归档电子文件登记表

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电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法1．总则1．1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2．电子文件的收集与积累2．1 收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2．2 收集积累要求2．2．1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2．2．3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

归档电子文件登记表

第三章保证电子文件信息安全的技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录形式是数字化系列。任何电子档案，当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成环境和设备而单独存在，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难，需要有不断更新的技术和设备作保障。电子文件归档及电子档案管理需要有技术和设备，电子档案的生命周期是由电子档案内容而定，而保证电子档案生命周期的存在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。所以说，电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。

深圳市档案局关于重新发布《关于印发＜深圳市电子文件归档及管理办法＞的通知》等4件规范性文件的决定

深圳市档案局关于重新发布《关于印发＜深圳市电子文件归档及管理办法＞的通知》等4件规范性文件的决定文章属性•【制定机关】深圳市档案局•【公布日期】2010.01.11•【字号】深档规[2010]1号•【施行日期】2010.01.11•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文深圳市档案局关于重新发布《关于印发〈深圳市电子文件归档及管理办法〉的通知》等4件规范性文件的决定（深档规〔2010〕1号）各有关单位：根据深圳市人民政府办公厅《关于清理2002-2006年市政府部门规范性文件的通知》的要求，我局对2002年1月1日至2006年12月31日期间制定并以我局名义或者由我局牵头会同其他部门联合发布的规范性文件进行了全面清理。

现决定重新发布《关于印发〈深圳市电子文件归档及管理办法〉的通知》等4件规范性文件。

本次重新发布的规范性文件自重新发布之日起有效期为5年，到期自动失效。

我局2002年-2006年期间制定发布的规范性文件（不含本部门行政许可实施办法）本次未重新发布的，今后不再执行。

深圳市档案局二○一○年一月十一日重新发布的规范性文件目录1.关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知2.关于印发《深圳市社区居民委员会档案管理规定》的通知3.关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知4.关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》的通知深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知（2003年7月24日深档字〔2003〕83号）为了进一步规范我市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的有关规定，我局制订了《深圳市电子文件归档及管理办法》。

现予印发，请遵照执行。

深圳市电子文件归档及管理办法第一章总则第一条为了进一步规范电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，制订本办法。

建设工程项目档案管理培训考试试题及答案

建设工程项目档案管理知识培训考试试题(含答案)一、填空题：1、文件材料转换成档案必须是( 办理完毕)的、( 具有保存价值)的、( 经系统整理)的。

2、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设计（专门）条款，（明确）有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。

3、项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向（业主）单位、（生产使用）单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交（项目档案）。

4、建设项目文件归档审查，需由“三方”会审，指的是( 竣工文件的编制方)、( 质监部门)、( 监理部门)。

5、竣工图内容应与施工图设计、( 设计变更)、洽商、(材料变更)、施工及质检记录相符合。

6、组卷的原则是，遵循科技文件的( 形成规律 )、保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的( 成套 )、系统，便于档案的( 保管 )和( 利用 )。

7、电子文件的鉴定工作应包括对电子文件的( 真实性)、完整性、( 有效性)的鉴定及确定( 密级)，归档范围和划定( 保管期限)。

8、工程档案案卷题名的拟写要求：应( 简明 )、( 准确 ) 揭示卷内文件的内容。

9、归档电子文件应以(盘)为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以( 件)为单位填写续页。

10、案卷是由( 互有联系 )的若干文件组合而成的档案保管单位。

11、对成册、成套的科技文件组卷时宜保持其( 原有 )形态。

12、组卷时要求案卷内科技文件应齐全、完整，( 签章 )手续完备。

13、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案( 保护 )要求。

14、科技文件宜采取按系统、( 成套性 )特点进行案卷或卷内文件排列。

卷内文件一般应( 文字材料 )在前，图样在后；译文在前，( 原文 )在后。

15、案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。

一般应正件在前，附件在( 后 )；复文在( 前 )，来文在后。

16、在编写卷内科技文件页号时，已有页号的文件可不再重新( 编写 )页号。

电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。

2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二.电子文件的收集与积累1•收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子文件归档与移交

v 为此：电子公文的收发登记表、机读目录、相关软
件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。所以，在填写归档电子文件登记表时，必须注明文件版本，以便今后对电子文件进行读取。
电子文件归档与移交
文件格式
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中要求：1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。而我们大多采用微软办公软件WORD来处理文字，所以其格式为DOC。而采用金山公司WPS文字处理软件的，其格式为 WPS。2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。我们要求采用JPEG格式。JPEG也就是通常的JPG格式。3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。我们要求采用AVI格式，较清晰。4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。我们要求采用MP3格式。
电子文件归档与移交
四、注意事项
v 一是文件版本。 v 二是文件格式。 v 三是归档电子公文的鉴定和销毁。 v 四是DVD光盘的日常维护。 v 五是归档后的电子公文的保存。
电子文件归档与移交
文件版本
v 这里所讲的文件版本，通俗点讲是指移交的归档电子文件是用什么年代，什么公司生产的处理系统形成的。
电子文件归档与移交
DVD光盘的日常维护。
v 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 v 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压，每隔几个月就转
动一下盘片，防止盘片变形。 v 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 v 环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百
分之三十五至百分之四十五。 v 光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之
电子文件归档与移交
电子文件的归档与移交

