归档文件整理课件

机关文件材料不归档范围是： 第四条 机关文件材料不归档范围是： 上级机关的文件材料中， （一）上级机关的文件材料中，普发性 不需本机关办理的文件材料，任免、 不需本机关办理的文件材料，任免、 同级机关的文件材料中， （奖惩非本机关工作人员的文件材料， ， 三）同级机关的文件材料中 奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等； 不需办理的） 供工作参考的抄件等；（不需办理的 不需贯彻执行的文件材料， ） 不需贯彻执行的文件材料，不需办理的 本机关文件材料中的重份文件， （二）本机关文件材料中的重份文件， ） 抄送文件材料； 不需执行的） 抄送文件材料；（不需执行的 无查考利用价值的事务性、临时性文件， 无查考利用价值的事务性、临时性文件， 下级机关的文件材料中， （四）下级机关的文件材料中 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性 无特殊保存价值的信封情况反映，抄报或 供参阅的简报、情况反映， 供参阅的简报、 ， 人民来信、电话记录， 人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的 ） 越级抄报的文件材料。 参阅的） 越级抄报的文件材料。（参阅的 文件材料， 文件材料，本机关负责人兼任外单位职务 形成的与本机关无关的文件材料， 形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料； 临时、重份的） 参考的文件材料；（临时、重份的）
• 简易方法： 简易方法： • 都归档； （1）发文 ）发文——都归档； 都归档 • 与本单位职能有关的归档； （2）收文 ）收文——与本单位职能有关的归档； 与本单位职能有关的归档 • （3）内部运转文件——注意归档。 ）内部运转文件 注意归档。 注意归档
第五条 凡属机关归档范围 的文件材料， 的文件材料，必须按有关 规定向本机关负责档案工 作的部门移交， 作的部门移交，实行集中 统一管理， 统一管理，任何个人不得 据为己有或拒绝归档。 据为己有或拒绝归档。
• 直到 直到2003年6月，一位匿名人士将其毕业鉴 年 月 定、处分决定复印件和精神病医学鉴定书 的手抄件投到他信箱， 的手抄件投到他信箱，他才最终确认是档 案里有问题。 案里有问题。他曾得罪过的班主任给他加 上了“有严重的神经官能症， 上了“有严重的神经官能症，不宜担任教 学工作”的评语。 学工作”的评语。2003年6月26日，原学校 年 月 日 承认处分决定和毕业鉴定的复印件“ 承认处分决定和毕业鉴定的复印件“与原 件完全一致” 件完全一致”。 • 汤国基现在仍在为自己的名誉而打官司， 汤国基现在仍在为自己的名誉而打官司， 他告诉《瞭望新闻周刊》 自己是“ 他告诉《瞭望新闻周刊》，自己是“鸡蛋 碰石头” 胜诉的可能性很小，但他“ 碰石头”，胜诉的可能性很小，但他“不 甘心” 甘心”。
二、档案的价值与作用
1.档案的基本价值 档案的基本价值 （1）档案的凭证价值 ） 空口无凭，立字为证” “空口无凭，立字为证” 真实可靠的历史证据 （2）档案的参考价值 ） 查考既往情况 掌握历史资料
2. 档案的作用
1.维护国家、集体和个人权益的法律书证。 许多单位和个人以档案为证据，解决了债 务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个 人的学历、经历以及工资、福利待遇方面 的诸多问题。
2.行政管理的查考凭据 行政管理的查考凭据 档案可以为机关、企事业单位的领导工 作和业务管理提供证据及咨询材料，借 以熟悉情况、总结经验、制订计划、进 行决策、处理各种问题。
• 2003年7月14号，一纸赔偿标的高达 年 月 号 一纸赔偿标的高达2100 万元的民事起诉状被递交到宁乡县人民 法院， 法院，原告方汤国基状告他的母校原益 阳师专，现更名为湖南城市学院及宁乡 阳师专， 县教育局，理由是当年的毕业档案中， 县教育局，理由是当年的毕业档案中， 由于对他有精神反常和严重神经官能症 等评语，导致他20年来一直没有单位接 等评语，导致他 年来一直没有单位接 生活极不稳定， 收，生活极不稳定，极大的摧残了他的 身心健康。 身心健康。"
归档文件整理
主要内容
一、档案的价值和作用 二、《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定》(8号令 号令） 书档案保管期限规定》(8号令） 三、数码照片声像档案的收集与管 理 四、公章的保管和使用
什么是档案？ 一、什么是档案？
1.档案是机关、组织和个人在社会活动 档案是机关、 档案是机关 中直接形成的， 中直接形成的，按照一定规律保存以 备查考的各种形式和载体的历史记录。 备查考的各种形式和载体的历史记录。 2. 文件与档案有何区别? 文件与档案有何区别? 尚未办理完毕的文件不是档案； 尚未办理完毕的文件不是档案；对日后 没有查考价值的文件不是档案； 没有查考价值的文件不是档案；档案 包括实物的、 包括实物的、声像的等特殊载体材料 经过系统整理的，对机关、 经过系统整理的，对机关、组织和个人 有查考价值的文件， 有查考价值的文件，可称为档案
三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 第二条 本规定中的机关文件材料是指 主要内容 机关在其工作活动过程中形成的各种门类 和载体的历史记录。 和载体的历史记录。
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、 本机关需要贯彻执行的上级机关、 同级机关的文件材料； 同级机关的文件材料；下级机关报送的 重要文件材料； 重要收文） 重要文件材料；（重要收文） 机关文件材料归档范围是： 第三条 机关文件材料归档范围是： （四）其他对本机关工作具有 （一）反映本机关主要职能活动 查考价值的文件材料。 查考价值的文件材料。 和基本历史面貌的，对本机关工作、 和基本历史面貌的其它有查考价值的） ，对本机关工作、 （其它有查考价值的） 国家建设和历史研究具有利用价值的 文件材料； 反映本单位职能的） 文件材料；（反映本单位职能的） （二）机关工作活动中形成的在 维护国家、 维护国家、集体和公民权益等方面 具有凭证价值的文件材料； 有凭证作用的） 具有凭证价值的文件材料；（有凭证作用的）
