招采部部门职责及工作流程

招采部部门职责及工作流程
一、总则
1.1 目的和意义
（1）为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置，特制定本工作职责及流程。

（2）通过本流程明确采购部的内部职责和范围，以求提高工作效率。

1.2 适用范围
（1）本流程适用的项目管理阶段是：从“获得土地使用权益”起，到“工程竣工决算完成”止，项目的全过程管理。

（2）管理范围：公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标（工程监理、工程检测、工程咨询等）、工程物资（材料、设备、设施）的采购、工程造价管理与成本控制。

1.3 工作内容
1.3.1 计划管理工作
按照需求部门要求，编制招标采购实施计划，并纳入“项目总控进度计划”范畴。

1.3.2 招标、采购及合同管理工作
（1）组织进行资格审查，负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研，建立、完善和维护资料信息库；
（2）主持编制招标文件；
（3）统一发布招标信息和招标文件发放；
（4）主持答疑会议、组织现场踏勘；
（5）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据项目公司提出招标要求，推荐选择入围投标单位；
（6）组织和参与评标、评审和合同谈判；
（7）组织商签合同；
（8）编制合同台帐，建立采购部招标采购档案。

1.3.3 工程造价管理及成本控制工作
（1）负责工程方案的造价对比分析；
（2）负责设计变更、签证的造价管理；
（3）负责工程项目的预算、结算工作；
（4）编制付款台帐，并定期与财务核对。

二、工作职责
2.1 招标、采购及合同管理
（1）按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求，主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作；
（2）发布招标信息和招标文件的发放；
（3）主持发标、答疑会议，审核投标单位资质；
（4）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据需求部门提出招标要求，推荐选择入围投标单位报总经理批准；
（5）组织和参与评标、评审；
（6）组织签署《评标报告审批表》报总经理批准，以最终确定中标人；
（7）组织和参与合同谈判，进行合同分析和合同交底；
（8）组织和参与样板封存；
（9）组织商签合同和发中标通知书；
（10）负责收集归档有效招标资料；
（11）负责编制合同台帐；
（12）组织收取和退回投标保证金；
（13）在通用合同范本的基础上规范工程合同条款；
（14）参与工程“甲供”物资的到货验收工作。

2.2 工程造价管理
（1）项目成本测算，制定目标成本；
（2）工程标底的编制与审核，编制施工图预算，进行工程进度的支付审核，工程变更及签证，工程结算的造价管理；
（3）参与施工现场的实测实量工作；
（4）审核工程竣工结算；
（5）建立工程造价档案，进行工程造价分析；
（6）编制工程款支付台帐，并定期与财务核对。

三、组织机构
招采部组织机构图
四、工作方法和程序
4.1工程招标及合同管理
4.1.1 工程招标工作
严格按照公司《招标管理规定》（试行）执行：
（1）根据需求部门的需求计划，编制招标采购工作计划。

（2）组建招标小组。

（3）编制招标文件，组织招标文件在招标小组中进行会签。

（4）组织和参与资格审查，推荐符合要求的投标人报总经理批准。

（5）发放招标文件，并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证金。

（6）组织和参与开标、评标及定标。

（7）组织和参与样板封存。

（8）组织和参与商签合同和发中标通知书。

（9）进行资料归档。

（10）招标过程中涉及的表格包括：
招标文件审批表
投标人资格预审情况汇总表
考察报告及考察情况会签表
评标报告审批表（中标候选单位推荐表）
中标通知书
合同审批表
（11）需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认（超过以下时间未进行书面确认，应视为默认，相关资料文件自行生效）：资格审查文件：收到后48小时内；
招标文件：收到后48小时内；
招标答疑会会议纪要：收到后24小时内；
对投标人考察报告：收到后24小时内；
招标文件的补充通知：收到后24小时内。

（12）由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”，
而影响了工程实施，责任由需求部门自行承担。

