档案目录格式规范

新文书档案目录格式
（一）归档文件目录
归档文件目录
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、
20、
20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用
15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字
符
数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样
0--5大类档案全引目录索引
年度:2008年
①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），
整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量
具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样
备考表
①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背
（五）新文书档案全引目录脊背
（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标
识）
示例一示例二
说明：1、全引目录脊背式样如
上，大小自定，效果整齐统一；
2、文书档案分年度组织全引目
录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每
册注明“第M/N 册”。

全引目录
年度
文书档案
第1/3册
全引目录
年度
文书档案
全1册
科技档案目录格式
（一）案卷目录
案卷目录
(“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码)
①各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表宽度为170mm。

（二）卷内目录
卷内目录
保管期限：盒号：档号：
(“页数”：为每件文件的页数；“页号”：适用于整卷装订成册的，为其中每件文件的首页所在的页码) ①以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

（三）科技档案全引目录
805类档案全引目录索引
2号机
①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm）；下半部标示存放位置的部分，单元格宽度从左至右依次为39、38、39、38（mm）。

整表宽度为155mm。

②上半部表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用N（行）*10（mm）分布。

科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜，即索引目录制作的大小，以该册能够装下的数量为准。

对盒号的起止范围不做具体要求，各自便宜确定即可，要有稳定合理的规律沿袭可循。

①“案卷题名”处请写明该案卷实际题名，并普通一号宋体居中。

②其余文字空三号字体两格依样分布，三号宋体字加粗。

“密级”分为“秘密、机密、绝密”，之前认定为“普通”密级的，密级置空不填。

30
卷内备考表
档号：
D=10mm 、20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm
（可根据需要设定）
注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。

（七）科技档案全引目录脊背
示
例一示例二 图A7全引目录脊背
说明：1、
全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一； 2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。

一
册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第X/N 册”。

保管期限
档号
案卷题名
盒号*
全引目录
**类
科技档案
第
2/2册 全引目录
**类
科
技档案
全1册
全引目录 **类
科
技档案
第1/2册
会计档案目录格式
（一）案卷目录
会计档案案卷目录
年度：2008分类号：433
①以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20（mm），整表宽度为170mm。

（二）案卷目录
会计档案全引目录索引
（三）会计档案全引目录脊背
(注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同)
全引目录
年度
会
计
档
案
（四）会计档案封面小标签(适用于账簿及报表)
（40mm）（50mm）
照片档案目录格式
（一）照片目录（1-7大类）
照片档案目录
年度：2008册号：02
①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。

（二）特殊的，工程档案照片目录（8、9大类）
工程照片档案目录
03
项目代号：0100册号：
全宗号
年度（项目代号）
类别
保管期限
照片号
号
号
第m/n册
（注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。

其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。

）
光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式
（一）光盘（磁带）目录（1-7大类）
光盘档案目录
年度：2008
①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、60、20、20、30（mm），整表宽度为170mm。

（二）特殊的，工程光盘（磁带）目录（8、9大类）
同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。

（三）光盘文件目录
光盘档案文件目录
盘号：02档号：2008-1-01
（四）光盘档案卷盒脊背（根据选用光盘册脊背大小而定）
注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。

此脊背即为光盘档案册所用。

全宗号
年度（项目代号）
类别
保管期限
光盘号
号
号
第册
在此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。

）
实物档案目录格式
（一）实物目录
实物档案目录
年度：
①
②
注：上表中“序号”项为三位数字，取所有实物档案排序的大流水号；
“档号”项中第三段的号也为三位数字，取同一年度内所有实物档案排序的流水号。

资料目录格式
资料目录
年度：2008
章格式
单位：mm （二）档号章（科档）式样:
单位：mm
单位：mm
档案移交目录
（一）文件移交目录
文件移交目录
应修改以贴合该档案类型实际，如对实物档案，“页数”可改为“载体形制”等。

②对文件移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

③以上字段从左至右依次保持宽度为15、60、90、30、15、25（mm），整表宽度为240mm。

（二）科技档案移交目录
科档移交目录
移交单位：接收单位：
移交人：接收人：
移交日期：接收日期：
①如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类组卷，可以将已经形成的“案卷目录”作为“移交目录”。

②对科档移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

③以上字段从左至右依次保持宽度为15、50、90、15、30、20、20（mm），整表宽度为240mm。

（三）会计移交清册
****年度会计档案移交清册
凭证卷（册）
移交账簿卷（册）共计卷（册）
报表卷（册）
工资单卷（册）
详细见附录
移交部门负责人（签名）：移交人：
年月日
接收部门负责人（签名）：接收人：
年月日
①此页样式可作为会计档案移交清册的首页，可在条目输机录入后打印出相应目录附后，再由会计人员填写此页，签字确认即可。

②对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

（四）印章移交清册
印章档案移交清册
移交内容：××××
明细：
1、××××（枚）。

2、××××（枚）。

3、××××（枚）。

……
共××枚
注：详见后附移交目录。

移交单位：接收单位：
移交人：接收人：
移交时间：接收时间：
①对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

附录：
印章移交目录（共×枚）
档案利用登记表格式
档案利用（借阅）登记表类型：档案年度：
①“利用方式及目的”一栏中“利用方式”指复制、现场查阅、借出使用等，“目的”指各种利用方式下档案的用途。

②档案利用依年度、按不同档案类型分开登记，不要混杂。

不归档文件目录格式
(一)案卷目录
不归档案卷目录
①以上字段从左至右依次保持宽度为20、90、30、30（mm），整表宽度为170mm。

(二)卷内目录
2008年不归档文件（××部）目录
(
①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、30、70、20、10（mm），整表宽度为170mm。

档案专题目录archivalsubjectcatalogue：
（一）制作专题是档案编研工作的一种，专题是档案编研工作较为基础和广泛的形式。

专题的确定和编制角度的选取，均是由各企业结合自身实际需要而定。

（二）专题的命名：主题、事由范围等等统属性的题目。

如公司内地上市专题、生产事故专题等等。

（三）专题的形制：所有专题均以组卷的形式进行组织，包括文档专题。

档案专题目录格式
(一)案卷目录
专题目录
(
以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、15、55（mm），整表宽度为170mm。

(二)卷内目录
大唐国际2008年生产事故专题目录
(
①以上字段从左至右依次保持宽度为10、25、30、60、20、10、15（mm），整表宽度为170mm。

档案销毁清册
大唐国际XXX公司
XX档案鉴定销毁清册立档单位：
销毁清册编制单位：
销毁清册编制时间：
审批人意见：
审批人签字：
审批时间：
档案销毁时间：监销人签字：
（此线下为详细目录）
档案销毁目录
②鉴定同意（或部分同意）销毁的，执行人需要在“档案销毁时间”和“监销人签字”处签字确认执行，未签字视为未执行；鉴定不同意销毁的，需在“档案销毁时间”和“监销人签字”处以“\”划去，显示闭环，不能置空。

③以上字段从左至右依次保持宽度为10、80、20、25、15、20（mm），整表宽度为170mm。

档案利用效果登记表
档案利用效果登记表
②表格距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

整表宽度为170mm。

③表格至顶端纸边35mm。