企业文书档案立卷归档制度-归档范围
立卷、归档和档案工作概述(ppt 36页)
码 填写 备考表用于记录卷内文件有关情况。卷内文件是否完整、有无损坏、
备考 缺张缺页或重张重页等情况均应记录，并由立卷人签名及注上填写
表 日期，以示负责。同时不管有无情况，均应放入备考表，日后备用
填
文件上的金属装订物如钉书针、回形针等一律拆除，以防日久锈蚀
写 技术 装订线左（右）侧有字的文件，左（右）加边取齐，右（左）边折 目 处理 叠
拟定标题 装订成册
秘书学概论
编目定卷 办理移交
节目录
卷内目录
实例表格
案卷目录
案卷封面
卷内备考表
案卷目录封面
案卷目录备考表
秘书学概论
节目录
归档的作用
归档是文书工作最后一个环节，又是 档案工作开始的一个环节，可说是文书工 作和档案工作的结合部，是交接环节。
单位文件的归档是档案的主要来源， 也是档案室收集工作的经常任务。
档案： 就是指过去和现在的国家机构、社
会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形 成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案工作： 就是用科学的原则和方法管理档案，
为党和国家各项工作服务的工作。
秘书学概论
章目录
年度文书立卷归档工作汇总表
标
整 名称，即卷内文件的种类，写在标题的末尾。一般要全标出
题
单位名称和组织机构名称。前为归属单位，后为本单位名称
案卷标题。书写时应排列匀称，笔划工整，整齐美观
秘密等级。要填写卷内密级最高的文件的密级
装
填写 封皮 起讫日期。分别填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期
订 要规 卷内文件张数。以最后一张号填写
文书档案归档制度
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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。
一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。
二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。
各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。
综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。
三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。
案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。
2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。
3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。
4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。
5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。
公司档案归档要求
公司档案归档要求企业每天都要产生大量处理完毕的文件资料，如果不能及时有效地对这些材料进行归档管理，势必导致企业重要信息的遗失和泄漏，使企业蒙受损失。
因此，归档管理是一切档案管理工作顺利进行的前提和基础。
归档管理需做好以下几个方面的工作：1．明确归档范围：归档范围是指哪些文件资料应该归档，哪些不应该归档。
只有明确了归档的范围，才能保证归档资料的完整和准确，同时减少档案的收集成本。
一般来说，归档的范围应该包括以下两个方面：（1）公司对内的文书资料，包括公司的各项规章制度，公司各部门的发文，公司主持召开的各种专业会议形成的会议记录、文件、会议纲要、重要领导人的讲话及会议决定，公司制定的各项计划，公司的重要工作成果如工程设计图纸等。
（2）公司涉外的文书资料，包括公司与其他企业的信件、协议、合同等，公司参与的重要活动的文件、纲要及重要领导人讲话的音像资料等，出国学习、考察带回以及谈判人员获取的重要资料等。
2．把握归档时间：归档时间是指文书部门或专业部门将需要归档的文件材料向档案管理部门移送的时间。
一般来说，文书处理完毕后应尽快归档，但特殊载体的文件如声像档案资料由于整理程序较一般文件复杂，可以适当延长归档时间，但最好能在一个月内归档。
3．审查归档的文件：（1）不属归档范围的文件应立即退回经办部门。
（2）文件及副本必须同时归档，如有缺失，应立即向相关部门追查。
（3）检查文件资料的处理手续是否完备，如有遗漏的应立即退回经办部门补办。
4．严格归档责任：鉴于归档工作的极端重要性，必须严格相关人员的责任，实行归档责任制度，以确保归档管理的有效执行。
归档责任制度应包含以下两个方面的内容，即经办部门负责人及时归档责任制度和档案管理人员严格接收责任制度。
归档管理是整个档案管理工作的起点，对随后的各个档案管理环节都有重要影响，职业经理人必须予以高度重视，严格归档工作的各个要点和环节，为档案工作的顺利开展奠定良好的基础。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
归档文件材料的来源内部形成的文件材料。
执行、办理的外来文件材料。
所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
引进项目、外购设备等带回的文件材料。
投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。
参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。
归档要求整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
企业档案工作规范 -- 归档范围及保管期限
2019年5月16
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三、企业文件材料的鉴定
1、归档文件材料的鉴定
归档文件材料完整性的鉴定 归档文件材料准确性的鉴定 归档文件材料保存价值和保管期限的鉴定
2、保管期限的划分
