制度建设管理办法

制度建设管理办法
第一章总则
第一条为加强集团制度建设管理，规范制度制定程序，保证制度制定质量，提升制度管理水平，确保公司各项经营管理活动高效运行，结合本公司实际情况，制订本办法。

第二条本办法所称的制度，是指为规范公司经营管理活动，以公司名义发布的具有普遍约束力，明确各部门、各岗位的责、权、利以及管理程序、管理规定的一系列文件的总称。

第三条制度是全体员工在经营管理活动中必须共同遵守的办事规程或行动准则，具有强制性和约束力。

第四条相关职责
1、审计监察部是公司制度建设的管理部门，主要职责是：
（1）负责制度体系建设及管理工作；
（2）根据工作需要负责向各部门提出制度编写要求；
（3）负责制度的初审管理工作；
（4）负责制度起草部门编写制度的指导工作、培训情况检查、落实情况检查、执行效果评价；
（5）负责制度汇编的编制与更新。

2、公司各专业部门为制度的编制及督导执行部门。

负责制度的制定（修订）、培训及督导执行。

3、行政管理部负责制度文件征求意见公示、审批、下发等。

第五条本制度适用于集团及下属公司各类制度的起草、审批、执行、修订、废止等制度建设的管理。

第二章制度的分类与编写要求
第六条根据管理活动的特点、性质及其范围大小等，集团制度分为三级。

1、一级管理制度：是指对公司某一方面经营或管理职能制订的指导性文件，如“人力资源管理制度”、“财务管理制度”
1、二级管理制度：是指对公司具体职能或业务分类制定的制度文件，如“招聘管理制度”“财务预算管理制度”“招标采购管理制度”；
2、三级管理制度：是为保证某项一级管理制度的有效运行，提高工作的效率和质量，对某项具体业务环节或岗位进行的规范要求，建立的工作标准，内容一般不跨部门。

如“建筑设计防火规范”。

第七条制度效力由高到低依次为一级管理制度、二级管理制度、三级管理制度，下一级制度应从属上级管理制度，不得于上一级管理制度相抵触。

第八条制度的的文体可采用以下形式：
1、制度：是企业管理系统的基本框架，是规范某一方面经营、管理活动行为准则的管理制度，含义较为广泛。

制度具有指导性、约束性、规范性和程序性的特点。

2、规定：是针对特定的工作、事项或活动而预先制定的规则，管理规定强调约束性。

3、办法：是确定某一方面或特定管理对象、过程、活动的方法和要求的管理制度，管理办法具有可操作性。

4、细则：是为实施制度、规定、办法而制定的更为具体的管理制度。

5、条例：是规范某一类对象、某一系统(过程)、某一系列活动的综合性管理制度。

6、规范（标准）、规程：指相关专业部门对通用的技术事项作出的规定，或对专业管理事项作出的专用技术要求。

具有指令性语言和具有约束力的规范性“通知”，也属于制度性文件。

第九条制度的命名
管理制度一般由“公司名称+管理对象、过程或活动名称+制度文体”构成，如“XX 集团招标采购管理制度”。

第十条制度编写的内容要求
1、制度首页表格参照本制度首页内容：
其内容包括制度编号、版本、生效日期；制度名称；编制人、审核人、批准人；修订记录。

制度编号为统一为XX（公司的拼音首字母）+部门名称首字母+序号（三位数）。

二级管理制度编号为XX+部门名称首字线+2+序号（三位数）。

2、首页表格以下为制度的正文，正文部分为制度的具体内容
（1）制度的第一章为总则，总则的内容应包含：制度的目的、适用范围、原则，有关术语的定义等；
（2）制度的中间章节，包含机构与职责、管理流程或管理事项的具体要求、违规责任等；
（3）制度的最后一章是附则，附则的主要内容包括制度的解释权主体、生效时间等。

3、制度的附件
（1）制度操作流程：依据基本内容绘制出制度操作的流程图，通常可用VISIO编制。

（2）制度操作表单：依据制度基本内容与操作流程所涉及的表单，通常可用WORD、EXCEL绘制。

第十一条制度编写的格式要求
制度正文应按照章、条、款、目的格式编写，其中章、条用中文数字一、二、三…分别表示，款、目分别用阿拉伯数字1、2、3…和（1）、（2）、（3）…表示。

制度内容简单、通俗易懂的也可以直接以条的方式表达。

第三章制度的制定、修订与废止
第十二条制度的制定流程
制度编制计划→制度起草→初稿内部讨论→向其他部门征集意见→制度初审→决策层审核→总裁批准下发
1、制度编制计划。

各部门根据职责及经营管理发展情况，制定制度编制计划。

2、制度的起草。

各专业部门进行制度的起草。

涉及两个以上部门的，其他部门为协助部门。

3、初稿讨论。

初稿完成后，应在部门内部进行讨论，达成一致意见。

4、征集意见。

制度经内部讨论后，应向其他部门进行意见征集，广泛听取各专业部门的意见，征集意见采取在OA系统内公示的形式，公示期不少于五天。

5、制度初审。

起草部门根据反馈意见对制度进行修改后，报集团审计监察部、法务部对制度进行初审。

初审内容包括：采纳反馈意见情况、编写格式是否规范、与其他制度是否重复或冲突、是否符合法律规定方面。

对于涉及人事管理、投资及财务管理等重要管理制度，应组织相关部门进行会审。

6、经营决策层审核。

经初审的制度提报经营决策层进行审定。

7、批准下发。

制度审定后，应在三日内以总裁名义签发，在OA系统上进行公示。

第十三条二级管理制度在经其他部门审核后，由主管副总裁审批后生效。

第十四条制度下发后三日内，应向集团审计监察部进行备案，纳入制度汇编。

第十五条制度的约束力不溯及既往，即制度仅对颁布生效后发生的行为具有约束力。

第十六条制度需要修订或废止的，应当按制度的制定程序进行，原制度经修订后自动废止。

制度修订后下发，应在发文中对所修订内容、修订时间、修订次数予以明确说明。

对原制度的部分解释不得再以补充规定或通知的形式出现，一律作为对原制度的正式修订。

第四章制度的贯彻和执行
第十七条制度的培训与考试
制度主办部门应在制度颁布后十日内，按照实施范围组织对相关员工的培训；必要时，应组织制度培训后的考试。

第十八条制度执行的督导检查
制度主办部门应制订检查计划，在制度颁布后的前三个月，对制度执行情况每月都要进行全面检查；制度下发三个月后，每三个月至少也要检查一次，每次检查要形成书面报告交给审计监察部备案。

审计监察部将不定期对制度执行情况进行抽查监督，确保制度贯彻执行。

第五章制度的评估
第十九条每年12月份，审计监察部组织各专业部门对制度进行全面评估，根据评估结果、并结合日常检查形成下一年度的制度建设计划。

第二十条制度评估的工作内容主要包括：
1、制度内容是否符合内控要求；
2、制度的编制程序、文面格式等是否符合本办法；
3、相同级别或不同级别的管理制度间有无矛盾；
4、制度是否符合企业经营管理的实际需要。

第二十一条审计监察部有权对不符合本办法的制度提出修改、废止建议。

第二十二条审计监察部负责将下发的制度每月进行更新，每季度进行一次公示。

第六章附则
第二十三条所有制度的解释权均归制度制定部门，本办法由审计监察部制定并负
责解释。

第二十四条本办法自审批下发之日起施行。