物业管理服务项目客户投诉处理规程
物业集团物业管理客户投诉处理
物业集团物业管理客户投诉处理
一、有效投诉
1．解决投诉问题讲效率、讲信誉。
2．解决问题及时反馈于客户，并争求客户意见和建议。
3．向客户致以歉意，并对当事员工进行处理，结果反馈于户。
4．向客户展示我公司有过必改，有错必究的严谨的工作作风，树立我公司良好的企业形象。
5．问题解决后部门内部进行整改，加强员工各方面培训以提高员工素质，以事实教育员工，使员工引以为戒。
6．经常进行客户走访，增进与客户的感情。
二、恶意投诉
1．本着客户至上的原则进行处理。
2．按有效投诉进行处理。
3．以安慰方式教育员工，使员工放下思想包袱，投入正常工作。
4．以沟通、服务等方式逐渐消除客户逆反心理，使工作步入正轨。
物业公司投诉处理制度
物业公司投诉处理制度第一章总则第一条为了规范物业管理活动，维护业主、物业使用人的合法权益，提高物业管理服务质量，根据《物业管理条例》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本公司物业管理区域内业主、物业使用人（以下简称“投诉人”）对物业管理服务过程中的各类问题提出的投诉。
第三条投诉处理应遵循公平、公正、及时、高效的原则，确保投诉人的合法权益得到有效维护。
第四条公司各部门应密切配合，共同做好投诉处理工作，不断提高物业管理服务质量。
第二章投诉受理第五条投诉人可以通过以下方式提出投诉：（一）拨打客服电话；（二）向物业管理处现场工作人员提出；（三）通过公司官方网站、微信公众号等在线平台；（四）书面形式提交至物业管理处。
第六条投诉受理工作人员应详细记录投诉内容，包括投诉人姓名、联系方式、投诉时间、地点、事件经过等，并对投诉事项进行初步判断。
第七条对于不属于本公司职责范围的投诉，受理人员应向投诉人说明理由，并尽量提供相关建议或引导投诉人向有关部门反映。
第八条对于属于本公司职责范围的投诉，受理人员应在第一时间内将投诉事项转交至相关部门处理，并跟踪投诉处理进度。
第三章投诉处理第九条投诉处理部门应在接到投诉后及时展开调查，分析投诉原因，制定整改措施，并在规定时限内完成处理。
第十条对于涉及多个部门的投诉，应指定一个牵头部门负责协调处理，其他相关部门应积极配合。
第十一条投诉处理结果应由投诉处理部门负责人签字确认，并告知投诉人。
第十二条对于投诉处理结果，投诉人有权提出异议。
如有异议，应再次进行调查核实，确保处理结果的公正性。
第四章责任追究第十三条对于投诉处理工作中出现的失误、推诿、拖延等问题，应追究相关责任人的责任。
第十四条对于投诉处理不及时、不力，导致投诉人合法权益受损的，应承担相应的法律责任。
第五章附则第十五条本制度由物业管理处负责解释。
第十六条本制度自发布之日起实施。
物业客户投诉处理规程
客户投诉处理规程
1 职责
1.1公司总经理：负责重大投诉的处理。
1.2管理处主任：负责设立客户投诉电话，验收处理结果。
1.3主任助理：负责处理客户投诉。
2 工作程序
2.1投诉的接收和识别
2.1.1不论电话、信函、网络或当面投诉，受理人员必须接待、处理。
本人无法处理的，应立即通知相关人员或上级领导处理，任何人员必须予以配合。
2.1.2受理人员或相关人员到现场调查核实，对投诉进行识别。
2.1.2.1重大有效投诉是指经区以上主管单位认定为有效投诉的。
2.1.2.2有效投诉
a.认为员工不履行合同或协议的；
b.未向客户提供相应标准的服务；
c.因员工故意或过失造成财物损失或人身伤害的；
d.员工索要回扣或小费的。
2.1.2.3无效投诉
a.不属于物业管理范畴或管辖范围的；
b.投诉者与投诉事项没有直接利害关系的；
c.没有明确的被投诉者，或没有具体的投诉请求和事实根据；
d.不属于有效投诉范围的；
e.投诉日期超过投诉时效范围的。
2.2投诉的处理
2.2.1主任助理经核实属于有效投诉的，受理人须填写《客户投诉处理表》，并转给管理处（各岗位）负责人制定处理措施，明确责任人，并要求其在预定时间内处理完成。
管理处主任负责人验证处理结果，安排回访。
2.2.2经调查属于无效投诉的须对客户耐心解释，并尽可能给予处理，将结果记录在《客户意见处理表》中。
2.2.3由于特殊原因管理处无法解决的投诉或客户对管理处的投诉，由管理处主任具体安排处理并记录。
2.2.4对重大问题的投诉，须报公司总经理作出处理决定。
物业客户投诉处理规范
客户投诉处理作业规范1．目的明确客户投诉信息的收集、传递、处理、分析及反馈流程，提高客户投诉信息处理的及时性、准确性、全面性和透明度，从而提升客户满意度。
2．适用范围适用于物业集团各分公司在管项目。
3．定义3.1 投诉：客户认为由于我方工作中的失职、失误、失度、失控伤害了他们的尊严或权益，或其合理需求没有得到满足，从而通过口头、书面和网络等形式产生的不满意或报怨。
3.2 有效投诉：指因我方服务质量问题，导致客户不满而产生的投诉。
4．职责4.1 物业集团：品质管理部负责对所辖区域公司的集团级、区域级、项目级客户投诉进行监督，对集团级、区域级、项目级重大、特大客户投诉进行判定、问责。
4.2 区域公司：品质管理部负责对所辖城市的集团级、区域级、项目级客户投诉进行监督、跟踪，并对客户投诉处理的情况进行审批，同时对集团级、区域级、项目级一般投诉进行判定、问责，对集团/区域/项目级有效投诉进行考核，并每月进行统计分析。
4.3 城市公司：品质管理部负责对所辖项目的集团级、区域级、项目级客户投诉进行监督、跟踪，并对客户投诉处理的情况进行审核，并每月进行统计分析。