注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值 考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值 考虑文件的长远需要，防止静止地看待问题
一、收集工作 2、企业管理文件材料在收集积累时应注意的事项 （1）文件材料的收集积累范围要符合企业档案的归 档范围。 （2）在收集积累过程中，尽可能保留文件正文和原 件。 （3） 收集积累的文件一定要进行登记。
“文件的档案化管理”
2019年5月16
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一、收集工作 3、做好档案收集工作要做到 ：
归档文件的主要来源； 归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。
2019年5月16
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《企业档案工作规范》7.3.2.1中明确规 定:企业在筹备、建设、生产、经营、管 理等活动及产权变动过程中形成的具有保 存价值的各种载体形式的文件都应纳入归 档范围。国有企业文件归档范围应符合档 发〔2004〕4号文件要求（《国有企业文 件材料归档办法》）。
扩大档案收集对象 扩大档案收集范围 扩大档案收集渠道 有针对性地指导 档案服务要到位
2019年5月16
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二、归档工作
企业文件材料的归档，是指企业内部职 能部门，把在其职能范围活动中形成的、 已办理完毕或项目告一段落，经鉴定具有 保存价值的文件材料，按照归档制度的要 求，收集齐全、系统整理、移交给本单位 档案部门的工作。
“双套制” 的规定
2019年5月16
文书档案立卷归档制度模版
文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程，确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。
二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。
三、定义1. 文书档案：指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。
2. 立卷：指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。
3. 归档：指按照规定的档案管理流程，将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。
4. 档案管理员：指被授权管理、保管文书档案的负责人员。
四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集，确保完整性和时效性。
2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式，进行分类，建立相应的分类目录。
3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。
4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目，包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。
5. 整理归档按照编目完成的文书档案，依次整理归档，注意保持卷内文件的整洁和有序。
6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录，包含文件的题名、页数和位置等信息。
五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内，禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。
2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放，每个区设立相应的标识标牌。
3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜，每个柜子配有锁，负责人对柜子的钥匙进行严格管理。
4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理，确保档案的唯一性和可追溯性。
5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的，必须填写借阅申请，经主管领导批准后方可执行，并按规定的期限进行归还。
6. 档案销毁根据档案保管期限的规定，到期的档案应按相关规定进行销毁，严禁随意销毁档案。
六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作，并制定具体的管理责任制度。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
档案立卷归档制度及9个制度
夷陵区疾病预防控制中心档案立卷归档制度1、立卷归档的范围已在拟定的《文件材料归档范围》中明确规定，档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。
2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。
3、立卷时，案卷质量总体要求是：遵循文件、材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体应做到以下几点：（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文本立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划，放有针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
（4）卷内文件材料应别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
即：批复在前，请求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。
（5）卷内文件材料应按排列顺序装盒，依次编写页号或件号。
