甲方指定采购管理办法

X X 集团有限公司物资供应管理部文件
物管部发[2011] 4号
集团公司甲方指定采购管理办法
(试行)
1 范围
甲方指定采购，包含集团公司所有与外部客户发生的业务关系中，确因客户强制指定，负责对外联系的单位或部门根据客户指定内容，向集团公司申请办理的物资采购、工程分包、基建维修等业务。

本办法适用于集团公司所有甲方指定采购的管理，规定了甲方指定采购的提出原则、审批流程及办理流程等。

2 甲方指定采购提出原则
集团公司甲方指定采购必须为外部客户出于自愿强制指定且无法更改，需提供正式证明文件的业务；所有集团公司内部单位及人员出于工期、价格、质量等因素提出的参考厂家或者向甲方推荐取得同意的厂家都不属于甲方指定采购的范畴。

集团公司所有内部单位或部门不得冒用甲方名义申请甲方指定采购，如经相关部门查实有冒用行为，由调查部门报集团领导对相关责任人予以严肃处理。

3 甲方指定采购单位内部审批流程
负责与甲方（外部客户）联系的单位或部门根据甲方强制指定要求如实填写《甲方指定采购申请表》，申请单位或部门填表要求如下：（1）申请人必须为直接与客户联系的人员，也是甲方指定采购的主要责任人，对甲方指定采购的真实性负责，其他人不得代签。

（2）甲方指定业务一栏如需附表说明，在此栏中注明甲方指定业务共多少项，总数量多少，打印多少页。

（3）申请单位或部门的主要领导负责综合审核甲方指定采购的真
实性、经济性及可行性，组织编制对应项目预算，对甲方指定采购负领导责任。

4 甲方指定采购集团审批流程
甲方指定采购申请表及项目预算随销售合同报批至集团，不得在销售合同签订完成后补充提出甲方指定采购，在合同签订之后提出甲方指定采购的需重新审批销售合同。

不通过甲方指定采购审批流程直接在销售合同中约定甲方指定采购业务内容的视为合同经办人员的个人行为，集团公司不予履行并追究经办人责任。

4.1集团公司销售管理部负责对甲方指定采购的必要性、真实性及可行性进行审核，对申请理由不充分、不是甲方强制指定及无法按指定内容履约的甲方指定采购申请予以否决。

4.2 集团公司物资供应管理部负责组织相关单位及部门对甲方指定采购业务的价格、质量、周期、厂家资质等信息进行落实，并对甲方指定采购的经济性、及时性进行审核。

销售管理部、物资供应管理部甲方指定采购审核要求如下：
（1）所有甲方指定采购业务需提供甲方盖章或提出指定负责人签字的认可函一份，盖章及签字真实性由销售合同直接经办人，即甲方指定采购申请人负责保证，经办人在此认可函上签字并明确日期，由此甲方指定采购产生的一切问题由经办人负责与甲方沟通协商。

如认可函虚假，所产生的一切后果及法律责任由经办人承担，集团公司追究经办人责任。

认可函包含内容如下：甲方单位名称，甲方指定采购业务内容、数量及范围，是否指定采购价格，由甲方指定采购业务所产生的质量、工期延误问题，甲方不得追究我方责任等内容，详见附件二。

（2）对于固定价款（闭口）销售合同，甲方指定采购价格不得高于对应部分的销售价格，销售合同中无明确约定，则不得高于预算中对应部分价格。

（3）对于可变价款（开口）销售合同，甲方指定采购价格或物资
供应管理部落实的采购价格高于合同价格或预算价格，甲方提供的认可函需增加同意在项目决算时按高出指定价格（具体高出幅度由申请单位提前与物资供应管理部协商）与我方结算的内容。

（4）所有甲方指定采购业务，付款方式必须好于或等于销售合同。

（5）甲方指定采购业务对应的供货、施工周期必须给销售合同中对应设备交货、完工验收留出生产、施工时间。

4.3 经集团公司常务副总裁、总裁批准后，甲方指定采购生效。

5 甲方指定采购办理流程
5.1 甲方指定采购生效后，申请单位负责将申请表、认可函及指定采购明细复印两份，原件留物资供应管理部，申请单位、具体经办单位（物资供应公司、工程安装公司等）各留一份复印件。

5.2 物资供应管理部对经批准的甲方指定采购进行编号，跟踪管理，具体要求如下：
（1）物资供应管理部将甲方指定采购相关信息传递至财务资产部、销售管理部、物资供应公司、工程安装公司等相关部门和单位，在甲方指定采购业务执行过程中，保证我方不垫付资金，甲方已支付金额必须大于我方为甲方指定采购支出金额。

（2）对于执行完毕的甲方指定采购业务，物资供应管理部将甲方指定采购相关信息传递至设计咨询公司、财务资产部，保证在可变价款（开口）销售合同项目决算时使用认可函中约定的价格。

5.3 物资供应公司、工程安装公司等具体经办单位收到集团领导批准、物资供应管理部编号的甲方指定采购申请表后，按指定采购明细办理相关业务。

5.4 甲方指定采购业务办理过程中，指定物资出现甲方指定厂家联系不上、不按期排产、对于付款方式要求苛刻、产品质量不达标、我方付款后不发货等问题，指定施工出现厂家资质不齐全、施工质量差、施工过程中追加预算、无法通过验收等所有相关问题，首先由具体经办单位协调，协调不成的，报集团公司物资供应管理部。

物资供应管理部责成甲方指定采购具体经办人负责与甲方、指定厂家协商解决，解决不了造成我方损失的，由甲方指定采购具体经办人经及其所在单位或部门承担责任。

6 附则
本办法由集团公司物资供应管理部解释。

本办法自下发之日起生效。

附件一：集团公司甲方指定采购申请表。

附件二：甲方指定采购认可函范本。

物资供应管理部
二〇一一年三月十三日
集团公司甲方指定采购申请表
认可函
XX集团有限公司：
兹证明（甲方单位名称）在（项目名称）项目中指定你公司办理以下业务：
1、（指定单位一）提供（产品、施工等内容）。

2、（指定单位一）提供（产品、施工等内容）。

……（如内容较多可附表一说明）
以上指定内容共计（）项，总数量为（）。

上述指定业务为我公司指定，你公司不得随意更改供货厂家或施工单位，如确因项目要求需要更改，需征求我公司同意。

加粗部分为可选，视甲方具体要求填写
对上述业务我方指定价格，指定价格如下，（可附表二说明）并承诺按以下价格与你方结算（可附表三说明，表二、表三需盖章或签字）指定物资出现甲方指定厂家联系不上、不按期排产、对于付款方式要求苛刻、产品质量不达标、我方付款后不发货等所有相关问题，指定施工出现厂家资质不齐全、施工质量差、施工过程中追加预算、无法通过验收等所有相关问题，由我方负责与指定厂家协商，由此产生的产品质量、项目工期延误等所有相关问题，你方不承担违约责任。

如因指定厂家原因导致项目最终无法完工，由双方协商解决。

（甲方单位名称）
盖章（签字）
日期
见证人：（直接经办人签字）
日期。