企业OA系统电子文件归档模式选择与实践

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OA系统中档案管理模块的功能要求

OA系统中档案管理模块的功能要求

OA系统中档案管理模块的功能要求一、归档范围1、网上流转结束后需归档的电子文件。

2、未在网上流转的本单位收文、发文、会议材料等需归档的文件资料。

二、归档要求1、自动归档功能。

对本单位的所有需归档文件资料的目录(未在网上流转的文件资料,需补充录入目录),可由软件自动对其进行分类、排序,生成文书档案文件级目录数据库。

⑴分类方案:①年度——机构(问题)——保管期限②年度——保管期限⑵排列:归档文件应在分类方案的最低类目即“保管期限”内,按时间先后顺序或事由结合时间、重要程度等排列。

⑶件号:文件排列顺序号。

在分类方案的最低一级类目(指同一年度、同一机机构或问题、同一保管期限)内,按文件排列顺序从“1”开始标注。

2、文书档案文件级目录数据库结构应当符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB32/505-2002)的标准。

3、件的二级目录(数据库结构见附件一)。

件的二级目录模块是为了贯彻“细化检索”的原则,对文件级文档管理的补充。

当用户将转发件和被转发件、请示和批复、介绍信存根等作为一件归档时,通常只在归档文件目录数据库中录入一条记录(即文件的标题)。

这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。

弥补这种缺陷,系统应当为用户提供二级目录功能模块,使用户能更加细致地储存、检索有关信息。

4、按所分档案的类别打印出相应的归档文件目录(见附件二)、归档文件目录封面(见附件三)。

用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

5、对于有专业档案管理(如会计档案、审计、基建档案等)需求的单位,根据其业务要求为其设计相应的专业档案管理模块。

6、对档案数据的访问要有权限设置,以确保数据的安全。

7、对于每一份电子文件,软件必须提供相应的电子文件登记表,归档电子文件移交、接收检验登记表,归档电子文件管理登记表,归档电子文件迁移登记表(见附件四),并将其打印输出。

8、对最后形成的文件级目录数据库、件的二级目录数据库,提供数据的修改、批量修改、删除当前记录、删除所选记录、记录的新增、保存、按字段检索,数据导出、数据导入、显示每条记录的电子文件全文等功能。

OA电子文件归档管理分析

OA电子文件归档管理分析

OA电子文件归档管理分析信息化时代的到来促进了计算机技术的广泛运用,事业单位在日常管理也开始积极引进办公自动化模式,通过借助于计算机设备及相关系统来提升日常办公的效率。

在科学技术改革的推动下,OA系统在事业单位计算机中的运用更加广泛,这也是新时期事业单位规划管理需要引进的新技术。

针对这一点,探讨如何做好OA电子文件的归档管理工作,以更好的发挥OA系统的作用。

标签:OA;电子文件;归档管理;技术运用F491 OA电子文件归档管理概述1.1 电子文件的特点早期受到技术水平及办公设备的限制,我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。

传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短,影响了最终的文件使用效率。

此外,很多手工制作的文件不易保存修改,降低了文件内容信息的实用性,不利于其自身使用价值的发挥。

在计算机技术的推动下,我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。

经过最近几年的推广运用,事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性,文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。

然而,在事业单位规划管理升级的过程中,电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。

电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别;可以在不同的载体上进行转换并可同时存在;很容易被修改而不留下痕迹;可以不受时空限制实现信息共享;能使用文字、影像等多种信息方式;由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。

1.2 归档的原则就事业单位日常管理来说,其往往要面对不同形式的文档资料,每种文件涉及到的内容也是各不一样的,如:工程文件、财务文件等等,若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。

因而,对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。

虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同,但二者都是文件,因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围,并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。

在归档过程中要遵守相应的原则,以保证文件资料保存其原有的使用价值。

高校OA系统中电子文件归档问题分析和建议

高校OA系统中电子文件归档问题分析和建议

统文件归档过程中的诸多环节 , 减轻了公文管理人 员的劳动强度 , 避免了工作中的推诿和拖延 , 保证了 归档文件的及时性、 完整性和安全性 , 提高了管理效
率。
信息或涉密 电子文件 的索引信 息进行分类存 储归
档, 在更大范围实现资源共享 , 方便通过信息化系统
进行查询 , 去掉 了许 多中间环节 , 实现了文件建制 、

靠 文件管理人员进行人工整理 , 重复性的数据输入 或者打 印输 出公文后再归档 , 造成人力 、 物力的浪 费, 阻碍系统功能 的发挥。 2 . 2 技术水平较低 , 系统人员难 以胜任 电子文件管理与归档工作对系统管理人员提出 了更高的要求 , 不仅仅是要懂得文件归档管理的基 本理论 、 原则和方法 的单一化专业人才 , 更要是掌握 O A系统 、档案系统 以及 网络知识等相关现代信息 处理技术的信息化知识管理复合型人才。从当前的 实际管理状况来看 , 部分管理人员责任感不强 , 知识
较复杂情况 , 而其具有的可无损复制 、 易与载体分离
和 易无痕更 改 等特性 ,使 得 电子文 件 内容 出现 人 为
统 中 电
子 文