装盒的案卷，应统一在有文字每页材料正面的右角上、背面的左上角填写页号；加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式，逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名；有的虽有题名，但无实质性内容的，亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目内容；会议记录应每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整；卷内文件目录应放在首页。
（7）、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。
（8）有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。
若无情况可以说明，也应将立卷人、姓名和时间填上，以示负责。
文书档案立卷归档制度(5篇)
文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。
]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。
一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。
二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时交专(兼)职档案人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知公司档案室。
2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。
五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。
2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司____请示与上级机关的批复。
5、公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。
9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
8.5档案利用、开辟成果材料30年
9信息化建设
9.1信息工作计划、总结10年
9.2信息管理工作的文件、规定等30年
4.6.3办理归档手续
4.6.3.1填写归档清单：按文件罗列顺序填写归档清单一式两份。
4.6.3.2向档案部门办理移交手续，档案人员验收后双方签字各执一份。档案部门同时出具归档证明。
5附录
附录A文书档案归档范围及保管期限表(经营管理类)
附录B文书档案归档范围及保管期限表(生
产管理类)
附录C文书档案归档范围及保管期限表(行政管理类)
4.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或者少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
4.3.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
4.3.5归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。
4.3.6反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
4.5归档数量
4.5.1文书档案：底稿1份，正本1份。
4.5.2其他材料：照片、底片、录音带、录相带等按实际数量归档。
4.6归档移交程序
4.6.1每年上半年，各部门文件管理人员，按照归档范围采集应归档的文件材料，按规定进行分类、整理和编目。
4.6.2档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。
4安全生产
4.1安全技术管理规定、通报、总结、会议记要等30年
4.2事故报告、调查分析及处理材料30年
4.3安全教育活动的材料10年
4.4安全生产、消防方面的材料10年
4.5统计报表30年
5科技管理
5.1科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等30年
公司文书档案归档范围
公司文书档案归档范围一、前言公司文书档案归档范围是企业管理中非常重要的一部分，它涵盖了企业各个方面的文件和资料，包括财务、人事、法务等各个领域。
一个完善的文书档案归档范围可以帮助企业更好地管理自己的信息资源，提高工作效率和管理水平。
二、财务档案1. 财务报表财务报表是公司财务状况的重要体现，包括资产负债表、利润表和现金流量表等。
这些报表需要按照规定时间进行归档，并且需要保留至少5年以上。
2. 发票和凭证公司在进行采购和销售过程中会产生大量的发票和凭证，这些文件需要按照时间顺序进行归档，并且需要保留至少5年以上。
同时，在归档时需要注意分类整理，以便于后续查询和使用。
3. 合同和协议公司与客户、供应商签订的合同和协议也是非常重要的财务文件。
这些文件需要按照时间顺序进行归档，并且需要保留至少10年以上。
三、人事档案1. 招聘文件公司在进行招聘时需要保存相关的招聘文件，包括招聘广告、应聘者简历、面试记录等。
这些文件需要按照时间顺序进行归档，并且需要保留至少2年以上。
2. 员工档案公司员工档案是管理人员对员工进行综合评价和管理的重要依据。
员工档案包括个人简历、入职申请、考勤记录、绩效评估等。
这些文件需要按照员工姓名或编号进行归档，并且需要保留至少10年以上。
3. 培训记录公司对员工进行培训的记录也是非常重要的一部分人事档案。
这些记录需要按照时间顺序进行归档，并且需要保留至少2年以上。
四、法务档案1. 合同和协议在法务方面，公司与客户、供应商签订的合同和协议也是非常重要的文件。
这些文件需要按照时间顺序进行归档，并且需要保留至少10年以上。
2. 诉讼和仲裁文件公司在与他人发生纠纷时，往往会涉及到诉讼和仲裁等法律程序。
这些文件也是非常重要的法务资料，需要按照时间顺序进行归档，并且需要保留至少10年以上。
3. 知识产权文件公司的知识产权文件也是非常重要的法务资料，包括专利、商标、著作权等。
这些文件需要按照时间顺序进行归档，并且需要保留至少20年以上。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
是指对机关或单位的文书档案进行管理的一套规范化制度。
该制度的目的是确保文书档案的安全、完整、有序和易于检索，便于机关或单位的日常工作和对公众的服务。
