会议管理实务(项目四)

项目四 制发会议纪要
• 3、格式写法不同：会议纪要是行政公文；会议记录较随 意 • 4、作用不同：会议记录仅仅是保存资料所用，相当于文 字记录。会议纪要要有沟通情况，统一认识，布置工作 和记载凭证作用。
• 总之，会议记录是档案资料；会议纪要是公文资料
任务五 会议文件资料的收集和整理
• 能力目标：能认真收集和整理文件资料，并妥善保管 • 知识目标：掌握会议文件资料收集范围和会议文件归档 的方法 • 有用的资料归档，没有利用价值的资料销毁
• （3）结尾
• 可写可不写，可写执行要求，可对会议提出希望
项目四 制发会议纪要
• （三）会议纪要特点 • 1、内容的纪实性：会议结束之后制发。记录性公文，忠 实于会议原貌，客观、扼要的反映会议中心议题和议定 事项。不得随意添加修改与会者观点及会议内容，不得 任意发挥，不得评论。 • 2、表达的提要性：如实记载，提纲挈领的反映会议精神 和成果，条理清晰，避免记流水账。
任务一 送别与会人员
• 5、安排人员送客 • 本地客人/一般客人：礼仪小姐或专门工作人员将人员欢 送至会场门口、酒店门口、单位大门口、停车场门口 • 职务高/特殊客人：领导送行
• 特殊客人：领导送行至车站、码头、机场；有时需提前
到下榻处进行话别并赠送礼物 • 6、安顿暂留人员 • 尽地主之谊，妥善安排住宿、饮食，旅游购物及车辆需 求方面尽可能协助
会议纪要相关的单位。
• 发文流程： • 起草、编写会议纪要——确定印发范围——接收者确 认——领导签字——打印成文——印制、分发或归档保 存
项目四 制发会议纪要
• 思考： • 会议纪要与会议简报的区别和联系 • 会议纪要与会议记录的联系
项目四 制发会议纪要
• 会议简报：会中，阶段性总结，非正式。仅是会议的概 述 • 会议纪要：会后，整体总结，较为正式。含有对下一步 行动的指示
• 确定会议资料收集、整理范围，包括根据会议流程会前、
会中和会后产生的文件，根据会议文件收集的要求做好 相关工作，立卷归档
任务五 会议文件资料的收集和整理
• （一）了解会议的规模和类型 • 重要会议 or 一般事务会议 • 大型会议 or 小型会议 • 重要的、大型的会议需要收集与会议相关的文件、资料
• 同一次会议的文件组织在一起，分类组合，定期归档 • 资料齐全，包括与会议有关的一切资料
任务六 会议评估和总结
• 能力目标：能够设计会议评估表，能够拟写会议总结 • 知识目标：了解会议评估的意义，熟悉会议评估的方法 和内容，掌握会议工作总结的写法 • 一、会议评估
• （一）会议评估的意义
• 会议评估是一个收集有关会议目标实现情况的信息的过 程
• 对于需要短暂停留人员，妥善安排
任务一 送别与会人员
• 送别与会人员工作要点： • 1、结清参会费用：主办方与参会者如有相关费用，需结 清，另一方需提供规范的发票 • 2、发放回程票：需要代订返程车票、机票的人员，秘书
人员帮其代购，会中或离会时分发。回程票不得代领
• 3、引导与会人员离场：主席台领导退场后，与会人员再 离场；引导车辆迅速、有序离场 • 4、安排车辆送站：合理安排车辆，合理安排线路
草人员
• （四）收集、整理会议文件资料的要求 • 1、确定会议文件资料收集范围 • 2、及时、收集齐全 任务五 会议文件资料的收集和整理
• 3、选择文件资料收集渠道，运用收集文件资料在与会人 员离会之前全部收集齐全 • 4、收集会议文件要履行严格的登记手续 • 5、收集整理过程注意保密
• （五）会议文件资料的归档
• 其他会议确保手机重要文件资料就可以
• （二）会议文件资料收集的范围
• 1、会前资料
• 2、会中资料 • 3、会后资料
任务五 会议文件资料的收集和整理
• （三）会议文件资料收集渠道 • 1、向全体与会人员收集 • 2、向领导人、召集人和发言人收集 • 3、向会议有关工作人员收集，如会议记录人员、文书起
任务三 会议经费结算
• 会议经费的来源： • 会议主办方承担：经销商会议、公司内部会议 • 向与会人员收取：学术研讨会、行业交流会 • 收取费用注意事项：
• 1、会议通知中即详细说明收费标准和方法
• 2、注明支付方式
• 3、信用卡收费需要问清楚姓名、卡号、有效期
• 4、发票开具正确
任务三 会议经费结算
任务三 会议经费结算
• 一、会议经费收支项目 • 会议收入主要来源于：上级拨款、向与会人员收取的相 关费用 • 支出主要包括：会长租用、设备租赁、会场布置、邮电
通讯、培训、交通参观、住宿费、餐饮费、会议资料费、
纪念品购置、会议宣传交际、劳务费以及其他费用 • 二、会议经费结算方法 • （一）会议的收费与付费方法
任务三 会议经费结算
• 能力目标：能妥善进行会议经费预算 • 知识目标：熟悉会议经费结算方法，掌握会议经费结算 工作程序 • 任务分析：会议费用结算要根据会前经费预算进行；首