接 。O A系统中存有的办理完结的电子文件如不经
过 处理

疏忽或是被恶意篡改、窃取的几率 比纸质文件要大 得多。 O A系统架设在一个开放的互联网平台上, 随 着网络开放性 的不断增强 ,信息系统不可避免的会 受到网络入侵和病毒的攻击 。这就使得保证归档 电 子文件的信息原始性和内容 的真实性成为电子文件 管理部 门与档案部门共同的难题 。 2 . 4 保管条件更高 , 归档环境难以达到 不同于纸质文件归档对保存面积要求较高 , 电 子文件由于需要储存在光盘 、 磁盘或硬盘等载体上 , 而这些载体 自身带有 的物理特性 , 对环境 的防磁、 防 高温 、 防潮湿 、 防火 、 防病毒等要求较高。 电子文件的 不稳定性 、 对系统的依赖性以及技术障碍、 管理疏漏 等方面的因素,使得电子文件档案在保管方面要设 置具有针对性 的方法。 归档的磁盘要有写保护措施 ,

新OA归档操作

新OA归档操作
•选择需要待送移交的文件,点击“移交档案室”按钮,如下图:
6、已移交公文
• 点击移交档•可以查询已移交的文件登记清单。
谢谢大家 THANKS
中国普天 | 杭州鸿雁电器有限公司
Hangzhou Honyar Electrical Co.,LTD
新OA归档操作说明
总裁办
2010-07-28
系统自动归档已结束文件后,进入档案预归档。(部门 文书有权限)
1.预归档库
◆打开需要著录归档的文件,以杭鸿司市(2010)0052号文件为例, 点击文件名弹出预归档信息窗口:
A、填写或修改信息,选择正确的文件种类
B、选择核查方式:待送核查 C、保存后,预归档库记录-1
2、待送核查公文
选择需要待送核查的文件,点击“送档案室核查”按钮,如下图:
3、待核查公文
• 填写相关信息,选择核查方式后保存提交。
4、已核查公文
• 对于已核查的公文,可以进行回收重新核查
5、待移交公文

企业电子文档归档和电子档案管理指南

企业电子文档归档和电子档案管理指南

现在企业里,电子文档多到不得了。

有各种各样的文件,比如Word 文档、Excel表格、PDF文档,还有各种邮件、图片和视瓶。

企业得好好管理这些文档,保证它们安全、容易找到、好管理。

所以就有了电子档案管理指南,就是给企业规定了一套标准和方法,教企业怎么管理这些电子文档。

目的就是希望企业能够更高效、合规、安全、方便地管理电子文档。

企业需要打造一个炫酷的电子文档归档系统!就像建立一座数字化的文档乐园一样!这个系统不仅包括超酷炫的文件命名规范,还有奇妙绝伦的文件夹结构和权限管理机制。

就像是制定一份神秘宝藏地图一样,我们可以根据文件的类型、部门、时间等因素来设计出不同的宝藏藏匿之处,并确保每个宝藏里的文件都能按照规矩进行命名。

而权限管理机制更是要像是设定魔法阵一样,企业需要为不同的人员设定访问权限和修改权限,确保只有得到授权的勇者才能进入并掌握宝藏的秘密。

当然,企业还需要像是定期举行宝藏保卫大作战一样,进行文档归档和备份工作,确保宝藏的安全和完整,让坏蛋们无法窥探!这样,我们的文档乐园才会成为公司的宝藏宝库,充满趣味和活力!党的一项重要任务是制定一套符合党的路线、方针和政策的电子档案管理规范和流程。

这一过程需要覆盖电子文档的采集、归档、检索、保管和销毁等全过程管理。

在电子文档的采集阶段,必须制定明确的文档采集标准和流程,并对采集的文档进行分类和索引,以确保文档的内容符合党的要求。

在文档归档和存储阶段,应对文档进行整理和分类,并确保文档的存储安全和可靠性,以维护党的信息安全。

在文档的检索和利用阶段,必须建立一套完善的文档检索和利用机制,以便党员能够快速、准确地找到所需的文档并进行使用。

在文档的保管和销毁阶段,需要建立相应的文档保管和销毁规范和流程,并确保文档的合规性和安全性,以落实党的管理要求。

这些措施将有助于加强党的信息化建设,维护党的意识形态安全,推动党的事业发展。

企业OA系统电子文件归档模式选择与实践

企业OA系统电子文件归档模式选择与实践
(二)新模式下的实践。本企业具体实践如下:OA系统与 档案系统建立标准归档接口,OA系统电子文件根据保存价值 判定归档范围,不具有保存价值的电子文件存留于OA系统, 其他电子文件在线向档案系统归档;保管期限为永久和30年的 电子文件同时输出纸质文件归档,加盖印章,保管期限10年的 电子文件只归档电子文件;OA系统电子文件归档操作由机要 员操作。1.在线归档接口。接口以Web service方式调用档案系 统标准接口代码,以XML数据格式将电子文件实体文件及元数 据等信息传输至档案系统,传递内容包括批示单、正文、附 件、流转等信息。电子文件属性信息以条目形式归档至档案系 统,审签单以图片形式捕获归档,保持原貌。审签意见以TXT 归档,Word文档转换为PDF归档,均自动挂接于条目下,一个 主文件归档一个条目,归档命令按钮在OA系(下转第187页)
三、归档模式选择与实践
(一)电子为主纸质为辅的归档模式。陈晓晖在《电子公 文:能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析》中指 出:“目前我国还没有一部真正完善的法律用来作为确认一份 电子公文真实、完整和不可抵赖的依据。为了保证电子公文 归档后的法律证据作用,我国实行双套制的保管策略”。笔 者认为,在当前的法规环境下,既要法规遵从,又要探索创 新,在法规允许的条件下,采取以电子文件归档为主,纸质 文件归档为辅助的归档模式,当电子文件法律凭证作用完全 确立并能保证的情况下再采用只归档电子文件的模式。完全 以纸质归档有违时代潮流之嫌,只归档电子文件又存在法律 凭证风险。
显得很有必要。 (二)归档范围。《规范》7.2.3规定:“电子文件的归档
范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包 括相应的背景信息和元数据。”《办法》第五条规定:“电子 公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期 限。”因此,仅归档红头文件是对《办法》的曲解,全部电子 文件均归档又犯了“有文必归”的错误,影响归档质量。

