电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势

电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势
文/柴美汇
保证事业单位人事档案质量，全面提高档案科学管理水平，对事业单位工作能够起到推动作用。

1事业单位档案管理电子化应用的优势
所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用电子系统对档案文献进行收集、筛选和加工，使之转化成为电子形式的二次文献信息供人们利用的过程。

1.1利用和发挥互联网科技软件的便利，提高档案管理利用率，提高存放空间。

目前，大多数基层档案室都是纸质档案，需整理、装订等程序，导致查阅不方便，需要档案柜，占据了很多存储空间，且未能充分发挥电子化优势，造成人力、物力、财力和时间的浪费，使现代化设备不能充分发挥作用。

档案以电子形式存放在电脑硬盘等电子存储介质内，不会因天气、自然灾害等因素发生破损、丢失等情况。

1.2缩短档案整理时间，提高档案信息的时效性。

通过计算机输入、保存等电子化程序，事业单位档案管理人员可直接利用计算机管理档案，方便人事工作者查阅以及相关人员的利用，实现人事档案管理工作由手工向自动化、智能化转变，减轻档案管理人员劳动强度，提高档案管理效率。

1.3档案管理电子化，提高了检索速度和准确性。

纸质档案转化为电子档案后可拷贝，方便单位档案管理人员与人社、统计、编制委员会等部门沟通协调。

档案电子化以原始材料为依据，运用信息维护系统，建立在职、退休人员人事信息数据库，完善人员信息体系，确保在职人员培养、职称晋升、干部聘用等方面的利用能够合理、公正，做到人尽其才。

2人事档案管理信息电子化中存在的问题
2.1真实性有待提高。

可读写性是电子介质具有的特性，电子档案可以进行反复的输入和修改。

人们不能通过辨别字体字号的形式判断档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。

所以，电子档案真实性有待提高。

2.2电子档案信息安全保密性需加强。

在互联网技术迅速发展的今天，网络黑客也不断泛滥。

电子信息被拦截、重要信息被黑客盗取的现象时有发生，病毒的入侵使得电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户会侵犯了他人的合法权益。

这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

2.3事业单位人事档案电子化的兼容问题有待解决。

随着互联网技术的快速发展，信息化的普及，电子文件不兼容的问题日渐突出。

比如电脑软件开发的通用性差，非同一系统生成的不同电子文件之间不能识别，甚至难以实现格式的转换，这些问题亟待解决。

3事业单位人事档案管理电子化未来建设蓝图
随着事业单位改革步伐的加快，事业单位人事制度也逐渐完善，对事业单位档案管理电子化提出了更高的要求。

因此，充分利用互联网建立安全、可靠、真实的事业单位人事档案是必然的发展趋势。

当前，我国档案的电子化管理标准的需求还得不到很好的满足，未来可以从以下几个方面入手，实现档案的电子化管理。

3.1加快事业单位人事档案电子化建设步伐。

随着事业单位电子化档案管理工作的展开，档案电子化管理系统的建设尤为重要。

未来，要充分重视事业单位电子档案系统建设，人员信息安全、保密的制度完善。

同时，要有针对性地建立人事档案管理制度，完善管理机制，加快电子化建设步伐，适应本单位对档案管理工作的需求，提升系统对档案管理工作的适应性。

此外，确保该系统的实用性，保证人事档案管理工作人员能够更快地适应系统。

3.2抓好事业单位人事档案电子化软、硬件建设。

传统的纸质档案只要把档案装订好，在档案柜保管好即可。

而档案管理电子化对软件设施提出了更高要求，尤其是在未来档案管理工作中，要更加重视软件设施的建设。

在事业单位人事制度改革中，各单位要加强对电子化档案建设工作的重视，增加对电子化档案管理硬件设施的配备能力。

及时向主管部门提交报告，确保软硬件设施的投入不间断、不耽误事业单位档案电子化进程。

此外，各事业单位应提高档案管理人员的综合素质，及时进行业务培训与辅导，将档案管理工作规范起来，合理运用软硬件设施建设，提升档案管理工作能力。

3.3加强档案管理电子化人才的培养。

档案管理人才的培养是未来事业单位档案电子化管理工作中需要关注的重点问题。

针对当前人员短缺的情况。

未来，单位内部要加强对现有的档案管理人员的培训工作，提升他们的档案管理工作能力，强化技能培训，让他们更好地掌握电子化档案管理的工作技能。

此外，还可以吸引一些专业的电子化档案管理工作人才，丰富档案管理工作人才队伍，提升档案管理工作的整体水平。

（作者单位：四平市人民政府军用饮食供应站）
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