我院科技档案管理介绍及相关要求
科学技术研究档案管理规定-国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号
科学技术研究档案管理规定正文:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号《科学技术研究档案管理规定》已经国家档案局局长办公会议、科学技术部部务会议修订通过,现将修订后的《科学技术研究档案管理规定》公布,自2020年11月1日起施行。
国家档案局局长陆国强科学技术部部长王志刚2020年9月11日科学技术研究档案管理规定第一条为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理,有效保护和利用科研档案,根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规,结合科研工作和档案工作实际,制定本规定。
第二条承担科研项目(包括科研课题,下同)研究、计划管理的机关、团体、企业事业单位及其他组织开展科研档案管理工作适用本规定。
第三条科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。
第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节,各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程,与科研项目工作同部署、同实施、同检查,将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。
第五条科研项目结题验收时,各单位应当按照分类分级管理的原则,按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。
第六条各单位应当按照集中统一管理原则,建立健全科研档案工作规章制度,在人员、库房、设备、经费等方面给予保障,保证科研档案工作顺利开展,确保科研档案完整、准确、可用、安全。
科技部门_档案管理制度
一、总则为了加强科技部门档案管理工作,确保档案的安全、完整和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合我部门实际情况,特制定本制度。
二、档案管理目标1. 确保科技部门所有文件和记录得到有效管理、保存和利用。
2. 提高档案管理的规范化、科学化水平。
3. 保障档案信息的真实性、完整性和安全性。
三、档案管理职责1. 档案管理部门职责:- 负责科技部门各类档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
- 制定档案管理制度,并组织实施。
- 定期对档案工作进行监督检查。
2. 其他部门职责:- 遵守档案管理制度,积极配合档案管理部门开展档案管理工作。
- 及时向档案管理部门移交应归档的文件和资料。
3. 全体员工职责:- 认真学习档案管理制度,提高档案管理意识。
- 严格执行档案管理制度,确保档案的完整性和安全性。
四、档案管理流程1. 档案的收集和归档:- 根据档案管理要求,对科技部门的各类文件和资料进行收集。
- 按照时间顺序、类别进行分类、归档,并存放在指定的位置。
2. 档案的查阅和利用:- 查阅档案需经档案管理部门批准,并办理相关手续。
- 查阅档案应遵守保密规定,不得泄露国家秘密和单位商业秘密。
3. 档案的销毁和转移:- 对已不具备保存价值或需要销毁的档案,按照规定程序进行销毁。
- 对需要长期保存的档案,进行转移存储。
五、档案管理的安全保密1. 档案管理部门应采取备份、加密等安全措施,确保档案信息的安全。
2. 档案管理应遵守国家有关保密法律法规,对涉密档案进行特殊管理。
3. 对可能存在泄露风险的档案,应采取措施进行隔离。
六、档案管理的监督与评估1. 档案管理部门应建立档案管理评估机制,定期对档案管理工作进行评估,并及时跟进改进。
2. 定期开展档案管理培训,提高员工的档案管理意识。
七、附则本制度自发布之日起施行,由科技部门负责解释。
科技人员档案管理制度
第一章总则第一条为规范科技人员档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有科技人员的档案管理,包括但不限于个人基本信息、工作经历、成果业绩、培训记录、考核评价等内容。
第三条科技人员档案管理应遵循以下原则:(一)依法管理:严格按照国家档案管理法律法规和标准执行,确保档案的合法性;(二)集中统一:实行集中统一管理,明确档案管理部门的职责,确保档案的完整性;(三)科学规范:建立健全档案管理制度,提高档案管理水平,确保档案的准确性;(四)安全保密:加强档案安全管理,确保档案的保密性;(五)方便利用:优化档案查询服务,提高档案利用率。
第二章档案管理机构及职责第四条本单位设立档案管理部门,负责科技人员档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责:(一)制定科技人员档案管理制度,并组织实施;(二)负责科技人员档案的收集、整理和归档;(三)负责科技人员档案的保管和保密工作;(四)负责科技人员档案的查询、借阅和利用工作;(五)负责科技人员档案的销毁工作;(六)定期对科技人员档案进行整理、检查和更新。
第三章档案收集与整理第六条科技人员档案的收集应包括以下内容:(一)个人基本信息:姓名、性别、出生日期、学历、学位、职称、职务等;(二)工作经历:工作单位、岗位、工作年限、主要职责等;(三)成果业绩:科技成果、论文发表、专利申请、获奖情况等;(四)培训记录:参加的培训课程、时间、内容、考核结果等;(五)考核评价:年度考核、职称评审、岗位聘任等。
第七条科技人员档案的整理应遵循以下要求:(一)分类清晰:按照档案内容进行分类,确保档案的有序性;(二)编号规范:采用统一编号,方便查阅和归档;(三)装订整齐:档案装订整齐,确保档案的完整性;(四)目录完整:编制档案目录,方便查阅。
第四章档案保管与利用第八条科技人员档案的保管应遵循以下要求:(一)库房管理:配备必要的档案保管设备,确保档案的物理安全;(二)防火、防盗、防潮、防虫:采取有效措施,防止档案受损;(三)保密管理:严格保密制度,确保档案信息安全。
档案系统科技档案管理制度
第一章总则第一条为加强科技档案管理,确保科技档案的完整、准确、系统和安全,提高科技档案的利用效率,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及科技档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
第三条科技档案管理工作应遵循以下原则:(一)依法管理原则:严格按照国家有关法律法规和政策规定进行科技档案管理;(二)完整准确原则:确保科技档案内容的完整性、准确性和系统性;(三)安全保密原则:加强科技档案的安全保护,防止档案失密、泄密;(四)高效利用原则:提高科技档案的利用效率,充分发挥档案在科技创新中的作用。
第二章组织与管理第四条本单位设立科技档案管理部门,负责科技档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
第五条科技档案管理部门的主要职责:(一)制定科技档案管理制度,并组织实施;(二)负责科技档案的收集、整理、归档和保管工作;(三)负责科技档案的鉴定、销毁和统计工作;(四)负责科技档案的利用和咨询服务;(五)负责科技档案的安全保卫工作;(六)负责科技档案信息化建设。