行政OA管理模板 文件管理与归档

 行政OA管理模板  文件管理与归档

行政OA管理模板文件管理与归档行政OA管理模板—文件管理与归档一、引言在现代企业中,行政OA(Office Automation)管理系统被广泛应用于办公室管理中的各个方面,其中文件管理与归档是非常重要的一环。

本文将介绍一种行政OA管理模板,旨在提供一个整洁美观、高效实用的文件管理与归档方案。

二、文件管理1. 文件分类与标识为了便于管理,所有文件应按照特定的分类标准进行分类。

常见的分类方式包括部门、项目、日期等。

针对每个分类标准,可以采用不同的标识方式,例如编号、名称、颜色等。

通过明确的分类与标识,可以快速定位和识别文件。

2. 文件命名规范为了使文件名直观清晰,易于理解和查找,应制定一套文件命名规范。

命名规范可以包括文件主题、创建日期等信息,也可以采用特定的缩写或简称。

同时,应注意避免文件名过长或含有特殊字符,以确保文件名的兼容性与可读性。

3. 文件版本控制在日常办公中,同一个文件可能会经历多次修改。

为了确保文件版本的完整性和可追溯性,应建立文件版本控制机制。

可以采用编号、日期等方式标记不同版本,并记录每个版本的修改内容和修改者,以便在需要时进行查阅和恢复。

三、文件归档1. 归档策略归档是指将不再活跃、但仍有保留价值的文件移动到特定的存储位置进行长期保管。

在制定归档策略时,要考虑文件的重要性、保密性、保存期限等因素。

可以根据文件的特性,制定不同的归档规则和流程,确保归档的准确性和高效性。

2. 归档操作流程归档操作流程应包括文件选择、整理、打包、标记、存储等环节。

在选择要归档的文件时,可以根据事先设定的归档标准进行筛选。

归档文件应进行整理,确保文件的完整性和有序性。

打包时可以采用压缩或打包软件,以减小文件的存储空间。

归档存储位置应明确标记,避免混淆和遗失。

3. 归档管理与检索为方便后续管理和检索,应建立归档文件的管理档案。

包括建立归档文件清单、建立索引、建立归档文档的目录结构等。

通过清晰的管理档案和索引,可以快速查找和获取需要的归档文件,提高工作效率。

OA 系统中电子文件归档问题分析及对策

OA 系统中电子文件归档问题分析及对策

摘要:随着现阶段信息技术的发展,在各个企业事业单位中,对于OA系统加大了广泛的应用,在一定意义上对于办公效率的提升非常有利。

电子文件归档的应用,将文书档案管理工作的效率也大大地提升,从而对于档案管理水平也有效提升,并且对其中存在的相关问题也需要及时处理。

随着办公自动化发展的普遍应用,电子文件大量产生,电子文档的归档问题显得非常重要。

该问题若是没有合理处理,不但会使得档案管理工作和其他相关工作产生脱节,也会使得大量的电子文件出现丢失的情况。

因此,本文就对 OA系统中电子文件归档问题分析及对策进行分析和探讨。

关键词:OA系统;电子文件;归档;对策一、OA系统中电子文件归档过程存在的问题(一)纸质档案与电子档案并行目前,针对电子文档和纸质文档,一般使用“双轨制”进行管理,在归档中采用纸质以及光媒体等进行归档操作。

但是,由于其采用不同载体以及相同内容,在实际的归档当中就需要加强对于其之间的有效联系。

通常,相对于电子文件来讲,有着一定的及时性,传统纸质档案比较滞后,这样给对电子档案和纸质档案的著录问题带来很大的困难。

(二)电子文件草稿归档电子文件主要对文件的形成和原始档案流转和修改等信息的形成进行记录,所以,对电子文件草稿的保留需要将其纳入电子文件的归档当中。

通常,归档后的电子文件草稿和电子文件正稿是相同的两份文件,导致产生这种情况出现的原因就是文件的起草者和修改者对于办公自动化系统公文流转程序没有合理应用,在起草和修改中都是在纸质档案中完成,最后进入到公文流程,已然成为修改之后的文件定稿,导致电子文件归档原始信息会被丢失。

(三)纸质档案电子化一般,文件档案来源,除了自身单位,还有其他单位的外来文件,受到大环境对其的影响,各个系统和单位还没有实现互相联网,为了便于后期档案便于利用,在归档时对于这部分档案就需要将这些文件融入数据库当中。

实际上,纸质文件档案管理采用电子化归档,通常不是电子文件所属范围,然而现阶段采用这种电子文件,自身的数量由于比较庞大,这样给档案管理人员会产生很大的工作量,因此,加强对电子归档的发展非常的有必要。

浅析OA系统中电子文件的归档管理

浅析OA系统中电子文件的归档管理

浅析OA系统中电子文件的归档管理【摘要】随着科技的进步,信息科学和计算机的广泛应用,办公自动化系统(oa系统)在党政机关、企事业单位工作中推广普及。

在办公自动化环境下进行大量的文件处理等,由此产生了大量的电子文件,如何收集、整理、保管和利用这些电子文件,是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。

