中国石油华北油田公司体系文件建设项目档案管理办法剖析讲解

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中国石油华北油田公司体系文件

建设项目档案管理办法

文件编号：QG/HBYT 113-2011 修改次数：0

发行版本：D 页码：1/31

1 范围

本办法规定了公司建设项目档案管理的内容及要求。

本办法适用于公司各单位、机关各处室。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本办法，然而，鼓励根据本办法达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本办法。

DA/T 28-2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》GB/T 11822-2008 《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3 定义及术语

3.1 建设项目：是指包括油气田开发地面建设工程、油气储运工程、销售网络建设、民用建设、公用基础设施等工程项目。

3.2 建设项目档案：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。

4 职责

4.1 公司建设项目档案工作实行统一领导、分级管理。

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4.2 公司档案中心是公司建设项目档案归口管理部门，具体负责对各单位建设项目档案工作进行协调、指导、监督、检查，参加投资额在2000万元以上（含2000万元）建设项目档案的验收并接收保管其全部档案。

4.3 各单位档案（资料）室是本单位建设项目档案工作的归口管理机构，负责执行公司建设项目档案管理办法，制订本单位建设项目档案管理细则，本单位建设项目档案管理工作的计划、组织协调和业务指导，参加本单位建设项目档案验收，接收保管本单位建设项目档案。

4.4 项目部（归档部门）负责组织协调和指导参建单位、部门整理和归档项目文件，负责监督审核可行性研究、任务书、设计基础、项目管理、物资（设备）采办、工艺设备、涉外、生产技术准备、试生产、财务、审计管理、竣工验收、后评价等项目文件材料的整理和归档工作。

4.5 项目档案管理人员负责项目文件的收集、积累、整理和归档工作，建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。

4.6 责任部门（单位）负责项目文件完整、准确、系统归档。

4.7 项目建设单位应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。

5 管理内容

5.1 管理要求

5.1.1 建设项目档案管理工作坚持“三同时”原则，项目建设单位在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

5.1.2 项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入项目主管部门领导或项目经理的岗位职责，与项目建设管

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理同步实施。

5.1.3 项目建设单位在项目申请立项后应立即明确建设项目档案管理部门和人员。

5.1.4 建设项目档案管理人员要落实“三参加”的要求。

5.1.4.1 建设项目档案管理人员参加项目施工技术交底，参加工程质量和进度检查，参加竣工验收。

5.1.4.2 投资在2000万元以上（含2000万元）建设项目，在技术交底、签订合同、中间检查、竣工验收等项目建设节点，由基建工程部、矿区建设管理处或项目部通知公司档案中心参加。

5.1.4.3 投资在2000万元以下建设项目，在技术交底、签订合同、中间检查、竣工验收等项目建设节点，由各单位项目部或负责部门通知档案（资料）室。

5.1.5 项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。

5.1.5.1 项目建设单位在与勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理等单位（以下简称参建单位）签订合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。

5.1.5.2 项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见后，方能进入付款环节。

5.1.6 质量监督部门负责监督审核设计、施工、监理项目文件材料。

5.1.7 项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。

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5.1.8 项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。

5.1.9 投资在2000万元（含2000万元）以上的建设项目档案，由项目所在二级单位档案（资料）室负责报送公司档案中心。

5.2 文件收集、整理与归档

5.2.1 项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。

5.2.1.1 档案完整指按《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）所确定的内容，将建设项目全过程中形成的具有查考利用价值的各种载体项目文件归档，各种文件原件齐全。

5.2.1.2 档案准确指建设项目档案的内容真实反映项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。

5.2.1.3 档案系统指建设项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

5.2.2 建设项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其查考利用价值分为30年和10年。

5.2.3 整理与归档

5.2.3.1 整理。归档的建设项目文件应为原件，成批材料出厂的合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名章（或签字），并注明原件存放处。归档的项目文件的载体和字迹须符合耐久性要求，用碳素或蓝黑墨水，不能用热敏纸。凡为易褪色材料形成的并需要保存30年以上的文件，应附一份复印件。

项目可行性研究、任务书以及项目管理和竣工验收等文件以件为保管

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单位进行整理。一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