第六条科技档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员,负责科技档案的具体工作。
第三章科技档案的收集与整理第七条科技档案的收集应遵循以下要求:(一)按照国家有关法律法规和政策规定,全面收集本单位科技活动中产生的各类档案;(二)及时、准确地收集科技档案,确保档案的完整性;(三)对重要科技项目、重大科技成果等档案,应进行重点收集。
第八条科技档案的整理应遵循以下要求:(一)按照档案的分类标准,对科技档案进行分类、编号和编制目录;(二)确保科技档案的系统性、准确性和完整性;(三)对科技档案进行规范化整理,便于检索和利用。
第四章科技档案的保管与利用第九条科技档案的保管应遵循以下要求:(一)按照国家档案局规定的库房标准,建立科技档案库房;(二)保持库房通风、防潮、防虫、防霉、防尘、防火、防盗等措施;(三)定期对科技档案进行检查、清点,确保档案安全。
科技档案的规章制度是什么
科技档案的规章制度是什么一、科技档案规章制度的基本原则(一)法律依据原则科技档案的管理工作必须依照国家有关法律、法规和政策的规定,确保科技档案管理工作的合法性和规范性。
(二)全面性原则科技档案管理工作要保障科技档案的完整性、可信性和可查性,做到全面、系统、准确,确保科技档案信息的真实性和完整性。
(三)规范性原则科技档案管理工作要依据科技档案管理的规章制度和操作流程,严格按照相关规定办理科技档案事务,保证科技档案管理工作的规范性和一致性。
(四)保密原则科技档案管理工作要严格遵守国家保密制度,严格保护科技档案的机密性,不得随意泄露科技档案信息,确保国家和企业的利益不受损害。
(五)责任原则科技档案管理工作要明确责任分工,明确各级科技档案管理责任,健全科技档案管理职责体系,保障科技档案管理工作的有效开展。
二、科技档案规章制度的主要内容(一)科技档案的归档和整理1.科技档案的归档原则科技档案应依据其内容和来源等特点,按照文件管理、案卷管理、项目管理和研究主题管理等几种不同的归档方式进行管理。
2.科技档案的整理要求对科技档案进行整理工作时,应根据文件的内容和属性,按照科技档案管理的规定进行整理和分类,确保科技档案信息的完整性和可查性。
(二)科技档案的保管和利用1.科技档案保管的环境要求科技档案保管场所应具备保密、防火、防水、防盗和环境调控等功能,确保科技档案信息的安全和完整。
2.科技档案利用的规定科技档案的利用应遵循规章制度,科技档案管理部门应提供必要的查询和复印服务,保障科技档案信息的及时准确传达。
(三)科技档案的清理和销毁1.科技档案清理的周期科技档案管理部门应根据科技档案的管理周期和实际需求,定期进行科技档案清理工作,剔除无用档案,保障科技档案的及时整理和保管。
2.科技档案销毁流程对于已经失效、过期或无用的科技档案,科技档案管理部门应按照规章制度,经过审批程序,严格按照规定的销毁程序和方法进行销毁处理,确保科技档案信息不被泄漏。
科技档案管理暂行办法
科技档案管理暂行办法(修订本)水利部交通部南京水利科学研究院电力工业部二○○一年八月科技档案管理暂行办法(修订本)第一章总则第一条为加强本院科技档案的管理,健全科技档案工作,充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》以及国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》,结合本院实际情况,制度本办法。
第二条本院科技档案是指科学研究,工程设计、学术活动、人才培养、基本建设、工程建设施工和监理、新材料试验等活动中形成的,具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、中试资料、声像等科技文件材料。
这些科技档案是本院科研人员辛勤劳动的结晶,是成果开发和推广的依据,是一项重要的信息资源和科学技术的储备,是党和国家的宝贵财富。
第三条根据档案实行集中统一管理的原则,本院设立档案室,管理全院档案,由一位副院长分管,科技档案管理业务上接受科研处指导,并受上级管理部门的指导、监督与检查。
第二章科技文件材料的归档工作第四条科技档案工作是科研管理工作的一个重要组成部分。
科技文件材料的形成、积累、整理和归档,属科技人员的职责范围,并作为奖励、晋级、授予技术职称的条件之一。
1、各研究所有一名副所长分管本所的科技档案工作。
并配备一名兼职档案员,协助、督促本所的归档工作。
2、各研究所的研究室主任、专题组的负责人负责审查科技文件材料归档的质量。
重点科研项目的科技文件材料归档质量须经所长复审。
3、立档单位在每项科研、设计、基建、监理、材料配方、仪器设备研制等工作开始时,应指定专人系统地收集、积累、保管本项目的科技材料。
工作告一段落或结束后负责整理归档。
第五条各研究所的科技文件材料的归档工作,必须纳入计划管理、课题管理和成果管理。
1、各课题组在制订科研计划时,即列入科技文件材料归档的计划。
2、科研处及各研究所在检查科研计划执行情况时,同时检查科技材料的收集、积累、保管、整理的情况。
科技档案管理制度
科技档案管理制度科技档案管理制度一、背景介绍科技档案是记录科研过程、成果和实践的重要资料,科技档案管理制度旨在规范科技档案的收集、整理、保存和利用,以确保科技信息的准确性、完整性和及时性,促进科技信息的交流和共享。
二、制度目的科技档案管理制度的制定旨在规范科技档案管理工作,保障科技档案的安全性和有效性,促进科研成果的归档、保留和利用。
通过科技档案管理制度的实施,可以更好地促进科技信息的共享和传播,推动科技创新和发展。
三、管理范围科技档案管理制度适用于所有科技活动中产生的档案,包括科研项目档案、技术文档、数据报告、专利资料等各类科技资料。
四、管理流程1. 档案收集科技档案管理工作由专门的档案管理员负责,负责收集各类科技档案,并对其进行初步分类和整理。
2. 档案保存根据档案的重要性和保密等级,科技档案管理员将档案进行选编、备份和保存,确保档案的完整和可追溯性。
3. 档案利用科技档案管理制度还规定了档案的利用方式和权限管理,确保只有授权的人员可以查阅和使用档案,保护档案的安全性和隐私性。
五、责任分工科技档案管理制度明确了各部门和人员在科技档案管理中的责任分工,包括档案收集、整理、保存、利用等各个环节,确保科技档案管理工作的高效运转。
六、管理制度的落实为了更好地落实科技档案管理制度,需要建立相应的档案管理系统,包括档案管理软件、档案管理流程和规范等,以提高档案管理工作效率和质量。
结语科技档案管理制度的建立和实施,对于促进科技创新和信息交流具有重要意义。
只有通过科学规范的科技档案管理工作,才能更好地记录和传承科技成果,为科技发展提供有力支持。
以上是关于科技档案管理制度的文档,请认真阅读并遵守相关规定。
科技工作档案管理制度
第一章总则第一条为规范科技工作档案管理,确保科技档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规,结合本单位的实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及科技工作的档案,包括但不限于项目档案、成果档案、科研档案、技术档案等。