【关键词】信息科学计算机归档管理随着科技的进步,信息科学和计算机的广泛应用,办公自动化系统(oa系统)在党政机关、企事业单位工作中推广普及。

在办公自动化环境下进行大量的文件处理等,由此产生了大量的电子文件,如何收集、整理、保管和利用这些电子文件,是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。

下面笔者联系医院实际情况,探讨如何做好oa系统中电子文件的归档管理工作。

一、办公自动化环境电子文件的特征(1)产生过程的连贯性。

以办公自动化系统中公文处理为例,一份电子公文的产生从最初的拟稿部门开始,经过核稿、会签、签发、正式成文至归档,需要多部门参与,涉及拟稿部门、医院办公室、会签部门、信息管理部门等,是一项多方参与的连续性工作,中间脱离了任何一个环节,其归档管理都不完整。

同时从拟写开始所有的信息如修改痕迹、会签意见、签发意见等都被如实反映,每个操作都在操作日志中真实地保存下来,并可查询,其每个处理环节具有很强的连贯性。

(2)可塑性。

办公自动化系统中每个电子文件从拟写开始到正式制发前,参与会签的职能部门在各自的职能范围按照规定对其进行修改,其可塑性强。

(3)对设备的依赖性。

oa系统中的电子文件,在其生成的整个过程都与计算机和oa系统软件息息相关,即便是归档后,仍需通过计算机、oa系统或档案管理系统来调阅,离开了计算机和相应的应用软件,电子文件就无法产生、传递和识别,其对设备的依赖性可想而知。

(4)共享性。

电子文件归档后,所有拥有权限的人员均可通过授权对其进行调阅。

二、办公自动化环境电子文件归档管理中存在的问题(1)电子文件易被修改。

OA软件应用于档案管理系统的设计与实现

OA软件应用于档案管理系统的设计与实现

OA软件应用于档案管理系统的设计与实现随着科技的发展和办公环境的变化,传统的档案管理方式已经无法满足现代办公的需求。

为了提高档案管理的效率和便利性,越来越多的企事业单位开始采用OA软件来进行档案管理,以实现数字化、网络化的档案存储和查询。

本文将探讨OA软件应用于档案管理系统的设计与实现。

一、设计档案管理系统的基本要求在设计档案管理系统之前,我们首先需要明确系统的基本要求。

档案管理系统最基本的要求就是能够方便地存储和检索档案。

因此,系统需要提供以下功能:1. 档案录入与整理:系统应该具备方便的档案录入与整理功能,能够将纸质档案数字化,并按照一定的规则进行分类和整理。

2. 档案存储:系统需要提供稳定、安全的存储空间,能够存储大量的档案数据,并保证数据的完整性和可靠性。

同时,为了提高档案的访问速度,系统需要具备良好的存储性能。

3. 档案检索:系统应该提供方便快捷的档案检索功能,用户能够通过关键词、日期、文件类型等方式进行检索,并迅速找到需要的档案。

4. 权限管理:考虑到档案涉及机密信息,系统应该具备严格的权限管理功能,不同的用户拥有不同的访问权限,并能够进行操作日志的记录。

5. 档案借阅和归还:设计档案管理系统时,还需要考虑档案的借阅和归还流程。

系统应该能够记录档案的借阅情况,以便追踪档案的去向和状态。

二、OA软件在档案管理系统中的应用为了实现以上的基本要求,我们可以将OA软件应用于档案管理系统。

OA软件作为一种综合办公自动化系统,具备了多种功能,包括文档管理、流程管理、通讯管理等。

下面将探讨OA软件在档案管理系统中的具体应用。

1. 档案录入与整理:OA软件提供了文档管理功能,能够将纸质档案转化为电子文件进行存储。

在档案录入环节,用户可以将纸质档案扫描成电子文件,并通过OA软件进行整理和分类。

通过OA软件的文档管理功能,用户可以方便地管理档案的版本、属性和索引信息。

2. 档案存储:OA软件通常采用服务器存储方式,可以提供大容量的存储空间,并保证数据的安全。

OA系统与电子档案管理系统归档接口设计研究

OA系统与电子档案管理系统归档接口设计研究

OA系统与电子档案管理系统归档接口设计研究作者:魏云霞来源:《北京档案》2023年第09期摘要:根据信息化发展要求,结合电子文件归档需要,进行OA系统与电子档案管理系统归档接口建设,意义重大。

论文根据北京市轨道交通运营管理有限公司接口建设的做法和经验,分析了业务系统与档案接口建设的必要性,提出OA系统与电子档案管理系统归档接口设计开发时应注意的问题,以期为其他业务系统与电子档案管理系统的归档接口设计提供参考。

关键词:OA系统档案系统归档接口企业在经营管理活动中常用的业务系统有OA系统、财务系统、合同管理系统、资产管理系统等。

各业务系统产生了大量的电子文件,给企业管理带来了巨大的挑战。

如何提高电子文件的归档效率成为企业研究的一项重要课题。

目前各业务系统不断完善,利用业务系统实现电子文件自动归档至电子档案管理系统,对提高归档效率、推动电子档案管理系统与业务系统的相互衔接具有重要的意义。

本文以北京市轨道交通运营管理有限公司(以下简称“北京市轨道运营公司”)OA系统与电子档案管理系统的归档接口研究为例,论述了接口实施的必要性和实现方案。

(一)实施归档接口是落实国家相关政策的需要归档接口是指业务系统与电子档案管理系统互联互通的程序,可实现业务系统中待归档电子文件的自动归档。

国家档案主管部门出台的法律法规对电子文件归档提出了要求,归档接口的实施是对相关政策的落实。

新修订的《档案法》规定,企业应当积极推进电子档案管理系统建设,与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