4.1.2 合同管理工作
（1）合同谈判
①负责起草合同，组织招标小组成员参加合同谈判。

②负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情况。

③对合同谈判过程、内容进行详细记录，并作为合同交底的依据。

（2）合同签订
采购部根据总经理批准签字，办理公司内部手续，合同正式签订。

（3）合同管理
①签订后的正式合同原件（一式贰份），由采购部交管理部及财务部保存。

②合同复印件业务部门存档留用。

4.2 材料、设备采购管理
4.2.1 材料、设备招标采购管理
（1）组织确定招标备选供应商的范围。

（2）编制招标文件，会签通过后发出招标文件。

（3）组织和参与开标、评标及定标。

（4）组织合同授予，确定供应商并签订合同的同时，对供应商提供的产品样品进行封样备查。

封样两份，封样时要由合同双方签字并注明合同编号，产品编号。

（5）对于不便于封样的产品如设备等，采取由供应商提供详细技术参数表、图纸、彩页、照片等备查。

（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。

4.2.2材料、设备认价管理
（1）材料、设备认价工作由采购部组织实施。

（2）需要认价的材料、设备由需求部门提出认价申请，报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入认价程序。

认价申请中包含：材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求及主体承包方推荐的合格供应商详细联系方式。

（3）招采部负责进行材料、设备供应商（含主体承包单位推荐的供应商）的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备认价时，采购部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由采购部组织工程部、设计部、管理部共同参与，进行实地考察。

（4）原则上材料、设备的认价需要货比三家，需要提供三家以上供货信息资料。

原则上材料、设备的价格满足两家以上供应商可以采购到。

（5）招采部接到认价申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中规定的时间内认价完毕。

（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。

（7）材料、设备认价工作的成果以工作联系单的形式统一呈现，统一参照后附页格式，统一编号、统一管理，需要签批的部门分别为：主体承包方、招采部、设计部及工程部。

4.2.3 材料、设备询价采购管理
（1）材料、设备询价采购工作由招采部组织实施。

（2）工程需要询价采购的材料、设备由需求部门提出询价采购申请，报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入询价采购程序。

询价采购申请中包含：材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求。

（3）招采部负责进行材料、设备供应商（含主体承包单位推荐的供应商）的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备询价采购时，招采部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由招采部组织工程部、设计部共同参与，进行实地考察。

（4）原则上材料设备的询价采购需要货比三家。

（5）招采部接到询价采购申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中规定的时间内签订采购合同，确保材料、设备及时进场，保证工程进度需要。

（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。

4.3 工程造价管理
4.3.1工程标底审核
（1）工程标底的编制
工程标底的编制方式公司根据工程情况、招标要求和招标文件确定等，工程标底预算的编制的组织与实施由招采部完成。

（2）工程标底的审核
招采部负责工程标底预算的审核。

招采部根据招标进度，安排工程标底预算的编制。

在正式招标前根据工程规模、安排预算工程师及相关人员对标底进行分析审核，严格做好保密工作。

（3）工程标底成果归档
招采部对工程标底的成果文件进行整理存档保管；对借阅实行严格的登记制度，避免成果文件丢失。

4.3.2工程进度款的支付审核
（1）对工程进度款申请资料审核
①工程进度款申请资料必须有自审合格，经监理单位、甲方工程部签字（并盖章）完备的支付证书。

②所有工程进度款申请资料必须附有相应的预算书支持，预算书要有详细的编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等），否则视为申请付款手续不全不予审核。

③工程进度款申请资料须附有合同复印件（加盖红章）。

④变更签证工程进度款申请资料须附有变更签证原件（或复印件加盖红章）。

⑤工程进度款申请资料须附有水电费及甲供材料清单，附当期进度款扣除说明。

⑥工程形象进度说明（三方认可）。

（2）合格工程量、工程进度款数量的审核：
①严格按照合同约定的工程款支付方式进行合格工程量审核。

②根据合同约定、工程实际进度、进行造价审核，并报上级领导最终审核。

③根据合同约定的工程款支付方式对变更工程进行工程量、变更工程费用审核。

4.3.3工程变更工程量、工程费用审核
（1）对工程变更资料审核及工程现场核对：
①工程变更、签证资料必须有自审合格，经监理单位、甲方签字（并盖章）完备的变更单。