4.4 项目：(1) 项目负责人负责对投诉处理工作进行全面监督。
(2) 客服负责人负责客户投诉处理的跟踪及监督，并每月进行统计分析。
(3) 项目各部门负责处理职能范围内的客户投诉。
5．方法和过程控制5.1 投诉性质（1）一般投诉（三级）：产品或服务出现瑕疵，通过改进或整改可与客户达成一致的。
（2）重大投诉（二级）：a．处理完毕后二次发生的有效投诉或一般投诉反映后仍未有效解决导致再次发生的投诉。
b．项目处理不当升级集团的投诉；5-30 户的群体投诉事件；一个月内累计 3 次及以上不同投诉人针对同一事件的投诉。
c．客户索赔金额在 20 万元及以下/单户（单项）的投诉（含由合作单位承担的金额或整改折价费用）。
d．客户已经通过法律起诉或网络发表舆论性投诉，点击量或转帖在 200 条以内，且得到有效控制或屏蔽。
物业公司客户综合服务客户投诉建议处理规程
物业公司客户综合服务客户投诉建议处理规程一、目的为了提高物业公司的服务质量，维护客户的合法权益，建立和完善客户投诉建议处理机制，特制定本规程。
二、适用范围本规程适用于物业公司所有员工对客户投诉建议的处理。
三、基本原则1. 以客户为中心，积极解决客户的问题和需求。
2. 公正、公平、公开处理客户投诉建议。
3. 及时、有效、满意地处理客户投诉建议。
四、投诉建议接收1. 物业公司应设立专门的投诉建议接收渠道，如电话、邮箱、微信等。
2. 对于客户的投诉建议，应立即记录并确认，确保信息的准确性。
五、投诉建议分类1. 根据投诉建议的性质，可以分为服务投诉、设施设备投诉、公共区域投诉等。
2. 根据投诉建议的严重程度，可以分为一般投诉、重大投诉等。
六、投诉建议处理流程1. 初步处理：接收到投诉建议后，应在24小时内进行初步处理，包括调查事实、分析问题、提出解决方案等。
2. 反馈结果：将初步处理结果反馈给客户，如果客户满意，处理结束；如果客户不满意，进入下一步。
3. 深入处理：对于客户不满意的投诉建议，应进行深入处理，包括重新调查事实、重新分析问题、重新提出解决方案等。
4. 再次反馈：将深入处理结果再次反馈给客户，如果客户满意，处理结束；如果客户仍然不满意，进入下一步。
5. 高层介入：对于客户仍然不满意的投诉建议，应由公司高层介入处理。
6. 最终反馈：将最终处理结果反馈给客户，确保客户满意。
七、投诉建议记录和分析1. 对于所有的投诉建议，都应进行详细记录，包括投诉内容、处理过程、处理结果等。
2. 定期对投诉建议进行分析，找出问题的根源，提出改进措施，防止类似问题的再次发生。
八、培训和考核1. 物业公司应定期对员工进行投诉建议处理的培训，提高员工的服务意识和处理能力。
2. 将投诉建议处理作为员工考核的一部分，对处理效果好的员工给予奖励，对处理效果差的员工进行教育和惩罚。
物业客服部客户投诉处理规程
物业客服部客户投诉处理规程1 目的规范投诉处理工作，确保客户的各类投诉能及时、合理地得到解决。
2 适用范围适用于客户针对物业公司管理服务工作的有效投诉处理。
3 工作职责3.1 客服部负责客户投诉的记录及协调处理工作。
3.2 客服助理负责投诉现场接待工作，处理一般轻微投诉。
3.3 客服主管负责处理重要投诉。
3.4 客服主管负责跟进落实投诉处理工作。
3.5 客服主管负责对客户投诉进行月度统计分析，并上报项目总经理。
3.6 各部门员工都有责任接受客户的建议、咨询，并将信息及时反馈给客服部。
4 工作规程4.1 处理投诉的基本原则接待投诉时，接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字服务方针，严禁与客户进行辩论、争吵。
4.1.1 及时原则：对投诉及时做出反应，并在规定的时间进行有效处理，不能及时处理完毕的应按时跟进进展情况，并适时告知客户。
4.1.2 诚信原则：注重承诺和契约，有诺必践；处理问题应以能够公诸于众为标准，不暗箱操作；为保证诚信原则的贯彻，应注意不承诺能力以外的事情，不轻易承诺结果。
4.1.3 专业原则：以专业标准要求自己，对客户体恤、尊重；协调专业部门从专业角度处理问题，做到实事求是、有根有据，维护公司专业形象。
4.2 投诉处理要领4.2.1 认真对待，不敷衍塞责：对具有管理责任或具有群体投诉倾向性质的，部门主管应第一时间出面以示对当事人的尊重；迅速查明情况，高效率处理，属于我们的责任，不能推卸。
4.2.2 坚持原则，灵活多变：以法律法规、合同、质量标准、国家规范为依据，明确事实。
涉及赔偿问题要根据管理责任承担，必要时由公司进行协调。
在坚持原则的基础上应关注并适当地照顾客户的情绪和感情。
4.2.3 态度鲜明，不含糊其辞：对我们不应当承担责任的，应明确告知客户，即使客户不接受，甚至以曝光相要挟，都不能含糊其辞；对于不能即时答复的，应该在查清事实的基础上，给客户一个负责任的答复。
物业部处理客户投诉规定
物业部处理客户投诉规定1. 引言客户投诉是物业管理中常见的问题之一，有效地处理客户投诉对于提升物业管理服务质量至关重要。
本文档旨在规范物业部处理客户投诉的流程和规定，以确保客户投诉能够得到及时、公正和合理的处理。
2. 客户投诉渠道物业部建立了多种客户投诉渠道，以便客户能够方便地向物业部反馈问题和投诉。
客户可以通过以下途径提交投诉：•电话热线：物业部设立了投诉热线，客户可以拨打热线号码直接向物业部进行投诉。
•书面投诉：客户可以书面提交投诉信函或者填写指定的投诉表格，并将其送至物业部相关办公地点。
•电子邮件：客户可以通过物业部提供的电子邮箱地址发送投诉邮件，将投诉内容详细地描述清楚。
