编制文书档案保管期限表的实践探索

体 内容 ，通过 对 《 规定》 的深入透 彻的学 习 ，掌握 其实质
内容 ，并能灵 活应用 ，在具 体编制 中做 到融会贯通 ，得心
应 手 ，真正实 现用 《 规定 》精神去 指导 和完善文件 材料归
档范围和文书档案保管期限表的编制工作 。 ２ ． 加强沟通协调 ，做好调查研究 。基层档案管理人员要 不怕吃苦 ，要带 着问题 到本单位各职能部门去作 深入 细致 的
这样编制出来 的文件材料 归档范 围和文书档案保 管期 限表在 实际工作中才不 会出现笼统抽象 表存在 的问题
１ ． 编 制 人 员在 档 案 管 理 方 面 的 工 作 能 力和 业务 素 质 有 待
提 高。编制 人员 不能灵 活应用 《 机关 文件材 料归 档范 围和
到条款具 体 、用词准 确 、界 限分 明 ，含｝ 昆 不 清的要 加以注
释 ，这样 鉴定 主观 随意性就会 减少 ，便于操 作 ，档 案鉴定
人 员就 能较容 易判 断每份档案 的价值 大小 和保存期 限。现 在 采用标 时法 划分档 案的具体 保管期 限 ，难 度有些 大 ，但
方 便 于档 案 的鉴定 和处 理工 作 。保管 期 限表要 通俗 易懂 ，
也不 一定 准确 ，带有很强的个人主观随意 胜。
３ ． 分 管 档 案 工 作 的 领 导 对编 制材 料 审 查 把 关不 严 。单 位
这 样就 能降低 档案价值 鉴定难 度 ，提高档案 工作质 量和效
率 。此外 还要 做到理论 与实践 相结合 ，要通 俗易懂 ，易于 掌 握 ，少 一些 理解上 的歧义 和偏差 ，避免个 人认识 的局 限
以 国家档案 局 《 机关文 件材料 归档 范围和文 书档 案保管 期 限规定 》 （ ８ 号令 ）为指导 ，负责 编制本单 位 的文 件材料 归
档范 围和文 书档 案保管 期限表 ，在 编制过程 中会存 在一些
问 题 ，必 须 加 以改 进 和 完 善 。
一
调查研 究 ，与各 职能部 门主动配合 ，积极沟通交 流 ，共 同研 究 讨论编制本单 位文件材料 归档 范围和文书档案保 管期 表。
３ ． 分管档案工作的领导要严把 审核 关。单位分管档案工
作 的领 导要重 视本单 位的档 案工作 ，要加强 对档案 工作 的 组 织 和领导 ，能 自觉 学习 《 规 定》 内容 ，高度重视 档案编
制工 作 ，并能 把好 编制 的 质量关 。要 认真 确定 编制 人选 ， 持 严谨 负责 的态度来 审核编 制材料 ，必须结 合本单 位工作
本单位 实 际进行 编制 ，或者借用 其他 单位 的 ，这样 编制 出
来 的文件材 料归 档范 围和文 书档 案保 管期表 ，就会 过 于笼
统抽 象 ，不 符合 本单 位 实际情 况 ，应 用起 来可 操作 性差 ，
缺乏实用性和针对性 。
实际 ，逐条逐 款审核 ，并提 出具体 修改意见 ，真正起 到领 导 负责把关 的作 用。
文 书档案保 管期 限规定 》 （ 以下 简称 《 规定》） 指 导实 际编
制工作 ，不 会融 会贯通 ，对 《 规定》 一知半 解 ，照抄照搬 现象严 重 。大多 数文书 档案管 理人员 是兼职 人员 ，没有更 多时 间学 习和研 究 《 规定 》 的具 体 内容 ，不 能更好 地结合
号可对等现象 ，才能进一步提高编制质量和水平 。
易操作 。
二、提高编制文书档案保 管期 限表 能力的对策 １ ． 提 高基层文 书档案 管理人 员的基本 工作 能力和 业务 素
质 。基 层档案 管理人 员应 自觉 、主动地学 习 《 规定 》的具 文件 材料 归档 范围和 文书档 案保 管期 限表 ，是 文件 归
档 和档案鉴 定工 作 的重 要依据 和标准 ，它 的质量 高低关 系 到 归档 文件 的完 整程 度 。基层 单 位 的文书 档案 管理 人 员 ，
分管档 案管理 的领 导对档 案管理 工作 重视程 度不够 ，更不
能够结 合本单 位 的实际情 况 ，认 真仔 细审查本 单位 的文件 材 料归 档范 围和文 书档案保 管期 限表 ，分管领 导没有 严格
４ 要 突 出立档单位的主体地位 ，档案鉴 定中体现 以我 为 主的 思想 。基 层单位 在制订 文书档 案保管期 限表时 ，应做
２ ． 编制工作主观性 强 ，缺少调查研 究。一个单位通 常有
好多个 部 门 ，文 书档案 管理人员 在编 制文件 材料 归档范 围 和文 书档案 保管期 限表 的时候 ，仅凭 自己对 《 规定 》 的主 观想法 来编 制本单 位文件 材料归 档范 围和文 书档案保 管期 限表 ，没有 充分 与各职 能部 门沟通协 调 ，也 不ｚ ～ ． １ ０ 各职能 部 门去 做深 入细致 的调查研 究 ，结果 就会导致 要 么归档范 围过大 ，要 么就过小 。另外 ，对 一些 文件保 管期 限的划分
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审核把关 ，使签批意见形 式化 。 ４ ．《 规 定》 中有些条款规定 用词模糊 ，给档案人 员编制 工作造成 了困难。因为 我 国档案保 管期 限表遵循 的原 则是
概 括 、抽 象和 灵活性 ，并不是 具体 、机械 、固定 的。在这
种 原 则指 导下 的档 案保 管期 限表 ，存 在着 条款 数量 偏少 、
档 次过粗 、内容 概括简 单 、用语含 糊 的问题 。如表 中有 ２ ４
款 用 重 要 的 、一 般 的来 区 分 档 案 内容 ，缺 乏 范 例 和 注
释 ，档 案 人 员就 会 在具 体 判 定档 案 价值 时 无法 准 确鉴 定 档案 的价 值 。操 作 性是 评 价 文 书档 案保 管 期 限表 质量 高 低 的指标 之一 ，《 规 定 》里有 些 条款用 词界 限不 明确 ， 目 前 档 案 鉴 定 的原 则 和方 法 都 是 理论 上 的 ，比较抽 象 ，不