新形势下做好办公室文秘工作的几点思考

新形势下做好办公室文秘工作的几点思考
发布时间：2021-01-11T02:55:05.009Z 来源：《防护工程》2020年28期作者：李俊良
[导读] 公司内部的办公室部门是整个公司的综合协调机构，因此很多公司的重要管理事务都必须由办公室来开展处理，办公室是公司内部政策制定、文件传达的核心枢纽。

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摘要：公司内部的办公室部门是整个公司的综合协调机构，因此很多公司的重要管理事务都必须由办公室来开展处理，办公室是公司内部政策制定、文件传达的核心枢纽。

因而，从事行政工作的文秘人员要具备极强的行政管理能力，高效处理行政工作。

此外，文秘人员要具备一定的计算机操作能力，熟练使用办公软件，其中文秘人员的核心能力、写作能力能够有效满足公司内部文案的编制需求，承担起信息传达、承上启下的作用。

关键词：办公室；文秘；措施
一、提高办公室文秘工作质量以及水平的必要意义
在企业单位之内，办公室一直以来都是落实管理活动以及行政活动的核心场所，负责着企业单位从上至下的全部行政管理管理工作，具有工作量繁重的特性，不仅需要向上级领导及时汇报基层工作的落实情况，同时还需要向基层职工及时、明确以及精准的传达领导层下达的指令以及工作，做好所有细节工作。

与此同时，办公室通常还需要对企业单位之内全部职工之间存在的关系予以全面协调，加之对外交流以及协调等多项工作同样是办公室必须做好的工作任务之一，因此，办公室之内文秘工作质量以及水平与行政管理工作之间具有极为紧密的关联，所以企业单位就需要对文秘工作质量以及水平的进一步提升予以足够的重视，由此才可以推动企业单位核心竞争力随之提升，从而推动企业单位的不断发展和进步。

二、提高办公室文秘工作质量以及水平的基本原则
文秘人员作为整个办公室的核心人员之一，其工作必须严格根据下列基本原则所展开：首先，时刻遵循相关职业道德规范标准，严格要求自己，在进行常规工作时必须耐心、严谨与认真的做好自身本职工作。

其次，不断提高自身专业能力以及综合素质，科学合理的对各项工作予以配置，以此不断提升自身工作效率与水平。

最后，时刻服从上级领导下达的指令，并且做好各层之间的交流协调，以此保证办公室的所有工作都能够有序进行。

若是所有文秘人员都可以遵循相关规范标准展开相关工作，那么文秘工作质量以及工作水平必然会获得有效的提高。

三、提高办公室文秘工作质量以及水平的有效策略
1、强化培训，并建立完善的工作制度
企业办公室的负责人要加强文秘人员的培训，结合办公室内部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有针对性地给文秘人员开展专业技术培训和管理培训。

结合文秘人员培训的需求，制定年度文秘培训计划，并制定文秘培训方案。

将文秘人员的培训资金纳入部门的年度预算当中，给文秘人员培训的内容，主要是提高文秘人员的心理素质、动手能力、综合管理能力以及应急处理能力，保证文秘人员在紧急情况下快速处理异常突发情况。

提升文秘人员的语言表达能力和写作能力，文秘工作者主要工作就是开展沟通交流，以及撰写公司的办公纪要。

因而，办公室要着重给文秘工作者提供专业性的协作培训和语言沟通培训，增强文秘工作者人际关系处理能力，进而高效开展接待工作，为公司建立良好的企业形象。

此外，办公室主任还应组织部门的员工完善公司内部的行政管理制度和行政管理流程，通过制定科学的制度来规范文秘的工作行为。

在部门内部建立文秘工作的职业道德规范，要求文秘人员严格管理自身行为，提高自身职业素养，保证文秘工作者可以严格遵守公司的制度，并提高办事效率。

文秘人员以自己的专业能力，来推动公司行政工作的开展。

此外，办公室还需要为文秘工作者建立完善的培训机制，以此来提升文秘人员综合素养能力。

2、建立奖惩机制
办公室要结合实际的行政管理工作状况，有针对性地设计奖惩机制来提高文秘工作者工作积极性，以实现激励员工的目的。

办公室制定的奖励管理制度，要对积极提高自身行政管理工作能力的文秘人员，给予一定的奖励，以及在行政工作上做出重大贡献的人员，给予一定的年度奖金激励和精神奖励，可以给员工颁发优秀工作者称号，以此来激励全体办公室人员努力工作，积极向上。

