WHL公司合同管理规定

WHL公司合同管理规定D
4.4.2合同签订人员具体负责合同的立项、可行性研
究、对方当事人资信情况调查、合同谈判、文
本起草、报批、签约、履行、变更或解除并参
与合同纠纷处理。

4.4.3合同签订部门分管领导对合同的签署及履行有
批准及监督权，为合同的直接责任人。

4.4.4合同签订部门应自始至终对合同谈判、签订、
履行的工作认真负责，并就上述环节的相关事
宜及时与行政管理中心沟通。

4.5审计部负责对合同及合同的履行、款项的支付进行审计。

5.工作程序
5.1订立合同应当遵循以下原则：
5.1.1平等原则；
5.1.2公平原则；
5.1.3诚实信用原则；
5.1.4遵守法律，不得损害社会公共利益和公司利益的原则。

5.2合同的订立和审核
5.2.1凡以公司名义对外发生经济活动的，除经
理办公会特批处理外，所有单笔或累计交
易金额在伍仟元以上的应订立权利义务条
款。

国家规定采用标准格式合同文本的，
则必须依照该标准制订。

5.2.2合同立项前，合同承办部门或承办人必须
审查对方当事人的合法资格，如经营范围、
履约能力、资信状况等，需要提供担保的
还必须审查担保人的担保能力。

其任何一
项审查不合格的不能签订合同。

5.2.3合同签订部门须确定合同相对方的签约能
力和资质后，将以下材料交行政管理中心
法务审核后方可进行合同谈判。

5.2.3.1对方资质复印件:
(1)一般合同需提供对方
经过年检并加盖公章
的营业执照副本复印
件；
(2)特殊（技术）合同还需
对方提供资质证明
（如：食品、工程等）；
(3)房屋租赁需提供房产证明。

5.2.2.2代理人需提供委托书和身份证复印件等相关证明文件。

5.2.3.3待审的《合同》。

5.2.3.4《合同审批会签单》。

5.2.4合同谈判和签订应优先使用公司合同范本，
在公司没有合同范本的情况下可使用对方
的合同。

合同在签订前应由行政管理中心
法务审核。

5.2.5合同审核期的确立将根据经济活动的内容
定为1-5天。

各部门应根据自身工作安排，
应预留出不少于3天的审查时间，提前将
合同交行政管理中心法务审核。

严禁当天
签订当天审核。

5.2.6合同的谈判须由部门最高负责人或指定的
专人参加，必要时由行政管理中心法务人
员或公司法律顾问共同参加。

如需法务人
员或法律顾问陪同进行合同谈判，应提前
2-3天通知法务人员以便安排日程。

未经主管本部门最高负责人同意，任何人员不得单独进行合同谈判。

5.2.7对外订立的合同，严禁以下行为：
5.2.7.1严禁使用传真件。

5.2.7.2严禁在空白纸张上盖章。

原则上
先由对方签字盖章后我方才予
以签字盖章。

5.2.7.3严禁我方签字盖章后以传真、信
函、特快专递等形式交对方签
字盖章。

5.2.7.4 严禁将对方已盖章的合同文本提交法务审核。

5.2.7.5严禁当天签订合同当天审核。

特殊情况下的处置办法，须由行政管理
中心总监特批。

单份合同文本在两页以
上的须加盖骑缝章。

5.2.8《合同审批会签单》用于填写合同基本情况、
行政管理中心法务人员对合同的审核意见
以及合同签订部门的意见，并由经办人及
其部门领导签字确认,送行政管理中心总监
签字同意后盖章。

具体程序如下：
5.2.8.1合同签订部门须对合同中有关
标的质量、价款等非法律条款
发表意见。

（如：质量价款无问
题，请行政管理中心法务人员
进行法律审核）
5.2.8.2行政管理中心法务进行审核，在
《合同审批会签单》中填写法
务建议。

5.2.8.3《合同审批会签单》返回合同签
订部门确认，由合同签订部门
最高负责人签字确认。

5.2.8.4合同签订部门需其他部门协助
执行合同的，协助部门负责人
需在《合同审批会签单》上签
字确认协助事项。

5.2.8.5一般合同由行政管理中心总监签字同意后方能盖章。

5.2.8.6重大合同需总经理签字同意后方能盖章。

重大合同包括：
（1）合同金额超过XXX万元（包括）；
（2）涉及变更企业工商登记；
（3）对外投资或融资；
（4）抵押、质押或提供担保；
（5）争议较大，未达成一致意见的合同；
(6) 其他对公司影响较大的合同
5.2.9针对《合同审批会签单》未达成共识的内
容，由总经理或经理办公会最终决定。

5.2.10所有合同在盖章时必须持有已签字确认
的《合同审批会签单》；如果是授权签订
还需要到行政管理中心办理法人授权委
托书，委托书经公司法定代表人签字并加
盖公章后授权委托即生效。