第三条科技工作档案管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案的全面收集、整理和保存;2. 准确性原则:确保档案内容的真实、准确、完整;3. 安全性原则:确保档案的保密性、安全性;4. 有效性原则:确保档案的便捷利用,提高工作效率。
第二章职责与分工第四条本单位档案管理部门负责科技工作档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条各部门应指定专人负责科技工作档案的日常管理工作,具体职责如下:1. 按照档案管理规定,负责本部门科技工作档案的收集、整理、归档工作;2. 定期对科技工作档案进行检查,确保档案的完整、准确、安全;3. 配合档案管理部门开展档案的鉴定、销毁、转移等工作;4. 对档案的利用提供支持,确保档案的有效利用。
第三章档案收集与整理第六条科技工作档案的收集应遵循以下要求:1. 收集范围:涵盖本单位的科技项目、科技成果、科研活动、技术交流等全过程的各类档案;2. 收集内容:包括文字、图表、图片、声像、电子文档等;3. 收集方式:通过档案管理部门、相关部门、项目负责人等多渠道收集。
第七条科技工作档案的整理应遵循以下要求:1. 分类整理:按照档案内容、形式、时间、项目等进行分类整理;2. 编号标识:为每份档案编制唯一编号,方便查阅;3. 制作目录:编制科技工作档案目录,包括档案名称、编号、类别、时间等信息;4. 编写档案说明:对重要档案编写简要说明,便于查阅。
第四章档案保管与利用第八条科技工作档案的保管应遵循以下要求:1. 安全存放:确保档案存放环境的防火、防盗、防潮、防虫蛀等措施;2. 定期检查:定期对档案进行检查,发现问题及时处理;3. 备份管理:对重要档案进行备份,确保档案的完整性和安全性。
科技档案管理制度(四篇)
科技档案管理制度引言:随着科技发展的迅猛发展,科技档案的管理已经成为各个科技单位和机构不可忽视的问题。
科技档案是科技活动的产物和结果的重要载体,它是记录科技创新的证明和科技活动的基本资料,对于保护和传承科技成果、推动科技创新和提高创新能力具有重要意义。
为了规范和加强科技档案的管理,科技档案管理制度应运而生。
一、科技档案管理制度的意义和目标科技档案管理制度的意义和目标主要体现在以下几个方面:1. 保护科技成果:科技档案是科技成果的重要载体,科技档案管理制度的建立可以有效保护科技成果的真实性、完整性和安全性,防止科技成果被篡改、丢失或泄露。
2. 传承科技文化:科技档案是科技活动的历史记录,它可以传承和反映科技文化,对科技活动的历史、发展和变革进行研究和回顾,有利于借鉴和吸取科技创新经验和教训,推动科技创新和提高创新能力。
3. 提高科技管理水平:科技档案管理制度的建立可以规范科技档案的整理、归档、检索和利用流程,提高科技管理的效率和水平,减少工作的重复和浪费,提高科技管理的科学性和规范性。
4. 推动科技创新:科技档案的管理可以为科技创新提供重要的参考和支持,通过对科技档案的分析和利用,可以发现和提取已有的科技知识和技术,促进技术交流和合作,推动科技创新的发展和应用。
二、科技档案管理制度的内容科技档案管理制度主要包括以下几个方面的内容:1. 档案管理的基本原则:科技档案管理应遵循真实、完整、准确、有序的原则,确保科技档案的真实性、完整性和安全性,不得随意篡改、毁损或泄露科技档案。
2. 档案管理的组织机构:科技档案管理制度应明确科技档案管理的组织机构和责任人员,科技档案管理部门应具备相应的科技档案管理人员和设备,负责科技档案的整理、归档、检索和利用工作。
3. 档案管理的流程和程序:科技档案管理制度应明确科技档案管理的流程和程序,包括科技档案的收集、整理、分类、编目、归档、保存和利用等环节,确保科技档案的有序管理和使用。
科研档案管理-中国科学院档案馆
兼职档案员工作职责
1.督促、指导本部门人员建立科研档案预立卷; 2.组织完成本部门文件材料的形成积累、整理和归 档工作。 3.收集与归档内容一致的电子版; 4.收集公开发表论文电子版、著作原件—所主页登 录; 5.领取实验记录本并做好日常登记管理; 6.做好组内培训,宣传实验记录规范使用并不定期 检查; 7.离所人员的实验记录本、科研资料回收等交接手 续。
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实验原始记录管理办法
二、实验原始记录
记录所用材料、药品(厂家,品名,等级标准等);
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记录实验装置草图;
记录实验详细步骤,实验条件和材料重量等; 记录结果和问题;
分析仪器和设备应定期校正,分析方法正确可靠;
由综合档案室按照归档范围及质量标准要求对年度归档 情况进行统计核实,对归档不合格的研究组和机关部门进行 考核扣分的处罚,每年年底实施。 不归档:扣2分
不按时归档:扣1分
档案不全:扣1分
制度建设
档案综合管理——制度化、规范化、科学化
•建立健全档案各种规章制度
•建立综合档案室网站 •档案归档管理办法、档案鉴定销毁管理办法、档案 借阅管理办法纳入所级规章制度中 •档案归档流程、档案借阅流程和档案库房管理纳入 ISO质量第三层次文件 •密级档案管理制度 •编制科研档案建档规范等9种档案材料 •档案保密制度 •兼职档案员手册 •制订档案分类大纲 •建立档案数据库 •……
档案工作水平是各部门和兼职档案员的年 度考核指标之一。
科研人员归档工作职责
归档质量要求
完整 系统 准确
做好平时科研文件材料的形成、积累工作 要保存和积累日常工作形成的报告、 小结、记录等,做到各课题形成积累科 研文件材料的工作与科研进展同步,以 便在课题结束时交给兼职档案员(每组 一人)一并归档,做到归档质量符合完 整、系统、准确的要求。
科学技术档案管理制度
科学技术档案管理制度为了有效保护科技成果知识产权,充分发挥科学技术研究项目档案在科技创新和经济建设中的重要作用,健全我院的科技档案工作,加强对科技档案管理,以达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求,根据《中华人民共和国档案法》特制定本制度。
第一条:科技档案是指在科学研究活动中形成的,记载、反映本院科学技术研究项目的全部活动,具有保存价值,并按一定归档制度整理保存起来的科技文件材料。
要求归档的材料是:1.文书材料:上级机关颁发的有关专题科技研究指导性文件、可行性方案(开题报告、调查研究报告)、计划任务书、合同书(协议书)、实施计划、参加科研人员名单及变动情况,经费预算及决算等。
2.技术材料:文献综述、技术方案报告、技术会议纪要及来往技术文件。
3.原始材料:实验分析、测试、观察和调查考察的各种原始记录,经过整理的数据分析图标、实验报告、照片、幻灯片、磁带、录像带等。
4.总结材料:工作总结(包括阶段小结)、技术总结、学术论文等。
5.验收(鉴定)材料:验收(鉴定)会议记录、验收(鉴定)报告、验收(鉴定)证书、成果登记证书、成果推广记录等。
6.其他材料:与本项目直接关系的并有保存价值的其他文件材料,在本项目研究中采用的直接外来技术资料;有关委托协作的协议书、合同等。
并包括失败和因故中断的研究题目(归档时附加文字说明)。
7.专利材料:专利申请至专利授权过程中形成的材料,包括请求书、说明书、说明书附图、说明书摘要及附图、权利要求书、专利证书,以及专利实施、转让有关的协议、合同等。
8.本院医务工作者发表的论文,主编、副主编的论著。
第二条:本院科技档案管理纳入医院管理工作范畴,由分管科研的院长负责。
