秘书的素质

秘书的素质
一、秘书的“德”
德才兼备是对每一个工作人员的要求。

秘书在其工作中要发挥参谋助手的作用，职责重大，尤应如此。

在品德方面，要求秘书必须具备如下素质：
(一)政治品德
秘书应具备的政治品德是：
1．政治可靠。

秘书是直接为领导人服务的，他们在领导人身边工作，处理大量重要公文、参与一些重要活动，其所从事的很多工作事关重大，所以，秘书必须具有很强的政治素质。

所谓可靠，就是值得信赖，可以依靠。

当前，在市场经济条件下，决策活动数量大，而且要求质量高、频率快，领导人迫切需要秘书在决策活动中由被动咨询的参谋职能向主动介入的辅助职能转变。

因此，秘书要具备一定的马列主义理论，能深刻理解、能协助领导贯彻执行党的路线、方针、政策。

秘书要经常深入群众，深入生产一线调查情况，对改革中出现的新情况、新动向、新事物、新经验，特别是预兆性和方向性的信息，能够及时、准确、有效地反映给领导人，为领导决策提供依据。

2．思想敏锐。

秘书经常面对变化着的客观情况，其中一些是重要情况，如果分析不清，认识不明，就无法胜任其参谋助手的工作。

因此，就要求秘书要在考虑问题、分析问题、处理问题时，既要坚持原则，又能快速反应，善于在错综复杂的情况下，想领导之所想，急领导之所急，迅速抓住问题的关键，从而找出解决矛盾的方法和途径。

(二)职业道德
秘书在其工作中必须信守以下职业道德
1，勤奋工作。

秘书的工作节奏之快慢，效率之高低，质量之好坏，对领导人的工作有着直接的影响。

因此，秘书应该具有埋头苦干、艰苦奋斗的精神，严格要求，勤勤恳恳，任劳任怨，不怕苦，不怕累，加快工作节奏，提高工作效率，保证工作质量。

2．作风严谨。

秘书既要参与政务，又要管理事务，也就是说，事无巨细，均要操心。

因此，秘书必须严格按程序办事，踏踏实实，一步一个脚印，不马虎，不飘浮，首尾兼顾，面面俱到，善始善终，负责到底。

3．遵纪守法。

秘书在领导人身边工作，接触党和国家以及机关的大量机密，了解某些重大决策的过程。

因此，遵纪守法的责任特别重大，不可不经授权，私用领导人的名义写条子，打电话，下指示；不可假托领导人的意图为领
导人以及秘书自己办个人的私事；不可自作主张，“先斩后奏”，或把自己的意见强加于领导人，干扰领导人工作，不可炫耀自己，泄露党和国家以及本机关的机密。

(三)个人品德
秘书应具备以下个人品德：
1．廉洁奉公。

秘书虽然不是领导人，但接近领导人，地位特殊，因而必须注意大公无私，忠于职守，艰苦奋斗，不谋私利。

要坚持“一身正气，两袖清风”，反对贪污，反对行贿受贿，反对铺张浪费，反对以权谋私，反对化公为私。

2．谦虚谨慎。

秘书一言一行影响很大，对内影响到领导人的威信，对外关系到本机关的形象。

因此，秘书在待人接物上，要虚心，要谦和，要有礼貌。

在处理问题上，既要敢于坚持原则，又要耐心细致，不能越权行事，不能随便表态，也不能传达领导人指示时夹杂个人意见。

3．团结互助。

秘书身处综合部门，对外接触的部门多、环节多、人员多；对内由于年龄不同、性格不同、经历不同等原因，也难免产生不同的意见。

对内对外，处理不好，都会影响团结，贻误工作。

因此，秘书必须搞好群体内外的团结，遇事要和各部门、各单位的有关同志协商解决，切不可盛气凌人，颐指气使。

4．公而忘私。

秘书的工作是繁重的，但其成果却不以个人的名义出现在管理活动之中，而是许多人在一起集体创造，最后转化为领导人、领导机构的决策去付诸实施。

因此，对秘书而言，无私奉献，甘当无名英雄尤为重要。

5．联系群众。

秘书是领导人联系群众的桥梁，因此要善于同各种各样不同职业，不同年龄，不同性格，甚至不同政治倾向的人接触，交谈，办事。

在工作过程中秘书要尊重他人，理解他人，具有群众观点，坚持群众路线。

特别是在企业中，一些从工人转到秘书岗位上的同志尤应注意，身份变了，但仍是“普通一兵”。

二、秘书的“才”
秘书的“才”可以分解为以下几个方面：
(一)知识结构
知识是秘书胜任工作的基础之一，只有在合理的知识结构基础上才能形成一定的水平，适应秘书工作的需要。

作为秘书，其知识结构可分三个层次：
1．基础知识。

即文、史、哲、数、理、化等，也就是作为一个机关工作人员的起码知识。

2．管理学知识。

秘书虽然不是机关或部门的管理者，但其工作的性质却是管理。

因此，秘书应该掌握管理学理论，否则，就无法圆满完成领导人交办的任务，更无法为管理活动出谋献策。

各个机关的情况不同，管理的模式亦有差别，但是，针对什么情况宜采取什么方式方法，成效如何，有无弊端等，秘书都应了解并且理解；同时随着现代科学技术的发展，秘书还应了解微机应用和系统论、信息论、控制论等方面的知识以及这些新学科所提供的管理方法，以进一步加深对本管理系统的理解，以提高为领导人提供信息的数量和质量，从而达到协助领导人提高其管理水平的目的。

