正确认识办公自动化时代电子档案对纸质档案的影响

正确认识办公自动化时代电子档案对纸质档案的影响本文通过对电子档案的先进性和缺陷进行分析，并与纸质档案的优缺点进
行对比，认为从长远来看，电子档案取代纸质档案是历史的必然，但是，电子档案与纸质档案各有优缺点，而且是可以优势互补的，至少在今后一段时期内还无法取代。

因此，我们在大力普及电子档案的同时，仍然要搞好纸质档案，使之互为补充，以更好地服务国家建设、服务社会。

标签：电子档案纸质档案
随着人类社会步入信息时代，办公自动化已在我国迅速普及，由此而产生的电子档案使档案的内容和形式发生了根本的变化，从以甲骨文为载体的档案到以竹简、纸质、磁性介质为载体的档案，反映了档案不断发展的历程及档案工作者对档案的热爱与保护的成效。

电子档案是时代发展的产物，是档案现代化的标志，我们必然要以极大的热情进行开发利用，使之很好地服务社会。

然而，是否可以因电子档案的产生和广泛运用而否定纸质档案的价值和存在的必要呢？马克思主义哲学认为，新事物取代旧事物不是“拋弃”，而是渐进“扬弃”的演化，是需要过程的，旧事物中有其合理的成分，存在着生命力较强的细胞；新事物中同样存在着不合理的成分，这是新事物在成长过程中必然存在的生理缺陷，需要随着机体的完善而不断克服。

由此可知，片面强调新事物取代旧事物和片面拒绝接受新事物的两种倾向都是错误的，形而上学的。

一、电子档案的基本特征
电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行储存，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合，通常以卷为单位。

电子档案需要满足以下几个特点：一是构建一个公共的、独立于应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。

二是电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案，档案化的电子信息，结构化的数据库等。

三是电子档案必须具备档案的基本属性，即：直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，且必须具有文件原始记录性和历史再现性。

四是作为档案管理的电子信息必须经过一个归档过程处理后才能称为电子档案，否则只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。

五是电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现档案的信息化管理。

简言之，电子档案就是”电子技术”和“档案”的有机结合。

是运用电子技术记录档案信息的新型档案模式。

离开了“电子技术”，档案就是传统意义上的“档案”；脱离了档案的基本特征，电子信息只不过是普通电子文档。

二、电子档案的先进性
电子档案既然是新事物，肯定必须具备领先时代的先进性才能应运而生，才能被人们广泛接受和运用，才能具备强大的生命力。

那么，与传统档案相比，电子档案究竟具备哪些先进性呢？一是电子档案检索方便、快捷。

目前计算机运算速度也高达数亿次每秒，用它来进行文档的查找和检索十分快捷，避免像纸质档案一样利用目录慢慢查阅，节约了很多时间。

二是电子档案适用于网络的传输。

网络的传输有传统的传输方式无法比拟的优势，他能在极短的时间内传到利用者手中，适应了现代人对文件流转速度的苛刻要求，提高了档案的利用效率。

三是电子档案能提供最大限度的资源共享。

各个档案室、信息资料中心不必保存自己可能用到的全部档案资料，他们可以仅仅保存利用率最高的那部分，或按既定协议来保存部分档案资料，在需要的时候，可以方便地利用网络来进行档案资料的检索、查找和利用，这是纸质档案无法做到的。

四是电子档案节省储存空间。

电子档案借助于电子信息技术直接在计算机上储存、处理和应用，并将形成的电子数据通过磁盘、光盘进行归档，上千份的纸质档案只需一张小小的光盘，节省了大量人力物力。

五是满足档案多样化的要求。

人们不仅可查看文字资料，还可查看图像视频等。

电子档案的这些先进性都是传统档案不具备的，尤其是处在信息化时代的今天，人们的生活节奏和工作节奏不断加快，效率往往决定着成败，档案如果跟不上时代的步伐就难以满足人们的需求，这就要求档案必须变革，因此电子档案必然应运而生。