各研究室及课题组应把技术文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研计划中,落实专人负责该课题在研究过程中形成的各种材料的积累、收集、整理,然后由科教科兼职人员负责立卷、排列、编目,送院档案室保管。
科技档案管理制度范本(3篇)
科技档案管理制度范本一、目的和背景科技档案是科技活动的重要组成部分,对于科技创新、科研管理和科技成果转化起到重要的支撑和保障作用。
为了规范科技档案管理工作,提高科技档案管理的效率和质量,制定本科技档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于科技活动过程中产生的全部科技档案,包括科技项目申报、科技成果鉴定、科技论文、专利申请等。
三、档案管理原则1.规范性原则:科技档案管理需按照国家有关法规和规章制度的要求进行。
2.全面性原则:科技档案管理包括所有科技活动的全部环节和内容。
3.保密性原则:对于涉密的科技档案,要严格遵守国家有关保密法规和规定。
4.公开性原则:对于非涉密的科技档案,应尽量做到公开透明,便于科技成果的交流和推广。
5.便捷性原则:科技档案管理工作要方便科研人员的查询和使用。
四、档案管理责任1.科研单位负责科技档案的管理和保管工作,明确档案管理责任人。
2.科研人员负责科技档案的整理和移交工作。
3.科技档案管理部门负责制定科技档案管理流程和规范,加强档案管理培训和指导。
五、档案管理流程1.科研项目开始前,科研人员需要按照档案管理要求制定档案管理计划。
2.科研项目进行过程中,科研人员需要按照档案管理要求完成档案的整理和归档工作。
3.科研项目结束后,科研人员需要按照档案管理要求进行档案的整理和归档工作,并移交给科技档案管理部门。
4.科技档案管理部门进行档案的接收、登记、归档和保管工作,并定期进行档案整理和排查工作。
六、档案管理要求1.科技档案应使用科研项目编号进行标识,并按照一定的分类体系进行整理和归档。
2.科技档案应定期进行备份和存档,确保档案的安全和完整性。
3.科技档案应按照规定的保管期限进行保存和销毁,确保档案的及时性和便捷性。
4.科技档案管理部门应建立科技档案管理系统,便于档案的查询和使用。
七、档案管理评估科技档案管理部门应定期进行档案管理的评估和检查,对科研单位的档案管理工作进行监督和指导,并向上级机关报送档案管理情况的报告。
科技档案管理制度范本
科技档案管理制度范本一、背景与目的为了更好地保护和管理科学技术的相关资料,提高科技档案的存储、利用和保密水平,制定科技档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于所有与科技研究和开发活动相关的科技档案的管理。
三、原则1.合法性原则:科技档案的管理必须符合相关法律法规和政策规定。
2.完整性原则:科技档案应当完整记录科技研究和开发的全过程。
3.保密性原则:对于敏感科技信息,必须严格保密,确保不被非法获取。
4.可追溯性原则:科技档案应当具备可追溯性,方便查阅和利用。
五、组织与职责1.科技档案管理部门:负责制定和实施科技档案管理制度,并对科技档案进行管理和保护。
2.科技研究人员:负责按照规定的程序和要求,将科技研究和开发的相关资料及时整理归档。
六、建立和管理科技档案1.科技档案的建立(一)科技研究和开发项目开始时,负责该项目的科技研究人员应当按照规定建立科技档案。
(二)科技档案的建立应当包括项目的背景、目标、方法、研究过程、成果及相关资料。
2.科技档案的归档(一)科技研究人员应当按照科技档案管理部门的要求将相关资料进行整理和归档。
(二)归档时应当注明归档日期、归档人员,确保科技档案的可追溯性。
3.科技档案的保管和保密(一)科技档案应当存放在专门的档案室,确保科技档案的安全和完整性。
(二)对于敏感科技信息,科技档案管理部门应当采取相应的保密措施,确保不被非法获取。
4.科技档案的利用(一)科技档案管理部门应当建立科技档案的索引和检索系统,方便科技研究人员查询和利用科技档案。
(二)科技研究人员在利用科技档案时,应当按照相关规定的程序进行申请和审批。
七、培训与宣传1.科技档案管理部门应当定期组织科技研究人员进行科技档案管理培训,提高其对科技档案管理的认识和能力。
2.科技档案管理部门应当定期向科技研究人员宣传科技档案管理制度的重要性和意义。
八、违章与处罚对于违反科技档案管理制度的行为,科技档案管理部门有权依法进行追究,并给予相应的处罚。
科技档案最新管理制度
科技档案最新管理制度为了更好地管理和保护科技领域的文档、数据和资料,经过长期的研究和实践,我们制定了以下科技档案最新管理制度。
一、管理范围1. 科技档案管理范围涵盖科技项目资料、科研报告、科技成果、专利技术、科技文献、数据资料等各类科技信息。
2. 确定档案管理责任人和科技档案管理员,明确管理人员的权责,建立管理档案制度。
3. 档案管理范围分为现有档案和新产生档案,现有档案应及时整理和归档,新产生档案要及时收集和归档。
二、档案管理流程1. 档案的整理、归档、保管、利用和销毁等环节要有相应的操作流程和规范。
2. 档案整理工作要按照文件分类标准、档案检索规范和文件编号要求,确保档案是有序、完整、清晰且易于查找的状态。
3. 档案的保管要求定期检查、保密等级标识、涉密标签、定期复位等措施实施得力,确保档案的安全性和完整性。
4. 档案的利用应按照规定程序进行,遵守相关法律法规,防止档案信息泄露和滥用。
5. 档案的销毁要根据规定的期限和程序进行,遵循环保原则,防止档案被丢弃或被不当销毁。
三、档案管理技术支持1. 利用信息系统和技术手段建立科技档案管理平台,实现档案数字化管理和电子化办理。
2. 开发档案管理软件,实现科技档案的检索、存储、备份和流转功能,提高档案管理效率和便捷性。
3. 制定档案管理规范和标准,推行全员参与档案管理,培训科技档案管理人员,提高其管理技能和水平。
四、档案管理效果评估1. 定期对科技档案管理工作进行评估和检查,发现问题及时改进,提高档案管理水平和质量。
2. 对档案管理工作进行年度总结和报告,汇总科技档案管理情况和成效,为下一年度的管理制度调整和改进提供数据支持。
3. 鼓励档案管理人员提出改进建议和意见,积极参与档案管理改进,激发管理人员的管理热情和创新意识。
以上就是我们制定的科技档案最新管理制度,希望能够得到广泛的认可和支持,为科技档案的管理和保护提供更好的制度支持和技术保障。
科研档案管理制度(五篇)
科研档案管理制度篇一第一条为了规范我院科研课题的管理,提高学术自律意识,倡导诚实劳动,鼓励科技创新,严明学术纪律,防止学术虚假,并保护知识产权和科研成果不受侵犯,促进我院科研事业健康、可持续地发展,根据国家有关法律、法规,并结合我院的实际情况,特制定《科研课题信誉档案管理制度》。
第二条本管理制度适用于我院所有从事科研活动发表作品的人员。
第三条本管理制度以建立档案的形式规范科研课题的管理,档案一旦建立,将与个人科研信誉挂钩,并间接与下一次申请课题的资格挂钩。
第四条个人申请到的所有科研课题项目均登记在个人科研课题信誉档案中,信誉档案级别分为优、良、中、差四个等级,每年____一次,年终____档案级别为差者直接取消下一年申请科研课题的资格,并以公告形式张贴于全院。
第五条本制度由院学术委员会监督执行并负责实施,对信誉等级评定本着公平、公正、公开、科学合理的原则。
第六条科研人员不得为得出某种符合自己主观愿望的结论而故意捏造、篡改研究结果、统计数据或引用的文献资料。