3. 投诉受理与登记物业部将严格按照以下步骤进行投诉受理和登记：•接听投诉：物业部的投诉热线会有专人负责接听客户的投诉电话，记录投诉内容。
•收集书面投诉材料：物业部工作人员将收集客户提交的书面投诉材料，并进行登记备案。
•整理投诉邮件：物业部的工作人员将整理电子邮件中客户的投诉内容，并进行登记备案。
4. 投诉处理流程物业部将按照以下流程进行客户投诉的处理：•初步评估：物业部的工作人员将对投诉进行初步评估，判断投诉是否属实并核实投诉的具体情况。
•受理通知：物业部将向客户发送受理通知，确认物业部已经收到客户的投诉，并将投诉处理的相关信息告知客户。
•调查核实：物业部将展开对投诉事项的调查核实工作，包括实地勘察、收集相关证据等。
根据投诉的性质和复杂程度，可能会进行多次调查核实。
•问题解决：物业部将根据调查核实的结果，采取相应的措施解决客户的问题，并及时向客户进行反馈。
•跟进处理：物业部将对已解决的投诉进行跟踪处理，确保问题得到有效解决，同时收集客户的满意度反馈。
5. 时效要求物业部对投诉处理时间做出以下规定：•受理时效：物业部将在收到投诉后的24小时内完成受理通知的发送。
•调查时效：物业部将根据投诉的性质和复杂程度，在受理后的3个工作日内完成调查核实工作。
物业客户投诉处理工作规程
物业客户投诉处理工作规程1. 引言本文档旨在规范物业公司在处理客户投诉事项时的工作流程。
物业客户投诉是一个常见的问题，积极、高效地处理投诉事项对于维护良好的客户关系至关重要。
通过制定明确的规程，我们能够提供一致的服务，并快速解决客户的问题，提升客户满意度。
2. 投诉受理2.1 客户投诉途径客户可以通过以下途径提出投诉： -电话热线：客户可以拨打物业公司提供的投诉电话，专人接听投诉。
- 电子邮件：客户可以通过物业公司指定的电子邮件地址发送投诉邮件，需要在邮件中清楚描述问题并提供相关证据。
- 书面投诉：客户可以亲自到物业公司办公室提交书面投诉。
2.2 投诉受理流程 - 接听投诉电话：投诉接线员接听客户电话，耐心倾听、了解投诉问题，并记录相关信息。
- 处理投诉邮件：投诉处理人员定期检查邮件，将投诉邮件分类，并向相关部门转发投诉信息。
- 受理书面投诉：物业公司前台工作人员接收客户提交的书面投诉，并及时向相关部门转交。
3. 投诉登记3.1 投诉登记流程 - 收集投诉信息：接收投诉的工作人员需详细了解客户的问题，并记录相关的投诉信息，包括时间、地点、涉及的服务人员等。
- 分类归档：根据投诉问题的性质和严重程度，将投诉登记信息进行分类归档，方便后续处理。
3.2 投诉登记信息内容投诉登记信息应包括以下内容： - 客户姓名和联系方式 - 投诉日期和时间 - 投诉内容和描述 - 涉及的物业服务项目 - 相关证据和材料4. 投诉调查4.1 调查分析 - 追踪记录：根据投诉登记信息，物业公司将安排专人负责追踪和记录投诉处理过程。
- 事实调查：负责调查的人员将与涉及的相关方（包括客户和相关部门）进行沟通和采访，了解问题的真实情况。
- 证据收集：调查人员将收集相关的证据和材料，以辅助问题的调查和解决。
4.2 报告撰写调查结束后，调查人员将撰写调查报告，报告中应包括以下内容： - 投诉问题的调查结果 - 相关部门的配合情况 - 做出的调查结论 - 提出的解决方案和改进建议5. 投诉处理5.1 解决方案协商根据投诉调查报告，召集相关部门和责任人进行协商，确定解决问题的具体方案。
物业投诉处理规章制度内容
物业投诉处理规章制度内容第一章总则第一条为规范物业投诉处理工作，维护业主及住户的合法权益，建立健全物业服务管理制度，根据《中华人民共和国物业管理条例》，制定本规章。
第二条本规章适用于物业管理处处理各类投诉事件，包括但不限于物业服务、维修工作、公共设施、安全问题等。
第三条物业管理处负责对所有收到的投诉进行登记和核实，并按照规定程序进行处理，保证业主和住户的投诉得到及时有效解决。
第四条物业管理处应当定期对投诉处理工作进行评估，及时总结经验，不断改进工作方法，提高服务质量和效率。
第二章投诉的受理第五条业主和住户对物业服务管理存在异议或不满意，可向物业管理处提出书面投诉。
第六条物业管理处应当在接到投诉后，及时核实投诉内容，确保投诉事件的真实性。
第七条物业管理处应当在接到投诉后的24小时内向投诉人反馈处理情况，并告知预计处理时间。
第八条物业管理处应当在接到投诉后的3个工作日内完成初步调查，对投诉事件进行初步分析，形成初步处理意见。
第九条物业管理处应当在接到投诉后的7个工作日内完成投诉事件的调查，形成处理意见，并向相关部门报告。
第十条物业管理处应当在接到投诉后的15个工作日内完成投诉事件的处理，并向投诉人反馈处理结果。
第三章投诉的处理第十一条物业管理处应当采取有效措施，解决业主和住户的投诉问题，保证物业服务的正常运作。
第十二条物业管理处应当对每个投诉事件进行详细记录，包括投诉人信息、投诉内容、处理流程、处理结果等。
第十三条物业管理处应当建立健全投诉处理档案，保存投诉记录和处理结果，便于查询和统计。
第十四条物业管理处应当及时对已处理的投诉事件进行跟踪，确保问题得到彻底解决，避免再次发生。
第四章投诉的考核第十五条物业管理处应当建立投诉处理考核机制，对物业服务质量和投诉处理效率进行评估。
第十六条物业管理处应当定期组织对投诉处理工作进行评审，及时发现问题，加强改进。
第十七条物业管理处应当根据投诉处理情况，对相关工作人员进行奖惩，保证物业服务的持续改进。
物业客户投诉处理工作规程