项目施工、监理等文件以卷为保管单位进行整理。独立的小型项目，可单独组成保管单位；大、中型项目的文件材料和竣工图分别组成保管单位，每卷厚度不超过30毫米。

声像材料以件为保管单位进行整理。

5.2.3.2 排列。同一项目的文件先按保管期限排列，同一保管期限内再按文件形成时间和问题组合排列。请示与批复应排列在一起，批复在前，请示在后；会议文件、统计报表、简报等成套性文件应分别排列在一起。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收顺序排列，竣工图按建筑、结构、给排水、暖、风、电、讯、信、控、热、集、机、制、加、路等专业排列。小型项目的材料组成一卷时，文字材料在前，竣工图在后。大、中型项目文字材料排列在一起，按文件重要程度结合形成时间排列；竣工图排列在一起，按图纸的编号顺序排列。

5.2.3.3 编号。包括编制页号和件（卷）号。页号在有文字、图、表页面上编制，空白页面不编制页号；在每页正面右下角和背面左下角用钢笔或打号机标注；大张图纸和图表折叠后，编一个页号，成套图样或印刷成册文件，不重新编写页号，一卷（件）编一个流水页号。卷和件流水编制保管号，以条形码的形式体现，条形码横贴在文件首页右上端的空白位置；条形码选择“中国石油档案管理系统”平台设定格式。

5.2.3.4 计算机录入。按照“中国石油档案管理系统”软件格式的要求进行卷、件条目的录入，同时将电子文件上传至相应的条目下，使纸质文件、电子数据条目与电子文件一一对应。

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5.2.3.5 编目。项目文件在录入“中国石油档案管理系统”后，按照软件中设定的格式为每一卷打印卷皮、卷内目录、备考表，备考表签字手续完整。所有卷、件录入完成后，按照“中国石油档案管理系统”软件的格式打印企业档案目录。

5.2.3.6 装订。按件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。要拆除纸质文件内的金属物，每件根据其厚度不同采用不锈钢夹固定或装入文件袋，文件必须做到牢固、美观、不错页、不倒页、不压字，便于利用和保管。

按卷装订时，不同幅面的文件材料折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用A4纸型（297mm*210mm），图纸折叠成“手风琴”式，有图的一面折叠在里面，标题栏露在右下角，图纸左边留有25mm的装订边，装订边太薄，要加硬纸条，使案卷整个厚度一致。封皮采用A3型无酸牛皮纸，按照“中国石油档案管理系统”的格式要求打印。案卷封皮设置档号、档案馆（室）号，案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等项。

5.2.3.7 装盒。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm，盒脊厚度为60mm，采用无酸纸制作，封底下部应印有“中国石油华北油田公司档案中心监制”字样。

5.2.3.8 盒脊标签。按照“中国石油档案管理系统”中设定的格式打印后粘贴。

5.2.3.9 移交。项目档案在向档案部门归档移交时，需从“中国石油档案管理系统”中打印出相对应的“企业档案目录”和“档案交接文据”，各一式两份，履行完签字手续后，一份自存，一份交档案部门，作为完成归档移交工作的依据和责任凭证。

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5.2.4 项目建设单位各机构和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交建设单位档案管理部门归档。

5.2.5 项目建设单位和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作。建设项目重要阶段、事件、事故，应当有完整的声像材料，并对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等进行编写。

5.2.6 项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章（见附录E），一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改并加盖竣工图章，涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更超过35%的，应重新绘制竣工图。竣工图章应加盖在标题栏上方或左边空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处；竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替。

5.2.7 投资在2000万元（含2000万元）以上的建设项目文件归档一般一式两套，公司档案中心和项目所在单位各一套；以上项目中如需报送上级档案部门的，一式三套，由公司档案中心负责报送。声像文件一般一式二份，公司档案中心和项目所在单位各一份；电子文件一般一式三份，公司档案中心一份，项目所在单位两份。有合同要求的除外。

5.3 验收与登记

5.3.1 建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

5.3.2 建设项目档案验收执行下列规定：

5.3.2.1 由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目，项目档案验收由国家档案局组织或委托组织，公司按照要求派人参加。

5.3.2.2 由集团公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由集团公司办公厅负责组织，公司按照要求派人参加。

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