第七条科研人员不得抄袭他人已发表或未发表的作品,或者剽窃他人的学术观点、学术思想,未经许可擅自使用在同行评议或其他评审中获得的学术信息。
第八条科研人员不得未参加实际研究或者论文写作,未经原作者同意,在其发表的作品中署名,或未经他人同意盗用其署名。
未经他人同意或明知不可能参加项目研究而作为项目参加人申报项目。
第九条科研人员不得在填写有关个人学术情况报表时,不如实报告学术经历、学术成果,伪造专家鉴定、证书及其他学术能力证明材料。
第十条科研人员不得故意夸大研究成果的学术价值、____效益。
第十一条科研人员不得违____有关保密的法律、法规或医院有关保密规定,将应保密的学术事项对外泄露。
第十二条科研人员不得一稿多投、一稿多用、简单重复发表自己的科研成果、重复申报已立项的科研项目、不正当的获取学术荣誉、诬陷或故意歪曲他人学术观点、在申报科研项目或申请职称晋升时谎报成果、包庇纵容学术违规现象。
医院科技档案管理制度
第一章总则第一条为加强医院科技档案管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合医院实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于医院内部形成的各类科技档案,包括医疗、护理、科研、教学、管理、设备、基建等领域的档案。
第三条医院科技档案管理工作应遵循以下原则:(一)集中统一管理原则:医院科技档案由档案管理部门集中统一管理,确保档案的完整性和安全性。
(二)规范化管理原则:医院科技档案管理应遵循国家标准、行业标准及医院内部相关规定,实现规范化、标准化。
(三)科学利用原则:充分利用科技档案,为医院发展提供有力支持。
第二章职责分工第四条档案管理部门负责医院科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用和销毁等工作。
第五条各部门、科室应按照档案管理部门的要求,及时、准确地报送科技档案,并对所报送档案的真实性、完整性负责。
第六条医院领导应加强对科技档案管理工作的领导,确保档案管理工作顺利开展。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围:(一)医院各部门、科室在医疗、护理、科研、教学、管理、设备、基建等工作中形成的各类科技档案;(二)医院购置、引进、研制、开发、生产的各类设备、药品、试剂、仪器等的技术资料;(三)医院举办各类学术会议、培训、讲座等活动的资料;(四)其他具有保存价值的科技档案。
第八条档案整理要求:(一)按照档案类别、形成时间、保管期限等要素进行分类、编目、归档;(二)档案卷内文件应排列有序,封面、目录、卷内文件等要素齐全;(三)档案装订、封装应规范,确保档案的完整性和安全性。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求:(一)档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防霉、防潮等条件;(二)档案柜应摆放整齐,档案排列有序,便于查找和利用;(三)档案管理人员应定期对档案进行检查、清理,确保档案的完整性和安全性。
第十条档案利用要求:(一)档案利用应遵循“公开、公正、便民”的原则;(二)档案查阅应办理相关手续,明确查阅目的、范围、期限;(三)档案复制、摘抄、引用等,应遵守国家法律法规和医院相关规定。
科技档案管理规章制度
科技档案管理规章制度第一章总则第一条为规范科技档案管理工作,提高科技档案管理效率和质量,根据国家有关法律法规和规章制度,结合本单位实际情况,制定本规章。
第二条本规章适用于本单位科技档案管理工作。
第三条科技档案管理工作应遵循“依法管理、维护完整、保密安全、规范使用”的原则。
第四条科技档案管理工作应以服务科研为宗旨,为科研工作提供信息保障和支持。
第五条科技档案管理工作应根据科研特点和科技发展需求,合理确定科技档案管理的范围和内容。
第六条科技档案管理工作应采取分类管理、数字化管理等现代化管理手段,提高档案管理效率。
第七条科技档案管理工作应加强规范化建设,确保档案管理工作的持续进行。
第二章科技档案管理的职责第八条科技档案管理工作由本单位科技档案管理部门负责组织实施。
第九条科技档案管理部门的主要职责包括:(一)制定和实施科技档案管理制度和办法;(二)负责科技档案的采集、整理、保管和利用工作;(三)落实科技档案的保密和安全管理;(四)协助相关部门开展科技档案管理工作;(五)定期开展科技档案管理工作的考核和评估。
第十条科技部门应当配合科技档案管理部门做好科技档案管理相关工作。
第三章科技档案的采集和整理第十一条科技档案管理部门应当按照规定程序,及时采集和整理科技档案。
第十二条科技档案的采集应当符合相关政策和法律法规的规定,确保信息的准确性和完整性。
第十三条科技档案的整理应当按照规范的要求进行,确保档案的有序管理和检索。
第十四条科技档案管理部门应当建立科技档案管理数据库,方便科技档案的管理和利用。
第十五条科技档案管理部门应当制定科技档案的分类管理制度,根据不同特征进行分类管理。
第四章科技档案的保管和利用第十六条科技档案管理部门应当建立科技档案的保管制度,确保档案的安全性和完整性。
第十七条科技档案管理部门应当加强对档案的保密管理,不得私自调取和传播档案信息。
第十八条科技档案管理部门应当制定科技档案利用规定,提高档案的利用效率。
科技档案管理规定
1目的为对本院科技档案实行控制,使之达到完整、准确、系统、安全和有效利用,特制定本规定.2 适用范围本规定涉及的科技档案是指记录和反映我院在工程设计与咨询、环境评价、科研、业务建设、工程勘察、工程总承包、工程建设监理、设备仪器购置及使用、基建等活动中形成的具有保存价值、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像、软件类电子媒体等科技文件材料.科技资料是指为了设计参考而收集的科技文件材料.3 术语和定义本规定采用GB/T19001-ISO9001∶2000标准和本院质量手册中的术语和定义.4 职责我院科技档案工作在总工程师直接领导和科技处指导下进行.各分院及其它科技档案形成部门为协作单位.工程总设计师、项目负责人、项目经理、设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料的整理,须按归档范围、归档时间和要求,及时到档案情报所科技档案室归档,并负责归档后图纸的修改和补充工作.档案管理人员职责档案情报所科技档案室,应负责科技档案的收集、整理、保管、提供利用、组织鉴定等业务.各岗位必须按要求做好本职工作.根据上级业务主管部门规定和本单位的实际情况,制定科技档案管理方面的规章制度,使科技档案工作有章可循.指导和检查分院所、公司和设计人员做好科技文件材料的形成、积累、整编、归档以及归档后的修改、补充工作.收集、验收、整理、保管、统计、鉴定科技档案,并维护其完整、准确、系统和安全性.严格执行党和国家的安全、保密制度,定期对库存科技档案进行检查.5 工作程序收集归档贯彻集中统一管理科技档案的原则,凡反映本院科技活动,具有保存价值的科技材料,均应收集归档.应掌握工程设计进度和计划安排,并持有工程计划进度表,按现行的各类科技档案资料编号办法,给各工程、科研项目编号,在工程档案给号本JL—ZY0102-01上登记.