物业客户投诉处理工作规程一、引言物业作为服务管理单位，其最基本的职责是为业主提供优质的服务，而投诉处理工作是保障业主权益、提高业主满意度的重要方面。
本文旨在建立物业客户投诉处理工作规程，规范投诉处理程序，确保投诉得到及时有效的解决。
二、投诉的来源投诉来源很广泛，主要如下：1、书面邮寄/电子邮件/推送通知2、电话/短信/微信3、口头反映三、投诉处理流程1、接到投诉：无论投诉来自何种途径，接到投诉后应当尽快做好记录，记录包括投诉人姓名、联系方式、投诉的时间、地点、内容、要求等。
2、初步核实：对投诉内容，要对所涉及的问题进行核实，查实问题的真实性及其关键问题，判断投诉是否需要进一步处理，并尽快向投诉人反馈情况。
3、处理投诉：如果核实后确是本物业问题，应当对投诉人提出解决方案，解决方案应当包括：处理结果、处理时间、承诺与保障，以便确保处理结果给业主满意。
4、反馈投诉人：处理完毕后要及时向投诉人反馈情况，尤其是令投诉人可以知道物业处理了投诉并且是以他们的利益为为主，这将加强业主对物业的信任度。
5、总结、分析：对所有的投诉事件进行总结、分析，向相关部门提出建议，以便提高管理水平和改进服务质量；对于按时解决投诉的员工进行表彰。
四、各部门责任分工为了使客户投诉得到及时、有效的解决，物业公司建立了投诉处理工作责任制：1、接诉员：接待投诉，记录完整的信息，并及时通知抄送办理队员。
2、抄送办理员：对核实后需要处理的投诉进行策划方案，并及时反馈投诉人，并按照本公司相关流程进行处理。
3、部门负责人：监督投诉处理并认真开展分析、反馈工作，积极主动为质量服务提供保障。
五、注意事项1、对业主的投诉要认真对待，不得敷衍；凡涉及计划管理或财务问题，必须征得物业主管部门或上级领导的同意后，方能给出申诉派出。
2、遇到个别企业或个人，利用诽谤、恶意投诉等方式制造事端的，应采取措施，坚决予以处理。
3、物业管理公司应加强对工作人员的业务培训，提高其处理投诉的技能和水平，加强业主的心理引导和服务意识的教育和宣传。
物业投诉处理规章制度范本
物业投诉处理规章制度范本第一章总则第一条为加强物业管理，维护业主和租户的合法权益，提高小区管理水平，根据《物权法》等相关法律法规，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本小区内的业主、租户及其他居民，物业公司和相关管理人员应当严格执行本规章制度。
第三条物业投诉处理应当公开、透明、及时，保障投诉人的合法权益，促进与业主、租户、相关单位和社会公众的沟通与合作。
第四条业主、租户对物业管理工作有任何意见、建议或投诉，可以向物业公司进行反映，物业公司应当认真处理并及时回复。
第五条物业公司应当建立健全投诉处理机制，设立专门的投诉处理部门，明确工作职责和流程，确保投诉工作的规范化、有序化。
第六条物业公司应当加强培训和提高员工素质，提高服务水平，减少投诉数量，提高投诉处理效率。
第七条物业公司应当定期公开投诉处理情况，接受监督，及时纠正存在的问题，不断改进工作方式。
第八条物业公司应当建立健全信息反馈机制，及时向居民公布联系方式，解决居民的投诉和建议。
第九条物业公司应当建立定期回访制度，跟踪解决投诉问题的效果，及时跟进，确保业主满意。
第十条物业公司应当加强对外部供应商或服务商的管理，建立合作机制，共同维护小区的正常运行。
第二章投诉方式第十一条业主、租户可以通过书面或电话方式向物业公司提出投诉，也可以亲自前往物业公司反映问题。
第十二条业主、租户提出投诉时，应当提供真实有效的证据材料，协助物业公司进行调查核实。
第十三条物业公司应当建立投诉受理制度，对接到的投诉进行登记备案，保护投诉人的隐私和合法权益。
第十四条投诉受理后，物业公司应当尽快派员进行核实和调查，了解问题的具体情况。
第十五条物业公司应当进行调查核实后，根据投诉内容和情况，及时制定处理方案，并通知相关当事人。
第十六条物业公司应当建立回访制度，及时了解投诉处理的结果，征求意见建议，做好记录备档。
第十七条物业公司应当对重大投诉事件进行定期汇总和分析，找出问题原因，及时改进工作方式。
物业客户投诉处理规程
物业客户投诉处理规程一、前言物业客户投诉处理是物业工作中的重要环节。
物业是为客户提供服务的，客户对服务不满意很有可能带来不良的口碑影响和客户流失，需要物业做好投诉工作。
二、投诉渠道1. 门卫处投诉；2. 接待处投诉；3. 物业客服中心投诉；4. 物业管理办公室投诉；5. 物业管理委员会投诉。
三、投诉受理1. 物业客服中心应为客户的投诉建立受理单，包括投诉人信息、投诉内容、受理时间。
由专人负责处理投诉，并根据实际情况及时反馈处理进展。
2. 物业管理委员会应按照委员会制度，设立专门的委员会成员处理投诉，并根据实际情况及时反馈处理进展。
四、投诉处理流程1. 拿到投诉受理单后，物业客服中心应先进行初步核实，了解客户投诉的情况，与投诉人取得联系确认。
2. 对于属于物业范围内的问题，物业客服中心应在投诉人同意的前提下，及时协调处理，并将处理结果及时反馈投诉人。
3. 若属于其他部门范围内的问题，物业客服中心应及时将投诉转交给相关部门处理，并跟进处理进度。
4. 若属于物业管理委员会职能范围内的问题，投诉应直接由物业管理委员会成员处理，处理结果及时反馈给物业客服中心，由客服中心转交给投诉人。
5. 在整个投诉处理过程中，物业客户服务中心应保持与投诉人及时的沟通，及时告知处理进展情况并解释原因。
五、投诉结案1. 物业在处理完每个投诉后都需要进行结案处理，并将处理结果告知投诉人。
2. 如无法解决问题，物业需向委托业主大会召开，通过并执行相关决议。
