工作效率与时间管理 PPT课件

有些人看到我们每件事都做, 所以，他们期望我们什么都 做；
每件事都做让我们非常忙碌, 所以我们没有时间去考虑： 究竟什么对我们最重要？
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1、既重要 又紧急
3、不重要 但紧急
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2、重要但 不紧急
4、不重要 不紧急
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定义 重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。 紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。
符合别人期望的事 C
D
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▪ 一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。 ▪ 80%的销售额来自20%的销售人员。 ▪ 每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸
的占了约80%。 ▪ 在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。
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你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到 了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉， 一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息 并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我 考虑一下，回头再找你谈。”
问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过 来安排一件C类工作，王经理该怎么说？
问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度， 忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？
问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、 各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重 要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这 些打扰？
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一、管理者常见的时间陷阱 ☞二、时间管理六步
三、高效能的九条守则
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➢ 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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一般情况下，在每年、每月、每周、每天 当中，较忙的是什么时间段？
猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在 两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你接 下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你： “那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去 做这件原本他该做的事。
这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、 永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。
规则４．应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级 别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模 糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的 背上。
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一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 ➢ 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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——摘自《别让猴子跳回背上》
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规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿 死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使 他们复活上。
规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内 。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15 分钟。
规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找 饥饿的猴子，抓到一只喂一只。
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英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。
题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科 学家。
第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临 死亡的恶运。
第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受 灭亡的绝境。
第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物， 使几千万人脱离饥荒而亡的命运。
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要追求“利益最大化”，但是对于不重要 的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？
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一、做好计划和统筹 二、要事第一 ➢ 三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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紧急
不紧急
重要
限时完成的重要会面或 工作
影响深远的事情
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A
做计划、中长期规划
工作沟通与协调
思考工作方法和流程的改进
向上司或公司提建议
……
B
有些电话
有些信函、报告
忙碌琐碎的小事
不重要 有些无谓之请托、邀约
大部分会议
有些文件资料之处理 有些交际应酬
许多迫在眉睫的小事
……
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1. 由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。 2. 文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。 3. 交办工作时，没有明确最后期限。 4. 不速之客的干扰；常被电话打断工作。 5. 花较多时间替下属拿主意。 6. 长时间面谈。 7. 繁多、冗长、低效的会议。 8. 缺乏细致的实施计划。 9. 过多文书记录。 10. 过于注重细节；追求完美
工作效率与时间管理
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一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个不停， 差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种资料， 堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是一点准 备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上忙，早 该给他们培训了，可一直找不到时间……
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☞一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步 三、高效能的九条守则
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分析：正确的日程排序
× 高效时间管理=在最短的时间内做最多的事
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为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？
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案例：一个采购部经理
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
问题：“弹钢琴”跟“要事第一”有冲突吗？
故事：桶、石块、碎石、沙子、水 故事：两个捡破烂的人
个案分析：失败的经历/成功的经历
有哪些工作可以提前做？
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一、做好计划和统筹 ➢ 二、要事第一
三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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忙人的告白
因为我们不知道究竟什么对我们最重要, 所以每件事好像 都很重要；
因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做；