文书档案的归档方法

文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。

收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。

（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。

）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。

二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；四、件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

1、件的修整：（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。

2、装订：采用用白乳胶在文件的左侧粘贴。

较厚的仍用三孔一线进行装订再进行包边。

文件整理时必须左侧和下边齐；3、文件的排序：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。

五、文体件的分类和保管期限的划分：（一）分类是归档文件整理工作的基本步骤。

是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经县档案行政管理部门审查同意后执行。

（格式附一）根据我县各单位的实际情况可以下几种分类：（1）一般来说人员较多、业务较强的单位可分为：组织人事（政工）、综合、业务三类（如公安、法院、检察院等）也根据单位实际可分几类（如农业局可增加一个农技培训类、民政局可增设低保、婚姻、殡葬、收养等类）（2）人员较少、业务较强的单位可分为：综合、业务类（3）文件较少单位只分为：综合类（如统战部、机关党委等）（4）乡镇分为综合、组织人事、社会事务、科教科文卫、经济、城乡管理、人大、农林水、群团等类。

（二）文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。

永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

档案保管期限的具体划分按《文书档案保管期限表》（附件一）进行划分上级机关制发属于本单位主管业务的文件材料的保管期限作如下划分：法律、法规、条例、规定、办法、细则为永久；领导的重要讲话、暂行办法、暂行规定等为30年期；领导培训会上的讲话、和在短期内执行的各种文件材料为10年期。

七、“件”的排列排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。

即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。

事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。

一般一份文件就是一个事由。

“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。

（八）编制归档号归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。

在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。

1、盖章要求：（1）归档章一般采用蓝色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。

2、归档章具体栏目的填写：（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。

（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。

（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不得用其他数字和代码表示。

（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。

包括室编件号和馆编件号。

在档案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。

同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开始编。

实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。

（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。

采用年度－机构（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。

八、编制归档文件目录编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。

编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

归档文件目录内容包括全宗号、年代、起止件号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注各项目录的填写。

方法如下：1、件号：填写归档章内的“室编件号”；正文与附件合为一件时，只对正文进行编目，在备注栏内注明附件转发文与被转发文合为一件时，只对转发文进行编目，在备注栏内注明附件被转发文；批复与请示合为一件时，只对批复进行编目，备注栏内注明附请示。

2、责任者：填写制发文件的机关或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；如：镇宁县档案局3、文号：填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，一般不得省略其中的某一部分；示范：镇档发[2000]6号4、题名照录文件标题，不利省略或变更。

无标题或标题不能提示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[]”以示自拟；5、日期：填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年5月2日，2002年10月15日，分别标注为20020502或20021015；示范2001015。

6、页数：填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；7、备注：必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况，需要说明的内容较多时填写在备考表内。

归档文件目录和目录封面格式（附件二）（十）备考表填写一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。

所设各项目的填写方法如下：（示范）1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明情况，包括的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后，修改、补充、移出、销毁的情况等。

2、整理：填写整理归档文件人员的姓名。

3、检查人：填写检查归档文件整理质量人员的姓名。

4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（十一）、档案盒封面和盒脊各项目的填写方法如下：1、全宗名称：填写立档单位的全称或通用简称。