国家档案局发布了《企业数字档案馆(室)建设指南》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业档案工作规范》等制度文件,明确提出企业在业务系统建设时应充分考虑电子文件归档要求。

OA系统与电子档案管理系统归档接口的实施有助于实现电子文件的全流程管理,促进档案管理的信息化、规范化和集成化。

(二)实施归档接口可打破系统间限制,加强系统间的交互随着计算机及信息化技术的不断发展,企业应结合自身需要搭建各种业务系统。

OA办公自动化中电子公文的归档处理方法

OA办公自动化中电子公文的归档处理方法

OA办公自动化中电子公文的归档处理方法
目前,我区采用了超越2000档案管理软件对OA办公自动化系统中办结了的电子公文进行归档管理,其操作的主要方法如下:
一、双击桌面图标(如下图)登录办公自动化系统,对收文和发文进行办理,只有办结的文件才能进行下一步归档处理。

二、在OA办公自动化中点击办结文件标题,然后再点击“发送”按钮,出现的界面中含“归档”与“不归档”按钮。

如下图。

三、点击上页图中“归档”按钮,可将单份电子文件送至本单位的超越2000档案管理系统的“未归档文件管理”模块(如下图中所示)。

四、在“超越2000”档案管理软件中的“未归档文件管理”模块中(如上图所示)进行下一步的归档工作。

点击上图上行菜单中的“归档”字样旁的下三角符号,在弹出菜单中选择“归
档管理”,界面显示如上图,然后双击归档任务管理栏中的第2项“归档改革后归档方式”,可进入“归档向导”进行归档。

五、归档向导中的具体操作:
1、“归档向导”如下图所示分为:条件设置,文件选择,补充著录,整理归档四个环节。

在“补充著录”中:档案属性,归档年度,保管期限,归档类别,机构(问题)均已由系统自动录入,可根据实际情况进行修改。

2、“档号设置”可对归档文件进行档号设置。

注意:应确保档号是唯一的。

如下图所示。

3、“参数设置”可对归档文件的档案类型、归档年度和起始件号进行设置。

如下图所示
4、设置好所需的数据后,可按“下一步”进入到“整理归档”环节,在整理归档环节中(如下图所示),通过点击“归档”按钮,对可进行归档的电子文件进行归档,至此,归档文件转入“归档文件管理”模块中,归档工作完成。

OA归档使用说明

OA归档使用说明

OA归档使用说明(一)OA系统设置一、流程设置(部门的发文和公司收文做设置)在OA系统使用自动归档功能之前必须对流程归档功能的接口进行设置,具体的设置步骤如下:第一步:管理员进入OA系统管理界面,点击“流程管理”。

第二步:点击需要设置自动归档的部门名称。

第三步:选择需要设置流程的“流程名称”。

第四步:将归档设置中“流程办结后,自动归档至中国石油档案管理系统”的勾打上。

第五步:点击“保存修改”,完成该流程自动归档功能的设置。

二、角色设置把档案系统中设置的每个部门的归档人员在OA系统中设置为部门归档管理人员。

方法是在OA后台中,普通管理——用户管理中找到部门归档人员,把“部门公文归档查询人”权限给这个用户。

三、系统使用用户如果想将此文件进行归档,在拟稿步骤时需将“是否归档”选为“是”(前提此流程已经设置了自动归档功能);用户如果不想将此文件进行归档,在拟稿步骤把“是否归档”选为“否”;注意:发文与电子收文的“是否归档”默认被选为“是”;手工收文的“是否归档”默认被选为“否”四、注意事项:OA系统自动归档问题咨询注意事项为协助初次使用OA系统自动归档的单位排查部分公文归档失败的问题,项目组特通过此通知说明应如何向档案系统项目组反馈问题。

由于OA系统内公文数量大,文件重名情况较多,为方便项目组解决问题,各单位请在反馈问题时提供“年份、收文/发文、WorkFlowID”,其中WorkFlowID的查找请按如下过程操作:1、登陆OA系统,点击“公文查询-公文归档”,如下图所示:图12、在弹出的归档查询窗口中,找到归档失败的公文,并点击右侧的“查看流程”绿色图标,如下图所示:图23、在弹出的流程步骤查询窗口中,在窗口空白处点击鼠标右键,在弹出菜单中选择“属性”,然后在弹出的属性窗口中找到“地址”栏目,将其中形如“WorkFlowID=xxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx”的内容拷贝出来,这段内容就是WorkFlowID,即该公文的唯一ID。

OA系统中电子文件归档问题分析及对策

OA系统中电子文件归档问题分析及对策

OA系统中电子文件归档问题分析及对策作者:刘婷婷来源:《现代经济信息》2020年第23期摘要:随着现阶段信息技术的发展,在各个企业事业单位中,对于OA系统加大了广泛的应用,在一定意义上对于办公效率的提升非常有利。

电子文件归档的应用,将文书档案管理工作的效率也大大地提升,从而对于档案管理水平也有效提升,并且对其中存在的相关问题也需要及时处理。

随着办公自动化发展的普遍应用,电子文件大量产生,电子文档的归档问题显得非常重要。

该问题若是没有合理处理,不但会使得档案管理工作和其他相关工作产生脱节,也会使得大量的电子文件出现丢失的情况。

因此,本文就对 OA系统中电子文件归档问题分析及对策进行分析和探讨。

关键词:OA系统;电子文件;归档;对策一、OA系统中电子文件归档过程存在的问题(一)纸质档案与电子档案并行目前,针对电子文档和纸质文档,一般使用“双轨制”进行管理,在归档中采用纸质以及光媒体等进行归档操作。

