文书档案归档制度

西北有色地质勘查局七一七总队

《文书档案归档制度》

第一章总则

第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。

第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。

第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围

第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。

第五条归档范围详细如下：

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一、收发文件

1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。这些文件来自三级行文机关。

（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

2、发文。一般有两种形式。一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。另一种是便函形式发出去的文件。另外还有其它形式的发文。无论哪一种形式的发文，凡是反映本单位工作活动和历史面貌的，具有查考利用价值的文件材料，都属于归档范围。

收发文中强调：本机关的请示和上级机关批复；下级机关请示和本机关批复一并归档。

二、会议文件材料：包括会议通知、议程、名单会议报告、领导

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讲话、总结、决议、纪要、会议纪录、简报、讨论文件，主要经验材料，重要照片、录像等。

1、本单位领导参加上级机关召开会议带回来需要贯彻执行的文件材料。

2、本单位召开的党代会、团代会、工代会形成的文件材料。

3、本单位及业务部门召开的综合性和专业性工作会议的文件材料。

4、本单位党政领导办公会、民主生活会记录。

以上会议文件材料，凡能反映本单位的工作活动并具有查考利用价值的，都属于归档范围。

三、介绍信、便函存根

本单位办公室或各业务部门开具的、介绍信、便函存根，都属于归档范围。

四、本单位和有关单位签订的合同、协议书。

五、人民来信来访。

主要是反映贯彻执行党的方针、政策、重要的发明创造，合理化建议及检举，控告重大事件及处理结果。

六电话记录、电报。

很多重要活动是通过电话进行的，所以对于电话记录，电报底稿，凡是反映本单位工作活动具有查考利用价值的，都属于归档范围并同有关材料放在一起整理归档。

七、本单位临时机构形成的反映单位工作活动并具有查考利用价值的文件材料。

八、本单位大事记、机构演变、重大活动照片、录音带、录像带、

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编辑出版物、简报等。

九、“帐外文件”：

1、是指领导在公务活动中形成的重要信件、出国、出外开会带回的与本机关有关的，有保存价值的文件材料。

2、是指本单位工作人员外出学习考察、调查研究、参加上级机关召开会议等公务活动带回的与本机关业务活动有关的，有保存价值的文件材料。

主些文件材料，虽未经文书处理登记，也属归档范围。

第六条不归档文件材料的范围

一、重份文件，包括一式多份的收交及本单位印制的复印的多余文件材料。（注意：要将有领导批示东有其他承办标记说明的一份文件材料归档。多余的不归档）。

二、事务性，临时性的没有查考利用价值的文件材料

1、召开一般业务会议的临时通知。

2、催要总结、计划、报表的函件。

3、不相隶属机关的干部任免到职及机关驻地迁移，启用印章的通知。

4、了解工作，接洽业务的介绍信。

5、不属于本单位主要职能活动的事务性临时通知（如卫生检查、节假日通知等）。

三、上级机关、任免奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅不需办理的文件。

四、上级机关征求意见未定稿。

五、未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效的文件，一般性

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文件的历次修改稿。

六、本单位内部互相抄送的文件材料。

七、参加非主管单位召开的会议带回的不需要贯彻执行无查考利用价值的文件材料。

八、下属单位送来的一般报告或不必备案的文件材料。

第三章归档时间

第七条归档时间，指文书处理部门或业务部门向档案移交档案的时间。归档时间一般定为：次年三月份开始至六月底以前，文书部门或业务部门将一年形成的文件材料收集齐全，经过整理、组件、装盒、编制目录向档案室移交。

对于内部机构简单的小立档单位，文书和档案工作由一个兼的单位，如二里河矿、东塘子矿等，对办结完毕的文件。可随办随归。

第四章归档要求

归档要求，即归档文件的质量要求，是指对归在系统性，完整性和技术加工方面的要求。

根据《机关档案工作条例》、《机关档案业务建设规范》及最新颁布的《归档文件整理实施细则》。陕西省统一实施的《归档文件整理办法》等有关文件规定，档案室一般不接收未经整理的零散文件。归档文件必须是经过文书东业务部门进行收集、鉴定、分类、装订、排列、编号、编目装盒等环节形成的有紧密联系的保管单位。归档文件的质

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