会议及活动管理办法

会议及活动管理办法

为规范我院各种会议及各项活动的管理，协调会议及活动的时间、场地和人员安排，提高会议及活动的工作效率，本着规范管理、统一协调、合理配置的原则，特制定本办法。

一、会议及活动的分类

本办法中提到的会议，是指学院或各系各部门在院内召开的各种会议，包括例会、定期会议和一般性会议等。

本办法中提到的活动，是指学院或各系各部门在院内举办的各种活动，包括集会、晚会、竞赛、讲座、辅导、培训、宣传、庆典、颁奖活动等。

二、会议及活动的申报和备案

会议及活动的举行，实行上报制度，上报分申报和备案两种。

（一）会议及活动的申报。

会议及活动的申报，是指会议及活动的承办方在会议或活动举办前向学院办公室进行申报的制度，即会议及活动的承办方至少在会议或活动举办的上一周，将拟举办会议或活动的方案和主要议程等信息向学院办公室进行申报，填写申报表（见附表1）。

要求申报的会议及活动主要包括以下几类：

1.各单位单独举行的会议及活动；

2.涉及学院两个以上单位参加的会议及活动；

3.全院性的会议及活动；

4.由某个单位承办的涉及学院以外单位参加、并在学院内举行的大型会议及活动。

在会议或活动举行的前一周提出申请，报主管院领导审批（重要会议、活动需经院长办公会议批准），并由学院办公室签发申报回执后，会议或活动才能举办。

（二）会议及活动的备案。

会议及活动的备案，是指会议及活动的承办方在会议或活动举办前向学院办公室进行备案的制度，即会议及活动的承办方至少在会议或活动举办的上一周，将拟举办会议或活动的方案和主要议程等信息报学院办公室备案，填写备案表（见附表2）。

各单位单独举行的只有本单位人员参加的会议及活动，也须于会议及活动举办的上一周向学院办公室上报备案。

三、时间安排

为充分利用星期四下午的时间，除特殊情况外，每星期四下午分两个时间段安排：

1．14∶30——16∶00为第一个时间段，以举办全院性或多个单位参加的会议及活动为主；

2．16∶00——17∶50为第二个时间段，留作各单位安排会议及活动为主。

其余时间根据申请和备案时间先后来安排。如有冲突，以学院举办的会议或活动优先，其他会议或活动以申报和备案时

间先后来安排。

四、场地安排

会议及活动的室内场地主要有：学院会议室、学生活动中心、图书馆报告厅、多媒体课室等。

（一）学院会议室所承担的主要会议及活动为学院内部的小型会议及部分接待活动。使用的审批权归学院办公室。

学院会议室有B1-301会议室、B6-1号会议室和B6-106（2号）会议室。其中，B6-1号会议室须经院领导审批通过后才能使用。

（二）学生活动中心所承担的主要会议及活动为：

1.学院大型会议及活动；

2.各单位单独承办的、涉及学院其他单位参加的大型会议及活动；

3．各单位单独举办的、涉及学生数量众多（1000人左右）的大型会议及活动。

学生活动中心的使用审批权归后勤处。

（三）图书馆报告厅所承担的主要会议及活动为：

1.学术讲座；

2.学院举办的全院性大会；

图书馆报告厅不承办各种辅导、培训、竞赛、晚会、庆典、颁奖等活动。

图书馆报告厅的使用审批权归学院办公室。

（四）多媒体课室可承担一般性会议及活动。多媒体课室