客观上，日新月异的电子技术使档案革新成为可能，从而，电子档案就成了档案历史性的革命。

三、电子档案不是完美无缺的
前已述及，任何事物都具有两面性，都是矛盾的统一体，这才是辩证法，何况是新事物。

新事物就如同初生的婴儿，有一个不断发育健全的过程。

因此，电子档案也不例外，其先进性与弊端同时并存，需要通过科学技术的不断发展而不断完善。

电子档案目前发现的缺陷主要是以下几个方面：
一是技术方面不安全。

电子文件及电子档案具有一般载体文件的特性，同时又具有网上传输的特性，因此计算机和网络的安全隐患必然威胁到电子档案信息的安全，这些威胁主要是系统被非法入侵和数据信息被非法读出、更改、删除等。

还有黑客攻击。

如窃取口令和密匙；利用FTP采用诺名用户访问；通过隐蔽通道进行非法活动；突破防火墙等。

黑客攻击会使电子档案或文件泄密，无法确认文件来自何处，不能确认文件的真实性，易产生冒名顶替，文件被复制、篡改。

与黑客攻击相近的还有恶意程序入侵（计算机病毒）。

不管是网络环境还是单机环境，一旦病毒被激活，数据将受到严重破坏，而且，由于其具有传染性，危害很大，甚至可能使整个系统瘫痪。

二是管理方面不安全。

在整个电子文件档案管理过程中，其周转复杂、经历人员多、从而会导致信息被盗、泄密或丢失。

这个方面主要存在这些情况：无意
泄密，对软件不进行保密或随便借出拷贝；有意泄密，如缺乏监督管理，管理人员会对亲朋好友说出口令或密码；信息被盗窃，其次是管理不善，防备意识差。

三是载体的易损性。

电子档案的载体磁性介质抵抗外界不利因素的能力比较差，往往因为保存不善会造成损坏、变形、甚至储存信息会丢失或由于违反操作程序造成文件的破坏和全部抹掉。

四是操作方面的技术难度大，需要经过专业培训的人员才能操作。

由于电子档案的专业性和技术性都比较强，电子档案工作还处在一个初级阶段，电子档案的归档和保管给档案管理工作带来很大的难度。

特别是电子档案易修改、易删除、易复制以及电子档案的载体和计算机技术对电子档案寿命的影响，因此，给电子档案管理工作带来很大的不便。

四、电子档案和纸质档案还将并存并用优势互补
正是由于电子档案存在上述缺陷，客观上延续了纸质档案的存在。

说明纸质档案在电子信息时代仍然有存在的合理性和必要性、不可替代性。

上述可知，电子档案和纸质档案各有优点，同时也各存缺陷，不可替代，而且对方的优点正好可以弥补自身的缺点，这就是说，电子档案和纸质档案虽然不可替代，但却正好可以优势互补。

纸质档案的存在在很大程度上保护了原始数据信息，杜绝了利用计算机技术对档案内容的破坏，维护了档案的权威性，纸质档案保存寿命长，可到百年甚至千年。

纸质档案目前作为电子档案的备份非常适合。

尽管要强调电子档案和纸质档案的并存并用、优势互补，在当前条件下，既要加快普及电子档案，大胆运用新技术，又要重视纸质档案，在互补中使档案效益最大化，但也要看到这种互补是要受到时空限制的，是有条件的，这种条件就是科技手段的局限，然而，科学技术是无止境的，一旦电子档案的缺陷被科技手段所攻克，纸质档案必將走向衰亡。

一切事物的发展都是一个过程，新事物代替旧事物是发展的必然，随着科学技术的发展终将能创造出一个易于归档、保管、使用寿命长的磁性介质，一个易于操作运用、能保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性，充分反映电子档案特点的网络平台。

就目前也有很多管理电子档案的办法，在技术方面就有；身份验证、数字签名、信息加密、防火墙、防病毒网络卡、数据备份系统建立；在管理方面就有电子文件全过程管理；还有云储存，清华紫光公司还研究出了紫光加密机等。

电子档案代替纸质档案是发展的趋势，就像纸质档案代替竹简、丝帛档案一样。

因此，从长远来看电子档案代替纸质档案是发展的必然。

参考文献
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[2]史玉霜.浅谈电子档案的优越性及科学管理举措.档案建设，2011（6）
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[4]张文亮.关于电子档案管理的思考.云南档案，2008（9）。