3. 物业应及时整理投诉情况，对投诉进行分类、归档，以便日后的监管和查找。
六、投诉工作的改进1. 物业应通过投诉工作中的问题，消除客户不满意的因素，促进服务质量的改进。
2. 物业应对投诉进行统计分析，掌握客户对服务的需求和反馈，及时改进和调整服务内容和服务方式。
七、总结物业客户投诉处理工作需要依据规范流程开展，不仅能够化解纠纷，同时也是促进物业服务质量的有效途径。
物业应逐步完善服务流程，提升服务水平，为客户提供更高质量的服务。
物业客户投诉处理工作管理规定
物业客户投诉处理工作管理规定第一章总则第一条目的和依据为规范物业客户投诉处理工作，提高服务质量，确保物业客户的利益，制定本管理规定。
本管理规定的制定依据包括《物业管理条例》、《物业服务合同》等有关法律法规。
第二条适用范围本管理规定适用于物业管理公司及其所辖的小区、商业楼宇等物业管理范围内的客户投诉处理工作。
第三条定义1.物业客户：指物业管理公司所管理的小区、商业楼宇等范围内的业主、租户或使用人。
2.投诉：指物业客户对物业管理公司的服务不满意，通过书面或口头的方式提出的不满、意见以及要求解决的问题。
第二章投诉受理第四条投诉受理的方式物业客户可以通过以下方式向物业管理公司提交投诉：1.口头投诉：物业管理公司办公场所设有投诉受理窗口，物业客户可以直接前往窗口进行投诉。
2.书面投诉：物业客户可以将投诉内容以书面形式提交给物业管理公司，可以通过邮寄、传真或电子邮件等方式进行提交。
第五条投诉受理的时间和方式1.物业管理公司应当在接到投诉后的24小时内将投诉受理，如有特殊情况需要延长受理时间的，应当向物业客户说明原因并告知延长的时间。
2.投诉受理可以采取现场受理、电话受理、书面受理等方式进行。
第六条投诉受理的程序1.物业管理公司接到投诉后，应当及时记录投诉内容，并向物业客户确认是否有明确要求解决的问题。
2.对于明确要求解决的问题，物业管理公司应当立即进行调查，了解相关情况，并制定解决方案。
3.在调查过程中，物业管理公司应当与物业客户保持沟通，并及时向其反馈调查进展情况。
第七条投诉受理的信息记录1.物业管理公司应当对每一次投诉受理过程进行详细记录，包括投诉时间、受理人员、受理方式、投诉内容、解决方案、处理结果等信息。
2.投诉受理信息记录应当保存至少2年，以备后续查询和评估使用。
第三章投诉处理第八条投诉处理的原则1.真实性原则：物业管理公司对接受的投诉应当进行真实、客观的调查，不能隐瞒、篡改或删除相关信息。
2.公平性原则：物业管理公司应当对所有投诉进行公平、公正的处理，不偏袒任何一方。
物业项目业主投诉处理作业规程
物业项目业主投诉处理作业规程一、投诉接收1、统一投诉接收物业公司设立专门的投诉接收窗口。
接收窗口实行一站式服务，即接收所有物业项目业主的投诉，并对其进行分类、记录和处理。
2、投诉处理人员的选拔为了更好地服务业主，物业公司应当派出专门的业主服务工作人员，对其进行专业的培训，并根据其工作能力和工作责任，将其分类处理。
3、资料管理投诉人进行投诉时，投诉接受方应核实并记录相应的资料。
在投诉处理期间，应从头至尾保存相关投诉文件、记录、材料等，以便查询、修改、退修等。
4、投诉面审投诉处理人员要基于设施的认真意识，有计划地进行面审。
在现场勘察、以业主的指导为核心，进行实际接触。
二、投诉进修和分类1、进修特性针对超过一半以上业主强烈投诉某一问题的情况，物业公司应当对此问题进行深入的调查和了解。
对于这类问题，物业公司应当成立特别调查组，随时对其进行调查和追踪。
2、分类处理物业公司应当将投诉分为一般投诉、紧急投诉、关键投诉等，针对不同的投诉分类进行不同的处理。
例如，一般投诉能由业主服务工作人员进行处理；而紧急投诉则需要临时成立一名特许工作人员进行紧急处理。
三、投诉处理1、处理职责物业公司应当在设立业主服务管理部门中成立一支由业主服务工作人员、安保人员、维修人员等组成的工作队伍，负责各类投诉和矛盾纠纷的处理和解决。
2、协调处理针对特殊投诉，物业公司应当进行协调处理。
当涉及其它管理部门或团队时，应当以邮件或实现软件的方式定期更新，严谨制止在处理中拖延或搁置等举措。
3、决议处理对于经过面审和进修得出处理决议的质品，应当由权威决策者进行决议处理。
作为一个示范性案例，物业公司应当在规定时间内回复处理结果，并及时通知业主。
四、投诉处理的跟进1、跟进处理物业公司的业主服务部门应当为所有的投诉处理提供及时的跟进。
在决案处理之后，业主服务部门应当定期与业主联系，确保所决议的问题得到了圆满解决。
在处理中的并行惯跟踪、手持查询和在线回复，均可有效地加强服务的品质和形象。
物业项目管理处客户投诉处理规定
物业项目管理处客户投诉处理规定1. 引言本文档旨在规范物业项目管理处对客户投诉的处理流程和规定，以保证客户的权益得到有效保障，并提高物业服务的质量和效率。
2. 客户投诉的定义客户投诉是指客户对物业项目管理处提供的服务或管理工作存在不满或意见的表达及要求解决的情况。
3. 投诉渠道客户可以通过以下渠道向物业项目管理处进行投诉： - 电话投诉：客户可以拨打24小时投诉热线进行投诉。
- 邮件投诉：客户可以将投诉内容发送至指定的投诉邮箱。
- 书面投诉：客户可以将投诉书面材料寄送至物业项目管理处办公地址。
4. 投诉受理与登记物业项目管理处应当及时受理客户的投诉，并进行登记记录。
登记记录应包括以下内容： - 投诉人姓名、联系方式及身份信息； - 投诉时间、地点； - 投诉内容及要求； - 投诉方式（电话、邮件、书面）。
5. 投诉处理流程5.1. 投诉初步调查物业项目管理处在接到投诉后，应立即进行初步调查，并了解投诉的具体情况。