文书档案立卷归档制度主要包括以下几个方面的内容：
1. 立卷要求：对于每一份文书档案，要求进行合理的立卷，包括确定档案立卷的主题、范围、日期、责任人等。
立卷要求可以使文书档案的分类和归档更加系统和规范。
2. 归档规范：对于已经立卷的文书档案，要求进行规范的归档。
归档包括对每一份文书档案的整理、编目、封装、编号等工作。
归档的规范可以使文书档案易于保存和检索。
3. 档案管理：对于已经归档的文书档案，要求进行有效的管理。
管理包括档案的存放、保管、整理、检索等，以确保文书档案的安全和完整性。
4. 档案利用：对于需要利用文书档案的机关或单位，提供便捷的档案利用服务。
利用可以包括档案查询、复印、借阅等，以满足机关或单位的工作需要。
总体来说，文书档案立卷归档制度是一个完整的档案管理体系，可以帮助机关或单位建立良好的档案管理制度，提高工作效率和服务质量。
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文书档案收集整理归档规范（最终版）
文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
文书档案归档制度
淳峰集团文书档案归档制度文书档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求。
一、归档时间凡具有保存价值的，已经办理完毕的文件，应在三个月内立卷归档完毕。
二、归档范围及保管期限三、归档要求。
1.归档文件应确保齐全完整。
（1）请示文件应有批复或处理结果意见，结果包括同意、不同意、暂缓答复三种结果。
形式有正式行文批复、口头答复结果、电话通知结果等。
不管哪种形式，承办人员都应把处理结果意见记录下来，注办在请示文件上。
（2）会议文件应包括会议通知、签到表、会议议程、领导讲话稿、会议交流经验材料或会议专发文件材料、会议决议、会议上的信息简报、讨论记录稿和会议照片、录音、录像等有保存价值的其它材料。
（3）统计报表。
应包括统计说明、统计计算口径说明文件、统计表、统计分析等文件。
统计表上法定项目一定要填写齐全，包括统计表格名称、统计部门名称、统计部门负责人签名、填表人、填表时间等。
2.归档文件应确保准确有效。
（1）正式发文应有签发稿，要有拟稿人及日期、核稿人及日期、会签部门签名及日期（一部分稿件）、签发人及日期等法定手续。
（2）正式文件要有发文部门、文号、签发人、文件标题、主送单位、抄报单位、抄送单位、文件内容、发文日期、公章、主题词及附注打印人、校对、密级等。
（3）正式文件中如有附件或转发原件，一定要把复印件作为正式文件一部分发出，原件要作为底稿存档3.分类组卷要遵循既有便于档案的提供利用，又符合档案的保管要求原则，各职能部门兼职档案人员在档案部门的指导下，完成文件的分类组卷，编号登记，填写备考表等项工作。
四、归档手续。
归档文件由各部门兼职档案员收集齐全后，经部门负责人审核后，统一向档案部门移交。
双方在移交表上签字，并附案卷目录一份，备用查考。
表1-文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表
永久
- 10 -
经营管理和其它重要事项的文件材料
3．本单位股权变更文件、资产收购等文件
4．注册资金、资本金计划、资本运作（投资、出资、增资）文件
5．年度生产、经营计划批标及年度经济分析报告等文件
6．企业年度各项基础数据统计报表
7．本单位（计划、统计、物资、经营）管理制度、规定、办法
8．其它经营管理工作的重要文件材料
-6-
报告（原文及译文）、领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计、简报、新闻报道
14．有关单位和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本单
位检查、视察、调研、参观时的讲话、批示及企业工作汇报等重要文件材料
15．非生产的重大事故调查和处理文件
16．本单位对外发布的重要事项的公告、公示等文件材料
17．出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件材
构业务来往的重要事项
6．财务、审计管理制度、规定、办法及年度总结
7．生产财务和成本核算文件材料
8．基建财务与年度财务决算及批准文件
永久
1． 财 务 管
理性文件归入
410 类目；
2． 本 单 位
年度（月度）财务
报告、报表、会
计凭证、账簿等
归入会义档案类
目。
3． 基 建 单
位项目决算、审
计归入项目档案。
- 18 -
9．审计工作制度、总结，由会计或审计事务所出具的年度审计、基建项
210
1．经营、物资等部门年度工作计划、总结
经营
2．季度经营批标计划及季度经济分析报告
管理
3．领导在经营业务会上的重要讲话
4．上级单位下达的关于本单位年度生产、基建、经营计划以及调整计
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则1.1 目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
1.2 适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号2.1 文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
2.2 案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
2.3 保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
2.4 归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定3.1 职责3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
3.3 保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容4.1 归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
4.2 归档文件材料的来源4.2.1 内部形成的文件材料。
4.2.2 执行、办理的外来文件材料。
4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。
文书档案归档制度文书档案归档制度...