但是,由于其采用不同载体以及相同内容,在实际的归档当中就需要加强对于其之间的有效联系。

通常,相對于电子文件来讲,有着一定的及时性,传统纸质档案比较滞后,这样给对电子档案和纸质档案的著录问题带来很大的困难。

(二)电子文件草稿归档电子文件主要对文件的形成和原始档案流转和修改等信息的形成进行记录,所以,对电子文件草稿的保留需要将其纳入电子文件的归档当中。

通常,归档后的电子文件草稿和电子文件正稿是相同的两份文件,导致产生这种情况出现的原因就是文件的起草者和修改者对于办公自动化系统公文流转程序没有合理应用,在起草和修改中都是在纸质档案中完成,最后进入到公文流程,已然成为修改之后的文件定稿,导致电子文件归档原始信息会被丢失。

(三)纸质档案电子化一般,文件档案来源,除了自身单位,还有其他单位的外来文件,受到大环境对其的影响,各个系统和单位还没有实现互相联网,为了便于后期档案便于利用,在归档时对于这部分档案就需要将这些文件融入数据库当中。

(OA自动化)OA办公自动化中电子公文的归档处理方法

(OA自动化)OA办公自动化中电子公文的归档处理方法

OA办公自动化中电子公文的归档处理方法
目前,我区采用了超越2000档案管理软件对OA办公自动化系统中办结了的电子公文进行归档管理,其操作的主要方法如下:
一、双击桌面图标(如下图)登录办公自动化系统,对收文和发文进行办理,只有办结的文件才能进行下一步归档处理。

二、在OA办公自动化中点击办结文件标题,然后再点击“发送”按钮,出现的界面中含“归档”与“不归档”按钮。

如下图。

三、点击上页图中“归档”按钮,可将单份电子文件送至本单位的超越2000档案管理系统的“未归档文件管理”模块(如下图中所示)。

四、在“超越2000”档案管理软件中的“未归档文件管理”模块中(如上图所示)进行下一步的归档工作。

点击上图上行菜单中的“归档”字样旁的下三角符号,在弹出菜单中选择“归
档管理”,界面显示如上图,然后双击归档任务管理栏中的第2项“归档改革后归档方式”,可进入“归档向导”进行归档。

五、归档向导中的具体操作:
1、“归档向导”如下图所示分为:条件设置,文件选择,补充著录,整理归档四个环节。

在“补充著录”中:档案属性,归档年度,保管期限,归档类别,机构(问题)均已由系统自动录入,可根据实际情况进行修改。

2、“档号设置”可对归档文件进行档号设置。

注意:应确保档号是唯一的。

如下图所示。

3、“参数设置”可对归档文件的档案类型、归档年度和起始件号进行设置。

如下图所示
4、设置好所需的数据后,可按“下一步”进入到“整理归档”环节,在整理归档环节中(如下图所示),通过点击“归档”按钮,对可进行归档的电子文件进行归档,至此,归档文件转入“归档文件管理”模块中,归档工作完成。

OA档案系统操作手册

OA档案系统操作手册

人保健康综合办公应用系统使用说明书(普通用户)OA档案系统操作手册二〇一〇年十二月档案管理手册目录1 档案系统使用概述 (3)2 文书档案系统 (4)2.1 档案归档方式设置 (5)2.2 档案管理模块功能 (6)2.3 档案基础数据维护(档案管理员) (7)2.3.1 档案基础数据 (7)2.3.2 档案部门维护 (7)3 档案归档操作 (11)3.1 文书档案库管理(部门归档用户) (11)3.1.1 文书档案著录 (13)3.1.2 文书档案文档一体操作 (17)3.1.3 档案库 (20)4 档案查询借阅(全体用户) (26)4.1 档案查询 (26)4.2 档案借阅申请单 (29)1档案系统使用概述档案管理模块是办公系统中的一个大型模块,其功能齐全、方便,可操作性强;涵盖“文档一体”和其他门类材料的归档。

档案利用、档案统计等功能。

档案管理模块菜单项如下:档案库、文档一体、档案查询借阅、归档部门设置、文书档案分类管理、年度基础数据、配置初始化,不同权限的用户看到不同的部分。

(档案管理员)(分散档案用户,即各部门归档员)档案库和文档一体:主要是对公文系统生成的各种公文按照年度、部门进行归档,主要由分散归档用户(各部门归档员)按照一定的原则进行归档,对档案进行排号、装盒最终移交给档案管理人员(集中归档用户);电子公文系统之外的档案可通过著录归入档案系统中。

档案查询:主要是供用户对归入档案进行查询。

档案借阅:主要是供用户对公开标题的档案进行借阅。

其它菜单项为系统的档案管理员提供管理归档部门和归档分类及年度等基础数据。

2文书档案系统文书档案以《中华人民共和国档案法》、2006年第8号令正式施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、最新DA/T系列档案管理数字电子规范(DA/T18档案著录规则,DA/T22归档文件整理规则);《电子文件元数据标准》和《电子文件管理细则》两项行业标准的征求意见稿中相关规定、《文书档案案卷格式》(GB 9705-88)、《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号)、《档案管理软件功能要求暂行规定》(档发[2001]6号)等法规性文件以及直属单位档案管理的要求为基础,涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统计、检索、提供利用等项工作。