初步调查的内容包括： - 与投诉人进行电话或面谈，了解投诉详细内容； - 查阅相关的物业管理记录、合同等相关文件； - 调取相关监控录像或其他证据材料。
5.2. 投诉分级分类根据投诉的性质和重要程度，物业项目管理处将投诉分为不同等级，并进行分类。
常见的分类包括： - 紧急投诉：对于涉及人身安全等紧急情况的投诉，应当立即进行处理。
-一般投诉：对于一般性的投诉，应当在规定的时间内进行处理。
- 纠纷投诉：对于涉及纠纷的投诉，应当及时处理，并妥善处理纠纷。
5.3. 投诉处理回复物业项目管理处应当在规定的时间内对投诉进行处理，并向投诉人进行回复。
回复内容应包括： - 对投诉事项的处理结果； - 如何解决问题或采取措施改进。
5.4. 监督投诉处理物业项目管理处应当建立监督机制，对投诉的处理过程进行监督，并进行记录。
监督过程包括： - 对处理结果进行复核，确保问题得到妥善解决； - 定期向上级领导汇报投诉处理情况； - 针对投诉处理中发现的问题，及时进行整改。
物业客户投诉处理程序
物业客户投诉处理程序1. 引言物业管理公司作为提供房屋维护和管理服务的企业，在日常运营中难免会遇到客户的投诉。
为了确保客户投诉能够得到妥善处理和解决，需要建立一套完善的物业客户投诉处理程序。
本文档将详细介绍物业客户投诉处理程序的流程和步骤。
2. 定义投诉在物业管理中，投诉指的是客户对物业公司提供的服务或相关问题表达不满、要求解决的行为。
投诉可以包括但不限于以下内容：•房屋维护问题：比如漏水、电器故障等；•公共区域问题：比如垃圾处理、清洁问题等；•人员管理问题：比如物业人员服务态度差、人员数量不足等；3. 投诉接收与登记当客户有投诉需要解决时，物业管理公司需要建立一个投诉接收与登记的程序。
具体步骤如下：•接收投诉：接线员或客服人员接听客户的投诉电话、邮件或实际到场；•确认身份：核实客户身份并获取必要的联系方式；•登记投诉：记录客户的投诉内容、日期和时间；•分类：根据投诉的性质和严重程度进行分类，便于后续处理；4. 投诉处理一旦投诉被接收并登记，物业管理公司需要尽快进行投诉的处理，以确保客户得到满意的解决方案。
处理投诉的步骤如下：•调查核实：收到投诉后，物业公司需要尽快派遣相关人员前往现场进行调查核实；•跟进进展：物业公司需要对投诉处理的进展情况进行跟进记录，确保投诉得到及时解决；•解决问题：根据调查核实的结果，物业公司需要采取相应措施解决客户的问题；•反馈客户：物业公司需要与客户保持沟通，及时向客户反馈投诉处理的进展情况和解决方案；5. 投诉跟踪和关闭在投诉解决的过程中，物业管理公司需要进行投诉的跟踪和关闭工作，以确保问题得到彻底解决。
具体步骤如下：•跟踪进展：物业公司需要定期与客户沟通，了解投诉解决的进展情况；•反馈结果：当投诉得到解决后，物业公司需要向客户反馈解决方案和结果；•满意度调查：物业公司可以对客户进行满意度调查，收集对投诉处理过程的评价和建议；•关闭投诉：当客户对解决方案满意并确认问题已得到解决后，物业公司将投诉案件标记为关闭；6. 投诉记录与统计物业管理公司需要进行投诉记录与统计，以便对投诉情况进行分析，并根据分析结果改进服务质量。
物业管理中的客户投诉处理流程
物业管理中的客户投诉处理流程一、引言在物业管理工作中，客户投诉是一种常见现象。
有效处理客户投诉对于保持良好的服务质量和维护物业管理公司声誉至关重要。
本文将针对物业管理中的客户投诉处理流程进行探讨。
二、客户投诉的分类在物业管理中，客户投诉可以分为多种类型，包括但不限于以下几种：1. 设施设备问题投诉：客户对公共设施、设备的使用问题提出的投诉，如电梯故障、消防设备问题等；2. 环境卫生问题投诉：客户对物业管理区域内环境卫生的不满意提出的投诉，如垃圾清运不及时、楼道脏乱等；3. 安全问题投诉：客户对物业管理区域内的安全隐患提出的投诉，如小区门禁系统失效、安全巡逻不到位等；4. 服务态度问题投诉：客户对物业管理人员服务态度不满意提出的投诉，如工作人员不耐心、态度恶劣等。
三、客户投诉处理流程为了保证客户投诉的及时解决和满意度提升，物业管理公司应建立完善的客户投诉处理流程，具体分为以下几个步骤：1. 投诉接收与登记：物业管理公司应设立专门的投诉接收渠道，如电话热线、在线投诉平台等。
接收到客户投诉后，应立即进行登记，包括投诉人姓名、联系方式、投诉内容、投诉时间等重要信息。
2. 投诉核实与调查：物业管理公司应尽快核实客户投诉的真实性，并派遣相关人员进行调查。
在此过程中，应与客户进行有效沟通，了解问题的具体情况和细节。
3. 投诉分析与处理：在明确客户投诉的问题后，物业管理公司应制定相应的解决方案，并及时采取措施解决问题。
例如，针对设施设备问题投诉，应派遣维修人员进行维修或更换；对于环境卫生问题投诉，应加强清洁力度等。
4. 反馈与跟进：解决客户投诉后，物业管理公司应及时向客户反馈处理结果，并跟进确认客户是否满意。
如客户对处理结果不满意，应进一步改进措施，确保问题得到圆满解决。
5. 投诉总结与改进：物业管理公司应定期对客户投诉情况进行总结分析，在发现问题的基础上，制定相应的改进措施，提高服务质量和管理水平。
四、有效处理客户投诉的意义物业管理中有效处理客户投诉有以下几方面的重要意义：1. 提升客户满意度：通过及时响应和解决客户投诉，提升客户对物业管理公司的满意度，增强客户黏性和口碑传播力。
物业客户投诉处理制度
物业客户投诉处理制度1. 引言物业客户投诉处理制度是为了解决物业管理过程中可能出现的问题和纠纷，保障物业客户权益，促进良好的物业管理秩序而制定的规范性文件。