②工程变更、签证单描述需清晰，变更部位（轴线、尺寸）准确，否则不予核算。

③有较大工程变更，需求部门应报计划到招采部，由招采部对工程变更进行造价分析对比，对变更方案提出意见建议。

④较大隐蔽工程变更，招采部工作人员到现场实收。

⑤承包人、其他部门应给招采部工作人员现场核对、核实、测量提供便利。

⑥所有工程变更、签证资料必须附有相应的预算书，预算书要有详细的编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等）。

⑦工程变更、签证导致相关工程量减少的需附有说明，否则增加工程量不予核对。

（2）合格变更、签证单工程量、工程费用的审核：
①严格按照《河南省建设工程工程量清单综合单价》（2008）及《河南省建设工程工程量清单综合单价综合解释》（2008）工程量计算规则进行审核。

②根据合同约定、工程实际进度、进行审核，并报上级领导最终审核。

4.3.4 竣工结算审核
（1）工程竣工验收合格，公司取得竣工验收备案表、《工程保修书》、《工程使用说明书》和完整的竣工资料后开始进入竣工结算程序。

（2）工程竣工结算开始前，招采部要针对工程合同执行情况、施工过程情况编制结算计划。

结算计划要明确结算范围、结算时间进度、合同不明确内容、变更签证月结汇总、施工单位提供结算的时间、提供完整资料
的时间、特殊问题的处理。

（3）结算前收集完整的结算资料、结算编制依据包括以下资料原件：工程施工合同
工程施工补充协议
招标文件
投标文件
图纸会审纪要
工程技术核定单
工程变更单
工程签证单
工作联系单
工程会议纪要
施工组织设计
施工方案
发包方供应材料情况一览表（包括：名称、规格、数量<含项目部数量和汇总数量>、单价、合价）
发包方定厂定价材料、设备一览表（包括：名称、规格、数量、单价、合价）
4.3.5 造价管理流程
工程标底审核流程图
工程进度款支付审核流程图
签证审核流程图
变更审核流程图
竣工结算审核流程图
4.4 考察工作
考察包括市场的广泛考察和对供方的针对性考察，对市场的广泛考察属于招采部内部工作。

对供方的针对性考察要求如下：
（1）对供方的针对性考察工作主要指，对投标人情况的考察，对材料、设备和设施供应商或经销商的考察。

（2）此类考察由招采部组织，招标小组人员（需求部门、管理部门、招采部门）及专业工程师参加。

（3）考察人员应对被考察单位的情况独立写出评价意见，招采部汇总后以定性或定量方式出具总体评价结果并会签。

五、工程招标采购需要时间表
为了保证招标采购工作的工作质量，使招标采购工作有条不紊地开展，确保招标采购工作的科学、公正、公平，各方面工作准确到位。

工程、物资采购、技术服务等工作必须有足够的招标工作时间（包括准备时间、招标时间、合同谈判时间、签约时间等）。

因此，需求部门提出的招标采购工作计划应在下列工作时间前提出：
六、常用工作表格招标文件审批表
资格审查表（通用格式）
资格审查表（工程单位）
招标/商签预审入围审批表
定标审批表
中标通知书
:
非常感谢贵公司对我公司项目的投标。

经过招标小组评标，贵公司获得了该项目的中标权，中标总价为，工期为：。

请贵公司速到我公司商谈合同有关事宜。

谢谢合作！
招标人:
年月日
合同审批表
工程合同付款审批表
工程变更审批单
工程结算审批单。