根据计划安排及时要求归档.5.2 归档范围、时间和要求归档范围1工程项目设计来往文件及有关材料,包括上级指示、审批文件、协议、合同、来往函件,工程设计开工报告、工程设计总结、事故处理报告、工程会议记录、工程设计大事记等.2工程设计基础材料,包括项目建议书、设计任务书、地质勘察报告、试验报告、工程地质及水文地质勘察报告、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查材料、改扩建工程调查及实测材料,隐蔽工程记录材料等.3设计前期准备工作阶段形成的文件材料,包括建设规划、建厂或选厂调查报告,可行性研究报告及附图.4初步设计阶段形成的文件材料,包括方案设计、初步设计说明书及附图、环境影响评价报告、设备表、概算书等.5施工图阶段形成的科技文件材料,包括施工图、施工设计总说明、预算、施工图设计设备清单、工程设计总目录等.6现场施工服务工作中形成的科技文件材料,包括设计变更通知单、现场补发的施工图、修改的施工图、修改的概预算、施工记录等.7凡改扩建、填平补齐等修改补充设计过程中形成的全部科技文件材料,包括来往函电、变更的依据性材料等.8业务建设项目的科技文件材料,包括编制的指导性文件如规范、规程、标准、设计手册、专题总结、专题资料等.9科研项目含准备阶段的科研课题的文件材料,包括审批文件任务书、委托书、调研报告、方案论证、协议合同总结验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专着、参加人员名单、技术鉴定材料、成果和奖励的申报审批材料、科技成果推广应用的经济效益及社会效益的证明材料等.10本院基建所形成的科技文件材料,包括征用土地批准文件、拆迁、补偿协议书、申请报告、审批文件、施工执照、施工合同及会议纪要、各阶段设计文件材料、报建图、红线图、竣工图、决算书等.11软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003计算机软件管理规定执行.12工程承包项目资料,包括招标和投标有关文件、承包合同、工程开工报告、项目竣工报告包括主要采购产品合格证书、设计图纸修改及现场业务联系单、施工过程检验及试验记录、竣工证书、单机试车合格证书、无负荷联动试车合格证书、单项工程交工验收证书、工程总结报告等.13工程监理资料,包括监理合同、规划、监理过程中发生的信函、文件、记录、纪要、监理工作总结等.14涉外项目资料,包括询价、报价、投标文件、合同和附件、谈判记录、谈判过程中外商提供的材料、谈判协议、议定书、出国考察及收集的有关材料、来往文件和函电、国外技术标准说明和专利等.15环境评价资料,包括环境预测、调查报告、防治污染方案、能源评价等.16凡本院设计、科研用外购设备、仪器的相关资料,包括申请报告和批复文件、谈判协议合同;随设备、仪器的全部图样和文字材料及装箱单,安装、调试记录;性能检测报告及交付使用的验收文件,操作、维护规程;设备仪器的申请报废报告、报废鉴定书及批文等.归档时间工程设计中形成的各阶段科技文件材料,应在各阶段设计项目完成后即行归档;非标及各业务建设项目材料亦应在任务完成后及时归档.科研文件在每一个课题项目结束或告一段落时归档.设备仪器文件材料在设备安装试运转后,交付使用时立卷归档.基建项目结束后,房产科按归档范围整理资料归档.工程项目总负责人应在工程结束后,将工程设计来往文件及“工程会议记录”、“工程设计大事记”、“工程总结”、“工程总目录”等整理归档.工程总承包和工程监理及工程勘察项目结束后,由项目负责人/项目经理将所有应归档资料整理归档.归档要求高阶段设计文件的归档要求按CYSB/ZY0701-2003高阶段设计文件编制规定执行.工程项目负责人须在合同签定后,及时来科技档案室索取档案号;施工图设计开展前,应事先与科技档案室商定编号,编号办法见附件一有色冶金设计科技档案编号办法编制施工图子项表,给科技档案室一份,同时发给各专业负责人,以便在施工图设计中依据该子项表进行编号.图号变更时,要填写设计图纸图号变更通知单JL-ZY0102-02.归档人员须认真填写设计文件归档表JL-ZY0102-03,并按照附件二有色冶金设计科技档案保管期限划分标准确定科技档案的保管年限.凡需要归档的科技文件材料,严禁用铅笔、易退色的圆珠笔、红墨水笔书写和签名.用复写纸复写或签署不全的科技文件材料不得归档.底稿必须归档.文字资料归档二份,施工图归档一份.软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003计算机软件管理规定执行.各驻外分院部形成的科技文件材料的归档,按附件四驻外分院部科技档案管理规定执行.档案情报所科技档案室的基本工作整编必须对归档的科技档案进行验收分类、编号、整编、编目、编制检索工具并将其输入微机,严格执行整编岗位责任制,使经过整编的科技档案,既便于保管,又便于提供利用.编制薄式技术档案分类目录JL—ZY0102-04作为科技档案总帐和内部工作人员交接记录.认真做好修改及补充资料的更替、配套工作,使归档的科技档案符合完整、准确、系统的要求.保管加强档案库房的技术管理,确保科技档案资料的安全,最大限度地延长档案的使用寿命,所领导对此必须加强检查和指导.保持库房的整洁卫生,及时修补破损档案,贯彻“以防为主,防治结合”的原则,切实做好温、湿度的测定,做好防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等工作.科技档案入库时,库房管理人员应按照整编入库总帐上登记的项目认真核对帐、物、卡,并在技术档案库帐JL-ZY0102-05登记,及时入库上架.库房排架要与科技档案分类和类别一致,每个档案密集架、柜及各类档案的类别、分类、属类之间,均应有明显的标志,便于取放.底图与蓝图档案应分别保管.库房要有定人管理,定期清点核对,做到帐、物、卡一致,如发现问题,及时解决. 底图归档时,要填写底图登记帐薄JL-ZY0102-06,驻外分院移交底图时,则要在驻外分院底图移交清单JL-ZY0102-07上登记.底图一律不得外借;如需修改、复制,必须经部门领导与科技处签字批准.文印厂从底图库调晒底图时,要在借调底图登记本JL-ZY0102-08上登记,并在第二天上午整理后如数归还到底图库,不能擅自将底图转借他人.对库存底图应经常检查,对老化变质或破损部分,要及时修补或重新复制.利用利用是保存与管理科技档案、资料的最终目的,利用工作由科技档案室全体成员负责实施.根据科技档案的种类、分类编制工程设计目录卡,为科技档案的提供与利用创造条件,努力提高服务质量.科技档案人员应端正服务态度,爱岗敬业,熟悉家底,在工作中做到认真、细致、主动、热情,调档准确、迅速.严格执行工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定附件三,保证利用工作的正常开展.借阅时应填写档案资料借阅卡JL-ZY0102-09,借阅特、一、二级图纸时,要填写借阅特、一、二级图纸申请表JL-ZY0102-10.凡借阅者丢失科技档案,由档案情报所按“长冶设档字19995号”文处理.凡新来本院工作的设计人员,必须凭处证明到科技档案室办理借阅证,登记编号后,方可借阅库存科技档案资料.统计必须建立、健全科技档案的统计制度,以便掌握情况,总结经验,改进管理.统计范围:总藏量,各类卷册量,新入库增加量,整编工作量,微机输入量,鉴定、移交、销毁量,日常查阅及借出、返还量,个人工作量,小组月、季、年度总计等.统计要做到真实、准确、及时与持续性.鉴定为维护档案的完整、准确、系统,确保档案质量,科技档案室应根据档案的利用和保管期限等情况,及时提出鉴定计划,报科技处经主管院领导同意后顾之忧下达任务,并由有关部门指派人员组成的专门鉴定小组,开展鉴定工作.