该制度旨在确保投诉能够得到及时、公正、合理的处理，最大限度地满足物业客户的合理需求。
2. 适用范围本制度适用于物业管理公司及其管理的物业项目，包括住宅小区、商业综合体、写字楼等各类物业项目。
3. 客户投诉渠道为方便物业客户提交投诉，管理公司设立了多种投诉渠道。
客户可以通过以下方式进行投诉：•电话投诉：客户可以拨打物业管理公司的热线电话，在工作时间范围内向相关工作人员提出投诉。
•书面投诉：客户可书面撰写投诉信件，邮寄或直接送交给物业管理公司。
•电子邮件投诉：客户可将投诉内容以电子邮件形式发送至物业管理公司指定的邮箱地址。
物业管理公司将确保每一种投诉渠道的畅通性，以便客户能够方便快捷地提交投诉。
4. 投诉处理流程4.1 投诉受理•物业管理公司接到客户投诉后，将在收到投诉的24小时内进行受理，确保客户的投诉信息得到及时记录。
4.2 投诉调查•物业管理公司将组织专业的调查小组对投诉进行仔细调查，了解事实情况并收集相关证据。
调查组成员将与相关当事人进行面对面的交流，以获取更准确的信息。
4.3 投诉评估•根据收集到的调查结果和相关证据，物业管理公司将评估投诉的合理性和处理的难度，并制定相应的处理方案。
4.4 投诉处理•物业管理公司将根据投诉的性质和情况，通过与客户沟通、调解、协商等方式，积极寻求问题的解决方案。
在处理过程中，将确保公正、公平，维护客户权益。
4.5 处理结果反馈•物业管理公司将在投诉处理完成后，向客户及时反馈处理结果。
反馈内容将包括整个处理流程、解决方案以及后续跟进措施等，以帮助客户了解并确认问题的解决情况。
5. 投诉处理时限物业管理公司将尽力确保投诉的及时处理。
在正常情况下，根据投诉的性质和复杂程度，处理时限如下：•一般情况：处理时限不超过5个工作日。
物业客服投诉管理制度
物业客服投诉管理制度一、总则为了规范物业客服投诉处理流程，提高服务质量，满足业主需求，特制定本管理制度。
二、投诉的定义本制度所称投诉，是指业主对物业服务中出现的问题，或对工作人员的不当言行或行为提出的不满或异议。
投诉内容应真实、准确，必须与服务质量相关，且有具体事实依据。
三、投诉的渠道1. 业主可以通过电话、电子邮件、书面信函等方式向物业客服部门投诉；2. 物业客服部门会在明显位置公布投诉电话和邮箱，方便业主投诉；3. 物业客服部门定期组织业主座谈会，接受业主面对面的投诉建议。
四、投诉处理流程1. 业主向物业客服部门提交投诉后，客服人员需记录投诉内容，包括投诉人姓名、联系方式、投诉时间、投诉事由等；2. 客服人员将投诉内容转交给相关部门进行调查核实；3. 相关部门需在24小时内完成调查，并向物业客服部门提供初步处理意见；4. 物业客服部门根据调查结果，制定投诉解决方案，并与相关部门协商确定解决措施；5. 物业客服部门将解决方案及时通知业主，并督促相关部门按时完成解决方案。
五、投诉处理原则1. 快速响应：接到投诉后，应尽快处理，确保在规定时间内给出方案；2. 公平公正：对于每一起投诉，都要进行认真核实，不论大小都要给出合理的解决方案；3. 保密性：对于业主提出的投诉内容，要严格保密，避免信息泄露；4. 持续改进：对于重复出现的投诉问题，要及时总结经验，优化服务流程，防止问题再次发生。
六、投诉处理结果的通知1. 物业客服部门在解决投诉问题后，需及时通知业主处理结果；2. 若业主对处理结果不满意，可向物业客服部门提出复核申请，并提交相关证据；3. 物业客服部门将重新审查该投诉，并与相关部门进行再次沟通，最终给出最终处理结果。
七、投诉工作的监督和评估1. 物业客服部门定期对投诉处理情况进行评估和总结，及时发现问题，加以改进；2. 物业客服部门接受物业管理委员会监督，确保投诉处理工作的公正、公开和透明；3. 物业客服部门每年定期向物业管理委员会提交投诉处理报告，总结经验，提出改进建议。
物业项目公司客户投诉管理制度
物业项目公司客户投诉管理制度1. 引言物业项目公司作为提供物业服务的机构，与客户之间存在着服务关系。
客户投诉是一种客户表达不满或不满意的方式，对于物业项目公司来说，有效管理客户投诉是提升服务质量和客户满意度的重要手段。
为了建立规范的客户投诉管理制度，本文档将详细介绍物业项目公司客户投诉管理的相关内容。
2. 定义2.1 客户投诉客户投诉指客户对物业项目公司提供的服务不满或者存在问题，通过书面或口头方式向物业项目公司提出，以要求解决或得到补偿。
2.2 物业项目公司物业项目公司是为物业所有人或业主提供各类物业管理服务的专业机构，包括维护、保养、管理公共设施、提供安全保障、咨询服务等。
3. 投诉接收与登记3.1 投诉渠道物业项目公司应设立多种投诉渠道，包括电话投诉、书面投诉和在线投诉等，便于客户根据自己的便利选择投诉途径。
3.2 投诉登记对于接收到的客户投诉，物业项目公司应建立投诉登记制度。
在接到投诉后，应立即安排专人进行登记，记录投诉内容、时间、联系方式等相关信息。
4. 投诉处理流程4.1 投诉审核物业项目公司应指定专人负责投诉审核工作，对收到的投诉进行初步筛选和分类，并确保投诉满足一定的条件，例如合法性、真实性等。
4.2 投诉调查在确保投诉符合要求后，物业项目公司应组织相关人员进行投诉调查，包括了解问题细节、核实事实、收集证据等。
4.3 报告编制在完成投诉调查后，物业项目公司应编制投诉处理报告，并详细记录投诉经过、处理结果和解决方案。
4.4 投诉回复物业项目公司应及时向客户进行投诉回复，回复内容应包括对投诉的认可、解决方案的说明和补偿措施的提出（若适用）。
