中国石油华北油田公司体系文件建设项目档案管理办法剖析讲解

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中国石油华北油田公司体系文件

建设项目档案管理办法

文件编号：QG/HBYT 113-2011 修改次数：0

发行版本：D 页码：1/31

1 范围

本办法规定了公司建设项目档案管理的内容及要求。

本办法适用于公司各单位、机关各处室。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本办法，然而，鼓励根据本办法达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本办法。

DA/T 28-2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》GB/T 11822-2008 《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3 定义及术语

3.1 建设项目：是指包括油气田开发地面建设工程、油气储运工程、销售网络建设、民用建设、公用基础设施等工程项目。

3.2 建设项目档案：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。

4 职责

4.1 公司建设项目档案工作实行统一领导、分级管理。

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4.2 公司档案中心是公司建设项目档案归口管理部门，具体负责对各单位建设项目档案工作进行协调、指导、监督、检查，参加投资额在2000万元以上（含2000万元）建设项目档案的验收并接收保管其全部档案。

4.3 各单位档案（资料）室是本单位建设项目档案工作的归口管理机构，负责执行公司建设项目档案管理办法，制订本单位建设项目档案管理细则，本单位建设项目档案管理工作的计划、组织协调和业务指导，参加本单位建设项目档案验收，接收保管本单位建设项目档案。

4.4 项目部（归档部门）负责组织协调和指导参建单位、部门整理和归档项目文件，负责监督审核可行性研究、任务书、设计基础、项目管理、物资（设备）采办、工艺设备、涉外、生产技术准备、试生产、财务、审计管理、竣工验收、后评价等项目文件材料的整理和归档工作。

4.5 项目档案管理人员负责项目文件的收集、积累、整理和归档工作，建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。

4.6 责任部门（单位）负责项目文件完整、准确、系统归档。

4.7 项目建设单位应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。

5 管理内容

5.1 管理要求

5.1.1 建设项目档案管理工作坚持“三同时”原则，项目建设单位在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

5.1.2 项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入项目主管部门领导或项目经理的岗位职责，与项目建设管

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理同步实施。

5.1.3 项目建设单位在项目申请立项后应立即明确建设项目档案管理部门和人员。

5.1.4 建设项目档案管理人员要落实“三参加”的要求。

5.1.4.1 建设项目档案管理人员参加项目施工技术交底，参加工程质量和进度检查，参加竣工验收。

5.1.4.2 投资在2000万元以上（含2000万元）建设项目，在技术交底、签订合同、中间检查、竣工验收等项目建设节点，由基建工程部、矿区建设管理处或项目部通知公司档案中心参加。

5.1.4.3 投资在2000万元以下建设项目，在技术交底、签订合同、中间检查、竣工验收等项目建设节点，由各单位项目部或负责部门通知档案（资料）室。

5.1.5 项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。

5.1.5.1 项目建设单位在与勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理等单位（以下简称参建单位）签订合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。

5.1.5.2 项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见后，方能进入付款环节。

5.1.6 质量监督部门负责监督审核设计、施工、监理项目文件材料。

5.1.7 项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。

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5.1.8 项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。

5.1.9 投资在2000万元（含2000万元）以上的建设项目档案，由项目所在二级单位档案（资料）室负责报送公司档案中心。

5.2 文件收集、整理与归档

5.2.1 项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。

5.2.1.1 档案完整指按《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）所确定的内容，将建设项目全过程中形成的具有查考利用价值的各种载体项目文件归档，各种文件原件齐全。

5.2.1.2 档案准确指建设项目档案的内容真实反映项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。

5.2.1.3 档案系统指建设项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

5.2.2 建设项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其查考利用价值分为30年和10年。

5.2.3 整理与归档

5.2.3.1 整理。归档的建设项目文件应为原件，成批材料出厂的合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名章（或签字），并注明原件存放处。归档的项目文件的载体和字迹须符合耐久性要求，用碳素或蓝黑墨水，不能用热敏纸。凡为易褪色材料形成的并需要保存30年以上的文件，应附一份复印件。

项目可行性研究、任务书以及项目管理和竣工验收等文件以件为保管

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