文书档案归档制度一、文书档案归档原则本处在各项工作活动中，凡是已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料，以及获得的各类证书、奖物等，均应及时按规定移交处综合档案室，归档保存。
二、文书档案归档范围1、凡是本处形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。
2、本处及各基层单位、机关科室的各项工作安排、计划、总结、规定、制度、调查研究材料等。
3、本处会议（包括：党委会、处务会、安全办公会、党政联席会；以及党代会、职代会、工会会员代表会、团代会等）材料（包括：会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话、各类材料和决议等）。
4、干部、党员、职工花名册及年报、工资年报、财务预决算等。
5、具有保存价值的收电和发电。
6、具有保存价值的上级来文（包括针对我处的或我处需要参照执行的）。
7、参加上级机关召开的会议人员带回的材料。
8、未经办公室收发文登记的其他具有保存价值的文件。
9、凡我处获得的上级颁发的各种证书和奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。
10、组织机构变更后作废的旧印章，也应归档保存。
11、在工作中形成的特殊载体（包括：录像带、录音带、底片、照片、磁盘、缩微胶片、光盘等）也应归档保存。
三、归档时间一般在第二年1~3月份，由有关部门向处综合档案室办理归档移交手续，特殊情况可适当延期。
四、归档要求1、凡本处形成的文件，必须一式两份连同底稿一并归档。
2、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。
3、凡属于归档范围内的文件材料或实物，由承办人员书列清单送交综合档案室，经档案人员当面核对无误后，双方签字或盖章，各存一份清单。
4、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料或实物进行整理立卷归档，一般情况要在六月底前完成此项工作。
科技档案归档制度一、科技档案归档范围1、上级机关有关技术方针政策的文件批示。
2、上级机关和本处制定的技术规程、标准、管理制度和技术经济定额等。
文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表
310
萱理
1.安全生产、环境保护、科技管理、信息化管埋制度、办送、忌结
2.环WDI5JMT书、环保污染防治措施.总结、狠告r污染事故抢救，凋直、处理、环棵调亘监测.分析材料
3.档案管理等制罠办法、总结
4.基本連设工作管淫制晅、规定、那去
5.主产的重丈車故调查分析以及处埋报告、意贝駅黠论
6.驶国家或部覩评选科技项目成杲奖及表郭文件
6一针对本单位的-11ir监督1换各顶技术指标廿析文件
7.质量工作、节眾管理计畳工作文件材料
8.科技、信息化管理规利计划
S-安全生产管理规划，计扯通很、会议记录*安全休薰建设文件材料等
10-本单位学求论文、考靈眼告.专题总结以曲获表執聚技项目成杲奨及申报材料文件
11.档案管理悽创优忑各部门档惑交:青单等文彳牛
290
1.本单位签订的主要业务（供电、供热等｝合同
me年
台同管理
2.投资意向书，战略合作协议等
3.与银行签订的长期借、贷等融资合司、协议及债券发行协议等
4.房屋等资产氏期租赁合同协议
5-行政、生产.经营“施更的物资采购等合同、悔段
宜.技改｛修理1机组（A/B/C级）检修等形前的台同
7-本单位与耳它单位或个人发生的业务关系签署旳长挂台同或协议及其补充件；車要的短期合司或协议険卜充件
110
行政管理
1-萤事会、监事会、殷东会讨论未i匿过的提案文件及童事会堤制的文件】匚编（印刷品）
2.本单位工件会必专題会议代表发言，经验交麻简报等文件材料
3-本单位周捌会，月度会仪纪要
4.行政車务工作通知
5.事务性签摄，简报
6.—展法律夕蒔、信访等往来文件
7-房屋堆护、交通、:頤等后動管理性文件
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归档范围
第一条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第二条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第三条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第四条本公司的请示与上级机关的批复。
第五条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第六条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第七条信访工作材料。
第八条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第九条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十一条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。