档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法

档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。

归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。

下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。

这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。

这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总则1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

电子文件档案管理规范(含表格)

电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。

2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。

3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。

3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。

3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。

3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。

电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度第一条总则(一）为规范企业文件材料的归档工作，完善、系统保存企业档案,参照《电子文件归档与管理规范》，制定本企业电子文件材料归档、保管、利用等有关制度；（二) 本制度适用于企业文件材料归档范围内的部分，产生的电子的归档与管理；(三) 企业文件材料归档工作纳入相关部门的岗位责任制。

第二条电子文件的收集与积累（一）对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件，文字、数据表格型电子文件以DOC、XML、RTF、TXT、 XLS为通过格式。

（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通过文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集.扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据.(四）文件收集负责人,应检查电子文件的真实性、完整性和有效性。

（五）每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

(六）电子文件登记表应与电子文件同时保存。

第三条电子文件的归档（一)电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行。

（二）归档时间参加纸质文件的规定定期完成。

（三）归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数量等技术因素.（四）经整理标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用，对加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

（五）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

（六)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。

（七）档案保管部门在接收电子文件之前，由办公室主任对归档的每套载体及技术环境进行检验，合格后方可进行交接.（八）经检验合格后，由移交部门（人）、接收部门(人）填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，完成签字等环节。

电子文件归档、电子档案管理办法

电子文件归档、电子档案管理办法电子文件归档、电子档案管理办法提要：每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

每满2年进行一次抽样机读检验。

抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施电子文件归档、电子档案管理办法1．总则1．1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1．2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1．3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1．4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1．5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1．6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1．7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2．电子文件的收集与积累2．1收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2．2收集积累要求2．2．1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

2．2．2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2．2．3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

归档文件移交表格(附电子版)

归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。

填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。

为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。

施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。

二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。

分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。

保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。

2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。

3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。

4、装修工程为2年。

5、仪表控制系统1年。

三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。

电子文件归档与电子档案管理方法

电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。

今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。

一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。

示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。

5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。

7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

有限公司电子文件归档与电子档案管理办法

XX有限公司电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）电子文件归档与电子档案管理工作，逐步推进电子档案单套制管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，发挥其在科技创新活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《科学技术研究档案管理规定》及有关制度规范，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司电子文件归档与电子档案管理工作，涉密电子文件归档与电子档案管理应符合国家保密管理要求。

第三条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的文字、图表、数据、图像、音频和视频等各种信息记录。

第四条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第五条公司电子文件归档与电子档案管理实行统一领导、分级管理，遵循电子文件形成和电子档案利用规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的基本原则。

第二章管理职责第六条公司综合部是公司档案工作主管部门，负责电子文件归档与电子档案管理工作的宏观管理、统筹协调。

XX有限公司档案室（以下简称“档案室”）负责组织实施，包括：（一）负责制定公司电子文件归档与电子档案管理制度规范；（二）负责公司电子文件归档与电子档案管理工作业务指导、检查与评价；（三）负责建设公司数字档案室；（四）负责公司及所属部门及其他单位电子文件归档与电子档案管理工作，建设机关数字档案室；（五）负责电子档案接收、管理、长期保存和知识服务。

第七条公司各部门负责将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范和工作流程；负责本部门电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作；负责协助落实本部门建设的业务系统与公司电子档案管理系统的相互衔接。

第八条公司所属单位负责本单位电子文件归档与电子档案管理工作具体实施，包括：（一）将电子文件归档与电子档案管理纳入本单位信息化建设规划，配套制定相关制度规范；（二）统筹推进本单位业务系统归档功能建设、电子档案管理系统建设，确保业务系统与电子档案管理系统相互衔接；（三）将电子文件归档纳入本单位相关制度规范和工作流程，推动本单位电子文件归档与科研、管理工作同步开展；（四）配好配齐综合档案室档案工作人员，并为电子文件归档与电子档案管理工作提供充分的条件保障；（五）明确本单位相关部门电子文件归档与电子档案管理工作职责：1.电子文件形成或办理部门：负责电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作。

电子文件归档登记表

类型
版本
□ DBF&MDB
□ MS-SQL
□Oracle
□ 其他(请说明)
相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)
文件
记录
特征
记录结构
(物理、逻辑)
记录类型
口定长
口可变长
口其他
记录总数
总字节数
记录字符及图形：
数量：
备份数：
口一件一盘口多件一盘
口一件多盘口多件多盘
文件
交接
填表人（签名）年月日
审核人（签名）年月日
接收人（签名）年月日
电子文件归档登记表
文件
特征
形成部门
完成日期
载体类型
载体编号
通讯地址
电话
联系人
设备
环境
特征
硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)
软件环境
(型号、版本等)
操作系统
□ windows xp
□ Unix&Linux
□ 其他(请说明)
□ NT&2K&XP&2K3
□ windows 7
□ Mac OS
数据库系统