企业OA系统电子文件的归档管理方法探究

企业OA系统电子文件的归档管理方法探究
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企业 OA系统电子文件的归档管理方法探究
韩英 中交二航 局第 一工程有 限公 司 中图分类号 :F270 文献标识 :A 文章 编号 :1674—1145(2018)1—112—02
:摘 要 现 代企业随着 办公 自动化 的应用和深入 ,产 生 了大量的 电子文件 ,如何 高效、妥 善、完备地保存好这 些文件 ,对档 :
:案工作者提 出了更 高的要 求。



:关键诃 办公 自动化 电子文件 归档管理

一 、 加强 电子文件 归档 管理的重要性 企业 的 OA即办公 自动 化 ,是 指在 企业 党政 工 团及 业 务部 门的实际工作 中,以计算机技术和网络技术为心,采用一系列 现代化 的办公 设备和先进的通信技术 ,广泛 、全 面 、迅速地 收集 、 整理 、加工 、存储和使用 日常工作形成的信息,为企业的管理 和决 策服务 ,从 而达到提 高行政 效率 的 目的。随着 计算 机技术 的迅 速发展 ,为企业 进行 网上办 公提供 了可 能和可 靠 的技 术保 障 ,推 动整个 社会 进入知 识管 理 的新 阶段 。特别 是近几 年来 , 随着企业 OA系统在公文 处理上的普 及应用 ,电子文件成 了办公 自动化的必然产物,是档案必不可少的重要组成部分。但是 目 前在现有企业 OA系统中,从电子公文的生成到归档,在管理方 法和制度上存在着 不完善的方面 ,有 时电子 文件虽进行 了归档 , 但 分 类 尚不 明确 或无相 应说 明 ,最终 查找起 来还 是非 常不便 。 所 以具体 的归档 管理制 度 、归 档方式 、归档 要求 、归档程 序等 不 明确 ,不仅 使归 档工作 具有 较大 的随意 I生,而且 还将 影响 到 整理 、保管 、编 目、查找利用 等一系列后续工作 的开展 。因此 , 加强 0A环境下电子文件的归档管理非常重要。 二 、企业 0A环 境下加强 电子 文件 的归档管理 的具体方 法

OA归档使用说明

OA归档使用说明

OA归档使用说明OA归档使用说明(一)OA系统设置一、流程设置(部门的发文和公司收文做设置)在OA系统使用自动归档功能之前必须对流程归档功能的接口进行设置,具体的设置步骤如下:第一步:管理员进入OA系统管理界面,点击“流程管理”。

第二步:点击需要设置自动归档的部门名称。

第三步:选择需要设置流程的“流程名称”。

第四步:将归档设置中“流程办结后,自动归档至中国石油档案管理系统”的勾打上。

第五步:点击“保存修改”,完成该流程自动归档功能的设置。

二、角色设置把档案系统中设置的每个部门的归档人员在OA系统中设置为部门归档管理人员。

方法是在OA后台中,普通管理——用户管理中找到部门归档人员,把“部门公文归档查询人”权限给这个用户。

三、系统使用用户如果想将此文件进行归档,在拟稿步骤时需将“是否归档”选为“是”(前提此流程已经设置了自动归档功能);用户如果不想将此文件进行归档,在拟稿步骤把“是否归档”选为“否”;注意:发文与电子收文的“是否归档”默认被选为“是”;手工收文的“是否归档”默认被选为“否”四、注意事项:OA系统自动归档问题咨询注意事项为协助初次使用OA系统自动归档的单位排查部分公文归档失败的问题,项目组特通过此通知说明应如何向档案系统项目组反馈问题。

由于OA系统内公文数量大,文件重名情况较多,为方便项目组解决问题,各单位请在反馈问题时提供“年份、收文/发文、WorkFlowID”,其中WorkFlowID的查找请按如下过程操作:1、登陆OA系统,点击“公文查询-公文归档”,如下图所示:图12、在弹出的归档查询窗口中,找到归档失败的公文,并点击右侧的“查看流程”绿色图标,如下图所示:图23、在弹出的流程步骤查询窗口中,在窗口空白处点击鼠标右键,在弹出菜单中选择“属性”,然后在弹出的属性窗口中找到“地址”栏目,将其中形如“WorkFlowID=xxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx”的内容拷贝出来,这段内容就是WorkFlowID,即该公文的唯一ID。

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企业OA系统电子文件归档模式选择与实

作者:张强
来源:《办公室业务(下半月)》 2019年第11期
文/上海航空工业(集团)有限公司情报档案中心张强
【摘要】本文分析了企业OA系统电子文件归档的几种模式,提出了电子文件为主、纸质文件为辅的归档新模式,并阐述了本企业的电子文件归档实践。

【关键词】OA系统;电子文件;归档模式
伴随办公自动化系统(OA)的普及,无纸化办公日益受到青睐,如何实现企业OA系统电子文件归档后,继续发挥法律凭证、查考参阅的价值,笔者提出了归档新模式。

一、电子文件归档现状
为保证本企业OA系统中形成的具有保存价值的电子文件有效归档和管理,笔者查阅了文献并对部分企业进行了调研,发现在OA系统电子文件归档中,由于企业性质、管理理念、信息化程度、制度规范等因素的差异,归档模式也各异。

