初级会计电算化1

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必须要做备份的情况：每个会计期间结账前 和业务处理结束后；更新软件版本前；会计 年度终了进行结账时，备份由系统强制执行。 账套输出的方法：以系统管理员admin身份进 “系统管理”界面，点击“账套”菜单→输 出→选 择要数据备份账套号和账套名称→选择备份 目标文件夹→单击“确定”，系统开始备份 账套。
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三、凭证审核 记账凭证输入完成后，为确保登记到账簿的每 一项经济业务的正确性，在记账之前，对于制单 员填制的每一张凭证都必须经过审核员进行审核， 目的是检查记账凭证的真实性、正确性和合规性。 审核凭证要求审核员按照财务制度和会计准则 的要求，对制单员填制的每一张凭证进行检查核 对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符会计 分录是否正确。凭证审核与制单不能为同一人。
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（6）会计制度：建账时根据企业性质选择 相应会计制度，确定会计制度将会影响到软 件系统内部预置的会计科目体系、报表格式 及有关会计核算方法。 （8）数据精度：指定数据的小数位数。 2、账套的引入和输出 （1）账套的引入：当硬盘数据遭到破坏时、 当硬盘上的历史数据被删除而又需要时、 系统外某账套数据也可以引入系统中。
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一、记账凭证的形成 1、手工编制记账凭证录入计算机。 2、系统自动生成记账凭证。 3、由账务处理模块以外的其他业务子系统 生成的记账凭证。 二、凭证填制 （一）增加凭证：根据原始凭证和经济业务资料编 制记账凭证，手工输入到计算机中，形成记账凭证。 填制凭证的内容包括： 1、凭证头内容：凭证类别、凭证编号、凭证日期、附件张数。 2、凭证正文内容：摘要、科目、方向、金额、合计。 3、辅助核算数据的输入。有辅助核算要求（在科目设置时定义了某 类“辅助账”），输入会计科目后，系统自动提示要求输入相应的辅 助核算内容。
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2、会计科目的修改和删除 （1）会计科目修改。在会计科目的窗口中选中要修改的会计科目。单 击“修改”，便可对此会计科目进行修改。 （2）会计科目的删除。会计科目设置错误时，可以在“会计科目”对 话框中选中要删除的会计科目。 3、辅助核算项目设置。辅助核算是对账务处理的一种补充，设置辅助核 算后，企业管理者可将各种辅助核算内容从明细账、总账中分离出来， 以更灵活多变的核算形式、统计方法为管理者提供更准确、全面的信 息民用工业助于管理者做出科学决策。辅助核算不同于一般的明细科 目、它具有更加灵活的特性，一个核算项目可以在多个科目下挂接， 而且一个会计科目可以设置单一核算科目，也可以选择多个核算项目。 常用的辅助核算项目包括：往来核算（客户往来、供应商往来、个 人往来）、部门核算、外币核算、数量核算、银行账和日记账等。辅 助核算项目可以在新增会计科目的对话框中进行选择。设置往来核算 可以按照往来目录进行分类和汇总；设置银行账和日记账可以实现出 纳管理。
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（2）、系统注册 单击“系统”菜单→注册→输入操作员 admin → 密码为空→单击“确定” →完成系统注册 系统注册成功后，可以运行系统管理模块的 其他几项功能（账套的基础信息设置工作）。
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（二）、操作员及其权限设置 在财务软件应用中一般都要先进行操作员设置。以便在建立会计核算 账套后指定会 计主管。设置操作员包括以下内容： 1、操作员编码：标识操作员的编号，编码必须输入而且唯一。 2、操作员姓名：操作员的注册名，可以是真实姓名，也可以是代号。 3、密码：防止冒名人员擅自使用软件。 在第一次进入系统前，由于admin（系统管理员）代为设置密码，并通 知操作员本人，进入系统后再由操作员自行修改，所设置的操作员一旦 被使用就不能删除。
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四、输入期初余额 初次启用会计账务系统时，应将经过整理的手工账目期初余额录入计算机中， 以保证新系统下数据与原系统的数据衔接，保持账簿数据的完整性和连续性。 （一）输入期初余额 1、总账期初余额的输入 进入总账系统，点击总账→设置→期初余额 打开“期初余额录入”对话框。选中有期初余额的科目，直接输入期初余 额。 2、辅助核算期初余额的输入。对于设置辅助核算余额的科目，系统会 自动为其设置辅助核算账页。与此相对，在输入期初余额的时候，这类科目 不能直接输入科目期初余额数据，必须输入辅助账的期初数据。 （二）期初余额试算平衡 期初余额输入完成后，为保证基础数据的正确性，应该进行科目余额试算平 衡检验。期初余额试算不平衡不能记账，但是可以填制凭证。期初数据试算 检验包括一级科目余额平衡检验、总账科目与明细科目检验、主体账和辅助 账平衡检验，试算的过程由计算机自动进行。只有试算平衡，科目余额录入 工作才算真正完成。
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四、记账
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账务系统的日常处理 总账系统中，会计凭证是整个会计核 算主要数据来源，也是整个核算系统的基 础，所以账务系统日常处理主要就是凭证 处理。填制凭证是日常账务处理工作的起 点，是最基础和最经常性的工作。电子账 簿的准确性和完整性也完全依赖于记账凭 证，所以在实际工作中，必须保证记账凭 证输入的准确性和完整性。
