开始就应列入重要议事日程,使全体管理人员都具有索赔意识。

1 制定有效的索赔管理措施
1)建立精干、稳定的索赔管理小组。

对一个工程项目来讲,索赔是一件自始至终都不可中断的工作,一定要在组织上落实一个索赔管理小组,一般可设在合同管理部门内。

索赔管理小组的人员要精干、稳定,不能经常调动,以便系统地进行该项工作并积累经验,对索赔管理小组人员的素质要求包括:a.知识结构方面:要熟悉合同文件,有一定的法律基础知识和一定的施工经验,懂得工程成本分析计算方法;b.索赔管理人员的素质:要敏感,有强烈的索赔意识,犹如踢足球前锋临门一脚那样的意识,一有机遇就要抓住;要深入,唯有掌握事情的始末才能主动出击,对外可据理力争,对内可驾驭监督;要耐心,要有韧性,一次不行,改天再谈,坚韧不拔,决不气馁;要机智,索赔涉及到合同双方,需要协商,要懂得适当让步,适可而止,要选择有利时机,本着和解的精神,让大家都保持体面地达成协议,做到双赢。

2)组织全体管理人员学习合同文件,使每个人都建立索赔意识。

一个工程的管理主要是依据合同进行管理,因此施工项目经理组织各个部门的管理人员学习合同文件十分重要。

学习的目的一方面是为了承包人自己认真执行合同,另一方面则是要培养每一个管理人员的索赔意识,使他们会依据合同抓住每一个索赔的机遇。

合同条件中有一些是明示的可以索赔的条款。

另一些合同条件隐含着可以索赔的机遇,如在一般情况下,承包人应按照合同条件中规定的“合同文件的优先顺序”处理合同文件之间有矛盾的问题,假如在某一部位,工程师的指示违背了合同文件的优先顺序并给承包人造成工期和费用损失时,承包人可提出索赔。

索赔工作虽然应由索赔管理小组统一管理,但每一个管理部门(如进度管理、成本管理、质量管理、物资管理)均应与索赔小组密切配合,提出索赔机会,研究索赔策略,进行索赔计算,避免不必要的
损失。

3)加强文档管理,注意保存索赔资料和证据。

索赔工作成败的关键之一是索赔的依据,所以索赔资料的保管非常重要。

在工程项目实施过程中,会产生大量的工程信息和资料,这些信息和资料是开展索赔的重要证据,从项目一开工就应建立完善的资料记录和科学管理制度,认真系统地积累和管理合同、质量、进度以及财务收支等方面的资料,索赔小组要专门建档保管,对与发包人、工程师和与各个分包商、供应商的有关索赔资料均应分别建档。

4)写好索赔报告,重视索赔额计算证据。

写好索赔报告的原则是实事求是,以实际和合同规定为依据,抓住主要矛盾,说理性强。

索赔报告中关于费用和工期索赔要认真准确,一般参照承包人与发包人签订合同中包含的工程量清单、工程概预算定额、定额编制说明、机械台班单价及发包人、监理工程师下达的有关文件等。

支持索赔报告的各种证据要靠平时积累,发现索赔机遇时,应有意识地进行记录和收集资料,如工程师发出口头指令时应及时致函工程师确认。

5)抓住索赔机遇,及时申请索赔。

凡是发现的索赔机遇就应及时报索赔管理小组,经与有关领导研究后及时提出,最好的索赔机遇就是发包人要求变更以及按照合同规定进行价格调整时,同时还应该把握以下几点:a.索赔早提还是晚提,即在合同规定的期限内选择合适的时机提出索赔意向;b.分散还是集中提交索赔。

一般情况下是分散提交;c.是大额索赔还是小额索赔。

6)建立索赔台账。

由于索赔会引起费用和工期的增加,往往成为上级主管部门的复查对象,为了真实、准确地反映索赔情况,承包人应建立健全工程索赔台账或档案。

索赔台账应包括索赔发生的时间及原因、索赔意向提交时间、索赔批复时间、索赔工期和金额、监理工程师的审核结果、发包人审批结果等内容。

对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。

工程完工时应形成一册完整的台账,作为工程竣工资料的组成部分。

2 索赔程序
1)及时提出索赔意向。

当索赔事件发生后,及时在合同规定的时限内向监理工程师提出索赔意向书(一般为索赔事件发生28 d内),索赔意向书通常包括:a.事件发生的时间和情况的简单描述;b.合同依据的条款和理由;c.对工程成本和工期产生不利影响的严重程度,以引起工程师和业主的注意。

2)做好同期记录。

索赔意向书提交后,就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止,要认真做好同期记录,每天均应有记录,又有现场监理工程人员的签字;索赔事件造成现场损失时,还应做好完整的现场照片、录像资料等,且附注说明后请监理工程师签字,否则在理赔时难以成为有利证据。

3)详细情况报告。

在索赔事件的进行过程中(每隔一星期,或更长时间,或视具体情况由监理工程师而定),承包人应向工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告,说明索赔事件目前的损失款额、影响进度及费用,同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。

4)最终索赔报告。

当索赔事件所造成的影响结束后,承包人应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔报告,一般在索赔事件结束后 28 d内提出。

最终索赔报告应包括以下内容:a.承包人的正规性文件;b.索赔申请表:填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和工期;c.已批复的索赔意向书;d.编制说明:索赔事件的起因、经过和结束的详细描述;e.附件:与本项索赔有关的各种往来文件,包括承包人发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。

3 索赔应注意的事项
1)认真履行合同,按时保质地完成工程。

这一点对于在业主和工程师心目中树立承包人的良好形象非常重要。

承包人对合同规定的义务的认真履行可为索赔打下一个良好的基础。

2)注意平时与业主、工程师建立友谊。

在认真履行合同的基础上,平日应注意和业
主、监理工程师建立个人间的友谊,这将十分有利于解决索赔和争端,避免仲裁或诉讼。

3)注意索赔谈判的策略和技巧。

组织精干,包括有关专家的谈判小组,谈判前做好谈判思想准备、方案准备和资料准备,掌握好谈判进程,注意原则性和灵活性,协调谈判气氛,镇静自若、保持冷静的头脑,心平气和的据理力争,避免不礼貌的提问。

4)索赔工作中必要时可聘请律师或索赔专家。

如果索赔数额大,而业主和工程师一方处理问题不通情达理时,则应聘请高水平的索赔专家或律师。

往往索赔专家能依据他们对法律和合同的理解及索赔经验,为承包人索赔的成功做出重大的贡献。

实践证明,工程索赔有利于承包商自身素质和管理水平的提高。

索赔直接关系到承包商的利益,其过程的实质是承包商管理水平的综合体现。

承包商要实现合同目标,出现索赔事件时,能取得索赔,争取自己应得利益,就必须加强各项基础管理工作,对工程的质量、进度、变更等进行更严格、更细致的管理,进而推动建筑行业整体管理水平的加强与提高。

参考文献:
【相关文献】
[1] 龚文丽.工程造价的确定与控制[M].北京:中国计划出版社,2001.
[2] 刘文奇.浅议建设工程的索赔[J].山西建筑,2010,36(7):232-233.。