(一)归档方式。

1.仅归档电子文件。

采取在线归档、离线归档或两种方式结合,归档电
子文件。

2.仅归档纸质文件。

文件审签采用双轨制,电子文件先在OA系统中流转办理,然后以纸质形式流转审签,纸质审签完毕进行归档,电子文件不予归档。

3.纸质、电子均不归档。

OA
系统中形成的电子文件不向档案部门进行归档,仍保存在形成系统中。

4.电子与纸质文件双套
制归档。

电子文件、纸质文件均归档。

纸质文件归档包括电子文件打印输出归档和纸质重新审
批后归档。

(二)归档范围。

企业OA系统电子文件归档内容:只归档有规范格式的红头文件;归档系统中产生的所有文件;归档具有保存价值的电子文件,归档范围参照纸质文件或自行制定。

(三)归档主体。

归档主体包括办公室文书人员、专兼职档案员、专兼职机要员、信息化
人员等。

二、电子文件归档模式分析
《电子文件归档与管理规范》(以下称《规范》)和《电子公文归档管理暂行办法》(以
下称《办法》)为企业OA系统电子文件归档提供了依据。

(一)归档方式。

《规范》4.5规定:“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品。

归档时,应同时保存文件的电子版本、纸
质版本或缩微品。

”《办法》第七条规定:“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价
值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。

”因此,具有永久、长期保存价值的电子文件应双套归档,只采用一种形式归档或不归档的方式与以上
规定是相悖的。

《规范》4.6规定:“应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

”显然,在电子文件法律效力尚未全面确立的情
况下,归档电子文件的同时归档具有凭证价值的纸质文件或缩微制品显得很有必要。

(二)归档范围。

《规范》7.2.3规定:“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材
料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。

”《办法》第五条规定:“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

”因此,仅归档红头文件是对《办法》的曲解,全部电子文件均归档又犯了“有文必归”的错误,影响归档质量。

(三)归档主体。

《规范》7.1规定:“文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定
符合归档条件的电子文件向档案部门移交”。

《办法》第三条规定:“电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作”。

企业OA系统电子文件归档的主体结合企业实际确定为宜,以便准确判定保存价值、保管期限。

三、归档模式选择与实践
(一)电子为主纸质为辅的归档模式。

陈晓晖在《电子公文:能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析》中指出:“目前我国还没有一部真正完善的法律用来作为确认一份电子公文真实、完整和不可抵赖的依据。

为了保证电子公文归档后的法律证据作用,我国实行双套制的保管策略”。

笔者认为,在当前的法规环境下,既要法规遵从,又要探索创新,在法规允许的条件下,采取以电子文件归档为主,纸质文件归档为辅助的归档模式,当电子文件法律凭证作用完全确立并能保证的情况下再采用只归档电子文件的模式。

完全以纸质归档有违时代潮流之嫌,只归档电子文件又存在法律凭证风险。

(二)新模式下的实践。

本企业具体实践如下:OA系统与档案系统建立标准归档接口,OA 系统电子文件根据保存价值判定归档范围,不具有保存价值的电子文件存留于OA系统,其他电子文件在线向档案系统归档;保管期限为永久和30年的电子文件同时输出纸质文件归档,加盖印章,保管期限10年的电子文件只归档电子文件;OA系统电子文件归档操作由机要员操作。

1.在线归档接口。

接口以Web service方式调用档案系统标准接口代码,以XML数据格式将电子文件实体文件及元数据等信息传输至档案系统,传递内容包括批示单、正文、附件、流转等信息。

电子文件属性信息以条目形式归档至档案系统,审签单以图片形式捕获归档,保持原貌。

审签意见以TXT归档,Word文档转换为PDF归档,均自动挂接于条目下,一个主文件归档一个条目,归档命令按钮在OA系统由机要员操作。

归档的属性信息字段包含编号(文号)、名称、编制部门、拟稿人、审核者形成时间、归档时间等,文件字段信息与档案系统中设定的字段信息建立了对应关系,确保归档信息有效存储。

2.归档操作。

电子文件在OA系统中审批完毕后,归档人员点击归档按钮即可完成在线归档。

OA系统开发了电子文件保管期限判定功能,归档操作人员确定文件保管期限后可选择随时归档也可定期归档,保管期限未判定将无法归档,而执行了归档操作后,归档人员将不能进行撤销归档操作。

保管期限判定不合理则档案管理人员可驳回,重新归档;归档后,归档人员仍可在OA系统中“已归档”文件模块中查阅归档文件,判定无保存价值的电子文件可在OA系统“不归档”功能模块查阅。

归档可逐份操作,也可批量归档操作。

3.电子文件打印输出、加盖印章、整理、装盒完成归档。

OA系统具有打印输出功能,归档电子文件输出的纸质文件由归档人员负责加盖公司或部门印章,如收文在收文处理单中领导签署意见处加盖公司印章,发文在文件落款处加盖印章,阅批件在领导批示处加盖公司印章等。

纸质文件归档整理按照档案管理要求。

在电子与纸质文件均归至档案部门后,通过档案管理系统Web端导出归档文件清单,办理归档交接手续。

归档至档案系统的电子文件由档案管理人员根据档案管理要求进行必要的检查核对、补充著录,具有永久和长期保存价值的电子文件实体、文件目录及元数据由档案人员离线备份。

归档前电子文件的真实性、完整性由形成部门负责,归档后的电子文件真实性、完整性由档案部门保障。

四、结语
本文提出的OA系统电子文件归档模式既执行了国家有关电子文件管理的有关规定,又结合了文档一体化管理、企业节约成本等要求,维护电子文件的真实性、完整性和长期可用性,确
保电子文件的第二价值,同时降低了归档文件凭证价值风险。

【参考文献】
[1]国家档案局.GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范[S].北京:中国档案出版社,2000.
[2]国家档案局第6号令.电子公文归档管理暂行办法[S].国家档案局,2011.
[3]陈晓晖.电子公文:能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析[J].档案与建
设,2012(8):11.。

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