办公室以公开公平、多劳多得的原则来建立奖励机制尤其是在公司内部文秘工作量较大的情况下，通过制定激励机制可有助于文秘人员高效完成文案写作工作，给高质量完成任务的员工颁发优秀奖，可以给员工发放现金奖，发放办公用品和生活用品以及提高员工的绩效工资。

3、健全工作程序，合理安排人员配置
作为企业，要想不断发展壮大，就要有规范的工作程序，优秀的企业文化氛围，使每一名員工都各司其职。

众所周知，办公室工作繁杂琐碎，若没有规范的工作程序会使办公室人员重复工作、毫无头绪。

因此，只有将工作程序和流程明确化，让文秘人员按照流程工作，
减轻工作任务，更完美地完成工作要求。

同时，办公室工作内容多，文秘人员应根据自己擅长的领域和岗位分工合作，行政秘书、文件管理员等要各司其职，团结合作。

4、提高思想高度，主动服务
每一家企业都有自己的企业文化，而良好的文化氛围可以增加员工对企业的依赖感和贡献度。

因此，办公室的工作人员要加强思想建设，提高对公司的依赖感，热爱自己的工作，更好地服务领导和员工。

同时要增强责任意识，明确文秘人员的工作任务，高要求高质量完成，无论是撰写公文材料还是传达沟通时，都要实事求是、耐心细致。

作为文秘人员，要主动为领导和员工服务，充分了解员工的工作情况和最新资讯，当领导询问时，及时客观告知，为领导的下一步决策提供有效的提案，并且撰写文章时要实事求是，不能敷衍了事。

5、不断学习，提高综合能力
无论是新入职的文秘人员，还是有一定的工作经验的文秘，都要不断学习来提高自身能力，与时俱进，了解新形势下对于办公室文秘人员新的要求，更好地服务公司。

首先，作为文秘人员要充分了解公司的产业链，明确公司的发展前景，只有这样，才能在领导需要的时候提供值得参考的意见。

其次，要努力学习科学文化知识，不断提高文字能力，毕竟文秘人员是需要撰写会议记录和公文材料的。

再次，了解领导的工作程序，更好地配合领导工作。

因为文秘人员也可以称为领导的助手，只有充分了解领导的工作特点，才能紧跟领导步伐，提高工作质量和工作效率。

最后，学会细致办事，办公室文秘人员不仅仅需要文字表达能力，更需要协调统筹能力，在安排会议时，要考虑参会人员的名单、座位、会议内容和会议时间，提前安排好可以避免部分人员时间冲突造成不必要的麻烦。

同时在安排领导出差时，也要充分考虑时间冲突问题，提前做好计划，飞机等交通工具的使用，宾馆、车辆的安排，路线的规划等都可以看出你是不是一名合格的办公室文秘人员。

6、善于钻研，找到工作规律
一个优秀的文秘人员，要做的不仅仅是努力工作，更要学会在繁杂琐碎的工作中找到规律。

同样的工作任务，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要两三个小时就可以做到。

这时你要思考为什么我的工作效率比别人低？而不仅仅是闷头苦干，当领导询问时觉得自己也完成了任务并且工作努力，殊不知这只是自我满足，工作效率极低造成的。

结束语
总而言之，在进行办公室管理时，虽然办公场地主要以办公室为主，然而办公室的核心工作内容需要以文秘人员工作质量以及水平的提高为主。

然而在具体工作中，如果想确保策略效果能够全面展现，并不是一蹴而就的，是需要一定的时间才能够实现的。

参考文献：
[1]赵磊.试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].企业文化（中旬刊），2019（5）：262.。