此外，秘书学的知识，更是秘书所必备的。

3．本机关的专业知识。

这一层次的知识因秘书所在机关不同而不同，如政法机关的秘书应精通法律，教育机关的秘书应懂教育。

此外，机关直接或间接涉及的生产力与生产关系、宏观经济和微观经济，特别是今天实行对外开放、对内搞活时代，有很多新的知识都要求秘书必须掌握，例如：
(1)经济谋略知识。

市场经济的一个突出特点就是竞争。

秘书作为领导人的参谋、助手，如果不懂得经济谋略，就难以胜任秘书工作。

(2)科技前沿情况。

科技是第一生产力，科技的发展与机关的兴衰密切相关。

一项科学发现，一种科技发明，一方面可能开拓出一个产品新领域，甚至开拓出一个产业新领域，另一方面又可能使一些产品被淘汰，使一些产业日暮途穷，因此，随时把握科技发展动态，掌握最新科技成果，也就意味着争取到了机关自我发展和参与竞争的主动。

作为秘书，这当然是责无旁贷的。

新时期领导决策工作重点是经济建设，秘书要相应更新知识。

当然秘书学习经济不可能要求学出会计师、审计师、工程师之类的“专才”，但却要求秘书是熟悉多方面知识的“通才”。

(二)工作能力
工作能力是秘书做好服务工作的本领，是做好服务工作的基本功。

这主要是：
1．分析综合能力。

分析与综合情况，是秘书的重要任务。

因此，秘书要能通过学习、分析，吃透上级精神，及时把握领导人的决策要求；同时又要能了解、吃透下情，既能如实反映成绩，反映问题，又能掌握现实情况；研究预测发展趋势。

在此基础上，秘书要围绕中心工作，搞好全面性综合；围绕工作
进程，搞好阶段性综合；围绕工作重点、难点、热点问题，搞好专题性综合，更好地发挥参谋助手作用。

2．调查研究能力。

调查研究是谋事之道，是成事之基。

可以说，调查研究是秘书的基本功。

在这方面，秘书应能把握调研的三个环节：一是调查前的准备，二是调查研究的过程，三是写好调查报告。

调查研究本身是一种手段而不是目的，秘书的调研目的是运用其调研结果辅助领导人正确决策。

因此，搞了调查研究而不形成调查报告，就不是完整的调查研究，或者说是一种缺乏应有成果、“功亏一篑”的调查研究。

所以秘书必须善于用调查报告的形式把调查的情况和研究的结论表述出来，形成“最佳产品”，为领导提供决策依据。

3．口语表达与写作能力。

秘书向领导人汇报工作、反映情况，为领导人、领导机构起草公文、讲话稿等，均需口语表达和文字表述，因此秘书必须具备较高的听、说、写能力。

听，就是听知能力，要听得准确，反应敏锐，记忆牢固，理解深刻，要善于领会领导人的意图。

说，就是口语表达能力，要口齿清楚，语言简洁，观点明确，条理通顺，要注意礼貌，讲究场合，掌握分寸，言语得体；特别是要敢于讲真话，实事求是地反映情况，而不说大话、空话、假话、套话。

写，就是写作能力，要熟悉机关公文、各不同文种及其要求，掌握各个文种写作技巧，不断学习政策，不断积累材料，不断总结经验，不断提高文字水平。

4．组织协调能力。

协调是秘书的一项重要职能，它可以及时解决工作中的各种矛盾，消除内耗，增加合力，在当前由计划经济向市场经济体制转换过程中，局部利益往往同全局利益发生摩擦、碰撞，这就更加需要秘书积极地进行协调；要把决策者的意图变为执行者的行动过程，就必须掌握协调艺术，提高协调能力。

协调工作中，要注意把原则性和灵活性结合起来，应做到谦逊而不失原则，任劳而不积怨气，委婉协商而不以势压人，态度坚定而不颐指气使，诚恳、平和、豁达、宽容，力求转化矛盾，理顺关系，解决问题。

5．应用现代化办公手段的能力。

办公室要实现规范化、制度化、科学化，必须逐步改进办公手段，实现办公室自动化。

作为秘书，在这一办公手段的改革中，首当其冲。

这就要求秘书能尽快具备应用现代化办公手段的能力，以促进传统办公手段更新，进一步提高工作质量和效率。

6．公关交际能力。

秘书工作涉及面广，联系的部门多，需要用很大的精力和时间同机关内外交往。

因此，秘书必须注重人际关系，讲究公关交际，要从全局利益出发，本着平等、诚实、守信、宽以待人的原则，热情、周到、圆
满地安排和处理好与机关内外的交往工作，特别是对外要树立机关的良好公关形象，充分发挥机关的门面和窗口作用。