先，了解会议经费手指项目；其次，熟悉会议经费结算
方法；最后掌握经费结算工作程序 • 经费结算以预算为基础；筹备期间要做好预算； • 会议过程中做好开支记录；会议结束及时结算； • 结算完毕及时汇报领导，报销
植物花卉等；台签、签到本和饮用水等物品；矿泉水及
时清理，未启封者妥善装箱保存，以备下次使用
任务二 会场善后工作
• （5） 发现遗失物品，尽快与失主联系；距离遥远，快递 回物品 • 2、归还租借物品 • 及时归还租金物品，损坏按约定赔偿；不需要赔偿的，
特别说明或修好后再归还
• 3、结算会议开支费用 • 结清会议费用，主要包括：会场租用费、设备租用费、 其他相关服务，并及时与酒店方交接会场
• 3、功能的指导性：会议纪要具有指示工作的作用，要传
达会议情况和会议精神，要求与会单位以此为依据展开 工作，落实会议的议定事项。
项目四 制发会议纪要
• 4、称谓的特殊性：常用“会议认为、会议指出、会议决定” 等字眼 • （四） 会议纪要的发文流程 • 可以上报，可以下发。但是发放范围特别窄，只发给与
事项
项目四 制发会议纪要
• （二）会议纪要的格式 • 会议纪要由标题和正文组成。不用写主送单位和落款， 成文时间多写在标题下方，也可写在文章最后。 • 1、标题
• （1）单行标题
• （2）双行标题 • 2、正文 • （1）开头
项目四 制发会议纪要
• 会议纪要正文，开头概括介绍会议情况，包括会议的意 义，开会的时间、地点、名称、主持人、出席人、列席 人及会议的主要议题 • （2）主体 • 会议纪要核心部分，包括会议讨论的具体问题，会议形 成的意见或决定。安排好结构，条理清晰。 • 会议正文写法： • 一是条文式：大中型会议常用，将会议内容分成几个大 的问题，然后加上标号或小标题，分项来写
任务六 会议评估和总结
• 评估作用： • 发现会议实施与策划之间的关系 • 了解会议目标是否实现 • 核算会议成本与效益情况
• 看与会者是否满意
• 明确会议的成功与不足之处，为以后提高回忆效果寻找
经验
任务六 会议评估和总结
• （二）会议评估的内容 • 人 • 流程及安排 • 会议资料
• 后勤服务
• 付款方法和时间： • 公司应该支付的费用及时支付给对方；各类支出项目的 付款方式和付款时间不同；场地租赁和设备租赁、住宿 餐饮一般需要交付一定金额的定金；有些较小的支出项 目直接用现金支付 • （二）会议付费的要求 • 1、支出费用名称要规范 • 2、遵守公司财务制度
任务三 会议经费结算
• 三、会议经费结算的工作程序 • 1、统计会议实际收支项目 • 2、 理清各项费用结算时间地点 • 3、与相关部门做好对接
实训项目
• 制定送站安排表 • 指出送站时应注意的礼仪礼节
任务二 会场善后工作
• 能力目标：能妥善清理会场、归还租赁设备物品和结清 会议开支费用 • 知识目标：掌握会场善后工作内容及要点
• 任务分析：做好会场善后工作是将会场归还给酒店的前
提；会场善后工作包括清理会场、归还租赁物品和结清 会议开支费用
• 4、核实发票
• 5、填写报销单
• 6、清点费用支出清单
• 7、领导签字 • 8、财务部门报销 9、结清费用
项目四 制发会议纪要
• 能力目标：掌握会议纪要拟写格式、要求和发文流程， 制发会议纪要 • 知识目标：掌握会议纪要写作格式、特点和写作要求， 熟悉会议纪要发文程序 • 会议纪要是传递会议信息、传达会议精神的公文 • 一、拟写会议纪要 • （一）会议纪要的概念：记载和传达会议情况和议定事 项。会议纪要是在会议记录和其他会议材料基础上加工 整理出来的，反映会议基本情况、会议成果、会议议定
• 结尾 • 3、落款
任务六 会议评估和总结
• （三）会议工作总结的写作要求 • 容易出现的问题：记流水账、只谈成绩、前后矛盾 • 1、实事求是，一分为二 • 2、全面评价，突出重点
• 3、条理清楚，层次分明
• 4、分析研究，找出规律
• 5、叙议结合，详略得当
项目四 制发会议纪要
• p151 • 会议纪要与会议记录的区别： • 1、性质不同：会议纪要是法定行政公文；会议记录是机 关单位内部用于记录会议发言的事务文书，属于记载性
的文书资料
• 2、内容要求不同：会议记录是有言必录（录音机）；会 议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识，是会 议通过的有关事项
项目四 制发会议纪要
• 二是综述式，又称概述式：小型会议适用，将讨论研究 的问题与会人员的认识议定的有关事项进行整体阐述和 说明。多用“会议指出、会议认为、会议提出”等字眼。 • 三是发言记录式：按照发言的顺序，把每个人的主要观 点和意见摘要出来。能够如实反应会议进程和各种观点， 便于如实反应发言人不同看法和会议原貌。多用于座谈 会和高级领导会议。