5. 投诉处理时限5.1 时限要求物业项目公司应根据实际情况制定适当的投诉处理时限，并将其告知客户。
一般情况下，投诉接收后，应在规定时限内完成调查和回复工作。
5.2 延期处理如果处理投诉需要更长的时间，物业项目公司应向客户说明原因，并在合理的范围内延期处理。
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物业管理服务项目客户投诉处理规程
一．目的
规范投诉处理工作，确保客户的各类投诉能及时、合理地得到解决。
二．适用范围
适用于客户针对管理处管理服务工作有效投诉的处理。
三．职责
1．管理处物业经理负责处理重要投诉。
2．物业部主管负责协助经理处理轻微投诉及每月投诉统计、分析、汇报工作。
3．管理处相关部门主管负责协助物业部主管和物业经理处理本部门的被投诉事件，并及时向物业部反馈投诉处理信息。
4．物业部领班负责投诉现场接待工作。
四．程序要点
1．处理投诉的基本原则。
1）换位思考：将客户所投诉的事项当成是自己所要投诉的事项，积极思考期望得到什么样的答复。
2）将客户投诉处理看成是与客户交朋友、宣传自己和公司的机会，并通过为客户实事求是地解决问题，达到加强沟通目的。
3）接待投诉时，接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”
的十二宇服务方针，严禁与客户进行辩论、争吵。
4）富有同情心，了解客户的疾苦，做到在投诉的处理中能以正确的心态应对。
2．投诉处理流程图
3．投诉界定。
1）重大投诉。
下列投诉属重大投诉：
a）公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错，经客户多次提出而得不到解决的投诉；
b）由于公司责任给客户造成重大经济损失或人身伤害的；
c）有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。
2）重要投诉。
重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。
3）轻微投诉。
轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给客户造成直接经济损失成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响，可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。
4．投诉接待。
1）当接到客户投诉时，接待员首先代表被投诉部门向客户的遭遇表示同情，并立即在《客户投诉意见表》中作好详细记录。
a）记录内容如下：
------投诉事件的发生时间、地点；
------被投诉人或被投诉部门；
------投诉事件的发生经过(简单明了地叙述)；
------客户的要求；
------客户的联系方式、方法。
b）接待客户时应注意：
------请客户到沙发入座，耐心倾听客户投诉，不要随意辩解，并如实记录；------必要时，通知物业部主管或主管经理出面解释；
------注意力要集中，适时地与客户进行交流，不应只埋头记录。
c）接待投诉的技巧：
------耐心倾听，做一位良好的听众；
------对客户的遭遇表示同情，适当地认同客户的举动；
------不要随意辩解；
------学会适时适度地赞美客户。
2）投诉的处理承诺：
a）重大投诉，当天呈送公司总经理进入处置程序；
b）重要投诉，接待后1小时内转呈主管经理进行处置程序；
c）轻微投诉，不超过2天内或在客户要求的期限内解决。
5．客户服务中心接待员根据投诉内容10分钟内将《客户投诉意见表》发送到被投诉部门，领表人在《投诉处置记录表》签收记录。
客户服务中心接待员应将重大投诉及重要投诉经物业部主管当天转呈公司总经理或管理处主管经理。
6．投诉处理内部工作程序。
1）被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕，并按《客户投诉意见表》对投诉处理过程作好记录。
在投诉处理完毕的当天将《客户投诉意见表》交到住户服务中心。
接待员收到处理完毕的《客户投诉意见表》后，应在《投诉处置记录表》记录。
2）公司总经理、主管经理在接到重大投诉和重要投诉后应按公司《不合格纠正与预防标准作业规程》文件的规定处理。
7．客户服务中心接待员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后，将情况上报物业部主管，并在当天将处理结果通报给投诉的客户。
通报方式可采用电话通知或由行政接待人员上门告之。
8．物业部主管在投诉处理完毕后通知物业部行政接待人员安排回访。
在每月30日前对投诉事件进行统计、分析，将统计、分析结果上呈物业经理，并将《客户投诉意见表》汇总上交物业部，由物业部长期保存。
9．其他形式的投诉(如信函)，物业部参照本程序办理。
10．对无效投诉的处理原则：本着为客户服务的态度，尽量为客户提供方便。
11．对正在给客户造成损害的事件，应先立即采取措施停止或挽救伤害，再处理。
12．投诉的处理时效。
1）轻微投诉一般在2日内或按客户要求的期限内处理完毕，超时需经主管经理批准。
2）重要投诉一般在3日内处置完毕，超时需经公司总经理批准。
3）重大投诉应当在2日给投诉的客户明确答复，解决时间不宜超过10日。
13．将投诉结果的评价纳入相关部门及员工的绩效考评。
14．本规程作为物业部员工绩效考评的依据之一。