科技档案及资料收集、整理过程中的鉴定,由整编人员在办理档案、资料整编归档手续时进行.鉴定工作根据具体情况,可在院内或驻外分院、设计现场进行,每次鉴定均要写出鉴定报告.鉴定作废的档案,必须由鉴定人员签字,部门领导包括工程负责人签字,最后由总工程师或主管副总工程师批准.档案人员负责将作废的档案、资料剔出、销帐,另存一年.尽量做到作废档案在另存期间或以后,再无查找利用要求.鉴定结束后,应根据批准的作废清单,注销帐卡和删减库存统计数,保持帐、物、卡的一致性,以免误用.作废档案的销毁,必须严格审查、核对,在档案资料注销帐薄JL—ZY0102-11上登记,经总工程师审核,由院保密委员会批准后,送造纸厂销毁,同时派人监销.6 相关文件CYSB/CX01-2003文件控制程序CYSB/ZY0201-2003高阶段设计文件编制规定CYSB/ZY0104-2003计算机软件管理规定附件1:有色冶金设计科技档案编号办法附件2:有色冶金设计科技档案保管期限划分标准附件3:工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定附件4:驻外分院科技档案管理规定7 记录JL-ZY0102-01工程档案给号登记表JL-ZY0102-02设计图纸图号变更通知单JL-ZY0102-03设计文件归档表JL-ZY0102-04技术档案分类目录JL-ZY0102-05技术档案库帐JL-ZY0102-06底图登记帐薄JL-ZY0102-07驻外分院底图移交清单JL-ZY0102-08借调底图登记本JL-ZY0102-09档案资料借阅卡JL-ZY0102-10借阅特、一、二级图纸申请表JL-ZY0102-11档案资料注销帐薄附加说明:编制:梁希平会签:何曼炎审核:彭兵批准:潘晨湘技术档案库帐JL-ZY0102-05底图登记帐簿JL-ZY0102-06驻外分院底图移交清单JL-ZY0102-07移交领导:移交人:移交时间:接收部门领导:接收人:接收时间:借调底图登记本JL-ZY0102-08档案资料借阅卡JL-ZY0102-09注:借阅底图时要在“备注”栏中写明用途,并经科技处签字.借阅特、一、二级图纸申请表JL-ZY0102-10分院所:年月日级别用途借阅者签字:分院所签字:科技处签字:备注:。
科技档案管理制度
科技档案管理制度一、总则为了规范科技档案管理工作,保护科技档案的真实性、完整性、可信性和安全性,提高科技档案的利用价值,促进科技工作的开展,特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于我单位所有科技档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
三、科技档案的管理责任1. 领导责任:各级领导要高度重视科技档案管理工作,加强对科技档案管理工作的领导和统筹,明确科技档案管理工作的重要性和紧迫性。
2. 部门责任:各科技部门要建立健全科技档案管理制度,确定专人负责科技档案管理工作,确保科技档案的及时、准确、完整记录。
3. 个人责任:每位科技工作者要认真履行科技档案管理的职责,按规定的程序和要求记录和整理科技档案,保护科技档案的完整和安全。
四、科技档案的收集和整理1. 收集范围:科技档案包括科技项目的申报资料、论文、专利、技术报告、会议记录、研究数据等相关资料。
2. 收集程序:科技档案的收集应由相关科技部门负责,建立科技档案的台账,对收集到的档案进行详细的登记和归档。
3. 整理要求:科技档案应按照制定的科技档案整理规范进行整理,包括审查档案的完整性和真实性,对需要补充或完善的档案进行整理。
五、科技档案的保管和利用1. 保管要求:科技档案的保管应放在通风、防潮、防火的档案室内,采取定期抽查的方式检查档案的安全情况。
2. 利用方式:科技档案的利用应遵循规范的程序,科技部门可以根据需要向科技档案管理部门提出申请,经审批后可以进行利用。
3. 保密要求:对于涉密的科技档案,应按照保密管理制度进行保护,严格控制档案的查阅和利用权限。
六、科技档案的销毁1. 销毁程序:科技档案的销毁需由科技档案管理部门负责组织实施,制定档案销毁计划,严格按照销毁程序和要求进行销毁操作。
2. 销毁原则:科技档案的销毁应遵循科技档案管理规范,严格按照规定的期限和程序进行销毁。
对于含有机密信息的档案应按照保密管理规定进行销毁。
七、监督检查1. 内部检查:各科技部门要定期对科技档案管理工作进行自查,发现问题及时整改,确保科技档案的安全和完整性。
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我院科技档案管理介绍及相关要求
院办公室 辛红霞 2008年11月 2008年11月
提
档案的涵义及分类
纲
我院科技档案管理现状 现行科研档案管理模式分析 完善科研档案管理措施探讨
档案的涵义及分类
一、什么叫档案? 什么叫档案?
人们在社会实践中形成的留存以备查的文字、图像、声音 人们在社会实践中形成的留存以备查的文字、图像、 及其他各种形式的原始记录。 及其他各种形式的原始记录。 原始记录 科研单位:档案是在科研管理、科研实践活动过程形成的 科研单位:档案是在科研管理、 留存以备查的文字、图表、图像、 留存以备查的文字、图表、图像、声像及其他各种载体形式的 原始记录,对后来的科研工作具有较强的参考价值。 原始记录,对后来的科研工作具有较强的参考价值。
科研课题形成材料归档内容
2.研究实施阶段 2.研究实施阶段
(1)重要的室内、田间院四记录、化验分析测试 重要的室内、田间院四记录、 配方等; 据、配方等; 统计数
(2)标本目录、图纸图表、照片、声像录像及所形成的电 标本目录、图纸图表、照片、 子文件; 子文件; 阶段、年度、专题、基点工作总结、国内外业务考察、 (3)阶段、年度、专题、基点工作总结、国内外业务考察、 调研、学术交流、论著、论文集等材料; 调研、学术交流、论著、论文集等材料; 课题更改、中断材料。 (4)课题更改、中断材料。
科研课题形成材料建档要求
7.科管科长每年年初将本所前一年度结束课题 7.科管科长每年年初将本所前一年度结束课题 “研究项目 简介” 简介”和“形成材料目录表”,以及全所前一年度结束课 形成材料目录表” 题目录汇总表提交院办档案科; 题目录汇总表提交院办档案科; 8.科管科长负责本所日常在研课题档案检查和督促工作, 8.科管科长负责本所日常在研课题档案检查和督促工作,院 科管科长负责本所日常在研课题档案检查和督促工作 办公室、科研处定期对在研课题归档材料进行检查。 办公室、科研处定期对在研课题归档材料进行检查。
获奖、技术鉴定、 获奖、技术鉴定、品种审定材料 申报材料、奖状、证书、奖杯等 申报材料、奖状、证书、 专利证书、 专利证书、植物新品种权证书等其它材料
除纸质档案材料外,应加强电子档案的收集、 注:除纸质档案材料外,应加强电子档案的收集、 整理,及时送档案科存档。 整理,及时送档案科存档。一般以光盘作为 载体。 载体。
科研档案归档流程
科管科长 兼职档案员
科研课题下达 材 料 整 理 成 果 鉴 定
兼 职 档 案 员
领取档案盒
在研课题材料收集
院办公室 研 科研处
结题验收完毕,完成课 兼职档案员 在研课题材料收集 结题验收完毕, 题档案材料 管
档案
兼职档案员
成
材料
材料材料
我院现行科技档案管理
科研档案 基建档案 仪器设备档案
档案的涵义及分类
二、档案的分类
