文件收发管理制度

文件管理制度
1.目的
为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。

使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。

2.适用范围
适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

3.职责
董事长负责批准企业综合管理手册。

总经理负责批准各系统管理分手册。

公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。

各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四
建网站，资源共享。

质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；
分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。

项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。

并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。

4.工作程序
编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废
文件编制、审核和审批
4.1.1 企业管理部编制《企业综合管理手册》，组织讨论，董事长审批。

4.1.2 公司职能部门编制本系统的管理手册，企业管理部组织讨论，总经理审批。

4.1.3 公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件，由部门领导审核，经相关部门会签，公司分管领导审批。

4.1.4 分公司编制的管理规定、制度等文件，由主管经理审核，分公司经理审批。

4.1.5 项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。

4.1.6 对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文
件按照各系统管理手册中要求进行审批。

4.1.7电子文件起草完成后，分管领导在纸张文件原稿上审批，文件管理部门留存原稿。

文件的接收和发放
4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑，并与互联网连接，设置一个固定的邮箱地址或QQ号码，向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。

4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或QQ号码，文件发放均以该邮箱地址为收件人，分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址，并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。

4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员，每天必须查看邮箱，在5日内完成文件的传递工作。

4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放，并向公司相关领导发放一份纸质文件。

4.2.5日常通知类文件可在山西四建网页上公布，对需要在网上发布的文件，经分管领导审批后，由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布，网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门，防止没有接到通知延误工作。

4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件，以邮件形式发放，或在山西四建网页上设置公司内部文件平台，设置密码，只有公司内部人员方可登陆。

4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后，文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅，如需传阅或转发，批注传阅或发放范围，传阅人员签注姓名和时间，转发的文件
填写《文件发放记录》。

4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的发放范围，文件管理员以发放组群形式发放，做好《文件发放记录》，收到电子邮件后，接收方要进行回复确认，发放方在《文件发放记录》中打钩确认。

4.2.10分公司接到电子文件后，及时向项目部发放。

对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。

发放部门（科室）填写《文件发放记录》，接收人签字。

4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载，复制到本地电脑专项文件夹中，建立《文件接收记录》方便查找。

文件管理员对文件修订过程进行跟踪，确保使用文件处获得有效版本。

4.2.12企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。

4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适用文件。

4.2.14 接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容，并做好会议纪要。

文件的评审
4.3.1在管理评审输入资料中，各职能部门对主管的文件提出评审意见。

4.3.2 企业管理部每年对管理性文件组织评审，需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。

文件的修订、更新、作废
4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时，重新起草文
件，并用红颜色字体标明修改部位，经审批后，标明原文件作废或修订状态，进行发放。

4.4.2 对文本文件修改时，填写《文件更改通知单》，经审批后按照原文件发放范围发放。

4.4.3当文件修订或更新时，及时进行发放管理，通知原文件管理员更换原有文件。

4.4.4 文件作废时，在纸张文件上注明“作废”，作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出，在文件接收记录中标识作废。

文件的存档
4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件，人事任免文件打印5份纸质文件，分别由人力资源部留一份，个人档案装一份，用人单位存一份，办公室留存两份。

4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件，进行传阅、学习并存档。

网页的维护
4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护，确保网络畅通。

4.6.2企业管理部积极宣传公司网站，在各种杂志、文件中体现公司网址。

文件的编号和排版
4.7.1 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。

4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。

（如晋四建×字[××××]××号）
4.7.3 公司便函文件编码由经理办公室统一编号。

（如晋四建函[××××]××号）
4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。