如何区分“重要的” 如何区分“重要的”和“一般的”文件材料 一般的” （1）看作者：在反映同一问题的文件中，作者为本 ）看作者：在反映同一问题的文件中， 机关比外机关的重要。 机关比外机关的重要。以机关名义发文比以内部机构 名义发文重要； 名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门 形成的重要； 形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关 形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。 形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。 （2）看内容：反映本机关主要职能活动的比反映非 ）看内容： 主要职能活动的重要； 主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的 重要； 重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重 反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要； 要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要； 反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要； 反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针 对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性 对性、依据性的比普发性、参考性的重要； 的比没有时效性的重要。 的比没有时效性的重要。
划分永久时，需要注意以下问题： 划分永久时，需要注意以下问题： 1.突出本机关自身的文件材料 突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料 突出本机关主要职能的文件材料 3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材 突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材 料 各单位党组、行政办公会议记录、纪要，党员、 各单位党组、行政办公会议记录、纪要，党员、 职工名册，年度综合性会议，年度以上计划、总结、 职工名册，年度综合性会议，年度以上计划、总结、 统计材料，获县处级以上先进奖励， 统计材料，获县处级以上先进奖励，受警告以上处 有领导批示的材料、人事任免、机构设置、 分，有领导批示的材料、人事任免、机构设置、大 事记等划为永久。 事记等划为永久。
三、 《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》 和文书档案保管期限规定》
♦《机关文件材料归档
范围和文书档案保管 期限规定》 2006年9月 期限规定》 2006年9月 19日已由国家档案局 日已由国家档案局 局务会议审议通过。 局务会议审议通过。
• （一）目前文件归档保管中存在的主要问 题 1.归档的范围不够科学 归档的范围不够科学 • • • “该收的没收，不该收的一大堆” 该收的没收，不该收的一大堆” 2.上级的、宏观的、重复的文件较多， 上级的、宏观的、重复的文件较多， 上级的 本单位的、 本单位的、具体影响了档案利用工作的开展
第六条 机关文书档案的保管期限 定为永久、定期两种。 定为永久、定期两种。定期一般 分为30年、10年。 分为 年 年
永久保管的文书档案主要包括： 第七条 永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料； 一 本机关制定的法规政策性文件材料 本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文 本机关召开重要会议、 二 本机关召开重要会议 件材料； 件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 三 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示， 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、 四 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示， 重要的报告、总结、综合统计报表等； 重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； 本机关机构演变、 五 本机关机构演变 人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产 本机关房屋买卖、 六 本机关房屋买卖 土地征用，重要的合同协议、 登记等凭证性文件材料； 登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 七 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示 同级机关、 八 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函、 与本机关的复函、批复等文件材料。 与本机关的复函、批复等文件材料。