历史档案 按载体分 按历史时期分 现行档案 纸质档案 照片档案 电子档案 实物档案 声像档案
文书档案 按内容性质分 科技档案 专门档案
企事业单位和国家机构、 企事业单位和国家机构、社会组 织及个人从事生产、科研、 织及个人从事生产、科研、基建 及管理活动形成的对国家和社会 具有保存价值的应当归档保存的 科技文件材料。科研档案是科研 科技文件材料。科研档案是科研 院所科技档案的核心内容。 院所科技档案的核心内容。
基建档案(科研平台)归档要求 基建档案(科研平台)
建档步骤及要求同科研档案 已验收完毕的项目及时移交整套档案
我院科技档案管理现状
科研档案 基建档案 仪器设备档案
仪器设备档案归档范围
仪器设备申购、论证、 1.仪器设备申购、论证、审批档案 申购单位提交的申购报告; (1)申购单位提交的申购报告; 专家组的论证材料及审批意见,论证会议记录等; (2)专家组的论证材料及审批意见,论证会议记录等; (3)主管部门的审批文件。 主管部门的审批文件。 2. 仪器设备购置档案 设备购置合同(副本) (1)设备购置合同(副本); 购置技术、经济分析评价(如询价书); (2)购置技术、经济分析评价(如询价书); 与外商洽谈材料、备忘录及有关来往文件、免税文件( (3)与外商洽谈材料、备忘录及有关来往文件、免税文件(进口设 备)。 3. 仪器设备的开箱验收档案 检验合格证、保修单及相关附件; (1)检验合格证、保修单及相关附件;
科研课题形成材料归档内容
4.成果鉴定报奖阶段 4.成果鉴定报奖阶段 成果鉴定申请表、鉴定材料、鉴定证书; (1)成果鉴定申请表、鉴定材料、鉴定证书; 奖励申报书、获奖奖状、证书; (2)奖励申报书、获奖奖状、证书; 成果转让合同等。 (3)成果转让合同等。
科研课题形成材料建档要求
1.科研课题下达后领取档案盒开始建档 1.科研课题下达后领取档案盒开始建档 2.建立0号盒,放置本项目组科研课题汇总表、 2.建立0号盒,放置本项目组科研课题汇总表、研究项目简介 建立
科研课题形成材料建档要求
3.在研课题档案材料按课题进行时间阶段编号排列, 3.在研课题档案材料按课题进行时间阶段编号排列,盒内放 在研课题档案材料按课题进行时间阶段编号排列 置形成材料目录。 置形成材料目录。
江苏省农科院在研课题形成目录
院编号: 顺序号 形成材料标题 形成时间 页数 材料形成 人签字 保管人 备注
基建档案(科研平台)归档范围 基建档案(科研平台)
经费及财务材料:项目经费预算、决算、 5. 经费及财务材料:项目经费预算、决算、经费使用情况报 经费使用分类表、明细表、经费偿还合同; 告、经费使用分类表、明细表、经费偿还合同; 6. 文件材料:立项文件、经费下达文件、检查验收文件; 文件材料:立项文件、经费下达文件、检查验收文件; 图片材料:科研平台的铜牌照片、实验室设施照片( 7. 图片材料:科研平台的铜牌照片、实验室设施照片(电子 版); 其它材料:与项目有关的其它材料,如研究报告、 8. 其它材料:与项目有关的其它材料,如研究报告、科研论 科普资料、培训教材等; 文、科普资料、培训教材等;
科研课题形成材料归档内容
1.科研准备阶段 1.科研准备阶段
(1)项目申报材料(申请书、设计书、标书); 项目申报材料(申请书、设计书、标书); (2)项目立项材料(批准立项文件、经费来源证明等); 项目立项材料(批准立项文件、经费来源证明等); (3)项目任务部分(项目合同、横向委托协议、参加单位 项目任务部分(项目合同、横向委托协议、 分工合同等); 分工合同等); (4)分年度实施方案; 分年度实施方案; (5)课题经费预算。 课题经费预算。
“项目组为纽带”科研档案管理网络 项目组为纽带”
院分管领导
办 公 室 院办档案科
科 研 处
专业研究所(科管科长) 专业研究所(科管科长) 项目组(兼职档案员) 项目组(兼职档案员)
科研档案文件材料归档范围
科研课题的形成材料
验收完毕未形成成果时, 验收完毕未形成成果时,暂存项目组
国家及部省重点实验室、工程中心、资源圃等 国家及部省重点实验室、工程中心、 重要科研平台的形成材料 定期移交院档案室
科研课题形成材料归档内容
成果推广应用、 3. 成果推广应用、验收阶段
(1)项目技术总结、工作总结、验收证书等鉴定材料; 项目技术总结、工作总结、验收证书等鉴定材料; (2)引进与育成品种(系)品比、区试、生产试验材料、 引进与育成品种( 品比、区试、生产试验材料、 推广应用证明; 推广应用证明; (3)课题结束验收材料; 课题结束验收材料; (4)品种审定文件、专利证书、品种全授权证书; 品种审定文件、专利证书、品种全授权证书; (5)经费使用决算、收集报告等材料; 经费使用决算、收集报告等材料; (6)推广应用类成果的经济效益、社会效益分析。 推广应用类成果的经济效益、社会效益分析。
我院科技档案管理框架
成果档案 科研档案
院
科研综合档案
集
院办档案科
中 管
基建档案
未形成成果的科 研课题文件材料
理
仪器设备档案
我院科技档案管理现状
科研档案 基建档案 仪器设备档案
未形成成果科研档案管理模式
针对未形成成果的科研档案管理,自2003年起,我院 针对未形成成果的科研档案管理, 2003年起, 年起 开始推行“以项目组为纽带”的科研档案分级管理模式, 开始推行 “ 以项目组为纽带” 的科研档案分级管理模式, 建立以院为中心的全院系统五级档案管理网络, 建立以院为中心的全院系统五级档案管理网络 , 成立了 档案工作领导小组, 院分管领导任组长,院办公室、 档案工作领导小组, 院分管领导任组长,院办公室、科研 处协同管理,各研究所分管科研所长为成员, 处协同管理,各研究所分管科研所长为成员,科研秘书为 兼职档案员。 兼职档案员 。 每个项目组指定专职人员负责日常档案资 料的收集、整理工作, 料的收集 、 整理工作 , 科研秘书具体指导本所的科研档 案的业务以及与院职能部门的沟通,院办档案科总体负 案的业务以及与院职能部门的沟通, 责全院科研档案的管理工作。 责全院科研档案的管理工作。
江苏省农科院科研课题汇总表
项目组名称: 顺序号 院编号 课题来源 课题名称 起止时间 形成盒数 主持人 备注
科研课题形成材料建档要求
江苏省农科院研究项目简介
课题名称 院编号 项目主持人 承担单位 总经费(万元) 分类号 来源及编号 主要参加人员 协作单位 起止年限
其中拨款
研究概要(课题结束时填写,限500字);
科研课题形成材料建档要求
材料形成一律用A 严禁用圆珠笔、 4.材料形成一律用A4纸,严禁用圆珠笔、蓝、红墨水书写及 复印件归档; 复印件归档; 盒内材料应按照目录顺序排列, 5.盒内材料应按照目录顺序排列,形成材料及时补充到目录 一上。每一份文件材料左上角标顺序,右上角标注页码。 一上。每一份文件材料左上角标顺序,右上角标注页码。 试验记录一律使用符合归档要求的专用本, 6.试验记录一律使用符合归档要求的专用本,同一课题的试 验记录应按实验顺序记录在固定的一个或多个记录本上; 验记录应按实验顺序记录在固定的一个或多个记录本上; 试验记录本的页数不得擅自私下、涂改、挖补、 试验记录本的页数不得擅自私下、涂改、挖补、应保证完 整无缺;带有密级的课题, 整无缺;带有密级的课题,其试验记录的左上角应注明密 并按保密要求进行保管;试验记录字迹应工整、清楚、 级,并按保密要求进行保管;试验记录字迹应工整、清楚、 整洁,使用规范汉字;试验完成后,应将试验记录送交项 整洁, 使用规范汉字; 试验完成后, 目组兼职档案员保管。 目组兼职档案员保管。