5.2.11公司对外的一切合同，必须加盖本公司的
合同专用章，各部门不得以部门章对外签
订合同。

5.2.12涉及公司付款的合同，合同签订部门应提
前与财务部沟通确认，确保财务部调整资
金按时付款。

5.2.13合同标的额50万元以上（含）的必须经公司经理会决议、审核通过。

5.2.13.1公司总经理对合同的订立具有最终决定权。

5.2.13.2公司联营、合资、合作、融
资及涉外等重大合同须董
事会批。

5.2.14对于在合同中涉及除法律以外其它专业
领域的相关内容，合同签订部门负责解释说
明，并协助、配合合同审核人员进行审核、
修订。

5.3.合同的变更与解除
5.3.1需要变更或解除的合同，要在合同订立的
范围内，遵守订立合同的授权范围，按签
订合同的审批流程进行合同的变更。

变更
双方的沟通必须保留书面记录，变更内容
成为新的书面协议，未变更部分的合同或
达成变更协议前的合同仍然有效。

5.3.2相关部门收到对方要求变更或解除合同的
书面通知，必须24小时内告知其上级领导
和财务部，三天内书面通知公司行政管理
中心进行相关法律工作准备。

对方以电话
或口头等形式的通知，不能作为变更或解
除合同的依据。

5.3.3我方变更、解除合同的通知或双方的协议，
必须一律采用书面形式，口头形式一律无
效。

并按照公司规定经审核后加盖合同专
用章，方为生效。

5.3.4有关部门和人员在合同履行中遇履约困难
或违约等情况应及时通知公司行政管理中
心，由法务人员或法律顾问协同处理。

5.3.5合同有变更、解除或履行困难情况时，合
同签订部门应及时通知财务部，财务部应
严格控制付款工作。

5.3.6合同变更内部管理流程与合同签订流程相同。

签署后的变更协议和原合同一并由行政管
理中心存档、财务部备案。

5.4.合同纠纷的处理
5.4.1发生合同纠纷，必须先报合同签订部门最
高负责人和行政管理中心，由行政管理中心
法务人员或公司法律顾问协助相关人员处
理。

5.4.2合同签订部门应指定专人自始至终参与对
合同纠纷的处理工作，积极做好与行政管
理中心的配合。

5.4.2.1发生合同纠纷后，合同签订部门
应会同公司行政管理中心以及
公司聘请的法律顾问确定应对
方案。

5.4.2.2先由合同签订部门在行政管理
中心以及法律顾问指导下与合
同对方当事人协商解决纠纷。

协
商能够达成一致的，应依合同签
订程序签订书面协议。

5.4.2.3协商不能达成一致的，应由公司
法律顾问牵头会同合同签订部
门按照合同约定通过仲裁或诉
讼方式解决纠纷。

5.4.2.4合同签订部门应参与仲裁或诉讼
并负责提供证据材料，财务等相
关部门应提供协助。

5.4.3合同履行过程中如发生违约情况，应按合
同的规定和罚则处理。

合同签订部门应协同
行政管理中心法务人员做好相关工作。

5.4.4确因不可抗力造成违约，任何一方均应取
得充分有效的书面证明，证明违约免责，
并报经理办公会决策。

5.4合同的归档
5.5.1所有合同原件均由行政管理中心统一编号
存档；公司各部门应设专人对本部门负责
的合同复印二份，一份本部门留存，一份
交财务部备案。

5.5.2各部门有关人员应定期将履行完毕或不再
履行合同的相关资料（包括文书、图表、
传真件以及合同审批会签单等）按合同编
号整理，经法务人员或法律顾问确认后交
公司行政管理中心存档，不得随意处置、
销毁或遗失。

5.5.3履行完毕的合同仍需存档三年后方可销毁，
极重要的合同仍可延长存档时间。

合同的
销毁及保留期限的变更由行政管理中心负
责。

5.5.4各合同签订部门、财务部门应当根据所立
合同的台帐，按照公司的要求，定期或不
定期汇总各自的工作范围内的合同订立或
履行情况。

行政管理中心定期或不定期以
公司内部函件形式检查合同履行情况。

5.6合同的借阅
5.6.1借阅合同者必须填写《印章、证照、文件
使用/借用申请审批单》，写明申请部门、申
请方式、借阅时间、合同编号、合同名称、
合同用途、原/复印件份数和页数。

5.6.2借阅一般合同需要本部门领导签字同意，并经行政管理中心总监审批同意方可借阅。

5.6.3借阅秘密、机密、绝密文件需要经总经理审批同意方可借阅。

5.6.4借阅期限不得超过三个工作日，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5.6.5借阅者应确保文件完整性，不得擅自涂改、
勾画、剪裁、抽取、拆散、丢失或损毁合
同。

5.7奖惩
5.7.1合同作为公司对外经济活动的重要法律依
据和凭证，有关人员必须严格保守合同秘
密。

否则，按公司保密制度规定进行处理。

5.7.2各部门直接负责合同签订、履行和纠纷处
理的人员，如违反本规定或合同签订流程
的，将对直接责任人或其领导进行问责；
造成恶劣影响或使公司利益遭受损失的，
按《公司制度监察扣款标准》予以处罚。

审计部在合同签订的各阶段拥有全程、全
面的监察权。

5.7.3丢失、毁损合同的将依据合同的重要性和
相关管理规定予以处罚。

5.7.4为杜绝合同订立中可能出现私下交易等暗
箱操作事件的发生，在有关合同的事宜上
违反其它规定的，按《公司制度监察扣款
标准》予以处罚。

5.7.5通过对合同审查发现重大隐患并予以及时
调整，避免了公司经济损失和不良影响的
按规定予以奖励。

5.8 附则
5.8.1本规定由公司行政管理中心负责解释。

5.8.2公司对所属各级全资、控股公司及分公司
的合同管理工作进行指导与监督。

5.8.3本规定自下发之日起生效实施。

6．记录
7．附录。