如何用EXCEL完成序号添加

巧用EXCEL添加序号完成审计抽样

Excel“排序”功能在审计实务中的运用极为广泛。它不仅能够快速、有效的帮助整理和分析审计资料，科学、合理的选择确定抽查样本和延伸单位，同时，对提高审计效率、实现审计成果的社会价值有着明显和积极的作用。对于简单的排序，可以用EXCEL的“排序”功能直接排序，但如果进行较为复杂的排序、插入序号，尤其是相同数值相同名次的排序，就需要应用函数来添加了。

一、序号不连续的序号添加

面对无序的数值，在不改变各个部门原有位置的情况下给它们进行排列名次，就需要在新一列添加序号，实现相同积分相同名次的排列。在不要求序号连续的情况下（所谓序号不连续，就是如果第一名有两个，那么第二名给出的排序就是3，而不是2），可以用Rank函数来直接计算序数。它的语法为：RANK（number，ref，order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，order 为一则是按升序方式）。

例如要计算某省各个市的财政收入排名，A列单元格存放地市，B列存放财政收入值，在C列计算排名的方法就是：在C2单元格内输入公式“=RANK（B2,B$2:B$9）”，敲回车即

可计算出A市的财政收入排名，如图一所示。

图一

选中C2，再将光标移至C2单元格的右下角，当出现黑色小十字的时候，双击，C2中的公式就自动填充到C列，所有排名被计算完毕，如图二。

图二

这里需要注意的是，对列要使用绝对引用，书写为B$2和B$9，如果写B2和B9，在上面的操作中，引用的区域就

会发生变化。

二、序号连续的序号添加

从图二可以看出，A市和F市并列第一，第二的B市排名为三，序号不连续。如果要插入连续序号，使得B市的排名为二，就需要使用“排序”功能和IF函数相结合来实现。

1、插入原始的顺序，防止排名后无法恢复到原有的部门排序。

插入一列D，存储地市顺序。在D2中输入1，然后选中单元格向下拖拉，在下方“填充选项”里，选择填充单元格，能够生成地市的原始排序。如图三所示。

图三

2、按照收入高低顺序排名。

选中数据区域，按照财政收入列进行“降序”排列，使得数据表按财政收入降序排列。

3、利用IF函数，插入连续序号。

IF函数的的函数表达式为：IF(判断表达式，条件正确时返回值，条件错误时返回值)。在C列插入连续序号，首先，在C2输入1；然后，在C3输入”=IF(B3=B2,C2,C2+1)”，敲回车，C3单元格即计算出对应地市的财政收入排名；最后，将光标移至C3单元格的右下角，当出现黑色小十字的时候，双击，C3中的公式就自动填充到C列，所有排名被计算完毕，插入了连续的序号。如图四所示。

图四

4、去除公式处理。因为要求在插入序号的同时，不改变原有地市的顺序，所以需要根据原有的地市顺序进行恢复。但此时进行恢复，C由于C列里是公式，恢复顺序后，C 列数值会改变，此时要对C列进行公式清除处理。选择C列，点击“复制”，然后在C列上“选择性粘贴”，选择“数值”，则C列的公式就被清除完毕，插入的序号就是数值，不会因为顺序改变而变化了。如图五所示。

图五

5、恢复原来顺序。对数据表根据地市顺序，进行“升序”排列，则数据表恢复了原来的部门顺序排名，也插入了连续的序号。最后，根据需要，将D列隐藏或者删除，插入连续序号的工作就完成了。

姜兴国