各种档案立卷归档制度

蕉岭县环境保护局各类档案

立卷归档制度

为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。

一、归档范围

凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。

二、归档时间

1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。

2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。

3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。

4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。

5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。

6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。

7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。

三、归档要求

（一）文书档案的归档要求

1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。

2、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。

3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。

4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。

5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。

6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。

（二）基建和设备仪器档案的归档要求

1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。

2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。

3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。

4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。

(三)会计档案的归档要求

1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。

2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。

3、每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。

（四）已故人员档案归档要求

按《干部档案工作条例》要求分类整理。

（五）特殊载体档案归档要求

1、照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本局、宣传活动、党政活动、各种奖励、现场取证五类整理立卷。

2、照片档案按《照片档案管理规范》整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。

3、凡获得县级以上奖励的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到综合档案室归档。

4、在科研、设计、试验和业务管理等活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累交到综合档案室归档。

（六）专业档案归档要求

各部门业务相关资料要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。

四、档案的排列

各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为南、北校区一个流水号，科室可根据本科的组卷情况先后排案卷顺序号，南校区形成的档案移交到南校区档案室，北校区形成的档案移交到北校区档案室。

五、归档手续

除文书、已故人员、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，各编制1套完整的目录及电子文档，一起移交到综合档案室，双方清点核对签字以备查考。

A、文书档案保管期限表

1本机关党委会议和行政办公会的纪要、会议记录永久

2本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

2．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久

2．2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

3机关联合召开会议的文件材科

3．1 本机关为主办的

3．1．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久

3．1．2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

3．2 本机关为协办的

3．2．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年

3．2．2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年

4上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

4．1 重要的永久

4．2 一般的 30年

4．3 本机关工作汇报材料 30年

5本机关业务文件材料

5．1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久

5．2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

5．2．1 重要业务问题的永久

5．2．2 一般业务问题的 30年

5．3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料5．3．1 重要业务问题的永久