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引入账套的方法：以系统管理员admin身份进 “系统管理”界面，点击“账套”菜单→引 入→选 择要引入的账套数据备份文件→单击“打开” 按 钮，确认后，系统出现提示信息→单击“确 定”。 （2）账套的输出：将系统产生的数据备份 到硬盘、光盘上。目的：会计数据长期保 存；防止意外事故数据丢失、非法篡改和 破坏；能够利用备份数据，使数据尽快恢
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（二）修改凭证 在填制凭证的过程中，记账凭证的错误必然会影响会计核算结果。为 更正错误，系统提供了对错误凭证进行修改的功能。在计算机方式下， 不同状态下的错误凭证有不同的修改方式。 1、对已经输入，但尚未审核的凭证，利用凭证编辑功能直接进行修改， 可修改的内容包括日期、摘要、科目、辅助项、金额和方向，凭证编 号由系统直接生成不能修改，一般要求操作员只能修改自己填制的凭 证。属无痕迹修改。 2、对已经审核，但尚未记账的凭证。凭证一经审核，就不能直接修改 和删除，只能取消审核签字后才能修改和删除。 属无痕迹修改。 3、对于已经通过审核并已记账的凭证。为了保证凭证与账簿的一致性 不能直接修改凭证，更不能修改账簿。只能采用红字冲销法或蓝字补 充登记法进行更正。属有痕迹修改。
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一、系统安装： 先安装MSDE2000数据库； 再安装用友通标准版10.0。
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二、系统管理 用友通标准版10.0软件中的账套建立、修改、 删除和备份，操作员建立、角色划分和权限 分配等功能，需要系统管理模块来完成。系 → 统管理模块使用者是企业的系统操作人员（ 也就是软件中的admin）。 （1）、进入系统管理： 双击电脑桌面上的“系统管理”图标； “开始”菜单→程序→用友通系列管理软件→ 用友通→系统管理
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（2）账套代码：是用来区分账套的标识、通常用 数字码标识，每一个代码与核算单位名称是相对 应的，每个账套的业务数据也都能存储在指定的 账套代码目录下的数据库文件中，账套代码唯一， 而且必须输入。 （3）启用日期：由手工记账到计算机核算 的交接日期，也就是新账套开始使用的日期，设 置启用日期是为了便于确定新系统的工作起点， 保证账、证、表的数据连续性。启用日期需要在 第一次建立账套时设定、设定后不能更改。一般 软件默认计算机的系统时间为启用日期。
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（三）删除凭证 1、作废/恢复凭证 当某张凭证不想要或出现不便修改的错误， 可将其作废。 2、整理凭证 就是删除所有的作废凭证，并且对未记账 凭证重新编号。若本月已有记账凭证，那 么最后一张已记账凭证就不能做凭证整理。 只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。
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（四）查询凭证 按照给定的条件查找满足条件的凭证，并 在屏幕上显示出来，包括对记账凭证和未 记账凭证的查询。 1、在填制凭证过程中查询。 2、利用“查询凭证”命令查询。
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三、系统初始化（用友通） 系统管理模块设置完成后，进入账务处理系统，进行基础 档案的设置：部门档案、供应商档案、结算方式、会计科 目、期初余额等等，把这些基础档案设置称为系统的初始 化。 （一）部门和职员档案设置 1、设置部门档案。会计核算中，需要按照部门进行分类、 汇总和管理，通常在账务系统中进行部门辅助核算、使用 工资模块、固定资产模块都需要调用部门档案资料。 2、设置职员档案。职员档案用来设置企业职能部门中需要 进行核算和业务管理的职员信息，必须在设置部门档案之 后才能设置职员档案。
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（4）编码方案：为了进行分级核算、统计和管理， 系统将对会计科目、企业部门等进行编码。编码 方案便规定了要采用什么样的规则来进行编码。 （5）会计期间：通用财务软件依照国家统一的会 计制度的规定划分会计期间，用来分期结算账目 以及编制财务报告。 （6）记账本位币：是指核算单位采用的基本货币 种类，在国内采用人民币作为记账本位币，企业 如果有外币核算要求，可以开设辅助账。
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（四）凭证类型设置 用于设置会计核算的凭证类，系统提供以下五种分类方式： 1、记账凭证 2、收款/付款/转账凭证 3、现金/银行/转账凭证 4、现金收款/现金付款/银行收款/银行付款/转账凭证 5、自定义凭证 凭证类型不影响记账结果，业务量较少的单位可以只设置“记账凭证”一种类 别。凭证类别一旦被使用，不能被删除。 但某些类别的凭证在制单时对科目有一定的限制： 1、借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。 2、贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。 3、凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方限制科目至少有一方有发 生额。 4、凭证必无。制单时，此类凭证无论借方还是贷方限制科目均无发生额。 5、无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法科目。
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（三）、账套管理 账套管理主要包括：建立、修改、引入和输 出账套等。企业首次使用系统时，首先应该 在系统中建立新的会计账套，并进行账套参 数设置，然后在此基础上启用各个子系统，